Gestion des ressources humaines

1. Accédez à la section Santé et sécurité > Accidents de travail.

2. Repérez l'entrée d'accident de travail, cliquez sur Mise à jour dans la colonne Notes au dossier.

3. Une fenêtre s'affichera. Afin d'ajouter une note, indiquez la date et vos notes dans les champs correspondants en bas de la fenêtre. Vous pouvez ajouter une pièce jointe au besoin.

4. Cliquez sur Ajouter afin d'enregistrer vos modifications.

Suivre les étapes suivantes afin d'ajouter une discipline à un employé.

Ajouter une discipline

Deux chemins s'offrent à vous afin d'ajouter une discipline à un employé:

• Par le profil de l'employé directement sous l'onglet disciplines puis + Ajouter
• Par le module Employés > Disciplines et + Ajouter (mieux si vous avez plusieurs disciplines à ajouter)

Lorsque vous cliquez sur + Ajouter, il vous suffit de remplir les champs obligatoires et de sauvegarder. Il vous est possible d'ajouter des pièces jointes.

Modifier ou supprimer une discipline

Lorsque vous passez par Employés > Disciplines vous pourrez consulter les disciplines ajoutées selon une date choisie. Cliquez sur l'icône de papier-crayon afin de modifier l'entrée ou la supprimer. Vous pouvez également cliquer sur l'icône de trombone afin de consulter les pièces jointes (s'il y en a). 

Voir le sommaire

Cliquez sur Employés > Disciplines > Voir les sommaires. pour accéder au sommaire des disciplines de toute l'entreprise. Vous verrez l'ensemble des employés avec des alertes visuelles (vert, jaune, rouge) selon les normes configurées au préalable. Vous pouvez également configurer une norme différente pour chaque mois. Pour ce faire passez par Compagnie > Normes.

Gestion des Rappels, Certificats et Formations

1. Pourquoi ne reçois-je pas de rappel pour les formations ?

Les rappels sont exclusivement associés aux certificats ayant une date de renouvellement. Les formations en elles-mêmes ne déclenchent pas de rappels automatiques. Pour bénéficier de rappels, vous devez d'abord créer un certificat et ensuite associer la formation à ce certificat. Cela permet de garantir que les rappels sont générés en fonction de la date de renouvellement du certificat.

2. Comment activer le renouvellement automatique des certificats ?

Pour activer le renouvellement automatique des certificats, suivez les étapes suivantes :

1. Création du certificat: commencez par créer un certificat en renseignant toutes les informations nécessaires, y compris la date d'obtention et la date de renouvellement prévue.

2. Association de la formation: créez la formation et assurez-vous de sélectionner le certificat correspondant dans la liste des options disponibles.

3. Complétion des détails de la formation: entrez les informations complémentaires, telles que le nom du formateur et la date à laquelle la formation aura lieu.

4. Attribution aux employés: assignez finalement la formation aux employés concernés. Le système procédera automatiquement au renouvellement des certificats selon la date prévue.

3. Que se passe-t-il si je crée la formation uniquement dans le certificat ?

Créer une formation directement dans le certificat sans passer par le processus de création de formation séparé peut conduire à une absence d'informations cruciales telles que le nom du formateur et la date de la formation. Pour éviter ces omissions, il est conseillé de créer d'abord le certificat avec toutes les informations requises, puis d'y associer la formation. Cette approche assure une gestion détaillée et organisée des formations et des certifications.

4. Quelle est la méthode recommandée pour gérer les certificats et les formations ?

La meilleure pratique consiste à : établir les certificats, associer les formations, finaliser les détails et les attribuer aux employés.

Pour créer une entrée d'accident de travail :

1. Accédez à la section Santé et sécurité > Accidents de travail et cliquez sur + Ajouter.

2. Sélectionnez l'employé depuis la bande déroulante et remplissez les champs en lien avec l'accident.

3. Afin d'ajouter les journées manquées à l'accident, décochez Aucun jour d'absence pour ajouter une date de début et de fin d'absence et ainsi voir le calendrier des journées manquées. Advenant un retour partiel ou une assignation temporaire, il est important de modifier les journées manquées pour retirer les journées travaillées.
   Aucune entrée d'absence ne sera créée lors de la sauvegarde, car il s'agit de données à titre informatif seulement. Pour savoir comment créer une demande d'absence, référez-vous à l'article Créer une entrée d'absence à un employé.

4. Si le dossier est consolidé, vous devez sélectionner Dossier consolidé et entrer la date de consolidation.
   ⚠️Attention: un dossier consolidé ne peut être modifié. Vous pouvez le ré-ouvrir facilement en cliquant sur l'icône Dossier dans la colonne Statut du dossier de l'analyse détaillée du module Accident de travail.

5. Cliquez sur Sauvegarder.

💡TRUCS ET ASTUCES 

Vous pouvez remplir les champs partiellement en fonction de l'information que vous avez en main. Il sera possible d'ajouter les autres informations au fur et à mesure que vous les recevrez.

La gravité de l'accident ne sera pas prise en considération dans les statistiques de vos KPI. Chacune des entrées d'accident équivaudra à la valeur de 1 par accident.

Après avoir ajouté une note dans un accident de travail, un rappel s'affichera sur la page d'accueil, 2 semaines avant la date indiquée dans la note au dossier. Le rappel disparaîtra la journée suivant la date indiquée à la note au dossier d'accident.

Vous pouvez aussi consulter les notes en accédant à la section Santé et sécurité > Accidents de travail et en cliquant sur Mise à jour dans la colonne Notes au dossier.

Pour obtenir des informations sur comment faire l'entrée d'un accident de travail, référez-vous à l'article Créer une entrée d'accident de travail.

Pour supprimer une entrée d'accident de travail :

1. Accédez à la section Santé et sécurité > Accidents de travail 

2. Repérez la demande à supprimer

3. Glissez vers la droite jusqu'à voir l'icône de papier/crayon pour accéder à la modification

   

4. Dans la page de modification, cliquez en bas à gauche sur supprimer

5. Confirmez la suppression