Afin de pouvoir effectuer l'accumulation mensuelle de vacances pour vos employés, vous devez vous assurer que votre système est paramétré ainsi. Si les options montrées dans cet article ne sont pas disponibles, contactez le support technique ou votre chargé de compte afin d'ajuster vos paramètres.

Une fois que le paramètre est activé dans votre compte, à l'intérieur des normes des employés, vous aurez maintenant une nouvelle colonne intitulée Accumulation mensuelle. Cette nouvelle norme vous permettra d'ajouter le montant de vacances à accumuler à chaque employé à tous les mois. Ce champ est modifiable à tout moment afin d'ajuster l'accumulation d'un employé à l'augmentation de son taux d'accumulation ou pour gérer une situation particulière.

Vous pourrez aussi observer qu'il y a maintenant une 2e norme concernant les vacances nommé Vacances accumulées. Cette norme représente le montant accumulé depuis le début de l'année par votre employé. 

C'est dans cette norme que le montant d'Accumulation mensuelle sera ajouté à chaque dernier jour du mois à minuit. Ce champ est modifiable afin d'ajouter une banque initiale à un employé ou pour ajuster le total si les accumulations mensuelles n'étaient pas celles prévues.

Les vacances ainsi accumulées seront visibles lors d'une demande, d'une entrée, dans les indicateurs de performance (KPI) du profil de l'employé et dans le sommaire des vacances.

L’authentification à deux facteurs (2FA) ajoute une couche de sécurité supplémentaire lors de la connexion. En plus du mot de passe, un code de validation est exigé afin de confirmer l’identité de l’utilisateur.

🔒Activation de l'authentification à deux facteurs

Voici comment faire pour activer la fonction Authentification 2FA à l'ensemble de vos employés :

1. Accéder à la section Paramètres >Sécurité.
2. Activez le bouton Exiger l'authentification à deux facteurs pour tous les utilisateurs.

🔓Désactivation de l'authentification à deux facteurs

Pour désactiver cette fonction pour un seul utilisateur:

1. Rendez-vous dans Paramètres > Utilisateurs.

2. Cliquez sur l’icône papier-crayon pour modifier l’utilisateur concerné.

3. Dans la section Informations de l’utilisateur, assurez vous que la case Authentification à deux facteurs soit décochée.

4. Enregistrez les modifications.

⚠️Attention! Si vous ne forcez pas la fonction à tous les employés via le module de sécurité, ceux-ci seront en mesure d'activer ou de désactiver la fonction via le module Gestion du compte en cliquant sur leur photo de profil en haut à droite.

Il est important d'attribuer des initiales à chaque utilisateur car c'est ce qui permet de voir qui a effectué certaines modifications. Vous verrez que dans plusieurs modules, une colonne modifié par est présente. Cette colonne affiche les initiales du dernier utilisateur ayant fait des modifications, ce qui vous permet d'avoir un historique plus précis des changements. 

Pour en ajouter ou en modifier: 

1. Accédez à Paramètres > Utilisateurs.

2. Repérez l’utilisateur dans la liste et cliquez sur le bouton de modification (icône de papier/crayon).

3. Ajoutez les initiales dans le champ à ce propos.

4. Cliquez sur Sauvegarder.

Important

Le système ne vérifie pas si les initiales existent déjà.
Assurez-vous que les initiales de chaque utilisateur soient uniques afin de faciliter l’identification des actions effectuées.

Dans cette capsule, notre formatrice vous explique le rôle des jours fériés dans la plateforme, comment les gérer pour les années en cours et à venir, et comment les personnaliser en fonction des provinces où vos employés travaillent.

Il est possible de créer des fériés et de les lier à la province de chaque employé. De cette manière, le férié apparaîtra dans le module de demande d'absence, de vacances, de temps accumulé, dans la feuille de temps et dans le calendrier de chaque employé et ce, en fonction de la province de résidence indiquée dans son profil d'employé.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page des normes organisationnelles (Compagnie > Normes > Normes organisationnelles).
2. Cliquez sur Éditer les jours fériés.
3. Une fenêtre s'ouvrira. Cliquez sur Ajouter.
4. Ajoutez le nom du férié, la date et la province à laquelle celui-ci s'applique.
5. Il est aussi possible de modifier un férié existant en modifiant les informations existantes.
6. Cliquez sur Sauvegarder.

💡Puisque certains fériés ne tombent pas sur la même date d'une année à l'autre, assurez-vous de faire la modification au début de chaque nouvelle année. 

Il est possible de modifier le superviseur pour l’ensemble des employés d’un département grâce à une règle automatique définie dans la structure organisationnelle de votre entreprise.

Étapes à suivre

1. Accédez à Compagnie > Structure d’organisation > Départements.

2. Repérez le département dans la liste et cliquez sur le bouton de modification (icône du papier crayon).

3. Une fenêtre apparaîtra. Sélectionnez le superviseur à l’aide du menu déroulant Superviseur de l’employé, ou Superviseur de [nom du site d’opération] si plusieurs sites sont configurés.

4. Cliquez sur Sauvegarder.

Important

La modification s’appliquera à tous les employés rattachés à ce département.
Cependant, les employés dont le superviseur a été modifié manuellement dans leur profil ne seront pas visés par cette modification.

Pour savoir comment réappliquer la règle automatique à un employé, consultez l’article Attribution du superviseur par défaut

Dans cette capsule, notre formatrice vous explique comment personnaliser votre profil sur la plateforme. Vous pourrez ajouter des champs personnalisés, choisir les types de champs alphanumériques, de dates ou de listes déroulantes, et même cacher des informations sensibles comme les salaires.

Assurez-vous de bien sauvegarder vos modifications et pensez à l'ordre de vos champs pour une meilleure organisation.

Il n'est pas possible de modifier les champs permanents directement dans le profil d'employé. Par contre si vous désirez que les champs soient affichés pour tous, vous devez créer un champ personnalisé à la section Employés > Liste des employés. Cliquez sur la roue dentelée afin d'arriver à la configuration du profil des employés.

Les permissions 

Dans l'application Folks, les accès sont gérés par des rôles qui peuvent être prédéfinis ou personnalisés. La gestion des informations de ressources humaines est une tâche critique en vue d'assurer la protection rigoureuse des données employés et d'entreprise.

Rôles par défaut

Les rôles disponibles dans Folks sont :

• Employé : Accès limité à ses propres informations.
• Gestionnaire/superviseur : Accès aux informations des employés sous sa supervision.
• Paie : Accès à certaines informations des employés pour suivre le temps et autres demandes.
• Accès complet : Accès à toutes les informations de l'entreprise.

En savoir plus sur les rôles prédéfinis.

Rôle spécial

• Administrateur de compagnie: Limité à une personne par entreprise, ce rôle dispose de tous les droits administratifs et peut configurer l'application selon les besoins de l'entreprise.

Gestion des accès par rôles

La gestion des accès par rôles permet de restreindre la visibilité des informations en fonction de divers critères comme l'employé, la structure ou le module spécifique. Voici quelques exemples :

• Un employé est limité à ses propres informations.
• Un gestionnaire peut voir les informations des employés qu'il supervise.
• Un employé peut avoir un accès en lecture seule à certains modules.
• Un gestionnaire de paie peut voir les feuilles de temps de tous les employés d'un site d'opération.

L'utilisation de rôles permet une meilleure gestion globale des accès et minimise les exceptions individuelles. Il est également plus facile de mettre à jour, ajuster et suivre les accès lorsque ceux-ci sont liés à des rôles.

Assignation d'un rôle et traçabilité

Il est fortement recommandé d'assigner les rôles et permissions à des adresses courriels individuelles (par exemple j.doe@abc.com) et non des groupes de distribution ou autre adresse partagée (par exemple: rh@abc.com) non seulement cela permettre de limiter les chances de brèche mais aussi d'identifier plus précisément qui a accès à quoi.

S'il est nécessaire de fournir une adresse basé sur un groupe par exemple ti@abc.com alors il est important de gérer rigoureusement les accès à cette adresse notamment par une gestionnaire de mot de passe et/ou un partage limité dans le temps.

Ressources clés

Pour bien comprendre la mise en place et la gestion des permissions dans Folks, consultez les ressources suivantes :

• Présentation des rôles prédéfinis
• Détails et définitions des rôles et permissions
• Explications détaillées des rôles et permissions
• Créer un utilisateur

Cet article fournit le détail granulaire des permissions pouvant être données aux utilisateurs de Folks relatif aux modules SIRH.

Accès aux employés

Dans le rôle, on définit le type de visibilité par défaut concernant l'information des autres employés.

Attention!

Lorsqu'on choisi l'accès par structure, on doit passer par la configuration de l'utilisateur pour lui attribuer la visibilité des sites d'opération et départements desquels il a le droit de voir les employés.

Pages accessibles

Employés
 

Liste des employés

Gestion des employés

Permet d'ajouter un employé et de modifier le statut de l'employé (actif, inactif, terminé).

Astuce

Pour permettre de supprimer un employé ou d'éditer les informations personnelles ou corporatives d'un profil employé, il faut donner les permissions « Gestion des employés » et « Profils des employés ». Ce combo de permissions donne aussi accès à « Masquer l'employé dans l'organigramme » et à « Masquer l'employé de la liste des employés et de la recherche ».

Organigramme

Permet de voir l'organigramme dans le module Compagnie.

Configuration des profils employés

Permet de configurer les champs personnalisés de type personnel ou corporatif des profils employés ainsi que les dossiers génériques qui sont visibles dans tous les profils employés.

Astuces

Les champs personnalisés de type « Personnel » créés via ce module sont visibles dans l'onglet « Informations > Personnelles » d'un profil employé, sous la section « Autres informations pertinentes ».

Les champs personnalisés de type « Corporatif » créés via ce module sont visibles dans l'onglet « Informations > Corporatives » d'un profil employé, sous la section « Autres informations pertinentes ».

La structure de dossiers créée via ce module est visible dans l'onglet « Documents » d'un profil employé, sous la section « Dossiers génériques ».

Profils des employés

Profils des employés

Permet d'accéder à la fiche détaillée du dossier de l'employé (notes au dossier et statistiques/indicateurs de performance, banque de temps, informations personnelles complètes et corporatives). L'utilisateur peut voir plus d'onglets selon ses permissions.

Sondages

Permet à l'employé de remplir le formulaire du climat de travail via son profil employé.

Astuce

Comme l'envoi du sondage est anonymisé, le système ne peut pas détecté si l'employé a déjà répondu au sondage. Les réponses aux sondages ne peuvent pas être supprimées. Pour ces raisons, nous vous conseillons d'activer cette permission uniquement lorsque vous désirez que votre employé remplisse le sondage. Une fois que la période autorisée pour remplir le sondage est terminée, nous vous recommandons de désactiver cette permission.

Comptes de dépenses

Liste des comptes de dépenses

Permet d'afficher la liste des comptes de dépenses. Tant que la demande de compte de dépense de l'employé n'a pas été approuvé par le 1er approbateur, il peut la modifier ou la supprimer.

Configuration des dépenses admissibles.

Permet de configurer les types de dépenses admissibles et leurs barèmes.

Disciplines

Liste des disciplines

Permet d'afficher la liste des disciplines.

Ajout/modification

Permet d'ajouter un avis disciplinaire.

Astuce

Pour permettre de modifier ou supprimer une discipline, il faut donner les permissions « Liste des disciplines » et « Ajout/modification ».

Griefs

Astuce

Ce module est associé à la fonctionnalité « Syndicat ». Au besoin, vous pouvez demander à notre équipe de soutien technique d'activer cette fonctionnalité.

Sommaire

Permet de voir les statistiques associés aux griefs, telles que la répartition par type d'événement et le coût total.

Liste des griefs

Permet d'afficher la liste des griefs.

Ajout/Modification

Permet d'ajouter un grief.

Astuce

Pour permettre de modifier, approuver ou supprimer un grief, il faut donner les permissions « Liste des griefs » et « Ajout/modification ».

Temps

Absences

Liste des absences

Permet de voir les demandes d'absences et de les exporter dans un fichier Excel. 

Ajout/Modification

Permet d'ajouter une demande d'absence.

Astuce

Pour permettre de modifier, approuver ou supprimer une demande d'absence, il faut donner les permissions « Liste des absences » et « Ajout/modification ».

À noter que vous pouvez aussi seulement permettre d'approuver une demande d'absence sans permettre d'en ajouter, modifier ou supprimer en activant uniquement la permission dans Options accessibles > Permettre l'approbation dans... > Absences. Pour que cette permission soit fonctionnelle, l'utilisateur doit quand même avoir accès à la permission « Liste des absences ».

Vacances

Liste des vacances

Permet de voir les demandes de vacances.

Ajout/Modification

Permet d'ajouter une demande de vacances.

Astuce

Pour permettre de modifier, approuver ou supprimer une demande de vacances, il faut donner les permissions « Liste des vacances » et « Ajout/modification ».

À noter que vous pouvez aussi seulement permettre d'approuver une demande de vacances sans permettre d'en ajouter, modifier ou supprimer en activant uniquement la permission dans Options accessibles > Permettre l'approbation dans... > Vacances. Pour que cette permission soit fonctionnelle, l'utilisateur doit quand même avoir accès à la permission « Liste des vacances ».

Temps supplémentaire

Liste du temps supplémentaire

Permet de voir les demandes de temps supplémentaires. 

Attention!

Si du temps supplémentaire est ajouté à même la feuille de temps, sans passer par une demande au préalable, il ne s'affichera pas dans le module de temps supplémentaire.

Ajout/Modification

Permet d'ajouter une demande de temps supplémentaire.

Astuce

Pour permettre de modifier, approuver ou supprimer une demande de temps supplémentaire, il faut donner les permissions « Liste du temps supplémentaire » et « Ajout/modification ».

À noter que vous pouvez aussi seulement permettre d'approuver une demande de temps supplémentaire sans permettre d'en ajouter, modifier ou supprimer en activant uniquement la permission dans Options accessibles > Permettre l'approbation dans... > Temps supplémentaire. Pour que cette permission soit fonctionnelle, l'utilisateur doit quand même avoir accès à la permission « Liste du temps supplémentaire ».

Feuille de temps

Liste des feuilles de temps

Permet de voir la feuille de temps et d'y ajouter des entrées de temps.

Projets

Permet de voir la liste des projets et les terminer.

Attention!

Cette permission s'affiche uniquement lorsque notre équipe technique a configuré votre feuille de temps en mode projet.

Gestion des projets

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer un projet, incluant les tâches associées au projet. L'utilisateur peut sélectionner parmi les tâches préalablement créées, mais ne peut pas en créer de nouvelles.

Attention!

La permission « Projets » doit être activée pour avoir accès à la permission « Gestion des projets ».

Gestion des tâches

Permet de créer ou supprimer des tâches qui pourront ensuite être ajoutées dans les projets.

Attention!

La permission « Projets » doit être activée pour avoir accès à la permission « Gestion des tâches ».

Jours fériés

Permet de configurer le calcul des jours fériés par employé (1/20, personnalisé, ne pas calculer ou par province).

Légende

Permet d'ajouter de nouveaux libellés dans la légende des entrées de temps dans la feuille temps. Seuls les libellés que vous avez créés peuvent être modifiés ou supprimés. Les libellés par défaut ne sont pas modifiables.

Attention!

Si votre feuille de temps est synchronisé avec un système comptable, les entrées qui utilise une légende personnalisée ne sont pas synchronisées. De plus, si vous utilisez la feuille de temps par projet, vous ne pouvez pas utiliser les libellés personnalisés dans la légende. Une entrée de temps via un projet ajoute automatiquement le bon libellé.

Calculs

Permet de déterminer les types d'entrées qui peuvent être comptabilisés dans les jours fériés et dans le temps supplémentaire.

Calendrier

Permet de voir les absences, vacances, personnel/mobile, congés parentaux, invalidité et temps repris sous forme de calendrier.

Arrivées et départs

Configuration

Gestion des tâches

Permet d'ajouter ou supprimer des tâches pour les processus d'arrivée et de départ.

Gestion des gabarits

Permet d'ajouter ou supprimer des gabarits pour les processus d'arrivée et de départ, d'y ajouter des tâches à partir de la liste de tâches préalablement créée ou de les supprimer et d'assigner des responsables aux tâches.

Titres d'emploi/gabarits

Permet d'attribuer les gabarits des processus d'arrivée et de départ préalablement créés aux titres d'emploi.

Attention!

Si un titre d'emploi n'a pas de gabarit assigné pour l'arrivé ou le départ, il ne sera pas possible de déclencher un processus d'arrivé ou de départ, le cas échéant.

Gestion des arrivées

Accueil et intégration

Permet de voir la liste des processus d'arrivée qui ont été déclenchés.

Attention!

Sur la page d'accueil, l'employé verra toujours les tâches qui lui sont assignées. S'il n'a pas de tâches à faire, il ne verra pas le processus déclenché.

Pour ce qui est du gestionnaire, sur la page d'accueil, il verra toujours les processus déclenchés sur ses employés, qu'il ait une tâche à faire ou non. Il verra ses tâches et celles assignées à son employé.

Si vous activez cette permission, l'utilisateur verra alors toutes les tâches associées au processus déclenché.

Gestion des départs

Liste des départs

Permet de voir la liste des processus de départ qui ont été déclenchés via le module de départ. Si le statut de l'employé a été changé à « Inactif » ou à « Terminé » via le profil de l'employé, aucun processus de départ ne sera déclenché. Donc, ce départ ne sera pas visible dans ce module.

Attention!

Dans le module Départs, l'utilisateur voit l'ensemble des processus déclenchés, que l'employé soit sous sa supervision ou non, incluant un processus déclenché sur l'employé associé à l'utilisateur en soit, qu'il ait une tâche assignée ou non. Toutefois, l'utilisateur ne voit que les tâches qui lui sont assignées.

Dans la page d'accueil, l'utilisateur voit uniquement les processus de départ déclenchés où il a une tâche à faire.

Ajout/modification

Permet uniquement d'ajouter un départ. Cette permission ne donne pas accès à déclencher le processus par la suite.

Évolution et carrière

Performances

Sommaire des résultats

Permet de voir la liste des résultats des évaluations de la performance.

Suivi des processus

Permet de voir la liste des processus d'évaluation de la performance, leur statut et les évaluations que l'employé associé à l'utilisateur doit faire.

Analyse détaillée (obsolète)

Cette fonctionnalité n'existe plus dans Folks 2.0. Vous pouvez l'ignorer.

Configuration des processus

Permet de créer des processus, les modifier, les dupliquer, les rendre inactif ou les supprimer.

Carrières et certificats

Ajout/modification

Permet de créer, modifier ou supprimer un certificat et d'ajouter ou retirer un certificat à un employé.

Attention!

Si on donne aussi accès à la Gestion des carrières, cette permission permet aussi de voir, dans l'onglet Carrières, l'icône de feuille et crayon pour gérer les certificats des employés.

Gestion des carrières

Permet de voir la liste des plans de carrière des employés et d'ajouter, renommer ou supprimer des pièces jointes.

Gestion des certificats

Permet de voir la liste des certificats attribués aux employés.

Formation

Liste des formations

Permet de voir la liste des formations, incluant les demandes de formation, ainsi que les coûts associées (formateur interne ou externe, salaire de l'employé, voyage ou autres).

Ajout/Modification

Permet d'ajouter des formations à des employés, mais ne donne pas accès aux salaires des employés.

Astuce

Vous pouvez aussi seulement permettre d'approuver une demande de formation sans permettre d'en ajouter, modifier ou supprimer en activant uniquement la permission dans Options accessibles > Permettre l'approbation dans... > Formation. Pour que cette permission soit fonctionnelle, l'utilisateur doit quand même avoir accès à la permission « Liste des formations ».

Recrutement

Réquisition de personnel

Liste des réquisitions de personnel

Permet de voir la liste des demandes de réquisitions de personnel.

Demande de réquisition de personnel

Permet de remplir le questionnaire pour faire une demande de réquisition de personnel.

Attention!

L'utilisateur doit aussi avoir accès à la Liste des réquisitions de personnel pour faire une demande de réquisition de personnel. Autrement, le formulaire ne sera pas accessible et l'utilisateur ne pourra pas faire la demande. De ce fait, l'utilisateur pourra voir le contenu des demandes de réquisition de tous les utilisateurs, mais ne pourra pas les modifier.

Configuration

Permet d'ajouter des gabarits de formulaires à remplir lorsqu'on fait une demande de réquisition de personnel et de modifier ou supprimer un gabarit existant.

ATS (Module de recrutement)

Permet d'accéder au raccourci pour basculer vers le logiciel Folks ATS (Applicant Tracking System).

Santé et sécurité

Accidents de travail

Liste des accidents de travail

Permet de voir la liste des accidents ou incidents de travail, d'y ajouter des notes et des pièces jointes et de consolider ou rouvrir le dossier.

Attention!

Si vous répertoriez des accidents de travail de nature psychologique tel que du harcèlement, il n'est pas recommandé de donner l'accès à visualiser la liste des accidents de travail aux gestionnaires.

Ajout/Modification

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer un accident ou incident de travail.

Attention!

L'utilisateur doit aussi avoir accès à la Liste des accidents de travail pour faire ces manipulations.

Compagnie

Structures d'organisation

Sites d'opération

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer des sites d'opération.

Départements

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer des départements et d'assigner les superviseurs aux départements en fonction des sites d'opération.

Attention!

L'utilisateur doit aussi avoir accès aux Sites d'opération pour gérer les départements.

Titres d'emploi

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer des titres d'emploi.

Syndicats

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer des syndicats.

Astuce

Si cette permission n'est pas visible, il suffit de demander à notre équipe de soutien technique d'activer la fonctionnalité associée.

Normes

Normes organisationnelles

Permet de configurer les normes de l'organisation afin d'obtenir vos différents KPI : objectif d'absences, d'accidents de travail, de climat de travail, de nombre de départs (taux de roulement), de disciplines, de temps accumulé, d'heures de formation et du budget de formation. Cette permission permet aussi d'éditer les jours fériés.

Normes des employés

Permet de configurer les normes des employés : objectif d'absences, banque d'absences/maladie, objectif d'accidents, temps accumulé autorisé, heures supplémentaires à partir de, banque de vacances, banque de personnel/mobile et objectif de discipline.

Transfert des banques de temps

Permet de transférer les normes des employés de l'année précédente vers la nouvelle année.

Attention!

Seule la banque de vacances (personnel/mobile exclu) offre la possibilité de sélectionner celle d'un employé spécifique.

Grille salariale

Astuce

Si cette permission n'est pas visible, vous pouvez demander à notre équipe de soutien technique d'activer la fonctionnalité associée.

À noter que la grille salariale remplace les salaires horaires des employés. En cas d'exception, vous devrez aller dans le profil de l'employé pour lui attribuer un salaire personnalisé.

Grille salariale

Permet de voir la grille salariale.

Échelles salariales

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer des échelles salariales dans la grille salariale.

Attention!

L'utilisateur doit aussi avoir accès à la Grille salariale pour faire ces manipulations.

Documents

Ressources documentaires

Ressources documentaires

Permet de voir la liste des documents visibles ajoutés dans les ressources documentaires.

Configuration

Permet d'ajouter, modifier, supprimer et masquer les documents ou liens URL dans les ressources documentaires.

Signature électronique

Demande et suivi

Permet de voir la liste des demandes de signature électronique envoyé par l'utilisateur uniquement, leur historique d'activité (envoyé, rappel, ouvert ou signé), les télécharger, les ajouter au profil du signataire ou les supprimer.

Attention!

Par défaut, l'utilisateur voit uniquement les demandes de signature envoyé via son utilisateur.

Gestion des gabarits

Permet de créer des gabarits de documents à faire signer, de les modifier, les rendre inactif ou les supprimer.

Attention!

L'utilisateur doit aussi avoir accès à voir les Demandes et suivis pour faire ces manipulations.

Rapport

Liste des sommaires

Sommaire des employés

Permet de voir et d'exporter le sommaire des employés qui affiche l'ensemble des informations des employés, incluant leur salaire.

Historique personnel

Permet de voir les modifications apportées aux informations personnelles des employés.

Historique corporatif

Permet de voir les modifications apportées aux informations corporatives des employés.

Sommaire des disciplines

Permet uniquement de voir le sommaire des incidents disciplinaires, soit le nombre d'avis pour chaque employé, mais ne peut pas voir le détails des avis disciplinaires.

Sommaire climat de travail

Permet uniquement de voir le cumulatif des notes (entre 1 et 4) pour chaque catégorie dans les sondages du climat de travail, mais ne permet pas de voir les notes par question.

Analyse détaillée climat de travail

Permet de voir en détail les notes (entre 1 et 4) et les commentaires pour chaque question du sondage du climat de travail.

Sommaire des commentaires

Permet de voir la liste des commentaires laissés dans les sondages du climat de travail.

Sommaire annuel des absences

Permet de voir le nombre d'heures (ou de jours) d'absences par mois pour chaque employé ou tous les employés confondus.

Sommaire hebdomadaire des absences

Permet de voir le nombre d'heures (ou de jours) d'absences en fonction du jour de la semaine (lundi au dimanche) et le cumulatif hebdomadaire pour tous les employés confondus.

Sommaire des vacances

Permet de voir le nombre d'heures (ou de jours) de vacances par mois par employé ou pour tous les employés confondus.

Sommaire des temps supplémentaire

Permet de voir mensuellement le nombre d'heures (ou de jours) associées aux demandes de temps supplémentaire et ce, par employé ou pour tous les employés confondus.

Attention!

Si du temps supplémentaire est ajouté à même la feuille de temps, sans passer par une demande au préalable, il ne s'affichera pas dans le sommaire du temps supplémentaire.

Statistiques feuille de temps

Permet de voir la liste des entrées de temps en fonction d'un projet, d'un employé ou d'une tâche.

Attention!

Cette permission s'affiche uniquement lorsque notre équipe technique a configuré votre feuille de temps en mode projet.

Sommaire des accidents de travail

Permet de voir le nombre d'accidents ou incidents de travail par mois par employé ou pour tous les employés confondus, mais ne permet pas de voir le détail des accidents ou incidents.

Tableau de bord

Tableau de bord

Permet de voir le nombre d'heures (ou de jours) d'absences, le nombre d'heures et les coûts de formation, le nombre d'accidents ou incidents de travail, le nombre de départs, le nombre de disciplines, le nombre d'heures associées aux demandes de temps accumulé et le résultat (entre 1 et 4) des sondages du climat de travail.

Sommaire

Permet de voir le cumulatif mensuel, par site d'opération, pour le nombre d'heures (ou de jours) d'absences, l'avertissement si le nombre d'heures et le budget de formation sont dépassés, le nombre d'accidents et d'incidents de travail, le nombre de départs, le nombre d'avis disciplinaires et le nombre d'heures associées aux demandes de temps supplémentaire accumulé.

KPI

Permet de voir les statistiques sur les données démographiques des employés : employés actifs, âge moyen, ancienneté moyenne, nombre d'employés par tranche d'âge, nombre d'employés par génération, nombre d'employés hommes/femmes, % temps plein, % temps partiel et embauches.

Permet aussi de voir les taux et tendances des employés : absences, taux d'absentéisme, taux de rétention, départs, départs volontaires, départs involontaires, jours d'absence dû aux accidents, taux de gravité, taux de temps supplémentaire et taux d'encadrement.

Attention!

Les KPI sont calculés une seule fois par mois, soit le 1er jour du mois suivant, pour afficher les KPI du mois précédent. Une fois le calcul fait, en cas de changement, il est à noter que le système ne mettra pas à jour un calcul déjà fait.

Paramètres

Rôles et permissions

Ajout/modification

Permet de créer un rôle et gérer ses permissions et de modifier, dupliquer ou supprimer un rôle créé par l'utilisateur.

Utilisateurs

Liste des utilisateurs

Permet de voir la liste de tous les utilisateurs de votre compte.

Ajout/modification

Permet d'ajouter un utilisateur et de lui attribuer des permissions lors de sa création.

Attention!

Pour que l'utilisateur puisse modifier, supprimer ou désactiver un utilisateur ou modifier le rôle et les permissions associées à un utilisateur, il doit avoir des permissions supérieures à celle de l'utilisateur qu'il tente de modifier. Il doit aussi avoir accès à voir la Liste des utilisateurs.

Import/Export

Exportation des employés

Permet de lancer la requête qui envoi un fichier Excel, à votre système de paie, contenant la liste des informations personnelles et corporatives des employés actifs présents dans votre compte Folks. À noter qu'une seconde étape est requise, soit d'accéder à votre système de paie pour compléter l'importation.

Importation des informations des employés

Permet d'importer les informations personnelles et corporatives des employés actifs ou inactifs (excluant les terminés) en provenance de votre logiciel de paie vers Folks. Permet aussi d'importer un fichier Excel contenant une liste d'employés avec leurs informations personnelles et corporatives dans Folks.

Visibilité de l'information

Afficher les informations bancaires

Permet de voir les informations bancaires dans les profils des employés.

Attention!

Pour avoir accès aux informations bancaires, l'utilisateur doit aussi avoir la permission Profils des employés. 

Afficher les disciplines de l'utilisateur

Permet à l'utilisateur de voir ses disciplines.

Cacher les salaires

Permet de cacher le salaire, incluant les champs personnalisés de type salaire, dans les profils des employés et dans la liste des formations.

Attention!

À noter que l'utilisateur verra tout de même les informations salariales dans son profil employé. Pour avoir accès aux informations sur le salaire, l'utilisateur doit aussi avoir la permission Profils des employés. 

Cacher les numéros d'assurance sociale

Permet de cacher le numéro d'assurance sociale dans les profils des employés.

Attention!

Un employé peut toujours voir son numéro d'assurance sociale dans son profil employé, mais il ne peut pas le modifier.

Options accessibles

Permettre l'approbation dans...

Absences

Permet uniquement d'approuver les demandes d'absences.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à la permission Voir la liste des absences pour pouvoir approuver une demande d'absence.

Formation

Permet uniquement d'approuver les demandes de formation.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à la permission Voir la liste des formations pour pouvoir approuver une demande de formation. Si l'utilisateur a déjà le droit d'ajout/modification des formations, veuillez ignorer cette permission.

Vacances

Permet uniquement d'approuver les demandes de vacances.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à la permission Voir la liste des vacances pour pouvoir approuver une demande de vacances.

Temps supplémentaire

Permet uniquement d'approuver les demandes de temps supplémentaire.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à la permission Voir la liste des vacances pour pouvoir approuver une demande de temps supplémentaire. Si l'utilisateur a déjà le droit d'ajout/modification du temps supplémentaire, il n'est pas nécessaire de cocher cette permission.

Pièces jointes du profil des employés

Voir et modifier

Permet à l'utilisateur d'ajouter, remplacer ou supprimer la photo de profil dans les profils employés. Permet aussi d'ajouter, renommer ou supprimer un document dans les profils des employés. Il peut également créer, renommer ou supprimer un dossier personnalisé (propre à ce profil employé) et activer ou désactiver le partage du document à l'employé. 

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Profils des employés. L'employé a accès par défaut à ajouter, modifier ou supprimer sa photo de profil. Il a aussi accès par défaut aux documents qui lui sont partagés dans son profil employé. Il peut aussi ajouter un document et renommer ou supprimer les documents qu'il a importé. Il ne peut pas renommer ou supprimer un document que vous lui avez partagé.

Visualisation seulement

Permet uniquement à l'utilisateur de voir la photo de profil et les documents dans les profils employés.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Profils des employés. L'employé a accès par défaut à ajouter, modifier ou supprimer sa photo de profil. Il a aussi accès par défaut aux documents qui lui sont partagés dans son profil employé. Il peut aussi ajouter un document et renommer ou supprimer les documents qu'il a importé. Il ne peut pas renommer ou supprimer un document que vous lui avez partagé.

Ne pas afficher

Permet à l'utilisateur de voir la photo de profil dans les profils des employés, mais pas les documents.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Profils des employés. L'employé a accès par défaut à ajouter, modifier ou supprimer sa photo de profil. Il a aussi accès par défaut aux documents qui lui sont partagés dans son profil employé. Il peut aussi ajouter un document et renommer ou supprimer les documents qu'il a importé. Il ne peut pas renommer ou supprimer un document que vous lui avez partagé.

Profil des employés

Cacher les renseignements personnels

L'utilisateur ne peut pas voir les courriels personnels, numéros de téléphone personnels (primaire et secondaire), date de naissance, sexe, adresse civique, code postal et contacts d'urgence (nom, lien et numéro de téléphone) dans les profils des employés.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Profils des employés. L'employé a accès par défaut à modifier ses informations personnelles dans son profil employé.

Donner accès aux notes au dossier des employés

L'utilisateur peut voir l'onglet des notes au dossier dans les profils employé.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Profils des employés. À noter que l'utilisateur ne verra jamais les notes au dossier dans son propre profil employé.

Feuille de temps

Verrouiller la feuille de temps

Permet de verrouiller une feuille de temps pour y empêcher toutes modifications ou approbation.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir la Liste des feuilles de temps.

Gestion des accès aux projets

Dans la configuration de la feuille de temps par projet, cette permission permet de configurer quels employés ont accès à quels projets.

Attention!

Cette permission s'affiche uniquement lorsque notre équipe technique a configuré votre feuille de temps en mode projet. L'utilisateur doit avoir accès à la Liste des feuilles de temps, les Projets et la Gestion des projets.

Envoyer vers le logiciel de paie

Une fois la feuille de temps verrouillé, cette permission permet d'envoyer le temps travaillé et les heures supplémentaires, absences et vacances approuvées dans le logiciel de paie synchronisé.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à la Liste des feuilles de temps.

Accueil / Intégration

Permettre l'édition et le déclenchement des processus

Permet de déclencher et/ou modifier les processus d'accueil/arrivé dans le profil des employés.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Accueil et intégration.

Évaluation de la performance

Limiter les informations à celles de l'employé

L'utilisateur ne peut voir que son évaluation de performance.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir le Suivi des processus et/ou le Sommaire des résultats.

Toujours donner accès au gestionnaire aux évaluations de ses employés

Permet au superviseur de voir son évaluation et celles de ses employés.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir le Suivi des processus et/ou le Sommaire des résultats.

Compléter l'évaluation à la place de l'évaluateur désigné

Permet au superviseur de compléter l'évaluation à la place du superviseur originellement désigné.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir le Suivi des processus.

Cacher l'évaluation de la performance de l'employé (obsolète)

Cette fonctionnalité n'existe plus dans Folks 2.0. Vous pouvez ignorer cette permission.

Permissions spéciales

Voir tous les employés dans...

Par défaut, et à l’exception de cas très spécifiques (par exemple un employé responsable de la gestion des formations ou des accidents pour l’ensemble de l’organisation), l’option généralement recommandée pour les rôles employé ou gestionnaire est « voir les vacances de tous – calendrier seulement ».

Les autres options de visibilité sont plus sensibles et méritent généralement une discussion ciblée, afin de bien évaluer les impacts, les besoins réels et le niveau de confort de l’organisation en matière de partage de l’information.

Employé

Accueil et intégration

Avec modification

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir, modifier et/ou déclencher un processus d'accueil/arrivé pour tous les employés.

Astuce

Activez cette permission pour permettre à un utilisateur de voir l'ensemble des tâches d'arrivée et de départ d'un employé. Cette permission lui permettra également compléter une tâche assignée à un autre employé.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir toutes les tâches et tous les processus d'accueil/arrivé des employés.

Compte de dépense

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les demandes de compte de dépenses de tous les employés.

Documents

Signature électronique > Visualisation et modification

Par défaut, un utilisateur ne voit que ses demandes de signature électronique. En activant cette permission, l'utilisateur pourra voir la liste des demandes de signature électronique envoyées par tous les utilisateurs, leur historique d'activité (envoyé, rappel, ouvert ou signé), les télécharger, les ajouter au profil du signataire ou les supprimer.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Demandes et suivis.

Gestion du temps

Absences

Avec droits d'approbation

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et d'approuver les demandes d'absences pour tous les employés.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les demandes d'absences de tous les employés.

Vacances

Avec droits d'approbation

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et d'approuver les demandes de vacances pour tous les employés.

Visualisation seulement (Tous)

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les demandes de vacances de tous les employés, incluant dans le calendrier.

Visualisation seulement (Calendrier seulement)

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les vacances de tous les employés, mais uniquement dans le calendrier.

Temps supplémentaire

Avec droits d'approbation

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et d'approuver les demandes de temps supplémentaire pour tous les employés.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les demandes de temps supplémentaire de tous les employés.

Feuille de temps

Avec droits d'approbation

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et d'approuver les entrées de temps pour tous les employés.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les entrées de temps de tous les employés.

Développement professionnel

Formation

Avec droits d'approbation

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et d'approuver les demandes de formation pour tous les employés.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les demandes de formation de tous les employés.

Gestion des ressources humaines

Accident de travail

Avec modification

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et modifier les entrées d'accidents et incidents de travail pour tous les employés.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les entrées d'accidents et incidents de travail de tous les employés.

Discipline

Avec modification

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et modifier les entrées de discipline pour tous les employés.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les entrées de discipline de tous les employés.

Évaluation de la performance

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les évaluations de la performance de tous les employés.

Dans Folks, vous pouvez attribuer un rôle prédéfini ou en créer vous-même. Les utilisateurs ne peuvent accéder qu'aux rôles ayant des niveaux d'accès inférieurs ou égaux à celui de leur propre rôle. Les rôles et leurs descriptions sont disponibles via le lien suivant : Rôles prédéfinis

Options possibles pour les rôles

Une fois qu'un rôle est sélectionné, plusieurs options sont disponibles :

• Dupliquer: Vous pouvez dupliquer un rôle sélectionné, y compris tous les rôles prédéfinis.
• Supprimer: Il est possible de supprimer tous les rôles, à l'exception de ceux prédéfinis par Folks. Notez que la suppression d'un rôle affectera tous les utilisateurs associés, qui perdront toutes les permissions liées à ce rôle.
• Modifier: Permet de modifier le rôle sélectionné. Cette option n’est pas disponible pour les rôles prédéfinis par Folks.
• Ajouter: Permet de créer un nouveau rôle.

Détails des rôles

Nom du rôle

Cette section vous permet de nommer un rôle ou de modifier le nom existant.

Accès aux employés

Cette section vous permet de sélectionner à quels employés l'utilisateur aura accès.

• Limiter les informations à celles de l’employé: Limite l'accès de l'utilisateur à ses propres informations, tout en permettant l'accès à l'organigramme et au bottin corporatif (maintenant la liste des employés). Des exceptions peuvent être ajoutées via les permissions spéciales.
• Visibilité des employés ou par structure: Permet à l'utilisateur de voir tous les employés de la compagnie, avec des options de modification basées sur la structure (site d’opération, département, ou rôle utilisateur).

Pages accessibles

Définit les pages accessibles par l'utilisateur. Notez que trois pages se retrouvent dans la plupart des modules : sommaire, analyse détaillée, et configuration.

• Sommaire: Présente un tableau récapitulatif des informations du module.
• Analyse détaillée: Affiche une liste des entrées du module. Nécessaire pour modifier, approuver ou supprimer une entrée, selon les droits de l'utilisateur.
• Configuration: Accès à la création d'entrées. Permet aussi de modifier, approuver, et supprimer toutes les entrées visibles. L'utilisateur ne peut ajouter, modifier, supprimer ou approuver ses propres entrées.

Visibilité de l’information

Détermine les données visibles par l'utilisateur, incluant ses propres informations et celles des employés auxquels il a accès.

• Afficher les informations bancaires: Permet de voir ses informations bancaires et celles des employés auxquels l'utilisateur a accès.
• Afficher les disciplines de l’utilisateur: Permet à l'utilisateur de voir ses propres actions disciplinaires.
• Cacher les salaires: Cache les informations salariales et les champs personnalisés liés au salaire pour les employés auxquels il a accès. Il n'est pas possible de cacher son propre salaire. 
• Cacher les numéros d’assurance sociale: Cache le numéro d’assurance sociale pour les employés auxquels il a accès. Il n'est pas possible de cacher son propre numéro d'assurance sociale. 

Options accessibles

Détermine les actions ou affichages affectant les données des employés auxquels l'utilisateur a accès.

• Action d’approbation: Ajoute des permissions d’approbation pour des modules spécifiques (absences, vacances, formation, temps supplémentaire). Nécessite un accès à la page d’analyse détaillée.
• Documents & photos de profil:
  Voir et modifier: permet de visualiser ainsi que modifier les documents des autres employés.
  Visualisation seulement: permet de visualiser les documents des autres employés sans les modifier.
  Ne pas afficher: bloque la visualisation des documents des autres employés.
  À noter: maintenant le partage des documents n'est plus automatique. Celui-ci doit être fait manuellement depuis l'onglet documents du profil employé. 
• Profil des employés: permet de cacher les renseignements personnels selon la Loi 25. 
• Feuille de temps: permet de verrouiller la feuille de temps & de gérer les accès aux projets.
• Accueil & Intégration: permet l'édition et le déclenchement des processus.
• Signature électronique: permet l'affichage de tous les documents dans la compagnie.
• Évaluation de performance: 
  Limiter les informations à celles de l’employé: l'utilisateur ne pourra que voir ses propres évaluations
  Compléter l'évaluation à la place de l'évaluateur désigné: permet de remplir et soumettre une évaluation pour un employé.
  Toujours donner accès aux gestionnaires aux évaluations: accès à l'évaluation des employés malgré les restrictions dans d'autres modules.

Permissions spéciales

Permet d'accorder des droits supplémentaires à l'utilisateur dans certains modules, au-delà des restrictions définies.

• Spécifications avec modification / approbation: Accès pour ajouter, approuver, modifier, et supprimer pour tous les employés.
• Spécifications sans modification / approbation: Ajoute la visibilité sur tous les employés, sans droits d’approbation, d’ajout, ou de modification.
• Évaluation de performance: Accès à toutes les évaluations de performance, combinable avec d'autres droits.
• Vacances avec approbation: Gestion des vacances dans le calendrier ou les pages du module, avec options d'approbation.
• Vacances sans approbation: Gestion des vacances avec droits délégués dans les structures accessibles.

Continuez la lecture pour une comparaison des différents rôles prédéfinis

Rôles et permissions dans l'application Folks

Cette page décrit les différents rôles prédéfinis dans l'application Folks et les permissions associées à chacun. Elle est destinée à aider les administrateurs à comprendre et à configurer correctement les accès des utilisateurs.

• Tableau comparatif des rôles
• Liste détaillée des permissions par rôle
  • Employé
  • Gestionnaire/Superviseur
  • Paie
  • Accès complet

Tableau comparatif des rôles

Liste détaillée des permissions par rôle

Le nom d'utilisateur à l'intérieur de Folks est le courriel de l'utilisateur. Chaque courriel peut être utilisé qu'une seule fois. Alors, comment créer des utilisateurs test afin de valider que mes rôles de sécurité sont convenables? 

La réponse est simple et accessible à tous! Lors de la création de l'utilisateur test, dans le champ courriel, ajoutez votre courriel (courriel@compagnie.com). Par contre, il faut le modifier un peu en ajoutant +quelquechose juste avant le @. Ex : courriel+1234@compagine.com ou courriel+employe@compagnie.com 

Ce courriel sera vu par Folks comme un courriel non utilisé par un autre utilisateur et vous permettra de créer plusieurs utilisateurs avec votre propre courriel. Cette manipulation envoie les courriels à un alias de votre courriel et vous recevrez les messages envoyés par Folks dans votre vrai boite courriel. Vous pouvez ajouter n'importe quoi après le symbole + afin de reconnaître l'utilisateur et les courriels reçus de la plateforme. Par contre, il n'est possible d'utiliser chaque alias que pour un utilisateur. Si vous supprimez un utilisateur test, le courriel alias de cet utilisateur sera de nouveau accessible.

Voici comment procéder afin de faire un changement d'administrateur dans votre système Folks. À noter que seul l'utilisateur ayant le rôle Administrateur de compagnie peut effectuer cette modification.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de contrôle de compagnie: Compagnie > Informations.
2. Dans le champs personne ressource, changez le nom afin d'y mettre la nouvelle personne qui aura le rôle d'administrateur de compagnie. Sauvegardez. 
   👉 Il est important de changer le nom en premier et de sauvegarder, car une fois que vous changez l'administrateur vous n'aurez plus accès à faire de modifications.
3. Cliquez sur le bouton Change Admin.
4. Sélectionnez le nom d'utilisateur du nouvel administrateur dans la liste déroulante et cliquez sur OK.
   Le nom et prénom apparaissent également entre parenthèses au cas où vous ne reconnaissez pas le courriel de l'utilisateur. 
5. Après avoir appuyé sur OK, vous pourrez modifier les accès de l'ancien administrateur de compagnie selon les besoins et permissions attribuées.

Détails du calcul

Le calcul du KPI est toujours effectué le dernier jour du mois à minuit.

⚠️Important : une fois le KPI calculé, il n’est pas recalculé le mois suivant.

Si vous effectuez une entrée rétroactive dans un mois où le KPI a déjà été calculé, cette modification n’aura aucun impact sur le KPI existant.

Qu'est-ce qui est pris en compte pour le calcul dans les tableaux « % temps plein » et « % temps partiel »?

Les données utilisées pour les résultats de % temps plein et % temps partiel sont prises dans les profils employés. Plus précisément, ce qui est inscrit dans le champ type d'emploi. Seulement les types « temps plein » et « temps partiel » seront pris en compte. Tous les autres choix disponibles dans ce champ n'auront aucun impact sur cette statistique. 

👉 À noter: les KPI se mettent à jour une seule fois, au premier de chaque mois, pour le mois précédent uniquement. Si vous effectuez des modifications rétroactives après cette mise à jour, les données ne seront pas recalculées et ces changements n’auront aucun impact sur les KPI déjà affichés.

Le centre de notification vous présente un résumé de plusieurs informations pertinentes ainsi que des rappels de tâche à faire. 

Un utilisateur ayant accès à voir des informations sur d'autres employés que lui-même aura la possibilité d'avoir une Vue Globale (voir les informations sur tous les employés dont il a accès) ou une Vue Personnelle (visibilité sur mes propres informations seulement). Il est possible de changer la vue à l'aide de ce bouton : 

Vue Globale

La première section avec les rectangles jaunes vous présente le total des heures approuvées ou accumulées depuis le début du mois en cours pour chaque type: Vacances, Absences et Temps supplémentaires. 

La section Aujourd'hui montre les employés en congé, les employés qui débutent ou terminent leur emploi et les anniversaires de naissance ou d'embauche en date d'aujourd'hui. Il est possible de modifier la date affichée pour ces informations en sélectionnant une autre date dans le calendrier.

La section Calendrier vous présente avec les pastilles de couleur les journées ayant un ou plusieurs des éléments de la section Aujourd'hui en plus des journées fériés. En sélectionnant une journée autre qu'aujourd'hui, vous affectez ce qui est présenté dans la section Aujourd'hui.

La section Processus en cours vous présente les processus d'accueil et intégration ou de départ en cours que vous avez la possibilité de voir ou pour lesquels vous avez une ou plusieurs tâches à accomplir. Cette section est cliquable afin d'être redirigé vers la liste de tâches et vous montre l'avancement de ce processus. Par défaut, cette section présente les processus d'accueil et intégration, vous devez cliquer sur Départ pour visualiser les processus de départ. 

La section Demandes non approuvées vous présente toutes les demandes non approuvées auxquelles vous avez l'accès. Cette section est cliquable pour être redirigé vers l'Analyse détaillée du module en question afin d'en faire la visualisation et l'approbation au besoin.

La section Certificats vous présente les certificats à renouveler à court terme sous 3 catégories : Certificats expirés,  et À renouveler d'ici 31 à 90 jours. Par défaut, cette section présente les Certificats expirés, pour afficher les certificats qui seront à renouveler dans les 30 prochains jours, cliquer sur 30 jours et pour ceux qui seront à renouveler dans les 31 à 90 jours, cliquer sur 90 jours. 

La section Rappels vous présente les rappels pour les tâches des Notes au dossier dans les modules d'Accidents de travail. Vous pouvez voir les tâches dues aujourd'hui, dans les 7 prochains jours ou dans les 14 prochains jours.

Vue Moi

La première section avec les rectangles jaunes vous présente des statistiques sur vos banques disponibles dans chacun des modules de la gestion du temps (Absences maladie, Vacances, Mobile/personnel et Temps supplémentaire). 

La section Aujourd'hui vous présente vos congés de la journée et vos anniversaires de naissance ou d'embauche. Il est possible de modifier la date affichée pour ces informations en sélectionnant une autre date dans le calendrier.

La section Calendrier vous présente avec les pastilles de couleur les journées ayant un ou plusieurs des éléments de la section Aujourd'hui en plus des journées fériés. En sélectionnant une journée autre qu'aujourd'hui, vous affectez ce qui est présenté dans la section Aujourd'hui.

La section Processus en cours vous présente les processus d'accueil et intégration ou de départ en cours que vous avez la possibilité de voir ou pour lesquels vous avez une ou plusieurs tâches à accomplir. Cette section est cliquable afin d'être redirigé vers la liste de tâches et vous montre l'avancement de ce processus. Par défaut, cette section présente les processus d'accueil et intégration, vous devez cliquer sur Départ pour visualiser les processus de départ. 

La section Demandes non approuvées vous présente toutes vos demandes non approuvées. Cette section est cliquable pour être redirigé vers l'Analyse détaillée du module en question afin de visualiser la demande.

La section Certificats vous présente vos certificats à renouveler à court terme sous 3 catégories : Certificats expirés,  et À renouveler d'ici 31 à 90 jours. Par défaut, cette section présente les Certificats expirés, pour afficher les certificats qui seront à renouveler dans les 30 prochains jours, cliquer sur 30 jours et pour ceux qui seront à renouveler dans les 31 à 90 jours, cliquer sur 90 jours. Vous avez une visibilité sur ces éléments que si vous avez les droits d'utilisateur pour visualiser la page Gestion des certificats.

La section Rappels vous présente les rappels pour les tâches des Notes au dossier dans les modules d'Accidents de travail et de Relations de travail. Vous pouvez voir les tâches dues aujourd'hui, dans les 7 prochains jours ou dans les 14 prochains jours. Vous avez une visibilité sur ces éléments que si vous avez les droits d'utilisateur pour visualiser la page Analyse détaillée de ces modules.

Il est possible de voir plusieurs années à l'intérieur des graphiques de statistiques. Afin de sélectionner le nombre d'années à afficher dans les tableaux, autant dans la section Données démographiques que dans la section Taux et tendances, cliquez sur la bande déroulante Années affichées.

Si vous sélectionnez plus d'une année, les lignes des tableaux s'ajusteront en conséquence avec des couleurs différentes.

Il est possible de masquer une ou plusieurs années. Cliquez sur l'année à masquer à l'intérieur du tableau. Cliquez dessus à nouveau pour la faire réapparaître.

Il est possible de personnaliser l'affichage des graphiques ou des diagrammes pour les données démographiques ou les taux et tendances.

Personnaliser l’affichage 

1. Passez par Rapports > KPI et sélectionnez l'onglet Données démographiques ou Taux et tendances.

2. Peu importe l'onglet sélectionné, cliquez sur l’icône du menu en haut à droite de la page.

3. Cochez ou décochez l'information que vous souhaitez afficher ou masquer.
   Par défaut, tous les graphiques sont affichés (donc sélectionnés).

Accédez à Rapports > KPI > Taux et tendances.

Description

Ce KPI correspond au nombre d’heures ou de jours d’absence pour le mois en cours.

💡Astuce : Seuls les départs enregistrés dans le module Absences sont comptabilisés dans cette statistique.

Visualisation

Vous pouvez consulter le total de chaque mois en plaçant votre curseur sur le mois souhaité dans le graphique.

👉 À noter: les KPI se mettent à jour une seule fois, au premier de chaque mois, pour le mois précédent uniquement. Si vous effectuez des modifications rétroactives après cette mise à jour, les données ne seront pas recalculées et ces changements n’auront aucun impact sur les KPI déjà affichés.

L’application mobile Folks permet à vos employés d’accéder à leurs informations personnelles, d’effectuer des demandes de congés et de temps supplémentaire, et d’être informés des approbations et refus.

Dans cet article, vous trouverez un aperçu de la nouvelle interface et des fonctionnalités de l'application mobile.

Nouvelle interface

En janvier 2025, nous avons rafraîchi notre application mobile pour vous offrir une toute nouvelle expérience! 

• Accueil - Ayant été complètement revisitée, cette page vous permet de consulter le sommaire de vos banques et d'envoyer une demande à votre gestionnaire. En tant que gestionnaire, vous pouvez y approuver ou refuser les demandes de vos employés.
• Demandes - Envoyez une demande de congé ou de temps supplémentaire à votre gestionnaire. Tant qu'une demande n'est pas approuvée, il est possible de la modifier ou de la supprimer.
• Documents - Recherchez et téléchargez les documents partagés par votre entreprise sur votre appareil mobile.
• Répertoire - Obtenez les coordonnées de vos collègues pour les contacter rapidement.
• Profil - Accédez à votre profil et modifiez vos informations au besoin.

L’application s’affichera en anglais ou français, selon la langue définie pour votre appareil.

Fonctionnalités et avantages

Développée spécialement pour faciliter la vie de vos employés au quotidien, l'application mobile leur donnera accès aux mêmes fonctionnalités qu'auparavant :

• Accès aux informations personnelles et corporatives en tout temps
• Demandes d’absences, de vacances et de congés
• Demandes de temps supplémentaire
• Connexion SSO 

Débuter avec l'application mobile

Vous pouvez pouvez télécharger l'application depuis l'App Store ou la boutique Google Play dès maintenant.

Pour de l'information sur l'envoi et le traitement de demandes, consultez les ressources suivantes :

• Envoyer une demande de congé/temps supplémentaire
• Modifier ou supprimer une demande en attente d'approbation
• Approuver ou refuser une demande de congé/temps supplémentaire

Utilisez l’application mobile de Folks pour envoyer une demande de congé ou de temps supplémentaire à votre gestionnaire en tout temps.

Demande de congé

1. Si ce n’est pas déjà fait, téléchargez l’application Folks sur votre appareil mobile.
2. Ouvrez l’application et connectez-vous à votre compte. L’application s’affichera en anglais ou français, selon la langue définie pour votre appareil.
3. Appuyez sur le bouton + Faire une demande sous le sommaire de vos banques. Vous pouvez également appuyer sur Demandes dans le menu de navigation au bas de l'écran pour accéder au formulaire de demande.

4. Dans le formulaire de demande, sous l'onglet Congés, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque.

   Champ	Description
   Type*	Sélectionnez le type de demande de congé. D'autres champs pourraient apparaître selon votre sélection. Par exemple, si vous envoyez une demande d'absence, vous devrez sélectionner la raison et indiquer s'il s'agit d'un congé rémunéré et si vous voulez imputer la banque de maladie.
   Inclure les jours de weekend	Activez cette option si vous souhaitez inclure des jours de weekend dans votre demande de congé.
   Départ - Fin*	Entrez la date manuellement ou affichez le calendrier.
   Détails des journées	Entrez le détail de chacun des jours demandés s'ils ne correspondent pas à une journée complète.
   Autres informations	Entrez un commentaire au besoin.

5. Si désiré, appuyez sur le bouton Ajouter un document pour inclure une pièce jointe.
6. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Envoyer la demande. Un courriel sera envoyé à votre gestionnaire afin de l'informer de votre demande.

Lorsque votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.

Demande de temps supplémentaire

1. Accédez au formulaire de demande en appuyant sur le bouton + Faire une demande sous le sommaire de vos banques ou en appuyant sur Demandes dans le menu de navigation au bas de l'écran.

2. Dans le formulaire de demande, sous l'onglet Temps supp., complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque.

   Champ	Description
   Type*	Sélectionnez le type de demande de temps supplémentaire.
   Date*	Entrez la date manuellement ou affichez le calendrier.
   Durée*	Entrez la durée.
   Valeur du temps*	Sélectionnez la valeur du temps.
   Autres informations	Entrez un commentaire au besoin.

3. Si désiré, appuyez sur le bouton Ajouter un document pour inclure une pièce jointe.
4. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Envoyer la demande. Un courriel sera envoyé à votre gestionnaire afin de l'informer de votre demande.

Lorsque votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.

Vous pouvez modifier ou supprimer une demande de congé ou de temps supplémentaire qui n'a pas encore été approuvée.

1. Ouvrez l’application et connectez-vous à votre compte.
2. Sous la section Mes demandes, repérez votre demande à modifier ou supprimer. Vous pouvez utiliser le filtre Congés ou Temps supp. pour trouver la demande plus facilement.
3. Appuyez sur l'icône du crayon pour apporter des modifications ou supprimer la demande.

L'application mobile de Folks facilite le traitement des demandes des employés par les gestionnaires. Voici comment approuver ou refuser une demande de congé ou de temps supplémentaire.

1. Si ce n’est pas déjà fait, téléchargez l’application Folks sur votre appareil mobile.
2. Ouvrez l’application et connectez-vous à votre compte. L’application s’affichera en anglais ou français, selon la langue définie pour votre appareil.

3. Sous le sommaire de vos banques, vous avez la possibilité de naviguer entre vos demandes et celles de vos employés, voir l'icône en haut à droite qui vous permet de naviguer entre les deux.

   

4. Sous la section Demandes des employés, repérez la demande de congé ou de temps supplémentaire à traiter. Vous pouvez utiliser le filtre Congés ou Temps supp. pour trouver la demande plus facilement.
5. Révisez les détails de la demande. Pour une demande de congé, vous verrez notamment le nom de l'employé, le type de demande, la date ou la période pour laquelle la demande a été envoyée et si la demande dépasse le solde disponible (note en rouge).
6. Appuyez sur Approuver ou Refuser. La demande disparaîtra, le statut passera de En attente à Approuvée ou Refusée. Un courriel sera envoyé à l'employé afin de l'informer de votre réponse. Si vous voulez consulter la demande il est possible de la voir sur la page web. 

L'intégration d'un nouvel employé est une étape cruciale pour garantir son bon démarrage dans l'entreprise. Voici les étapes à suivre pour intégrer efficacement un nouvel employé dans Folks.

1. Création du profil de l'employé

1. Allez dans la section "Employé" et cliquez sur "Ajouter un employé".
2. Remplissez les informations de base : nom, prénom, date d'embauche, superviseur, et poste.
3. Sauvegardez le profil pour déclencher le processus d'accueil.

2. Déclenchement du processus d'accueil

1. Assurez-vous que le profil de l'employé est complet et à jour.
2. Déclenchez le processus d'accueil pour que les gestionnaires puissent commencer leurs tâches.
3. Personnalisez les tâches d'accueil pour inclure la validation des informations personnelles et la lecture de documents importants (contrat de travail, politiques d'entreprise, etc.).

3. Création de l'accès à la plateforme

1. Créez un utilisateur pour le nouvel employé dans la section "Utilisateurs".
2. Envoyez les informations de connexion à l'employé afin qu'il puisse accéder à ses tâches d'accueil.

4. Suivi et finalisation

1. Assurez-vous que l'employé a complété toutes les tâches d'accueil assignées.
2. Ajustez les paramètres de la feuille de temps si nécessaire (ex. : calcul des heures supplémentaires).
3. Ajoutez le nom de l'employé dans le tableau de paie.

5. Conseils supplémentaires

1. Validez l'adresse courriel personnelle de l'employé pour utiliser la signature électronique si nécessaire.
2. Utilisez le portail pour centraliser les documents importants que l'employé doit consulter.
3. Communiquez clairement les étapes du processus d'accueil à l'employé pour faciliter son intégration.

En suivant ces étapes, vous assurerez une intégration fluide et efficace pour vos nouveaux employés.

Il est possible d'ajouter des documents dans le profil d'un employé et d'y restreindre l'accès à l'employé lui-même. Il y a deux approches, l'une consiste en ajouter des notes au dossier et l'autre en l'ajout de pièce jointe au profil. 

Notes au dossier

Il est possible d'ajouter des notes au dossier de l'employé (onglet notes au dossier dans le profil employé) et d'y ajouter une pièce jointe. Cet onglet n'est jamais disponible pour l'employé lui-même. Il n'y a donc pas de permissions à donner ou enlever. Ceci élimine donc le risque de donner accès à l'employé par erreur à ses propres notes au dossier. 

Limiter l'accès aux pièces jointes en passant par le profil employé

Lors de l'ajout de pièces jointes au profil de l'employé (onglet documents dans le profil employé) , il est possible de décider si on veut partager ou non le document avec l'employé lui-même. Si vous avez besoin d'ajouter des documents que vous ne souhaitez pas que l'employé consulte, simplement vous assurer que le bouton partagé à l'employé ne soit pas activé. Pour plus d'informations concernant la gestion documentaire cliquez ici. 

Seuls les individus auxquels vous avez accordé explicitement le droit de visualiser les pièces jointes auront la possibilité d'y accéder. Cette permission s'accorde par la page d'édition des utilisateurs. 

Comment gérer une situation de double supervision :

Dans certains cas, vous pourriez avoir besoin que deux gestionnaires supervisent un même employé. Bien que le système ne permette pas directement de désigner deux superviseurs, il existe une astuce pour contourner cette limitation :

1. Création d'un utilisateur partagé : Il est possible de créer un utilisateur dans le système qui représente les deux gestionnaires. ⚠️Mise en garde: Ce compte partagé aura accès aux mêmes informations que les deux gestionnaires individuels.
2. Répartition des responsabilités : Les deux gestionnaires peuvent se séparer les tâches d'approbation selon les besoins.
3. Gestion des notifications : seul le gestionnaire au dossier de l'employé apparaîtra dans l'organigramme comme le superviseur officiel et recevra les notifications par courriel. Cette distinction est importante pour maintenir la clarté dans la communication.

Cet article explique comment créer un nouvel employé dans le système.

Remarque : Il est également possible de créer plusieurs employés à la fois par importation de données. Cette procédure se concentre sur la création manuelle d’un seul employé.

Étapes à suivre

Naviguez vers Employés > Liste des employés.

1. Ajoutez un employé
   Cliquez sur Ajouter un employé dans le coin supérieur droit de la page.

2. Remplissez les informations de base
   Dans la fenêtre modale qui s’ouvre, saisissez les informations suivantes :

   • Prénom

   • Nom

   • Informations corporatives, si elles sont déjà disponibles (sauf superviseur, voir ci-dessous)

3. Enregistrez ou poursuivez la création du profil
   Après avoir renseigné les informations de base, vous pouvez :

   • Terminer l’ajout pour revenir plus tard compléter le profil, ou

   • Poursuivre l’édition pour accéder directement au mode édition du profil.

Informations requises pour la connexion au système de paie

⚠️ Important: Si votre organisation est connectée à un système de paie, certaines informations personnelles et corporatives doivent être complétées pour permettre la synchronisation des données.

Des icônes d’avertissement s’affichent si ces champs ne sont pas remplis, passez votre souris dessus pour plus d'information.

Gestion de la structure hiérarchique

Astuce : Si vous avez déjà désigné des superviseurs de département dans votre structure organisationnelle, il n’est pas nécessaire de les attribuer manuellement à chaque employé. Le système applique automatiquement ces relations hiérarchiques. Pour plus d'information concernant l'attribution automatique du superviseur cliquez ici. 

Ajouter des documents ou d’autres informations

Une fois le profil créé, vous pouvez ajouter :

• des documents (ex. : contrats, attestations, pièces justificatives),

• ou d’autres informations complémentaires,
  directement à partir de la barre d’onglets dans le profil employé.

1. Accédez à l'onglet Titres d'emploi en passant par Compagnie > Structures d'organisation. 

2. Cliquez sur + Ajouter en haut à droite de la page.

3. Entrez le nom du titre d'emploi (obligatoire) et les autres champs nécessaires.

👉 TRUCS ET ASTUCE : Il est possible d'avoir des structures bilingues au besoin. Ceci vous permet d'entrer le nom français & anglais du même titre d'emploi. 

Si vous êtes l'administrateur de votre système, accédez à Compagnie > Informations et activez l'option Structure d'organisation bilingues pour avoir accès à cette fonction.

4. Sauvegardez. À partir de ce moment, le nouveau titre d'emploi sera disponible.

Un nouveau bouton intitulé « mon équipe » est accessible sur la page Employés  >  Liste des employés. Il est par défaut toujours actif (bouton grisé avec un crochet) mais vous pouvez le décocher à tout moment afin d'afficher les autres employés. Ce filtre vous permet de voir rapidement les employés qui sont sous votre supervision. 

⚡ À noter: le système prend le superviseur direct qui apparait dans l'onglet corporatif du profil de l'employé. 

Le filtre est uniquement disponible pour les employés qui ont un poste de superviseur. Si un employé n'est superviseur d'aucun département ou employé, cette option n'apparaîtra pas dans son menu. 

Il est également possible de filtrer les employés en ne faisant afficher que ceux qui sont à l'emploi depuis 3 mois et moins (filtre nouveaux employés). 

Et finalement, le filtre employés inactifs qui permet de visualiser les employés qui ne sont pas actifs en ce moment (qu'il s'agisse d'un départ permanent ou mise à pied temporaire). Ils apparaîtront dans la liste avec un filtre gris pâle. 

L'organigramme permet de visualiser la structure hiérachique de votre entreprise.

Dans cette capsule, notre formatrice vous explique le fonctionnement de l'organigramme et fournit des conseils sur la configuration des structures d'organisation.

Affichage de l'organigramme

Sélectionnez un employé pour afficher l'organigramme correspondant. Vous pouvez ensuite sauvegarder l'organigramme afin que celui-ci se retrouve dans la liste des organigrammes sauvegardés.

Pour consulter l'organigramme en entier, il suffit de sélectionner la personne ayant le poste le plus élevé.

Configuration des structures d'organisation

La configuration des structures d'organisation, et plus particulièrement l'identification des superviseurs de département, est nécessaire pour utiliser l'organigramme.

Lorsque vous aurez identifié le superviseur de chaque département, celui-ci apparaîtra automatiquement comme le superviseur des employés de ce département.

Pour identifier le superviseur d'un chef de département, rendez-vous dans son profil.

Étapes à suivre

1. Accédez à Compagnie > Structure d’organisation > Organigramme.

2. Cliquez sur le menu déroulant Employés et sélectionnez l’employé ayant une équipe sous sa supervision.

3. Cochez la case Afficher les photos.

4. Cliquez sur Afficher pour faire apparaître l’organigramme.

À noter

Si vous voyez un avatar de silhouette à la place de la photo d’un ou de plusieurs employés, cela signifie qu’aucune photo n’a été ajoutée à leur profil.
Pour plus d’informations, consultez l’article Gestion de la photo de profil.

Lorsque vous chargez la page de l'organigramme que l'animation Folks charge sans cesse, vous avez probablement une boucle de supervision.

Lorsqu'une boucle de supervision est présente, l'organigramme demandé ne pourra pas s'afficher correctement.

TRUCS ET ASTUCES:

Un employé qui s'autosupervise ne fera pas exception à cette règle. Ceci créera une boucle de supervision.

1. Afin de trouver la boucle de supervision, validez la liste des employés en passant par Employés > Liste des employés.

2. Une fois que vous aurez trouvé quel est ou quels sont les employés problématiques, modifiez le ou les superviseurs en question.

TRUCS ET ASTUCES:

Si vous désirez obtenir plus d'informations la modification d'un superviseur, référez-vous à l'article Modifier le superviseur d'un employé.

Étapes à suivre

1. Accédez à Employés > Liste des employés.

2. Sélectionnez l'employé en question afin d'accéder à son profil.

3. Cliquez sur la roue d'engrenage⚙️ en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce profil.

4. Sous l'onglet Paramètres, cochez ou décochez l'option Masquer l'employé dans l’organigramme.

   

5. Cliquez sur Enregistrement.

Étapes à suivre

1. Accédez à Compagnie > Structure d'organisation > Organigramme.

2. Cliquez sur le menu déroulant Organigrammes sauvegardés, puis sélectionnez l’organigramme à renommer.

3. Cliquez sur Sauvegarder cet organigramme.

4. Une fenêtre s’affichera vous permettant de modifier le nom de l’organigramme.

5. Cliquez sur Sauvegarder.

Il est possible de sauvegarder une recherche d'organigramme afin d'y accéder rapidement d'une fois à l'autre. 

Étapes à suivre

1. Accédez à Compagnie > Structure d’organisation > Organigramme.

2. Cliquez sur le menu déroulant Employés.

3. Sélectionnez l’employé souhaité, puis cliquez sur Afficher pour voir l’organigramme des employés sous sa supervision.

4. Cliquez sur Sauvegarder cet organigramme.

5. Une fenêtre apparaîtra vous permettant d’indiquer le nom de l’organigramme.

6. Cliquez sur Sauvegarder.

7. Vous pourrez retrouver les organigrammes sauvegardés en passant par la bande déroulante Organigrammes sauvegardés.

👉Important

Si vous tentez de visualiser un organigramme préalablement sauvegardé pour un employé qui est maintenant inactif, l’affichage apparaîtra comme brisé. Vous pouvez supprimer cet organigramme et en générer un nouveau avec son remplaçant, si pertinent.

Supprimer un organigramme sauvegardé

1. Toujours dans le même menu (Compagnie > Structure d’organisation > Organigramme) sélectionnez l'organigramme sauvegardé à supprimer depuis la bande déroulante.
2. Cliquez sur Supprimer cet organigramme.

Folks propose deux types de configuration pour les comptes de dépenses, chacun avec ses propres avantages.

Les types de configurations

La création d'une configuration

En tant qu'administrateur, vous pouvez créer une configuration pour les demandes de comptes de dépenses en procédant comme suit.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de configuration des dépenses admissibles: Employés > Comptes de dépenses. Cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ pour accéder à la configuration. 
2. Dans le formulaire de configuration, donnez un nom à votre configuration, puis sélectionnez le type de compte de dépenses désiré.
   • Si vous créez une configuration Avec restriction, les dépenses peuvent être limitées à des catégories spécifiques. Les employés doivent justifier leurs demandes en ajoutant les factures.
   • Si vous créez une configuration Sans restriction, définissez les montants des indemnités journalières pour les repas et le kilométrage. Nous vous recommandons d'utiliser l'option Activer le champ Projet afin de permettre aux employés d'indiquer si certaines dépenses doivent être appliquées dans le cadre de budgets de projets spécifiques.
3. Sous la section Employés visés, sélectionnez les structures ou l'employé auquel la configuration s'appliquera. Par défaut, l'option Appliquer à une structure d'organisation est sélectionnée et la configuration est appliquée à tous les sites d'opération et tous les départements. Pour cibler un employé spécifique, sélectionnez l'option Appliquer à un employé. Lorsqu’une configuration est créée pour un employé, elle aura automatiquement le nom de l’employé visé.
4. Sous la section Approbateurs, sélectionnez la ou les personnes qui approuveront les comptes de dépenses. Les demandes sont envoyées au premier approbateur, puis au deuxième approbateur (s'il est configuré).
   • Approbateur 1 (obligatoire) - Vous pouvez sélectionnez la personne désirée ou conserver l'option Superviseur (de l'employé). À noter que lorsqu'aucun supérieur n'est assigné à l'employé, la demande de compte de dépenses sera approuvée automatiquement sans validation.
   • Approbateur 2 (facultatif) - Comptable ou autre personne responsable.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

Les employés pourront soumettre des comptes de dépenses en cliquant sur l'icône des demandes dans l'entête de Folks (voir Envoyer une demande de compte de dépenses). Le ou les approbateurs recevront des notifications par courriel pour les demandes en attente d'approbation.

En tant qu'administrateur, vous êtes en mesure de visualiser toutes les demandes, traiter une demande en attente d'approbation au nom d'un autre personne et supprimer toute demande de compte de dépenses.

Pour supprimer une configuration de compte de dépenses, consultez cet article.

L’option Activer le champ Projet permet de créer un champ alphanumérique dans le formulaire de dépenses. Ce champ permet à l’employé d’indiquer le nom du projet auquel la dépense est associée, à titre informatif.

Comment l’activer?

1. Accédez à Employés > Comptes de dépenses.

2. Cliquez sur l’icône de la roue d'engrenage ⚙️ en haut à droite.

3. Dans la configuration du compte de dépense, cochez la case Activer le champ Projet.
   

Ce qui sera visible pour l'employé:

👉 À noter: le champ Projet dans les comptes de dépenses est indépendant des projets de la feuille de temps.

1. Accédez à la section Employés > Comptes de dépenses. Cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ pour accéder à la configuration. 

2. Cliquez sur le menu déroulant Nouvelle configuration. Sélectionnez la configuration à supprimer.

3. Cliquez sur Supprimer.

💡Astuce: Les demandes précédemment faites avec la configuration supprimée ne seront pas supprimées de la plateforme. Vous pourrez les retrouver en accédant à l'analyse détailles des comptes de dépenses des employés à la section Employés > Comptes de dépenses.

⚠️AVERTISSEMENT : Si une configuration visant une structure ou un employé est supprimée, les personnes visées perdront l'accès à faire une demande de compte de dépenses ou seront visées par une autre configuration déjà existante et plus générale.

Vous pouvez envoyer une demande de compte de dépenses en procédant comme suit.

Si vous ne voyez pas l'option, c'est qu'aucune configuration n'a s'applique à vous.

1. Dans l'entête, cliquez sur l'icône des demandes et sélectionnez Compte de dépenses.
2. Dans la page de la demande, complétez les informations nécessaires selon la configuration de votre entreprise.
3. Si désiré, vous pouvez joindre des pièces jointes à votre demande.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer la demande pour l'envoyer maintenant ou sur Sauvegarder sans envoyer pour sauvegarder la demande en tant que brouillon.

Il sera possible de modifier ou de supprimer votre demande si elle est en brouillon ou si elle n'a pas encore été approuvée dans Employés > Compte de dépenses. Il sera également possible de modifier une demande qui a été refusée pour en corriger les détails.

Une fois envoyée, votre demande générera automatiquement un courriel afin de notifier le ou les approbateurs de votre demande. Quand votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.

Cet article s'adresse aux approbateurs de comptes de dépenses qui souhaitent apprendre comment traiter les demandes reçues dans le module de compte de dépense.

Traitement et modification d'une demande

Lorsque des employés remplissent une demande de compte de dépenses, vous pouvez y accéder dans la section Demandes non approuvées de la page d'accueil. En cliquant sur une demande de compte de dépense en attente, vous êtes redirigé vers Employés > Comptes de dépenses.

Nous vous suggérons de visualiser la demande avant de l'approuver afin de vérifier les informations. Pour ce faire, cliquez sur l'icône de l'œil. Sous la colonne Approbation, vous pouvez cliquer sur le crochet pour approuver la demande ou sur le x pour la refuser. Dans cette même colonne, la mention suivant indique la personne qui doit approuver la demande (approbateur 1 ou 2). 

Pour modifier la demande, cliquez sur l'icône de papier/crayon pour modifier. Dans le détail de la demande, au bas de la page, vous pouvez sauvegarder vos modifications.

Qu'il s'agisse d'une acceptation ou d'un refus, un courriel sera envoyé à l'employé afin de l'informer de votre réponse.

Suppression d'une demande

Lorsqu'une demande est en attente de votre approbation, vous pouvez cliquer sur l'icône de la corbeille pour la supprimer. Une fois votre approbation donnée, vous ne pouvez que consulter la demande de l'employé. Vous pouvez également supprimer une demande refusée.

1. Accédez à la section Employés > Compte de dépenses

2. Cliquez sur l'icône de l'œil au niveau de la demande en question.

3. Cliquez sur l'icône trombone afin de télécharger la ou les pièces jointes d'une facture ou les pièces jointes générales d'un compte de dépenses.

4. Une fenêtre apparaitra. Repérez la pièce jointe désirée et cliquez sur le libellé de la pièce jointe pour télécharger celle-ci et ainsi pouvoir la consulter.

💡TRUCS ET ASTUCES : 

Afin de télécharger l'ensemble des pièces jointes, cliquez sur Tout télécharger.

1. Accédez à la section Santé et sécurité > Accidents de travail.

2. Repérez l'entrée d'accident de travail, cliquez sur Mise à jour dans la colonne Notes au dossier.

3. Une fenêtre s'affichera. Afin d'ajouter une note, indiquez la date et vos notes dans les champs correspondants en bas de la fenêtre. Vous pouvez ajouter une pièce jointe au besoin.

4. Cliquez sur Ajouter afin d'enregistrer vos modifications.

Suivre les étapes suivantes afin d'ajouter une discipline à un employé.

Ajouter une discipline

Deux chemins s'offrent à vous afin d'ajouter une discipline à un employé:

• Par le profil de l'employé directement sous l'onglet disciplines puis + Ajouter
• Par le module Employés > Disciplines et + Ajouter (mieux si vous avez plusieurs disciplines à ajouter)

Lorsque vous cliquez sur + Ajouter, il vous suffit de remplir les champs obligatoires et de sauvegarder. Il vous est possible d'ajouter des pièces jointes.

Modifier ou supprimer une discipline

Lorsque vous passez par Employés > Disciplines vous pourrez consulter les disciplines ajoutées selon une date choisie. Cliquez sur l'icône de papier-crayon afin de modifier l'entrée ou la supprimer. Vous pouvez également cliquer sur l'icône de trombone afin de consulter les pièces jointes (s'il y en a). 

Voir le sommaire

Cliquez sur Employés > Disciplines > Voir les sommaires. pour accéder au sommaire des disciplines de toute l'entreprise. Vous verrez l'ensemble des employés avec des alertes visuelles (vert, jaune, rouge) selon les normes configurées au préalable. Vous pouvez également configurer une norme différente pour chaque mois. Pour ce faire passez par Compagnie > Normes.

Gestion des Rappels, Certificats et Formations

1. Pourquoi ne reçois-je pas de rappel pour les formations ?

Les rappels sont exclusivement associés aux certificats ayant une date de renouvellement. Les formations en elles-mêmes ne déclenchent pas de rappels automatiques. Pour bénéficier de rappels, vous devez d'abord créer un certificat et ensuite associer la formation à ce certificat. Cela permet de garantir que les rappels sont générés en fonction de la date de renouvellement du certificat.

2. Comment activer le renouvellement automatique des certificats ?

Pour activer le renouvellement automatique des certificats, suivez les étapes suivantes :

1. Création du certificat: commencez par créer un certificat en renseignant toutes les informations nécessaires, y compris la date d'obtention et la date de renouvellement prévue.

2. Association de la formation: créez la formation et assurez-vous de sélectionner le certificat correspondant dans la liste des options disponibles.

3. Complétion des détails de la formation: entrez les informations complémentaires, telles que le nom du formateur et la date à laquelle la formation aura lieu.

4. Attribution aux employés: assignez finalement la formation aux employés concernés. Le système procédera automatiquement au renouvellement des certificats selon la date prévue.

3. Que se passe-t-il si je crée la formation uniquement dans le certificat ?

Créer une formation directement dans le certificat sans passer par le processus de création de formation séparé peut conduire à une absence d'informations cruciales telles que le nom du formateur et la date de la formation. Pour éviter ces omissions, il est conseillé de créer d'abord le certificat avec toutes les informations requises, puis d'y associer la formation. Cette approche assure une gestion détaillée et organisée des formations et des certifications.

4. Quelle est la méthode recommandée pour gérer les certificats et les formations ?

La meilleure pratique consiste à : établir les certificats, associer les formations, finaliser les détails et les attribuer aux employés.

Pour créer une entrée d'accident de travail :

1. Accédez à la section Santé et sécurité > Accidents de travail et cliquez sur + Ajouter.

2. Sélectionnez l'employé depuis la bande déroulante et remplissez les champs en lien avec l'accident.

3. Afin d'ajouter les journées manquées à l'accident, décochez Aucun jour d'absence pour ajouter une date de début et de fin d'absence et ainsi voir le calendrier des journées manquées. Advenant un retour partiel ou une assignation temporaire, il est important de modifier les journées manquées pour retirer les journées travaillées.
   Aucune entrée d'absence ne sera créée lors de la sauvegarde, car il s'agit de données à titre informatif seulement. Pour savoir comment créer une demande d'absence, référez-vous à l'article Créer une entrée d'absence à un employé.

4. Si le dossier est consolidé, vous devez sélectionner Dossier consolidé et entrer la date de consolidation.
   ⚠️Attention: un dossier consolidé ne peut être modifié. Vous pouvez le ré-ouvrir facilement en cliquant sur l'icône Dossier dans la colonne Statut du dossier de l'analyse détaillée du module Accident de travail.

5. Cliquez sur Sauvegarder.

💡TRUCS ET ASTUCES 

Vous pouvez remplir les champs partiellement en fonction de l'information que vous avez en main. Il sera possible d'ajouter les autres informations au fur et à mesure que vous les recevrez.

La gravité de l'accident ne sera pas prise en considération dans les statistiques de vos KPI. Chacune des entrées d'accident équivaudra à la valeur de 1 par accident.

Après avoir ajouté une note dans un accident de travail, un rappel s'affichera sur la page d'accueil, 2 semaines avant la date indiquée dans la note au dossier. Le rappel disparaîtra la journée suivant la date indiquée à la note au dossier d'accident.

Vous pouvez aussi consulter les notes en accédant à la section Santé et sécurité > Accidents de travail et en cliquant sur Mise à jour dans la colonne Notes au dossier.

Pour obtenir des informations sur comment faire l'entrée d'un accident de travail, référez-vous à l'article Créer une entrée d'accident de travail.

Pour supprimer une entrée d'accident de travail :

1. Accédez à la section Santé et sécurité > Accidents de travail 

2. Repérez la demande à supprimer

3. Glissez vers la droite jusqu'à voir l'icône de papier/crayon pour accéder à la modification

   

4. Dans la page de modification, cliquez en bas à gauche sur supprimer

5. Confirmez la suppression

Folks vous permet de définir et d'assigner en quelques clics les listes de tâches et étapes à compléter ainsi que les informations personnelles à collecter pour le processus d'accueil & intégration de vos employés. Vous serez ainsi assuré que les tâches et les activités sont remplies selon l’échéancier prévu.

Arrivées et départs

Avant de déclencher des processus d'accueil et d'intégration ou de départ, il est important d'en effectuer la configuration dans le module Arrivées et départs.

Voici un exemple de processus d'accueil & intégration et de départ.

Accueil et intégration

Une fois la configuration d'un processus d'arrivé complétée, vous pouvez le déclencher en vous rendant dans le profil d'un employé et en cliquant sur l'onglet Accueil et intégration.

• Déclencher un processus d'accueil et d'intégration
• Pourquoi il est impossible de déclencher un processus d'accueil et d'intégration?

Gestion des départs

Une fois la configuration d'un processus de départ complétée, vous pouvez le déclencher en vous rendant dans Arrivées & départs > Départs et en cliquant sur + Ajouter.

• Déclencher un processus de départ
• Pourquoi il est impossible de déclencher un processus de départ?

Ressources utiles

• Check-list d'accueil & intégration
• Modèle d'entrevue de départ

Folks vous permet de définir des tâches à compléter lors de l'arrivée ou du départ de l'un de vos employés et ainsi vous assurez qu'elles soient complétées selon l’échéancier prévu. Cette configuration se fait via le module Arrivées et départs. Dans cette capsule, notre formatrice vous explique comment procéder.

Avant de déclencher des processus de départ, il est important de configurer les données dans chacun des processus.

1- Créer des tâches

La première étape est de créer des tâches de départ en vous rendant à la section Arrivées et départs > Départs et cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ pour accéder au mode édition. 

Pour de plus amples renseignements sur comment créer des tâches de départ, référez-vous à l'article Créer une tâche pour un processus de départ.

2- Créer des gabarits

Une fois les tâches créées, la deuxième étape est de configurer des gabarits de départ en cliquant sur l'onglet Gestion des gabarits. Il faut lier les tâches aux gabarits. Pour de plus amples renseignements sur comment procéder, référez-vous à l'article Créer des gabarits de départ.

3- Lier les gabarits aux titres d'emploi

La dernière étape consiste à lier les gabarits crées à chacun des titres d'emploi présents dans le système en accédant au troisième onglet: Titre d'emploi/Gabarit. Pour obtenir de plus amples renseignements, référez-vous à l'article Lier les gabarits de départ aux titres d'emploi.

Déclencher un processus de départ

Une fois les configurations complétées, il est possible de déclencher un processus de départ. Pour de plus amples renseignements sur comment faire, référez-vous à l'article Déclencher un processus de départ.

Dans cette capsule, notre formateur vous explique comment créer des tâches d'accueil et d'intégration.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de gestion des tâches: Arrivées & Départs > Arrivées et cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ pour accéder à la configuration. 
2. Dans l'onglet Gestion des tâches, sélectionnez le type Accueil / Intégration puis cliquez sur le bouton vert Ajouter au bas de la page.
3. Indiquez le nom de la tâche et choisissez le délai à partir de la date d'embauche, soit à quel moment cette tâche doit se déclencher automatiquement dans un processus d'accueil et d'intégration.
   Pour obtenir de plus amples renseignements sur les types de délais, référez-vous à l'article Accueil et intégration - Définition du Délai.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Attention: lorsque vous créez plusieurs tâches une à la suite de l'autre, le bouton Sauvegarder pourrait ne plus être visible, assurez-vous de bien descendre au bas de la page pour Sauvegarder.

Pour de plus amples renseignements sur comment utiliser les tâches en créant des gabarits d'accueil et d'intégration, référez-vous à l'article Créer des gabarits d'accueil et d'intégration.

Le champ Délai permet d’indiquer à quel moment une tâche doit se déclencher dans un processus d’accueil et intégration. Ce délai est calculé à partir de la date d’embauche de l’employé, afin de gérer les notifications et les dates d’échéance des tâches.

Où le trouver?

Ce champ est accessible à partir du menu Arrivées et départs > Arrivées.
Cliquez sur l’icône d’engrenage ⚙️ pour accéder à la configuration.
Sous l’onglet Gestion des tâches, vous devez attribuer un délai à chaque tâche.

Configurer le déclenchement des tâches

• Pour déclencher une tâche avant la date d’embauche d’un employé, sélectionnez le délai « Jour du déclenchement ».

• Pour déclencher une tâche après la journée du déclenchement du processus, vous pouvez paramétrer le délai selon :

  • un nombre de jours ;

  • un nombre de semaines ;

  • un nombre de mois.

Trucs et astuces :

Dans tous les cas, jusqu’à trois courriels de rappel peuvent être envoyés aux responsables des tâches :

1. Lors du déclenchement (pour les tâches à effectuer le jour du déclenchement, ce sera le seul courriel reçu) ;

2. Sept jours avant la date d’échéance de la tâche ;

3. Le jour où la tâche est due.

Le responsable peut consulter ses tâches à compléter :

• depuis la page d’accueil, dans la section des processus en cours ;

• ou via le profil de l’employé, sous l’onglet Accueil et intégration.

⚠️Attention: Aucun rappel n'est envoyé pour les tâches en retard. Il est de votre responsabilité d'en faire le suivi.

Comment créer une tâche pour un processus de départ?

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de gestion des tâches: Arrivées et départs > Départs et cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ pour accéder au mode édition. 

2. Dans la bande déroulante, sélectionnez le type Processus de départ.

3. Cliquez sur Ajouter.

4. Indiquez le nom de la tâche.

5. Cliquez sur Sauvegarder.

👉 Attention: lorsque vous créez plusieurs tâches une à la suite de l'autre, le bouton Sauvegarder pourrait ne plus être visible, assurez-vous de bien descendre au bas de la page pour Sauvegarder.

TRUCS ET ASTUCES : 

Pour de plus amples renseignements sur comment utiliser les tâches en créant des gabarits de départ, référez-vous à l'article Créer des gabarits de départ.

Le module ressources documentaires dans Folks permet de déposer vos documents devant être accessibles à tous les employés, tels que le manuel des employés, les documents d’assurances collectives, les politiques d'entreprises, les évènements du club social ou autres. Ce guide détaille les étapes pour configurer et utiliser le module, tant pour les administrateurs que pour les employés. 

Accès administrateur

Ajouter un document

1. Accéder à Documents > Ressources documentaires
2. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce module
3. Cliquez sur + Ajouter en haut à droite
4. Ajoutez une description et une catégorie. La catégorie peut être créée ou sélectionnée depuis la bande déroulante.
5. Décidez si cette documentation doit être visible ou non
6. Ajoutez les pièces jointes
7. Cliquez sur sauvegarder

Gérer les documents

1. Accéder à Documents > Ressources documentaires

2. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce module

   Tous les documents du module sont sur cette page. Vous pouvez filtrer par catégorie depuis la bande déroulante en haut à gauche. Vous pouvez également faire une recherche par nom de document.

Sous la colonne action, trois options sont disponibles:

• Cacher: vous permet de rendre ce document invisible pour toute l'organisation
• Modifier: vous permet d'aller modifier la description, la catégorie, d'ajouter ou supprimer des pièces jointes. Cela vous permet également de supprimer le document complètement. 
• Télécharger: vous permet de télécharger le document dans votre navigateur

Accès Employé

Les documents sont accessibles pour les employés en passant par Documents > Ressources documentaires. Il est possible de visualiser ou télécharger les documents. Aucune action de modification ou suppression n'est disponible. 

Consultation dans l'application mobile

Les documents PDF seront consultable par mobile. 

⚠️ Les entrées sous format de lien (URLs) ne sont pas actuellement supportées dans l'application mobile

Suivez les prochaines étapes afin de supprimer un document dans le module ressources documentaires:

1. Accédez à Documents > Ressources documentaires
2. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce module
3. Repérez le document dans la liste et cliquez sur Modifier (icône papier-crayon)
4. Dans le menu qui s'ouvre cliquez sur supprimer
5. Confirmez la suppression du document

⚠️Important: cette action est irréversible. Une fois supprimé le document ne sera pas récupérable.

👉 Astuce: si vous voulez plutôt cacher le document tout en le gardant présent, cliquez plutôt sur l'icône d'œil à l'étape 3. Cela rendra le document non visible pour toute l'organisation. 

Comment télécharger un document depuis le module de ressources documentaires ?

Pour télécharger un document, suivez ces étapes simples :

1. Accédez à Documents > Ressources documentaires
2. Cochez la case à côté des fichiers que vous souhaitez télécharger. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs fichiers selon vos besoins.
3. Une fois les fichiers sélectionnés, cliquez sur le télécharger. Ceux-ci seront téléchargés directement dans votre navigateur.

💡Astuce: si vous n'avez qu'un document à télécharger à la fois, cliquez simplement sur l'icône de téléchargement à côté du nom du document. 

Pour ajouter une page Web sous forme de document, suivez ces étapes simples :

1. Accéder à Documents > Ressources documentaires
2. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce module
3. Cliquez sur + Ajouter en haut à droite
4. Ajoutez une description et une catégorie. Dans la case description, saisissez le lien URL complet du site web que vous souhaitez ajouter en tant que document (par exemple : https://folksrh.com/). La catégorie peut être créée ou sélectionnée depuis la bande déroulante.
5. Décidez si ce lien doit être visible ou non
6. Ne pas ajouter de pièce jointe : Il est important de ne pas ajouter de pièce jointe, sinon le lien sera dirigé vers la pièce jointe et non vers le site web.
7. Cliquez sur sauvegarder

Voici comment sera visible le lien pour vos employés depuis le module de ressources documentaires:

Comment renommer le titre d'une catégorie dans le module de ressources documentaires?

Pour renommer le titre d'une catégorie, suivez ces étapes simples :

1. Accédez à Documents > Ressources documentaires
2. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce module
3. Depuis la bande déroulante catégorie en haut à gauche, cliquez sur les 3 points verticaux ⋮ à côté de la catégorie à renommer.
4. Cliquez sur modifier et faites les corrections nécessaires. 
5. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour confirmer les changements.

💡Astuce: cette option de modification du titre de la catégorie est également disponible lorsque vous ajoutez un nouveau document ou lorsque vous modifiez un document existant.

Pour ajouter une nouvelle version d'un document, suivez ces étapes :

1. Accédez à Documents > Ressources documentaires
2. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce module
3. Trouvez le document à modifier et cliquez sur l'icône de l'œil afin de cacher l'ancienne version du document. Cela permet de garder un historique des anciens documents sans les supprimer.
4. Cliquez sur + Ajouter en haut à droite de la page pour inclure la nouvelle version de votre document.
5. Indiquez les détails de votre nouvelle version et cliquez sur sauvegarder. 

Une fois la nouvelle version du document ajoutée, elle s'affichera dans la liste, prête à être consultée par les employés.

Cette capsule explique comment envoyer un document pour signature. Suivez les étapes ci-dessous pour assurer une configuration correcte et une gestion efficace des signatures électroniques.

Veuillez noter que la signature électronique est une fonctionnalité du plan Performance.

La plateforme apparaîtra différemment dans votre compte par rapport à ce qui est montré dans la vidéo. Cependant, la fonctionnalité reste la même.

Accéder au module de signature électronique

Une fois le module activé par notre équipe, celui-ci est accessible depuis le menu principal en passant par Documents > Signature électronique.

Envoyer un document pour signature

Désignez des signataires, envoyer des documents pour signature à vos employés, et suivez leurs statuts en quelques clics dans la page de suivi des documents.

👉 Assurez-vous préalablement que les adresses courriel de vos employés soient validées dans leurs profils pour qu'ils puissent recevoir les demandes de signature. Pour ce faire, rendez-vous dans Employés > Profil de l'employé. Nous vous recommandons d'avertir les employés concernés qu'ils recevront un courriel de la part de Folks les invitant à valider leur courriel.

1. Rendez-vous dans la page Suivi des documents (Documents > Signature électronique).
2. Cliquez sur Envoyer un document en haut à droite.
3. Choisir le type d'envoi et le type de document si nécessaire. 
4. Choisissez le ou les employés à qui envoyer le document. Seuls les employés qui disposent d'une adresse courriel valide dans le système peuvent recevoir des documents à signer.
5. Si l'employé possède deux adresses courriel valides, sélectionnez l'adresse courriel à laquelle envoyer la demande (corporative ou personnelle). Si toutefois l'employé n'apparaît pas dans la liste c'est qu'aucune adresse courriel n'a été validée dans son profil employé. Pour apprendre comment valider une adresse courriel référez vous à cet article: Valider l'adresse courriel d'un ou plusieurs employés.
6. Cliquez sur Étape suivante. Selon le type d'envoi (voir l'article sur signature unique vs envoi de masse), il se peut que cette étape soit omise. 
7. Cliquez sur Envoyer pour signature.

Le ou les signataires recevront automatiquement un courriel les informant qu’un document attend leur signature. Ils pourront y accéder et le consulter en quelques clics et seront redirigés vers notre partenaire Dropbox Sign pour un processus de signature électronique rapide et sécurisé.

Lorsque tous les signataires auront signé le document, le statut passera à Signé. Vous pourrez par la suite télécharger le document dûment signé.

Comment annuler l'envoi d'un document?

1. Lorsque vous êtes sur la page de suivi des documents envoyés pour signature, cliquez sur l'ellipse ⋮ à droite du document et cliquez sur annuler.
2. Un menu contextuel s'ouvrira afin de confirmer l'action. Cliquez sur annuler la demande de signature.
   

⚠️Le ou les signataires ne seront pas avisés de l'annulation du document à signer. Si le courriel est déjà entré dans leur boîte courriel, celui-ci y restera. Par contre, en tentant d'ouvrir le lien, ils verront que celui-ci n'est plus disponible. 

Téléverser plusieurs documents dans un gabarit permet d'envoyer une seule demande de signature, économisant du temps et simplifiant la collecte des signatures, notamment pour des processus tels que l'intégration de nouveaux employés au sein de l'entreprise, ce qui peut nécessiter la signature de plusieurs documents en même temps.

Le module de signature électronique offre deux options de type de document à signer:

• L'envoi d'un nouveau document
• L'envoi d'un document à partir d'un gabarit (décrit dans cet article)

Prérequis

Pour les gabarits, ceux-ci pourront être créés seulement si la permission de signature électronique a été ajoutée dans le rôle ou à l’utilisateur.

Étapes de création

1. Accédez à l'option de création de gabarit via le chemin suivant :
   • Passez par Documents > Signature électronique. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite pour accéder à la configuration. 
   • Cliquez sur Créer un gabarit.
2. Nommer le gabarit avec un titre descriptif unique
   • Nommez votre gabarit (par exemple, Code d'éthique) et téléversez le document à faire signer. Si vous avez plusieurs documents à faire signer ensemble, ajoutez-les tous à cette étape.  Notez qu'après l'enregistrement, vous ne pourrez plus ajouter ou supprimer des documents dans ce gabarit.
3. Ajouter des rôles de signataire
   • Définissez les titres des personnes devant signer le document dans le gabarit. Vous pouvez également définir l'ordre d'envoi si le paramètre Définir l’ordre des signataires est coché. Sinon, le document sera envoyé simultanément à tous les signataires. ⚠️En passant à l'étape suivante, les rôles ne pourront plus être modifiés, même après la création du gabarit.
   • Un maximum de 10 rôles est possible et leurs noms ne peuvent pas contenir que des chiffres (ex: 1, 2, 3)
4. Ajouter les champs pour chacun des signataires
   • Incluez les informations nécessaires pour chaque signataire, telles que nom, titre, date, signature, etc.
   • Les champs de données Folks sont accessibles par le rôle Expéditeur
     • Aouter une zone de texte
     • Aller en bas à droite pour le menu déroulant de champs disponibles
     • Choisir l'un des champs référents à l'un des rôles rôle de signataire par exemple l'adresse de l'employé: 
5. Vérifier les signataires et ajouter une personne en copie au besoin (cc)
   • Confirmez les informations des signataires, validez le titre, incluez un message expliquant le sujet ou le but du document, ajoutez des personnes en copie si nécessaire, pour être au courant des étapes du processus sans être signataire.
   • Au maximum, 5 personnes peuvent être ajoutées en copie.
6. Enregistrer le modèle. 
   Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur enregistrer le modèle. Une fois le gabarit enregistré, il ne sera plus possible d'ajouter de nouveaux documents dans ce gabarit ni de supprimer ceux qui y sont déjà inclus.

Vous pouvez modifier, rendre inactif et supprimer le gabarit en cliquant sur l'ellipse ⋮.

Deux modalités d'envoi sont disponibles à l'intérieur du module de signature électronique; le document à signature unique ainsi que le document pour envoi de masse. Continuez la lecture pour voir quelle option vous convient le mieux. 

Document à signature unique

Plusieurs personnes signent le même document. L'envoi est possible à partir d'un document téléversé ou d'un gabarit.

• Depuis un document
  
  La sélection des signataires se fait individuellement par la barre de recherche. Il n'y a pas de limite pour la quantité de signataires que l'on peut sélectionner. 
  Pour chaque signataire, il faut placer les champs désirés au bon endroit sur le document.

   

• Depuis un gabarit

  L’utilisation d’un gabarit permet d’automatiser le processus, sans avoir à placer manuellement les champs de signature, puisque ceux-ci ont déjà été définis lors de la configuration du gabarit. N'importe quel gabarit peut être utilisé pour ce mode. Il peut y avoir 10 signataires maximum. 
  La sélection des signataires se fait individuellement par la barre de recherche. Si l'employé n'a aucune adresse de validée (ni professionnelle ni personnelle) il ne sera pas visible dans la barre de recherche.
  Lorsque les signataires ont été sélectionnés, un rôle doit leur être attribué selon ceux configurés dans le gabarit. Un seul signataire par rôle. 
   

Qu'il s'agisse d'un envoi par document ou par gabarit, si l'employé possède deux adresses courriel validées (personnel et corporatif), on doit choisir à laquelle le document sera envoyé. Si seulement une des deux adresses est validée, celle-ci sera utilisée par défaut. 

Il est également possible de décider si le document doit être ajouté au profil du signataire, une fois le document signé. Si vous ne sélectionnez pas cette option, il est toujours possible de leur faire parvenir plus tard. 

Document pour envoi de masse

Envoi d'un seul document à plusieurs destinataires. Chaque signataire obtient sa propre copie signée (signature indépendante). 

Conditions: 

• L'envoi est uniquement possible à partir d'un gabarit.

• Le gabarit doit contenir un seul rôle de signataire.  Donc, seulement les gabarits à un rôle seront affichés dans la barre de recherche. 

• Au moins l'une des deux adresses courriel doit avoir été validée (personnelle ou corporative) pour que l'employé apparaisse dans la barre de recherche. 

Différentes options de destinataires sont possibles. Une recherche est nécessaire afin de sélectionner un individu, un groupe (site d'opération, département ou titre d'emploi) ou même l'organisation au complet (chercher par nom d'entreprise). Il est possible de sélectionner plusieurs individus et groupes à la fois. Si un groupe est sélectionné, tous ceux qui en font partie recevront le document pour signature. Il n'est pas possible d'enlever manuellement des membres du groupe. Si une personne faisant partie d'un des groupes n'a aucune adresse courriel de validée, un message d'avertissement apparaîtra et le signataire ne recevra tout simplement pas le document à signer:

« Certains employés de ce groupe ne possèdent aucune adresse courriel validée. Ils ne pourront pas recevoir le document. »

👉 Si un individu est sélectionné à la fois individuellement et via un groupe, il ne recevra qu’une seule demande de signature du document. 

Pour ce type d'envoi, l'option d'ajout au profil n'est pas à sélectionner. Le document signé est automatiquement envoyé dans la section documents du profil employé. 

Comme tous les champs ont été définis lors de la configuration du gabarit, aucun placement de champ n'est requis ici.

Suivi des documents

Après l'envoi, il est possible de faire le suivi des documents envoyés et de voir rapidement pour chaque document:

• Le type d'envoi: unique ou de masse
• Le statut: envoyé, en cours, signé, décliné, annulé ou erreur
• Le suivi: le nombre de signatures jusqu'à maintenant

En cliquant sur l'ellipse pour un document sélectionné, différentes options sont disponibles selon le statut comme télécharger, supprimer, envoyer à nouveau, etc. 

En cliquant sur le nombre de signatures collectées (colonne suivi), il est possible d'accéder à la liste des signataires. Celle-ci donne plus de détails afin de voir exactement qui a ou non signé le document ainsi que la date de signature, le cas échéant. 

Pour renvoyer un lien de signature pour un document précédemment envoyé

1. Depuis le module de signature électronique (Documents > Signature électronique) cliquez sur les trois points verticaux  ⋮ au bout de la ligne correspondant au document que vous désirez envoyer de nouveau.
2. Cliquez sur Envoyer de nouveau
   Le document sera envoyé à nouveau à tous les signataires n’ayant pas déjà signé le document.

Comment envoyer un document à signer à des employés?

1. Accédez au module de Signature électronique
   Le module se trouve dans la barre de navigation à gauche de votre écran sous Documents > Signature électronique. 
2. Cliquez sur le bouton Envoyer un document en haut à droite de la page
   Une fenêtre s’ouvrira vous permettant de choisir le type de document et les signataires.
3. Choisissez le type d'envoi
   Deux options sont disponibles: envoi à signature unique ou envoi de masse.
   Pour connaître la différence entre les deux, consultez l'article ici: signature unique vs envoi de masse. 
4. Cliquez sur Étape suivante
   Seulement une fois que le type d'envoi ainsi que les signataires sont ajoutés, vous pourrez passer à l'étape suivante. Selon le type d'envoi, il se peut que d'autres étapes soient ajoutées.
5. Lorsque complété, une fenêtre de confirmation s'ouvrira avec la mention envoi réussi. 

⚠️Attention: Si vous obtenez un message d’erreur ou que le document possède le statut erreur, consultez l'article Quoi faire lorsqu’une erreur est détectée lors de l’envoi d’un document ?

1. Activation du sondage

L'activation du sondage nécessite une intervention au niveau des paramètres de rôles des utilisateurs. Au début du trimestre désigné, il convient d'activer l'accès au sondage pour les employés ciblés.

Pour plusieurs personnes visées par un même rôle: Paramètres > Rôles et permissions

Par utilisateur individuellement : Paramètres > Utilisateurs 

Dans les permissions, sous Employés - Profils des employés, cocher la case sondages. 

2. Directives

Une communication précise et neutre est primordiale pour encourager la participation tout en garantissant l'objectivité des réponses. Les employés doivent être informés :

• De l'objectif et de l'importance du sondage
• Du fait que le sondage doit être complété durant le trimestre actuel, en précisant l'année concernée
• Du délai imparti, idéalement compris entre 3 et 7 jours, pour soumettre leurs réponses
• De la nature anonyme et confidentielle du sondage

Les employés accèdent au sondage en passant directement par leur profil sous l'onglet sondages.

3. Conclusion du sondage

Il est crucial de désactiver l'accès au sondage une fois le délai expiré pour éviter les participations multiples qui pourraient altérer les résultats. L'analyse du nombre de réponses permettra de déterminer le moment opportun pour procéder à cette désactivation.

4. Traitement des données

Les données recueillies doivent être analysées avec rigueur pour en extraire des insights pertinents. Les sondages étant anonymes et irréversibles, une attention particulière doit être portée à la gestion de ces informations.

Pour accéder aux résultats du sondage, passez par Rapports > Liste des sommaires > Employés > Sommaires du climat de travail. Vous pouvez filtrer les données en changeant l'année et/ou le trimestre. Il est également possible d'imprimer ou importer les résultats.

Interprétation des données:

Rouge : toutes les moyennes entre 0 et 1.99

Orange : toutes les moyennes entre 2 et 2.74

Jaune : toutes les moyennes entre 2.75 et 3.49

Vert : toutes les moyennes entre 3.5 et 4

5. Limitations et information importante

Impossibilité de supprimer les sondages : Les réponses une fois soumises sont définitives et ne peuvent être effacées. Pour effectuer des tests, il est recommandé d'utiliser une période antérieure, idéalement une année passée, afin d'éviter toute interférence avec les données actuelles.

Anonymat : La confidentialité des réponses est assurée, ce qui préserve l'intégrité des données mais limite les possibilités de suivi personnalisé.

Solution de contournement : Si votre organisation comprend moins de quatre départements, vous pouvez assigner un trimestre spécifique à chaque groupe pour faciliter l'analyse des résultats.