Accueil et départ

Folks vous permet de définir et d'assigner en quelques clics les listes de tâches et étapes à compléter ainsi que les informations personnelles à collecter pour le processus d'accueil & intégration de vos employés. Vous serez ainsi assuré que les tâches et les activités sont remplies selon l’échéancier prévu.

Arrivées et départs

Avant de déclencher des processus d'accueil et d'intégration ou de départ, il est important d'en effectuer la configuration dans le module Arrivées et départs.

Voici un exemple de processus d'accueil & intégration et de départ.

Accueil et intégration

Une fois la configuration d'un processus d'arrivé complétée, vous pouvez le déclencher en vous rendant dans le profil d'un employé et en cliquant sur l'onglet Accueil et intégration.

• Déclencher un processus d'accueil et d'intégration
• Pourquoi il est impossible de déclencher un processus d'accueil et d'intégration?

Gestion des départs

Une fois la configuration d'un processus de départ complétée, vous pouvez le déclencher en vous rendant dans Arrivées & départs > Départs et en cliquant sur + Ajouter.

• Déclencher un processus de départ
• Pourquoi il est impossible de déclencher un processus de départ?

Ressources utiles

• Check-list d'accueil & intégration
• Modèle d'entrevue de départ

Folks vous permet de définir des tâches à compléter lors de l'arrivée ou du départ de l'un de vos employés et ainsi vous assurez qu'elles soient complétées selon l’échéancier prévu. Cette configuration se fait via le module Arrivées et départs. Dans cette capsule, notre formatrice vous explique comment procéder.

Avant de déclencher des processus de départ, il est important de configurer les données dans chacun des processus.

1- Créer des tâches

La première étape est de créer des tâches de départ en vous rendant à la section Arrivées et départs > Départs et cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ pour accéder au mode édition. 

Pour de plus amples renseignements sur comment créer des tâches de départ, référez-vous à l'article Créer une tâche pour un processus de départ.

2- Créer des gabarits

Une fois les tâches créées, la deuxième étape est de configurer des gabarits de départ en cliquant sur l'onglet Gestion des gabarits. Il faut lier les tâches aux gabarits. Pour de plus amples renseignements sur comment procéder, référez-vous à l'article Créer des gabarits de départ.

3- Lier les gabarits aux titres d'emploi

La dernière étape consiste à lier les gabarits crées à chacun des titres d'emploi présents dans le système en accédant au troisième onglet: Titre d'emploi/Gabarit. Pour obtenir de plus amples renseignements, référez-vous à l'article Lier les gabarits de départ aux titres d'emploi.

Déclencher un processus de départ

Une fois les configurations complétées, il est possible de déclencher un processus de départ. Pour de plus amples renseignements sur comment faire, référez-vous à l'article Déclencher un processus de départ.

Dans cette capsule, notre formateur vous explique comment créer des tâches d'accueil et d'intégration.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de gestion des tâches: Arrivées & Départs > Arrivées et cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ pour accéder à la configuration. 
2. Dans l'onglet Gestion des tâches, sélectionnez le type Accueil / Intégration puis cliquez sur le bouton vert Ajouter au bas de la page.
3. Indiquez le nom de la tâche et choisissez le délai à partir de la date d'embauche, soit à quel moment cette tâche doit se déclencher automatiquement dans un processus d'accueil et d'intégration.
   Pour obtenir de plus amples renseignements sur les types de délais, référez-vous à l'article Accueil et intégration - Définition du Délai.
4. Cliquez sur Sauvegarder.

Attention: lorsque vous créez plusieurs tâches une à la suite de l'autre, le bouton Sauvegarder pourrait ne plus être visible, assurez-vous de bien descendre au bas de la page pour Sauvegarder.

Pour de plus amples renseignements sur comment utiliser les tâches en créant des gabarits d'accueil et d'intégration, référez-vous à l'article Créer des gabarits d'accueil et d'intégration.

Le champ Délai permet d’indiquer à quel moment une tâche doit se déclencher dans un processus d’accueil et intégration. Ce délai est calculé à partir de la date d’embauche de l’employé, afin de gérer les notifications et les dates d’échéance des tâches.

Où le trouver?

Ce champ est accessible à partir du menu Arrivées et départs > Arrivées.
Cliquez sur l’icône d’engrenage ⚙️ pour accéder à la configuration.
Sous l’onglet Gestion des tâches, vous devez attribuer un délai à chaque tâche.

Configurer le déclenchement des tâches

• Pour déclencher une tâche avant la date d’embauche d’un employé, sélectionnez le délai « Jour du déclenchement ».

• Pour déclencher une tâche après la journée du déclenchement du processus, vous pouvez paramétrer le délai selon :

  • un nombre de jours ;

  • un nombre de semaines ;

  • un nombre de mois.

Trucs et astuces :

Dans tous les cas, jusqu’à trois courriels de rappel peuvent être envoyés aux responsables des tâches :

1. Lors du déclenchement (pour les tâches à effectuer le jour du déclenchement, ce sera le seul courriel reçu) ;

2. Sept jours avant la date d’échéance de la tâche ;

3. Le jour où la tâche est due.

Le responsable peut consulter ses tâches à compléter :

• depuis la page d’accueil, dans la section des processus en cours ;

• ou via le profil de l’employé, sous l’onglet Accueil et intégration.

⚠️Attention: Aucun rappel n'est envoyé pour les tâches en retard. Il est de votre responsabilité d'en faire le suivi.

Comment créer une tâche pour un processus de départ?

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de gestion des tâches: Arrivées et départs > Départs et cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ pour accéder au mode édition. 

2. Dans la bande déroulante, sélectionnez le type Processus de départ.

3. Cliquez sur Ajouter.

4. Indiquez le nom de la tâche.

5. Cliquez sur Sauvegarder.

👉 Attention: lorsque vous créez plusieurs tâches une à la suite de l'autre, le bouton Sauvegarder pourrait ne plus être visible, assurez-vous de bien descendre au bas de la page pour Sauvegarder.

TRUCS ET ASTUCES : 

Pour de plus amples renseignements sur comment utiliser les tâches en créant des gabarits de départ, référez-vous à l'article Créer des gabarits de départ.

Étapes à suivre

1. Accédez à Arrivées & départs > Arrivées.

2. Cliquez sur l’icône de la roue d'engrenage⚙️ en haut à droite et sélectionnez l'onglet Gestion des gabarits.

3. Sélectionnez le type Accueil et intégration.

4. Choisissez le gabarit à modifier : la liste des tâches s’affichera.

5. Supprimez la tâche souhaitée en cliquant sur le bouton de suppression à la fin de la ligne à droite.

6. Cliquez sur Sauvegarder.

👉 Important :
La tâche ne sera pas automatiquement supprimée d’un processus de départ déjà en cours. Elle sera supprimée uniquement pour les nouveaux processus de départ qui ne sont pas encore déclenchés.

Étapes à suivre

1. Accédez à Arrivées & départs > Départs.

2. Cliquez sur l’icône de la roue d'engrenage⚙️ en haut à droite et sélectionnez l'onglet Gestion des gabarits.

3. Sélectionnez le type Processus de départ.

4. Choisissez le gabarit à modifier : la liste des tâches s’affichera.

5. Supprimez la tâche souhaitée en cliquant sur le bouton de suppression à la fin de la ligne à droite.

6. Cliquez sur Sauvegarder.

👉 Important :
La tâche ne sera pas automatiquement supprimée d’un processus d’accueil et d’intégration déjà en cours. Elle sera supprimée uniquement pour les nouveaux processus d’accueil et d’intégration qui ne sont pas encore déclenchés.

Dans cette capsule, notre formateur vous explique comment créer des gabarits.

Étapes à suivre pour la création d'un gabarit d'accueil & intégration

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de gestion des tâches: Arrivées et départs > Arrivées et cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ pour accéder au mode édition. 
2. Cliquez sur l'onglet Gestion des gabarits. Dans la bande déroulante type, sélectionnez Accueil / Intégration.
   Dans la bande déroulante Gabarit, sélectionnez Nouveau Gabarit.
   Donnez un nom à votre gabarit en l'inscrivant dans le champs Nom du Gabarit. 
   Choisissez la durée du délai de complétion du processus. Pour de plus amples renseignements sur la définition de la durée, référez-vous à l'article Accueil & Intégration - Définition de la durée. 
3. Cliquez sur Ajouter pour lier des tâches au gabarit.

4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la tâche à ajouter ainsi que l’ordre désiré dans la liste.
   Important : les tâches sont ajoutées à la liste sans distinction visuelle particulière. Il est donc essentiel de sauvegarder le gabarit avant de quitter.

   Assurez-vous de choisir l’ordre des tâches avec précision, car il ne pourra pas être modifié facilement sans une révision complète des étapes.

5. Sélectionnez ou modifiez le responsable de la tâche.

6. Répétez les étapes 3 à 5 selon la quantité de tâches que vous devez ajouter.

7. Lorsque toutes vos tâches sont ajoutées, cliquez sur Sauvegarder.

💡Astuce :
Pour gagner du temps, utilisez la fonction Utiliser un gabarit existant afin de copier un gabarit déjà créé.
Vous pourrez ensuite ajuster la liste selon vos besoins en : ajoutant ou retirant des tâches, modifiant les responsables ou ajustant la durée.

Accessible par la page Arrivées & Départs > Arrivées dans la gestion des gabarits, le champ Durée représente le délai normal de complétion du processus d’accueil et d’intégration.

Ce champ sert également à générer la date de fin du processus.

Astuce :
Lorsque vous consultez la page de suivi des processus (Arrivées & Départs > Arrivées) la durée détermine le code de couleur associé à chaque processus.

Codes de couleur

• Vert : Processus complété

• Bleu : Processus en cours

• Rouge : Processus non complété une fois la date de fin dépassée

Étapes à suivre pour la création d'un gabarit de départ

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de gestion des tâches: Arrivées et départs > Départs et cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ pour accéder au mode édition. 
2. Cliquez sur l'onglet Gestion des gabarits. Dans la bande déroulante type, sélectionnez Processus de départ.
   Dans la bande déroulante Gabarit, sélectionnez Nouveau Gabarit.
   Donnez un nom à votre gabarit en l'inscrivant dans le champs Nom du Gabarit. 
3. Cliquez sur Ajouter pour lier des tâches au gabarit.

4. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la tâche à ajouter ainsi que l’ordre désiré dans la liste.
   Important : les tâches sont ajoutées à la liste sans distinction visuelle particulière. Il est donc essentiel de sauvegarder le gabarit avant de quitter.

   Assurez-vous de choisir l’ordre des tâches avec précision, car il ne pourra pas être modifié facilement sans une révision complète des étapes.

5. Sélectionnez ou modifiez le responsable de la tâche.

6. Répétez les étapes 3 à 5 selon la quantité de tâches que vous devez ajouter.

7. Lorsque toutes vos tâches sont ajoutées, cliquez sur Sauvegarder.

💡Astuce :
Pour gagner du temps, utilisez la fonction Utiliser un gabarit existant afin de copier un gabarit déjà créé.
Vous pourrez ensuite ajuster la liste selon vos besoins en : ajoutant ou retirant des tâches ou modifiant les responsables.

Étapes à suivre

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de gestion des tâches: Arrivées et départs > Arrivées et cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ pour accéder au mode édition. 
2. Cliquez sur l'onglet Gestion des gabarits. Dans la bande déroulante type, sélectionnez Accueil / Intégration.
3. Sélectionnez le gabarit à modifier: la liste des tâches déjà liées s'affichera.
4. Cliquez sur Ajouter pour lier des tâches au gabarit.

5. Dans la fenêtre qui s’affiche, sélectionnez la tâche à ajouter ainsi que l’ordre désiré dans la liste.
   Important : les tâches sont ajoutées à la liste sans distinction visuelle particulière. Il est donc essentiel de sauvegarder le gabarit avant de quitter.

   Assurez-vous de choisir l’ordre des tâches avec précision, car il ne pourra pas être modifié facilement sans une révision complète des étapes.

6. Lorsque toutes vos tâches sont ajoutées, cliquez sur Sauvegarder.

👉 Important :
La tâche ne sera pas automatiquement ajoutée d’un processus d'accueil & intégration déjà en cours. Elle sera ajoutée uniquement pour les nouveaux processus d'accueil & intégration qui ne sont pas encore déclenchés.

Dans cette capsule, notre formateur vous explique comment lier les titres d'emploi aux bons gabarits. Il est important que chacun des titres d'emploi dans votre système soit lié à un gabarit d'accueil et d'intégration, sans quoi, il ne sera pas possible de déclencher des processus.

1. À partir du menu de gauche, naviguez à Arrivées et départs > Arrivées. Cliquez sur la roue d'engrenage⚙️ afin d'accéder à la configuration.
2. Dans la section Titre d'emploi / gabarit attribuez des processus d'accueil et d'intégration à chaque titre d'emploi. 
3. Cliquez sur Sauvegarder.

Si un gabarit d'accueil et d'intégration a été supprimé et qu'il était lié à un titre d'emploi, ce dernier n'aura plus de gabarit de lié. Il est important de faire les changements advenant le cas où cette situation se produit. Si vous remplacez le gabarit d'un titre d'emploi pour un autre, les changements seront présents seulement pour les processus qui ne sont pas encore déclenchés.

Il est important que chacun des titres d'emploi dans votre système soit lié à un gabarit de départ, sans quoi, il ne sera pas possible de déclencher des processus.

1. Dans Folks, naviguez à Arrivées et départs > Départs. Cliquez sur la roue d'engrenage afin d'accéder à la configuration.
2. Dans la section Titre d'emploi / gabarit attribuez des processus de départ à chaque titre d'emploi. 
3. Cliquez sur Sauvegarder.

Si un gabarit de départ a été supprimé et qu'il était lié à un titre d'emploi, ce dernier n'aura plus de gabarit de lié. Il est important de faire les changements advenant le cas où cette situation se produit. Si vous remplacez le gabarit d'un titre d'emploi pour un autre, les changements seront présents seulement pour les processus qui ne sont pas encore déclenchés.

Étapes à suivre

1. Accédez au profil de l’employé à partir de la barre de recherche supérieure ou via la liste des employés accessible par le menu Employés.

2. Cliquez sur l'onglet Accueil / Intégration.

3. Si le processus n’est pas encore déclenché, le bouton Déclencher le processus sera visible et cliquable.

   • Si le bouton Déclencher le processus n’est pas affiché mais que le bouton Arrêter le processus l’est, cela signifie que le processus est déjà déclenché.

   • Si aucune tâche n’apparaît dans le processus, consultez l’article Pourquoi il est impossible de déclencher un processus d’accueil et d’intégration.

4. Une fois le processus déclenché, les tâches deviennent cliquables afin d’indiquer qu’elles ont été complétées.

Important

Lorsqu’un processus est déclenché, tous les responsables de tâche reçoivent immédiatement un courriel de notification.
Il est donc essentiel de déclencher le processus au moment opportun.

1. Accédez à la section Arrivées & départs > Départs. 

2. Cliquez sur + Ajouter en haut à droite.

3. Sélectionnez l'employé depuis la bande déroulante.

4. Ajoutez la date de la dernière journée de travail.

5. Inscrivez la raison légale du départ de l’employé.

6. S'il s'agit d'un départ volontaire, cochez la case départ volontaire.

7. Sélectionnez s'il s'agit d'un départ permanent ou d'une mise à pied temporaire. S'il s'agit d'un départ permanent passez à la prochaine étape directement.

👉 Pour une mise à pied temporaire, le système vous demandera de préciser les points suivants :

• Le type de départ temporaire
• Une date de retour prévue 
• Si l'ancienneté doit être calculée pendant l'absence de l'employé

8. Ajoutez en commentaire la raison détaillée du départ. Ce champ est obligatoire.

9. Ajoutez des pièces jointes au besoin.

10. Cliquez sur Sauvegarder.

💡TRUCS ET ASTUCES : 

Pour déclencher le processus de départ de l'employé, référez-vous à l'article Déclencher un processus de départ.

Avant le déclenchement d'un processus de départ, l'employé doit avoir été mis inactif via le module de gestion des départs ou directement via son profil. Pour de plus amples renseignements sur comment rendre un employé inactif par la page de contrôle des départs, référez-vous à l'article suivant. 

1. Afin de déclencher un processus de départ, accédez à la section Arrivées & départs > Départs. 
   Si l'employé a déjà été mis inactif par la page de contrôle des départs, passez à l'étape 11. 

2. Cliquez sur + Ajouter en haut à droite.

3. Sélectionnez l'employé depuis la bande déroulante.

4. Ajoutez la date de la dernière journée de travail.

5. Inscrivez la raison légale du départ de l’employé.

6. S'il s'agit d'un départ volontaire, cochez la case départ volontaire.

7. Sélectionnez s'il s'agit d'un départ permanent ou d'une mise à pied temporaire. S'il s'agit d'un départ permanent passez à la prochaine étape directement.

   👉 Pour une mise à pied temporaire, le système vous demandera de préciser les points suivants :

   • Le type de départ temporaire

   • Une date de retour prévue 

   • Si l'ancienneté doit être calculée pendant l'absence de l'employé

8. Ajoutez en commentaire la raison détaillée du départ. Ce champ est obligatoire.

9. Ajoutez des pièces jointes au besoin.

10. Cliquez sur Sauvegarder.

11. Retournez à la page d'analyse détaillée. Accédez à la colonne Processus de départ et cliquez sur la case correspondant à l'employé dont vous désirez déclencher le processus. Cette case devrait normalement afficher 0/0 en vert. 
    ⚠️Si l'employé ne fait pas partie de la liste dans l'analyse détaillée, c'est qu'il n'a pas été rendu inactif via le module de Gestion des départs (étapes 1 à 10).

12. La liste des tâches à effectuer pour ce processus s'affichera. Sous la liste, cliquez sur Déclencher le processus. 

13. La case changera de couleur (bleu ou rouge) et affichera maintenant 0/le nombre de tâches totales à faire.

Si vous constatez qu'aucune tâche n'apparaît dans l'onglet accueil et intégration du profil de l'employé, il y a deux situations possibles:

1. Il est possible qu'il manque le titre d'emploi dans le profil de l'employé concerné. Pour de plus amples renseignements, référez-vous à l'article Modifier le profil d'un employé afin de sélectionner le titre d'emploi de l'employé.

2. Il est également possible que le titre d'emploi de votre employé ne soit pas lié à un gabarit d'accueil et intégration.

Afin de régler la situation, accédez à la section Arrivées et départ > Arrivées. Cliquez sur la roue d'engrenage afin d'accéder à la configuration. Sous l'onglet titres d'emploi/gabarits, repérez le titre d'emploi de votre employé dans la liste. Assurez vous que le titre d'emploi de l'employé concerné possède un processus d'accueil et intégration attribué. 

Cliquez sur «Sauvegarder». Retournez dans l'accueil et intégration de l'employé pour voir que les tâches sont désormais présentes.

Si vous constatez qu'aucune tâche n'apparaît dans la fenêtre, il y a deux situations possibles:

1. Il est possible que le titre d'emploi soit manquant dans le profil de l'employé concerné. Pour de plus amples renseignements, référez-vous à l'article Modifier le profil d'un employé afin d'attribuer un titre d'emploi à l'employé.

2. Il est également possible que le titre d'emploi de votre employé ne soit pas lié à un gabarit de départ.

   Afin de régler la situation, accédez à la section Arrivées et départs > Départs. Cliquez sur la roue d'engrenage ⚙️ afin d'accéder à la configuration. Sous l'onglet titres d'emploi/gabarits, repérez le titre d'emploi de votre employé dans la liste. Assurez vous que le titre d'emploi de l'employé concerné ait un processus de départ attribué. 

   

   N'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder. Retournez dans le processus de départ de l'employé pour voir que les tâches sont désormais présentes. Vous pourrez alors continuer avec le déclenchement du processus de départ.