Folks vous permet de définir des tâches à compléter lors de l'arrivée ou du départ de l'un de vos employés et ainsi vous assurez qu'elles soient complétées selon l’échéancier prévu. Cette configuration se fait via le module Arrivées et départs. Dans cette capsule, notre formatrice vous explique comment procéder.
Configurer les processus d'arrivée et de départ
Créer les tâches
- Cliquez sur le module Arrivées et départs.
- Selon votre besoin, cliquez sur Arrivées ou Départs.
- Pour accéder au menu de configuration, cliquez sur l'icône d'engrenage ⚙️.
- Dans l'onglet Gestion des tâches, selon votre besoin, sélectionnez le type Accueil / Intégration ou Processus de départ.
- Au bas de la page, à droite, cliquez sur Ajouter.
- Indiquez le nom de la tâche.
- Si vous configurez une tâche d'Accueil / Intégration, vous devez choisir le délai de déclenchement.
💡Le délai permet de gérer la date d'échéance de la tâche et la date d'envoi de la notification par courriel au responsable de la tâche. Le Jour du déclenchement concerne une tâche à faire avant la date d’embauche de l'employé alors que le délai en jours, semaines ou mois concerne une tâche à faire après la date d'embauche. Donc, pour une tâche à faire à la date d'embauche, indiquez « 0 ».
Pour une tâche à faire le Jour du déclenchement, le système envoie une notification par courriel au responsable de la tâche lors du déclenchement du processus d'arrivée. Pour une tâche à faire après la date d'embauche, la notification est envoyée sept jours avant la date d’échéance, puis le jour où la tâche est due. À noter qu'aucun rappel n'est envoyé pour les tâches en retard. Il est de votre responsabilité d'en faire le suivi.
Le responsable peut consulter ses tâches à compléter depuis la page d’accueil, dans la section des processus en cours ou via le profil de l’employé, sous l’onglet Accueil et intégration.
- Au bas de la page, à droite, cliquez sur Sauvegarder.
- Pour supprimer une tâche, dans la colonne Action, cliquez sur le X rouge. Puis, au bas de la page, à droite, cliquez sur Sauvegarder.
💡À noter que la tâche restera visible dans un processus d'arrivée ou de départ déjà déclenché.
Créer les gabarits
- Une fois les tâches créées, cliquez sur l'onglet Gestion des gabarits.
- Selon votre besoin, choisissez le type Accueil / Intégration ou Processus de départ.
- Nommez le gabarit.
- Pour un processus d'Accueil / Intégration, vous devez déterminer une durée pour générer la date de fin du processus.
- Au bas de la page, à droite, cliquez sur Ajouter.
- Sélectionnez la première tâche à ajouter, puis cliquez sur Ajouter. À noter qu'il n'est pas possible de modifier l'ordre d'affichage des tâches.
- Assignez un responsable par tâche.
- Au bas de la page, à droite, cliquez sur Sauvegarder.
- Pour retirer une tâche du gabarit, dans la colonne Action, cliquez sur le X rouge. Puis, au bas de la page, à droite, cliquez sur Sauvegarder.
Associer les gabarits aux titres d'emploi
- Cliquez sur l'onglet Titre d'emploi/gabarit.
- Pour chaque titre d'emploi, associez un gabarit d'accueil / intégration et un gabarit du processus de départ.
- Au bas de la page, à droite, cliquez sur Sauvegarder.
Déclencher un processus d'arrivée
Accédez au profil de l'employé concerné via la barre de recherche supérieure.
Cliquez sur l'onglet Accueil et intégration.
Cliquez sur le bouton Déclencher le processus.
💡Lorsque le bouton Arrêter le processus est visible, cela signifie que le processus est déjà déclenché. Si la liste des tâches est vide, soit l'employé n'a pas de titre d'emploi, soit aucun gabarit n'a été associé à son titre d'emploi.
👉 Dans le module Arrivées et départs, dans la vue Arrivées, un code de couleur est visible pour chaque processus d'arrivée déclenché :
- Bleu = Processus en cours
- Vert = Processus complété
- Rouge = Processus non complété une fois la date de fin du processus dépassé
Déclencher un processus de départ
- Cliquez sur le module Arrivées et départs.
- Cliquez sur l'onglet Départs.
⚠️ Attention : Il n'est pas possible de déclencher un processus de départ si l'employé a été mis inactif à partir de son profil employé.
- En haut à droite, cliquez sur + Ajouter.
- Sélectionnez l'employé depuis le menu déroulant.
- Ajoutez la date de la dernière journée de travail.
- Inscrivez la raison légale du départ.
- S'il s'agit d'un départ volontaire, cochez la case départ volontaire.
- Sélectionnez s'il s'agit d'un départ permanent ou d'une mise à pied temporaire.
💡Pour une mise à pied temporaire, indiquez le type de mise à pied, la date prévue de retour au travail et si l'ancienneté doit être calculée pendant l'absence de l'employé.
- Dans les commentaires, ajoutez la raison détaillée du départ.
- Au besoin, ajoutez une pièce jointe.
- Cliquez sur Sauvegarder.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur l'onglet Départs pour retournez à la liste des départs.
- Sous la colonne Processus de départ, cliquez sur la case « 0/0 » correspondant à l'employé dont vous désirez déclencher le processus.
- Cliquez sur Déclencher le processus.
💡Lorsque le bouton Arrêter le processus est visible, cela signifie que le processus est déjà déclenché. Si la liste des tâches est vide, soit l'employé n'a pas de titre d'emploi, soit aucun gabarit n'a été associé à son titre d'emploi.
👉 Dans le module Arrivées et départs, dans la vue Départs, un code de couleur est visible pour chaque processus de départ :
- Vert = Processus non déclenché ou complété
- Bleu = Processus en cours
- Rouge = Processus non complété dans le délai imparti (date d'échéance dépassée)