Rôles et permissions ★

Les permissions 

Dans l'application Folks, les accès sont gérés par des rôles qui peuvent être prédéfinis ou personnalisés. La gestion des informations de ressources humaines est une tâche critique en vue d'assurer la protection rigoureuse des données employés et d'entreprise.

Rôles par défaut

Les rôles disponibles dans Folks sont :

• Employé : Accès limité à ses propres informations.
• Gestionnaire/superviseur : Accès aux informations des employés sous sa supervision.
• Paie : Accès à certaines informations des employés pour suivre le temps et autres demandes.
• Accès complet : Accès à toutes les informations de l'entreprise.

En savoir plus sur les rôles prédéfinis.

Rôle spécial

• Administrateur de compagnie: Limité à une personne par entreprise, ce rôle dispose de tous les droits administratifs et peut configurer l'application selon les besoins de l'entreprise.

Gestion des accès par rôles

La gestion des accès par rôles permet de restreindre la visibilité des informations en fonction de divers critères comme l'employé, la structure ou le module spécifique. Voici quelques exemples :

• Un employé est limité à ses propres informations.
• Un gestionnaire peut voir les informations des employés qu'il supervise.
• Un employé peut avoir un accès en lecture seule à certains modules.
• Un gestionnaire de paie peut voir les feuilles de temps de tous les employés d'un site d'opération.

L'utilisation de rôles permet une meilleure gestion globale des accès et minimise les exceptions individuelles. Il est également plus facile de mettre à jour, ajuster et suivre les accès lorsque ceux-ci sont liés à des rôles.

Assignation d'un rôle et traçabilité

Il est fortement recommandé d'assigner les rôles et permissions à des adresses courriels individuelles (par exemple j.doe@abc.com) et non des groupes de distribution ou autre adresse partagée (par exemple: rh@abc.com) non seulement cela permettre de limiter les chances de brèche mais aussi d'identifier plus précisément qui a accès à quoi.

S'il est nécessaire de fournir une adresse basé sur un groupe par exemple ti@abc.com alors il est important de gérer rigoureusement les accès à cette adresse notamment par une gestionnaire de mot de passe et/ou un partage limité dans le temps.

Ressources clés

Pour bien comprendre la mise en place et la gestion des permissions dans Folks, consultez les ressources suivantes :

• Présentation des rôles prédéfinis
• Détails et définitions des rôles et permissions
• Explications détaillées des rôles et permissions
• Créer un utilisateur

Cet article fournit le détail granulaire des permissions pouvant être données aux utilisateurs de Folks relatif aux modules SIRH.

Accès aux employés

Dans le rôle, on définit le type de visibilité par défaut concernant l'information des autres employés.

Attention!

Lorsqu'on choisi l'accès par structure, on doit passer par la configuration de l'utilisateur pour lui attribuer la visibilité des sites d'opération et départements desquels il a le droit de voir les employés.

Pages accessibles

Employés
 

Liste des employés

Gestion des employés

Permet d'ajouter un employé et de modifier le statut de l'employé (actif, inactif, terminé).

Astuce

Pour permettre de supprimer un employé ou d'éditer les informations personnelles ou corporatives d'un profil employé, il faut donner les permissions « Gestion des employés » et « Profils des employés ». Ce combo de permissions donne aussi accès à « Masquer l'employé dans l'organigramme » et à « Masquer l'employé de la liste des employés et de la recherche ».

Organigramme

Permet de voir l'organigramme dans le module Compagnie.

Configuration des profils employés

Permet de configurer les champs personnalisés de type personnel ou corporatif des profils employés ainsi que les dossiers génériques qui sont visibles dans tous les profils employés.

Astuces

Les champs personnalisés de type « Personnel » créés via ce module sont visibles dans l'onglet « Informations > Personnelles » d'un profil employé, sous la section « Autres informations pertinentes ».

Les champs personnalisés de type « Corporatif » créés via ce module sont visibles dans l'onglet « Informations > Corporatives » d'un profil employé, sous la section « Autres informations pertinentes ».

La structure de dossiers créée via ce module est visible dans l'onglet « Documents » d'un profil employé, sous la section « Dossiers génériques ».

Profils des employés

Profils des employés

Permet d'accéder à la fiche détaillée du dossier de l'employé (notes au dossier et statistiques/indicateurs de performance, banque de temps, informations personnelles complètes et corporatives). L'utilisateur peut voir plus d'onglets selon ses permissions.

Sondages

Permet à l'employé de remplir le formulaire du climat de travail via son profil employé.

Astuce

Comme l'envoi du sondage est anonymisé, le système ne peut pas détecté si l'employé a déjà répondu au sondage. Les réponses aux sondages ne peuvent pas être supprimées. Pour ces raisons, nous vous conseillons d'activer cette permission uniquement lorsque vous désirez que votre employé remplisse le sondage. Une fois que la période autorisée pour remplir le sondage est terminée, nous vous recommandons de désactiver cette permission.

Comptes de dépenses

Liste des comptes de dépenses

Permet d'afficher la liste des comptes de dépenses. Tant que la demande de compte de dépense de l'employé n'a pas été approuvé par le 1er approbateur, il peut la modifier ou la supprimer.

Configuration des dépenses admissibles.

Permet de configurer les types de dépenses admissibles et leurs barèmes.

Disciplines

Liste des disciplines

Permet d'afficher la liste des disciplines.

Ajout/modification

Permet d'ajouter un avis disciplinaire.

Astuce

Pour permettre de modifier ou supprimer une discipline, il faut donner les permissions « Liste des disciplines » et « Ajout/modification ».

Griefs

Astuce

Ce module est associé à la fonctionnalité « Syndicat ». Au besoin, vous pouvez demander à notre équipe de soutien technique d'activer cette fonctionnalité.

Sommaire

Permet de voir les statistiques associés aux griefs, telles que la répartition par type d'événement et le coût total.

Liste des griefs

Permet d'afficher la liste des griefs.

Ajout/Modification

Permet d'ajouter un grief.

Astuce

Pour permettre de modifier, approuver ou supprimer un grief, il faut donner les permissions « Liste des griefs » et « Ajout/modification ».

Temps

Absences

Liste des absences

Permet de voir les demandes d'absences et de les exporter dans un fichier Excel. 

Ajout/Modification

Permet d'ajouter une demande d'absence.

Astuce

Pour permettre de modifier, approuver ou supprimer une demande d'absence, il faut donner les permissions « Liste des absences » et « Ajout/modification ».

À noter que vous pouvez aussi seulement permettre d'approuver une demande d'absence sans permettre d'en ajouter, modifier ou supprimer en activant uniquement la permission dans Options accessibles > Permettre l'approbation dans... > Absences. Pour que cette permission soit fonctionnelle, l'utilisateur doit quand même avoir accès à la permission « Liste des absences ».

Vacances

Liste des vacances

Permet de voir les demandes de vacances.

Ajout/Modification

Permet d'ajouter une demande de vacances.

Astuce

Pour permettre de modifier, approuver ou supprimer une demande de vacances, il faut donner les permissions « Liste des vacances » et « Ajout/modification ».

À noter que vous pouvez aussi seulement permettre d'approuver une demande de vacances sans permettre d'en ajouter, modifier ou supprimer en activant uniquement la permission dans Options accessibles > Permettre l'approbation dans... > Vacances. Pour que cette permission soit fonctionnelle, l'utilisateur doit quand même avoir accès à la permission « Liste des vacances ».

Temps supplémentaire

Liste du temps supplémentaire

Permet de voir les demandes de temps supplémentaires. 

Attention!

Si du temps supplémentaire est ajouté à même la feuille de temps, sans passer par une demande au préalable, il ne s'affichera pas dans le module de temps supplémentaire.

Ajout/Modification

Permet d'ajouter une demande de temps supplémentaire.

Astuce

Pour permettre de modifier, approuver ou supprimer une demande de temps supplémentaire, il faut donner les permissions « Liste du temps supplémentaire » et « Ajout/modification ».

À noter que vous pouvez aussi seulement permettre d'approuver une demande de temps supplémentaire sans permettre d'en ajouter, modifier ou supprimer en activant uniquement la permission dans Options accessibles > Permettre l'approbation dans... > Temps supplémentaire. Pour que cette permission soit fonctionnelle, l'utilisateur doit quand même avoir accès à la permission « Liste du temps supplémentaire ».

Feuille de temps

Liste des feuilles de temps

Permet de voir la feuille de temps et d'y ajouter des entrées de temps.

Projets

Permet de voir la liste des projets et les terminer.

Attention!

Cette permission s'affiche uniquement lorsque notre équipe technique a configuré votre feuille de temps en mode projet.

Gestion des projets

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer un projet, incluant les tâches associées au projet. L'utilisateur peut sélectionner parmi les tâches préalablement créées, mais ne peut pas en créer de nouvelles.

Attention!

La permission « Projets » doit être activée pour avoir accès à la permission « Gestion des projets ».

Gestion des tâches

Permet de créer ou supprimer des tâches qui pourront ensuite être ajoutées dans les projets.

Attention!

La permission « Projets » doit être activée pour avoir accès à la permission « Gestion des tâches ».

Jours fériés

Permet de configurer le calcul des jours fériés par employé (1/20, personnalisé, ne pas calculer ou par province).

Légende

Permet d'ajouter de nouveaux libellés dans la légende des entrées de temps dans la feuille temps. Seuls les libellés que vous avez créés peuvent être modifiés ou supprimés. Les libellés par défaut ne sont pas modifiables.

Attention!

Si votre feuille de temps est synchronisé avec un système comptable, les entrées qui utilise une légende personnalisée ne sont pas synchronisées. De plus, si vous utilisez la feuille de temps par projet, vous ne pouvez pas utiliser les libellés personnalisés dans la légende. Une entrée de temps via un projet ajoute automatiquement le bon libellé.

Calculs

Permet de déterminer les types d'entrées qui peuvent être comptabilisés dans les jours fériés et dans le temps supplémentaire.

Calendrier

Permet de voir les absences, vacances, personnel/mobile, congés parentaux, invalidité et temps repris sous forme de calendrier.

Arrivées et départs

Configuration

Gestion des tâches

Permet d'ajouter ou supprimer des tâches pour les processus d'arrivée et de départ.

Gestion des gabarits

Permet d'ajouter ou supprimer des gabarits pour les processus d'arrivée et de départ, d'y ajouter des tâches à partir de la liste de tâches préalablement créée ou de les supprimer et d'assigner des responsables aux tâches.

Titres d'emploi/gabarits

Permet d'attribuer les gabarits des processus d'arrivée et de départ préalablement créés aux titres d'emploi.

Attention!

Si un titre d'emploi n'a pas de gabarit assigné pour l'arrivé ou le départ, il ne sera pas possible de déclencher un processus d'arrivé ou de départ, le cas échéant.

Gestion des arrivées

Accueil et intégration

Permet de voir la liste des processus d'arrivée qui ont été déclenchés.

Attention!

Sur la page d'accueil, l'employé verra toujours les tâches qui lui sont assignées. S'il n'a pas de tâches à faire, il ne verra pas le processus déclenché.

Pour ce qui est du gestionnaire, sur la page d'accueil, il verra toujours les processus déclenchés sur ses employés, qu'il ait une tâche à faire ou non. Il verra ses tâches et celles assignées à son employé.

Si vous activez cette permission, l'utilisateur verra alors toutes les tâches associées au processus déclenché.

Gestion des départs

Liste des départs

Permet de voir la liste des processus de départ qui ont été déclenchés via le module de départ. Si le statut de l'employé a été changé à « Inactif » ou à « Terminé » via le profil de l'employé, aucun processus de départ ne sera déclenché. Donc, ce départ ne sera pas visible dans ce module.

Attention!

Dans le module Départs, l'utilisateur voit l'ensemble des processus déclenchés, que l'employé soit sous sa supervision ou non, incluant un processus déclenché sur l'employé associé à l'utilisateur en soit, qu'il ait une tâche assignée ou non. Toutefois, l'utilisateur ne voit que les tâches qui lui sont assignées.

Dans la page d'accueil, l'utilisateur voit uniquement les processus de départ déclenchés où il a une tâche à faire.

Ajout/modification

Permet uniquement d'ajouter un départ. Cette permission ne donne pas accès à déclencher le processus par la suite.

Évolution et carrière

Performances

Sommaire des résultats

Permet de voir la liste des résultats des évaluations de la performance.

Suivi des processus

Permet de voir la liste des processus d'évaluation de la performance, leur statut et les évaluations que l'employé associé à l'utilisateur doit faire.

Analyse détaillée (obsolète)

Cette fonctionnalité n'existe plus dans Folks 2.0. Vous pouvez l'ignorer.

Configuration des processus

Permet de créer des processus, les modifier, les dupliquer, les rendre inactif ou les supprimer.

Carrières et certificats

Ajout/modification

Permet de créer, modifier ou supprimer un certificat et d'ajouter ou retirer un certificat à un employé.

Attention!

Si on donne aussi accès à la Gestion des carrières, cette permission permet aussi de voir, dans l'onglet Carrières, l'icône de feuille et crayon pour gérer les certificats des employés.

Gestion des carrières

Permet de voir la liste des plans de carrière des employés et d'ajouter, renommer ou supprimer des pièces jointes.

Gestion des certificats

Permet de voir la liste des certificats attribués aux employés.

Formation

Liste des formations

Permet de voir la liste des formations, incluant les demandes de formation, ainsi que les coûts associées (formateur interne ou externe, salaire de l'employé, voyage ou autres).

Ajout/Modification

Permet d'ajouter des formations à des employés, mais ne donne pas accès aux salaires des employés.

Astuce

Vous pouvez aussi seulement permettre d'approuver une demande de formation sans permettre d'en ajouter, modifier ou supprimer en activant uniquement la permission dans Options accessibles > Permettre l'approbation dans... > Formation. Pour que cette permission soit fonctionnelle, l'utilisateur doit quand même avoir accès à la permission « Liste des formations ».

Recrutement

Réquisition de personnel

Liste des réquisitions de personnel

Permet de voir la liste des demandes de réquisitions de personnel.

Demande de réquisition de personnel

Permet de remplir le questionnaire pour faire une demande de réquisition de personnel.

Attention!

L'utilisateur doit aussi avoir accès à la Liste des réquisitions de personnel pour faire une demande de réquisition de personnel. Autrement, le formulaire ne sera pas accessible et l'utilisateur ne pourra pas faire la demande. De ce fait, l'utilisateur pourra voir le contenu des demandes de réquisition de tous les utilisateurs, mais ne pourra pas les modifier.

Configuration

Permet d'ajouter des gabarits de formulaires à remplir lorsqu'on fait une demande de réquisition de personnel et de modifier ou supprimer un gabarit existant.

ATS (Module de recrutement)

Permet d'accéder au raccourci pour basculer vers le logiciel Folks ATS (Applicant Tracking System).

Santé et sécurité

Accidents de travail

Liste des accidents de travail

Permet de voir la liste des accidents ou incidents de travail, d'y ajouter des notes et des pièces jointes et de consolider ou rouvrir le dossier.

Attention!

Si vous répertoriez des accidents de travail de nature psychologique tel que du harcèlement, il n'est pas recommandé de donner l'accès à visualiser la liste des accidents de travail aux gestionnaires.

Ajout/Modification

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer un accident ou incident de travail.

Attention!

L'utilisateur doit aussi avoir accès à la Liste des accidents de travail pour faire ces manipulations.

Compagnie

Structures d'organisation

Sites d'opération

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer des sites d'opération.

Départements

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer des départements et d'assigner les superviseurs aux départements en fonction des sites d'opération.

Attention!

L'utilisateur doit aussi avoir accès aux Sites d'opération pour gérer les départements.

Titres d'emploi

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer des titres d'emploi.

Syndicats

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer des syndicats.

Astuce

Si cette permission n'est pas visible, il suffit de demander à notre équipe de soutien technique d'activer la fonctionnalité associée.

Normes

Normes organisationnelles

Permet de configurer les normes de l'organisation afin d'obtenir vos différents KPI : objectif d'absences, d'accidents de travail, de climat de travail, de nombre de départs (taux de roulement), de disciplines, de temps accumulé, d'heures de formation et du budget de formation. Cette permission permet aussi d'éditer les jours fériés.

Normes des employés

Permet de configurer les normes des employés : objectif d'absences, banque d'absences/maladie, objectif d'accidents, temps accumulé autorisé, heures supplémentaires à partir de, banque de vacances, banque de personnel/mobile et objectif de discipline.

Transfert des banques de temps

Permet de transférer les normes des employés de l'année précédente vers la nouvelle année.

Attention!

Seule la banque de vacances (personnel/mobile exclu) offre la possibilité de sélectionner celle d'un employé spécifique.

Grille salariale

Astuce

Si cette permission n'est pas visible, vous pouvez demander à notre équipe de soutien technique d'activer la fonctionnalité associée.

À noter que la grille salariale remplace les salaires horaires des employés. En cas d'exception, vous devrez aller dans le profil de l'employé pour lui attribuer un salaire personnalisé.

Grille salariale

Permet de voir la grille salariale.

Échelles salariales

Permet d'ajouter, modifier ou supprimer des échelles salariales dans la grille salariale.

Attention!

L'utilisateur doit aussi avoir accès à la Grille salariale pour faire ces manipulations.

Documents

Ressources documentaires

Ressources documentaires

Permet de voir la liste des documents visibles ajoutés dans les ressources documentaires.

Configuration

Permet d'ajouter, modifier, supprimer et masquer les documents ou liens URL dans les ressources documentaires.

Signature électronique

Demande et suivi

Permet de voir la liste des demandes de signature électronique envoyé par l'utilisateur uniquement, leur historique d'activité (envoyé, rappel, ouvert ou signé), les télécharger, les ajouter au profil du signataire ou les supprimer.

Attention!

Par défaut, l'utilisateur voit uniquement les demandes de signature envoyé via son utilisateur.

Gestion des gabarits

Permet de créer des gabarits de documents à faire signer, de les modifier, les rendre inactif ou les supprimer.

Attention!

L'utilisateur doit aussi avoir accès à voir les Demandes et suivis pour faire ces manipulations.

Rapport

Liste des sommaires

Sommaire des employés

Permet de voir et d'exporter le sommaire des employés qui affiche l'ensemble des informations des employés, incluant leur salaire.

Historique personnel

Permet de voir les modifications apportées aux informations personnelles des employés.

Historique corporatif

Permet de voir les modifications apportées aux informations corporatives des employés.

Sommaire des disciplines

Permet uniquement de voir le sommaire des incidents disciplinaires, soit le nombre d'avis pour chaque employé, mais ne peut pas voir le détails des avis disciplinaires.

Sommaire climat de travail

Permet uniquement de voir le cumulatif des notes (entre 1 et 4) pour chaque catégorie dans les sondages du climat de travail, mais ne permet pas de voir les notes par question.

Analyse détaillée climat de travail

Permet de voir en détail les notes (entre 1 et 4) et les commentaires pour chaque question du sondage du climat de travail.

Sommaire des commentaires

Permet de voir la liste des commentaires laissés dans les sondages du climat de travail.

Sommaire annuel des absences

Permet de voir le nombre d'heures (ou de jours) d'absences par mois pour chaque employé ou tous les employés confondus.

Sommaire hebdomadaire des absences

Permet de voir le nombre d'heures (ou de jours) d'absences en fonction du jour de la semaine (lundi au dimanche) et le cumulatif hebdomadaire pour tous les employés confondus.

Sommaire des vacances

Permet de voir le nombre d'heures (ou de jours) de vacances par mois par employé ou pour tous les employés confondus.

Sommaire des temps supplémentaire

Permet de voir mensuellement le nombre d'heures (ou de jours) associées aux demandes de temps supplémentaire et ce, par employé ou pour tous les employés confondus.

Attention!

Si du temps supplémentaire est ajouté à même la feuille de temps, sans passer par une demande au préalable, il ne s'affichera pas dans le sommaire du temps supplémentaire.

Statistiques feuille de temps

Permet de voir la liste des entrées de temps en fonction d'un projet, d'un employé ou d'une tâche.

Attention!

Cette permission s'affiche uniquement lorsque notre équipe technique a configuré votre feuille de temps en mode projet.

Sommaire des accidents de travail

Permet de voir le nombre d'accidents ou incidents de travail par mois par employé ou pour tous les employés confondus, mais ne permet pas de voir le détail des accidents ou incidents.

Tableau de bord

Tableau de bord

Permet de voir le nombre d'heures (ou de jours) d'absences, le nombre d'heures et les coûts de formation, le nombre d'accidents ou incidents de travail, le nombre de départs, le nombre de disciplines, le nombre d'heures associées aux demandes de temps accumulé et le résultat (entre 1 et 4) des sondages du climat de travail.

Sommaire

Permet de voir le cumulatif mensuel, par site d'opération, pour le nombre d'heures (ou de jours) d'absences, l'avertissement si le nombre d'heures et le budget de formation sont dépassés, le nombre d'accidents et d'incidents de travail, le nombre de départs, le nombre d'avis disciplinaires et le nombre d'heures associées aux demandes de temps supplémentaire accumulé.

KPI

Permet de voir les statistiques sur les données démographiques des employés : employés actifs, âge moyen, ancienneté moyenne, nombre d'employés par tranche d'âge, nombre d'employés par génération, nombre d'employés hommes/femmes, % temps plein, % temps partiel et embauches.

Permet aussi de voir les taux et tendances des employés : absences, taux d'absentéisme, taux de rétention, départs, départs volontaires, départs involontaires, jours d'absence dû aux accidents, taux de gravité, taux de temps supplémentaire et taux d'encadrement.

Attention!

Les KPI sont calculés une seule fois par mois, soit le 1er jour du mois suivant, pour afficher les KPI du mois précédent. Une fois le calcul fait, en cas de changement, il est à noter que le système ne mettra pas à jour un calcul déjà fait.

Paramètres

Rôles et permissions

Ajout/modification

Permet de créer un rôle et gérer ses permissions et de modifier, dupliquer ou supprimer un rôle créé par l'utilisateur.

Utilisateurs

Liste des utilisateurs

Permet de voir la liste de tous les utilisateurs de votre compte.

Ajout/modification

Permet d'ajouter un utilisateur et de lui attribuer des permissions lors de sa création.

Attention!

Pour que l'utilisateur puisse modifier, supprimer ou désactiver un utilisateur ou modifier le rôle et les permissions associées à un utilisateur, il doit avoir des permissions supérieures à celle de l'utilisateur qu'il tente de modifier. Il doit aussi avoir accès à voir la Liste des utilisateurs.

Import/Export

Exportation des employés

Permet de lancer la requête qui envoi un fichier Excel, à votre système de paie, contenant la liste des informations personnelles et corporatives des employés actifs présents dans votre compte Folks. À noter qu'une seconde étape est requise, soit d'accéder à votre système de paie pour compléter l'importation.

Importation des informations des employés

Permet d'importer les informations personnelles et corporatives des employés actifs ou inactifs (excluant les terminés) en provenance de votre logiciel de paie vers Folks. Permet aussi d'importer un fichier Excel contenant une liste d'employés avec leurs informations personnelles et corporatives dans Folks.

Visibilité de l'information

Afficher les informations bancaires

Permet de voir les informations bancaires dans les profils des employés.

Attention!

Pour avoir accès aux informations bancaires, l'utilisateur doit aussi avoir la permission Profils des employés. 

Afficher les disciplines de l'utilisateur

Permet à l'utilisateur de voir ses disciplines.

Cacher les salaires

Permet de cacher le salaire, incluant les champs personnalisés de type salaire, dans les profils des employés et dans la liste des formations.

Attention!

À noter que l'utilisateur verra tout de même les informations salariales dans son profil employé. Pour avoir accès aux informations sur le salaire, l'utilisateur doit aussi avoir la permission Profils des employés. 

Cacher les numéros d'assurance sociale

Permet de cacher le numéro d'assurance sociale dans les profils des employés.

Attention!

Un employé peut toujours voir son numéro d'assurance sociale dans son profil employé, mais il ne peut pas le modifier.

Options accessibles

Permettre l'approbation dans...

Absences

Permet uniquement d'approuver les demandes d'absences.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à la permission Voir la liste des absences pour pouvoir approuver une demande d'absence.

Formation

Permet uniquement d'approuver les demandes de formation.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à la permission Voir la liste des formations pour pouvoir approuver une demande de formation. Si l'utilisateur a déjà le droit d'ajout/modification des formations, veuillez ignorer cette permission.

Vacances

Permet uniquement d'approuver les demandes de vacances.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à la permission Voir la liste des vacances pour pouvoir approuver une demande de vacances.

Temps supplémentaire

Permet uniquement d'approuver les demandes de temps supplémentaire.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à la permission Voir la liste des vacances pour pouvoir approuver une demande de temps supplémentaire. Si l'utilisateur a déjà le droit d'ajout/modification du temps supplémentaire, il n'est pas nécessaire de cocher cette permission.

Pièces jointes du profil des employés

Voir et modifier

Permet à l'utilisateur d'ajouter, remplacer ou supprimer la photo de profil dans les profils employés. Permet aussi d'ajouter, renommer ou supprimer un document dans les profils des employés. Il peut également créer, renommer ou supprimer un dossier personnalisé (propre à ce profil employé) et activer ou désactiver le partage du document à l'employé. 

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Profils des employés. L'employé a accès par défaut à ajouter, modifier ou supprimer sa photo de profil. Il a aussi accès par défaut aux documents qui lui sont partagés dans son profil employé. Il peut aussi ajouter un document et renommer ou supprimer les documents qu'il a importé. Il ne peut pas renommer ou supprimer un document que vous lui avez partagé.

Visualisation seulement

Permet uniquement à l'utilisateur de voir la photo de profil et les documents dans les profils employés.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Profils des employés. L'employé a accès par défaut à ajouter, modifier ou supprimer sa photo de profil. Il a aussi accès par défaut aux documents qui lui sont partagés dans son profil employé. Il peut aussi ajouter un document et renommer ou supprimer les documents qu'il a importé. Il ne peut pas renommer ou supprimer un document que vous lui avez partagé.

Ne pas afficher

Permet à l'utilisateur de voir la photo de profil dans les profils des employés, mais pas les documents.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Profils des employés. L'employé a accès par défaut à ajouter, modifier ou supprimer sa photo de profil. Il a aussi accès par défaut aux documents qui lui sont partagés dans son profil employé. Il peut aussi ajouter un document et renommer ou supprimer les documents qu'il a importé. Il ne peut pas renommer ou supprimer un document que vous lui avez partagé.

Profil des employés

Cacher les renseignements personnels

L'utilisateur ne peut pas voir les courriels personnels, numéros de téléphone personnels (primaire et secondaire), date de naissance, sexe, adresse civique, code postal et contacts d'urgence (nom, lien et numéro de téléphone) dans les profils des employés.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Profils des employés. L'employé a accès par défaut à modifier ses informations personnelles dans son profil employé.

Donner accès aux notes au dossier des employés

L'utilisateur peut voir l'onglet des notes au dossier dans les profils employé.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Profils des employés. À noter que l'utilisateur ne verra jamais les notes au dossier dans son propre profil employé.

Feuille de temps

Verrouiller la feuille de temps

Permet de verrouiller une feuille de temps pour y empêcher toutes modifications ou approbation.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir la Liste des feuilles de temps.

Gestion des accès aux projets

Dans la configuration de la feuille de temps par projet, cette permission permet de configurer quels employés ont accès à quels projets.

Attention!

Cette permission s'affiche uniquement lorsque notre équipe technique a configuré votre feuille de temps en mode projet. L'utilisateur doit avoir accès à la Liste des feuilles de temps, les Projets et la Gestion des projets.

Envoyer vers le logiciel de paie

Une fois la feuille de temps verrouillé, cette permission permet d'envoyer le temps travaillé et les heures supplémentaires, absences et vacances approuvées dans le logiciel de paie synchronisé.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à la Liste des feuilles de temps.

Accueil / Intégration

Permettre l'édition et le déclenchement des processus

Permet de déclencher et/ou modifier les processus d'accueil/arrivé dans le profil des employés.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Accueil et intégration.

Évaluation de la performance

Limiter les informations à celles de l'employé

L'utilisateur ne peut voir que son évaluation de performance.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir le Suivi des processus et/ou le Sommaire des résultats.

Toujours donner accès au gestionnaire aux évaluations de ses employés

Permet au superviseur de voir son évaluation et celles de ses employés.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir le Suivi des processus et/ou le Sommaire des résultats.

Compléter l'évaluation à la place de l'évaluateur désigné

Permet au superviseur de compléter l'évaluation à la place du superviseur originellement désigné.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir le Suivi des processus.

Cacher l'évaluation de la performance de l'employé (obsolète)

Cette fonctionnalité n'existe plus dans Folks 2.0. Vous pouvez ignorer cette permission.

Permissions spéciales

Voir tous les employés dans...

Par défaut, et à l’exception de cas très spécifiques (par exemple un employé responsable de la gestion des formations ou des accidents pour l’ensemble de l’organisation), l’option généralement recommandée pour les rôles employé ou gestionnaire est « voir les vacances de tous – calendrier seulement ».

Les autres options de visibilité sont plus sensibles et méritent généralement une discussion ciblée, afin de bien évaluer les impacts, les besoins réels et le niveau de confort de l’organisation en matière de partage de l’information.

Employé

Accueil et intégration

Avec modification

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir, modifier et/ou déclencher un processus d'accueil/arrivé pour tous les employés.

Astuce

Activez cette permission pour permettre à un utilisateur de voir l'ensemble des tâches d'arrivée et de départ d'un employé. Cette permission lui permettra également compléter une tâche assignée à un autre employé.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir toutes les tâches et tous les processus d'accueil/arrivé des employés.

Compte de dépense

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les demandes de compte de dépenses de tous les employés.

Documents

Signature électronique > Visualisation et modification

Par défaut, un utilisateur ne voit que ses demandes de signature électronique. En activant cette permission, l'utilisateur pourra voir la liste des demandes de signature électronique envoyées par tous les utilisateurs, leur historique d'activité (envoyé, rappel, ouvert ou signé), les télécharger, les ajouter au profil du signataire ou les supprimer.

Attention!

L'utilisateur doit avoir accès à voir les Demandes et suivis.

Gestion du temps

Absences

Avec droits d'approbation

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et d'approuver les demandes d'absences pour tous les employés.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les demandes d'absences de tous les employés.

Vacances

Avec droits d'approbation

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et d'approuver les demandes de vacances pour tous les employés.

Visualisation seulement (Tous)

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les demandes de vacances de tous les employés, incluant dans le calendrier.

Visualisation seulement (Calendrier seulement)

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les vacances de tous les employés, mais uniquement dans le calendrier.

Temps supplémentaire

Avec droits d'approbation

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et d'approuver les demandes de temps supplémentaire pour tous les employés.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les demandes de temps supplémentaire de tous les employés.

Feuille de temps

Avec droits d'approbation

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et d'approuver les entrées de temps pour tous les employés.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les entrées de temps de tous les employés.

Développement professionnel

Formation

Avec droits d'approbation

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et d'approuver les demandes de formation pour tous les employés.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les demandes de formation de tous les employés.

Gestion des ressources humaines

Accident de travail

Avec modification

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et modifier les entrées d'accidents et incidents de travail pour tous les employés.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les entrées d'accidents et incidents de travail de tous les employés.

Discipline

Avec modification

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir et modifier les entrées de discipline pour tous les employés.

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les entrées de discipline de tous les employés.

Évaluation de la performance

Visualisation seulement

Même si l'utilisateur est restreint à voir uniquement ses informations ou à voir les employés de certains sites d'opération ou départements, cette permission lui permet de voir les évaluations de la performance de tous les employés.

Dans Folks, vous pouvez attribuer un rôle prédéfini ou en créer vous-même. Les utilisateurs ne peuvent accéder qu'aux rôles ayant des niveaux d'accès inférieurs ou égaux à celui de leur propre rôle. Les rôles et leurs descriptions sont disponibles via le lien suivant : Rôles prédéfinis

Options possibles pour les rôles

Une fois qu'un rôle est sélectionné, plusieurs options sont disponibles :

• Dupliquer: Vous pouvez dupliquer un rôle sélectionné, y compris tous les rôles prédéfinis.
• Supprimer: Il est possible de supprimer tous les rôles, à l'exception de ceux prédéfinis par Folks. Notez que la suppression d'un rôle affectera tous les utilisateurs associés, qui perdront toutes les permissions liées à ce rôle.
• Modifier: Permet de modifier le rôle sélectionné. Cette option n’est pas disponible pour les rôles prédéfinis par Folks.
• Ajouter: Permet de créer un nouveau rôle.

Détails des rôles

Nom du rôle

Cette section vous permet de nommer un rôle ou de modifier le nom existant.

Accès aux employés

Cette section vous permet de sélectionner à quels employés l'utilisateur aura accès.

• Limiter les informations à celles de l’employé: Limite l'accès de l'utilisateur à ses propres informations, tout en permettant l'accès à l'organigramme et au bottin corporatif (maintenant la liste des employés). Des exceptions peuvent être ajoutées via les permissions spéciales.
• Visibilité des employés ou par structure: Permet à l'utilisateur de voir tous les employés de la compagnie, avec des options de modification basées sur la structure (site d’opération, département, ou rôle utilisateur).

Pages accessibles

Définit les pages accessibles par l'utilisateur. Notez que trois pages se retrouvent dans la plupart des modules : sommaire, analyse détaillée, et configuration.

• Sommaire: Présente un tableau récapitulatif des informations du module.
• Analyse détaillée: Affiche une liste des entrées du module. Nécessaire pour modifier, approuver ou supprimer une entrée, selon les droits de l'utilisateur.
• Configuration: Accès à la création d'entrées. Permet aussi de modifier, approuver, et supprimer toutes les entrées visibles. L'utilisateur ne peut ajouter, modifier, supprimer ou approuver ses propres entrées.

Visibilité de l’information

Détermine les données visibles par l'utilisateur, incluant ses propres informations et celles des employés auxquels il a accès.

• Afficher les informations bancaires: Permet de voir ses informations bancaires et celles des employés auxquels l'utilisateur a accès.
• Afficher les disciplines de l’utilisateur: Permet à l'utilisateur de voir ses propres actions disciplinaires.
• Cacher les salaires: Cache les informations salariales et les champs personnalisés liés au salaire pour les employés auxquels il a accès. Il n'est pas possible de cacher son propre salaire. 
• Cacher les numéros d’assurance sociale: Cache le numéro d’assurance sociale pour les employés auxquels il a accès. Il n'est pas possible de cacher son propre numéro d'assurance sociale. 

Options accessibles

Détermine les actions ou affichages affectant les données des employés auxquels l'utilisateur a accès.

• Action d’approbation: Ajoute des permissions d’approbation pour des modules spécifiques (absences, vacances, formation, temps supplémentaire). Nécessite un accès à la page d’analyse détaillée.
• Documents & photos de profil:
  Voir et modifier: permet de visualiser ainsi que modifier les documents des autres employés.
  Visualisation seulement: permet de visualiser les documents des autres employés sans les modifier.
  Ne pas afficher: bloque la visualisation des documents des autres employés.
  À noter: maintenant le partage des documents n'est plus automatique. Celui-ci doit être fait manuellement depuis l'onglet documents du profil employé. 
• Profil des employés: permet de cacher les renseignements personnels selon la Loi 25. 
• Feuille de temps: permet de verrouiller la feuille de temps & de gérer les accès aux projets.
• Accueil & Intégration: permet l'édition et le déclenchement des processus.
• Signature électronique: permet l'affichage de tous les documents dans la compagnie.
• Évaluation de performance: 
  Limiter les informations à celles de l’employé: l'utilisateur ne pourra que voir ses propres évaluations
  Compléter l'évaluation à la place de l'évaluateur désigné: permet de remplir et soumettre une évaluation pour un employé.
  Toujours donner accès aux gestionnaires aux évaluations: accès à l'évaluation des employés malgré les restrictions dans d'autres modules.

Permissions spéciales

Permet d'accorder des droits supplémentaires à l'utilisateur dans certains modules, au-delà des restrictions définies.

• Spécifications avec modification / approbation: Accès pour ajouter, approuver, modifier, et supprimer pour tous les employés.
• Spécifications sans modification / approbation: Ajoute la visibilité sur tous les employés, sans droits d’approbation, d’ajout, ou de modification.
• Évaluation de performance: Accès à toutes les évaluations de performance, combinable avec d'autres droits.
• Vacances avec approbation: Gestion des vacances dans le calendrier ou les pages du module, avec options d'approbation.
• Vacances sans approbation: Gestion des vacances avec droits délégués dans les structures accessibles.

Continuez la lecture pour une comparaison des différents rôles prédéfinis

Rôles et permissions dans l'application Folks

Cette page décrit les différents rôles prédéfinis dans l'application Folks et les permissions associées à chacun. Elle est destinée à aider les administrateurs à comprendre et à configurer correctement les accès des utilisateurs.

• Tableau comparatif des rôles
• Liste détaillée des permissions par rôle
  • Employé
  • Gestionnaire/Superviseur
  • Paie
  • Accès complet

Tableau comparatif des rôles

Liste détaillée des permissions par rôle

Le nom d'utilisateur à l'intérieur de Folks est le courriel de l'utilisateur. Chaque courriel peut être utilisé qu'une seule fois. Alors, comment créer des utilisateurs test afin de valider que mes rôles de sécurité sont convenables? 

La réponse est simple et accessible à tous! Lors de la création de l'utilisateur test, dans le champ courriel, ajoutez votre courriel (courriel@compagnie.com). Par contre, il faut le modifier un peu en ajoutant +quelquechose juste avant le @. Ex : courriel+1234@compagine.com ou courriel+employe@compagnie.com 

Ce courriel sera vu par Folks comme un courriel non utilisé par un autre utilisateur et vous permettra de créer plusieurs utilisateurs avec votre propre courriel. Cette manipulation envoie les courriels à un alias de votre courriel et vous recevrez les messages envoyés par Folks dans votre vrai boite courriel. Vous pouvez ajouter n'importe quoi après le symbole + afin de reconnaître l'utilisateur et les courriels reçus de la plateforme. Par contre, il n'est possible d'utiliser chaque alias que pour un utilisateur. Si vous supprimez un utilisateur test, le courriel alias de cet utilisateur sera de nouveau accessible.

Voici comment procéder afin de faire un changement d'administrateur dans votre système Folks. À noter que seul l'utilisateur ayant le rôle Administrateur de compagnie peut effectuer cette modification.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de contrôle de compagnie: Compagnie > Informations.
2. Dans le champs personne ressource, changez le nom afin d'y mettre la nouvelle personne qui aura le rôle d'administrateur de compagnie. Sauvegardez. 
   👉 Il est important de changer le nom en premier et de sauvegarder, car une fois que vous changez l'administrateur vous n'aurez plus accès à faire de modifications.
3. Cliquez sur le bouton Change Admin.
4. Sélectionnez le nom d'utilisateur du nouvel administrateur dans la liste déroulante et cliquez sur OK.
   Le nom et prénom apparaissent également entre parenthèses au cas où vous ne reconnaissez pas le courriel de l'utilisateur. 
5. Après avoir appuyé sur OK, vous pourrez modifier les accès de l'ancien administrateur de compagnie selon les besoins et permissions attribuées.

Que faire?

Si vous constatez que vous n’avez pas accès à une page ou que vous n’avez pas les permissions nécessaires, contactez l’administrateur de votre compagnie.
Si vous ne connaissez pas cet administrateur, votre superviseur ou votre point de contact RH pourra vous aider à le joindre.

Important :
L’équipe de support de Folks ne modifiera aucun accès sans l’autorisation préalable de l’administration de la compagnie ou d’une personne en autorité dans l’entreprise.

Votre organisation détient la gestion complète de son environnement.

Cause principale

Lorsqu'un utilisateur n'arrive pas à accéder au menu des demandes, cela est généralement dû à une liaison non faite entre l'utilisateur et son profil d'employé.

Étapes de résolution

1. Accéder à la liste des utilisateurs
   • Accédez à la section Paramètres > Utilisateurs. 
2. Modifier l'utilisateur
   • Cliquez sur l'icône papier/crayon de l'utilisateur voulu afin d'entrer en mode édition.
3. Sélectionner le profil d'employé

   • Cliquez sur le menu déroulant Employé  afin de sélectionner l'employé à lier à l'utilisateur.

     

4. Sauvegarder les modifications
   • Cliquez sur Sauvegarder.
5. Reconnexion de l'employé
   • Indiquez à l'employé de se déconnecter et de se connecter de nouveau à la plateforme.

⚠️Important: un utilisateur devrait toujours être lié à son propre profil employé et non pas au profil employé de quelqu'un autre. Un employé devrait être lié à un seul utilisateur à la fois.