Introduction à la configuration des comptes de dépenses

Folks propose deux types de configuration pour les comptes de dépenses, chacun avec ses propres avantages.

Les types de configurations

Type	Configuration avec restriction	Configuration sans restriction
Avantages	Contrôle accru : possibilité de définir des restrictions sur les types de dépenses et les montants autorisés. Options forfaitaires : possibilité de définir des montants forfaitaires pour certaines dépenses (ex : 45$ pour le cellulaire).	Flexibilité : possibilité d'ajouter plusieurs factures à la fois. Envoi groupé : les employés peuvent accumuler les dépenses sur une période donnée (par exemple, un mois) et envoyer toutes les demandes en une seule fois.
Fonctionnement	Les dépenses peuvent être limitées à des catégories spécifiques (repas, déplacements, autres). Les employés doivent fournir des factures pour justifier leurs dépenses.	Pas de restrictions sur les types de dépenses. Un champ "Projet" peut être activé pour catégoriser les dépenses (client, projet spécifique, dépenses personnelles, etc.). Le per diem (indemnité journalière) peut être configuré pour les repas et le kilométrage.

La création d'une configuration

En tant qu'administrateur, vous pouvez créer une configuration pour les demandes de comptes de dépenses en procédant comme suit.

Il est possible de créer plusieurs configurations mais seulement une par employé s'appliquera, c'est-à-dire qu'il n'y a pas d'option de sélection lors de la demande. Par exemple, si vous créez une configuration qui s'applique à tous et une autre qui s'applique spécifiquement à un employé, l'employé verra uniquement celle qui lui est spécifiquement appliquée.

La plateforme peut apparaître différemment dans votre compte par rapport à ce qui est montré dans la vidéo. Cependant, les fonctionnalités restent similaires.

Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de configuration des dépenses admissibles (Admin > Ressources humaines > Configuration des dépenses admissibles).
Dans le formulaire de configuration, donnez un nom à votre configuration, puis sélectionnez le type de compte de dépenses désiré.
- Si vous créez une configuration Sans restriction, définissez les montants des indemnités journalières pour les repas et le kilométrage. Nous vous recommandons d'utiliser l'option Activer le champ Projet afin de permettre aux employés d'indiquer si certaines dépenses doivent être appliquées dans le cadre de budgets de projets spécifiques.
- Si vous créez une configuration Avec restriction, référez-vous à la section ci-dessous.
Sous la section Employés visés, sélectionnez les structures ou l'employé auquel la configuration s'appliquera. Par défaut, l'option Appliquer à une structure d'organisation est sélectionnée et la configuration est appliquée à tous les sites d'opération et tous les départements. Pour cibler un employé spécifique, sélectionnez l'option Appliquer à un employé. Lorsqu’une configuration est créée pour un employé, elle aura automatiquement le nom de l’employé visé.
Sous la section Approbateurs, sélectionnez la ou les personnes qui approuveront les comptes de dépenses. Les demandes sont envoyées au premier approbateur, puis au deuxième approbateur (s'il est configuré).
- Approbateur 1 (obligatoire) - Vous pouvez sélectionnez la personne désirée ou conserver l'option Superviseur (de l'employé). À noter que lorsqu'aucun supérieur n'est assigné à l'employé, la demande de compte de dépenses sera approuvée automatiquement sans validation.
- Approbateur 2 (facultatif) - Comptable ou autre personne responsable
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

Les employés pourront soumettre des comptes de dépenses en cliquant sur l'icône des demandes dans l'entête de Folks (voir Envoyer une demande de compte de dépenses). Le ou les approbateurs recevront des notifications par courriel pour les demandes en attente d'approbation.

En tant qu'administrateur, vous êtes en mesure de visualiser toutes les demandes, traiter une demande en attente d'approbation au nom d'un autre personne et supprimer toute demande de compte de dépenses.

Pour supprimer une configuration de compte de dépenses, consultez cet article.