Admin

Afin de pouvoir effectuer l'accumulation mensuelle de vacances pour vos employés, vous devez vous assurer que votre système est paramétré ainsi. Si les options montrées dans cet article ne sont pas disponibles, contactez le support technique ou votre chargé de compte afin d'ajuster vos paramètres.

Une fois que le paramètre est activé dans votre compte, à l'intérieur des normes des employés, vous aurez maintenant une nouvelle colonne intitulée Accumulation mensuelle. Cette nouvelle norme vous permettra d'ajouter le montant de vacances à accumuler à chaque employé à tous les mois. Ce champ est modifiable à tout moment afin d'ajuster l'accumulation d'un employé à l'augmentation de son taux d'accumulation ou pour gérer une situation particulière.

Vous pourrez aussi observer qu'il y a maintenant une 2e norme concernant les vacances nommé Vacances accumulées. Cette norme représente le montant accumulé depuis le début de l'année par votre employé. 

C'est dans cette norme que le montant d'Accumulation mensuelle sera ajouté à chaque dernier jour du mois à minuit. Ce champ est modifiable afin d'ajouter une banque initiale à un employé ou pour ajuster le total si les accumulations mensuelles n'étaient pas celles prévues.

Les vacances ainsi accumulées seront visibles lors d'une demande, d'une entrée, dans les indicateurs de performance (KPI) du profil de l'employé et dans le sommaire des vacances.

L’authentification à deux facteurs (2FA) ajoute une couche de sécurité supplémentaire lors de la connexion. En plus du mot de passe, un code de validation est exigé afin de confirmer l’identité de l’utilisateur.

🔒Activation de l'authentification à deux facteurs

Voici comment faire pour activer la fonction Authentification 2FA à l'ensemble de vos employés :

1. Accéder à la section Paramètres >Sécurité.
2. Activez le bouton Exiger l'authentification à deux facteurs pour tous les utilisateurs.

🔓Désactivation de l'authentification à deux facteurs

Pour désactiver cette fonction pour un seul utilisateur:

1. Rendez-vous dans Paramètres > Utilisateurs.

2. Cliquez sur l’icône papier-crayon pour modifier l’utilisateur concerné.

3. Dans la section Informations de l’utilisateur, assurez vous que la case Authentification à deux facteurs soit décochée.

4. Enregistrez les modifications.

⚠️Attention! Si vous ne forcez pas la fonction à tous les employés via le module de sécurité, ceux-ci seront en mesure d'activer ou de désactiver la fonction via le module Gestion du compte en cliquant sur leur photo de profil en haut à droite.

Il est important d'attribuer des initiales à chaque utilisateur car c'est ce qui permet de voir qui a effectué certaines modifications. Vous verrez que dans plusieurs modules, une colonne modifié par est présente. Cette colonne affiche les initiales du dernier utilisateur ayant fait des modifications, ce qui vous permet d'avoir un historique plus précis des changements. 

Pour en ajouter ou en modifier: 

1. Accédez à Paramètres > Utilisateurs.

2. Repérez l’utilisateur dans la liste et cliquez sur le bouton de modification (icône de papier/crayon).

3. Ajoutez les initiales dans le champ à ce propos.

4. Cliquez sur Sauvegarder.

Important

Le système ne vérifie pas si les initiales existent déjà.
Assurez-vous que les initiales de chaque utilisateur soient uniques afin de faciliter l’identification des actions effectuées.

Dans cette capsule, notre formatrice vous explique le rôle des jours fériés dans la plateforme, comment les gérer pour les années en cours et à venir, et comment les personnaliser en fonction des provinces où vos employés travaillent.

Il est possible de créer des fériés et de les lier à la province de chaque employé. De cette manière, le férié apparaîtra dans le module de demande d'absence, de vacances, de temps accumulé, dans la feuille de temps et dans le calendrier de chaque employé et ce, en fonction de la province de résidence indiquée dans son profil d'employé.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page des normes organisationnelles (Compagnie > Normes > Normes organisationnelles).
2. Cliquez sur Éditer les jours fériés.
3. Une fenêtre s'ouvrira. Cliquez sur Ajouter.
4. Ajoutez le nom du férié, la date et la province à laquelle celui-ci s'applique.
5. Il est aussi possible de modifier un férié existant en modifiant les informations existantes.
6. Cliquez sur Sauvegarder.

💡Puisque certains fériés ne tombent pas sur la même date d'une année à l'autre, assurez-vous de faire la modification au début de chaque nouvelle année. 

Il est possible de modifier le superviseur pour l’ensemble des employés d’un département grâce à une règle automatique définie dans la structure organisationnelle de votre entreprise.

Étapes à suivre

1. Accédez à Compagnie > Structure d’organisation > Départements.

2. Repérez le département dans la liste et cliquez sur le bouton de modification (icône du papier crayon).

3. Une fenêtre apparaîtra. Sélectionnez le superviseur à l’aide du menu déroulant Superviseur de l’employé, ou Superviseur de [nom du site d’opération] si plusieurs sites sont configurés.

4. Cliquez sur Sauvegarder.

Important

La modification s’appliquera à tous les employés rattachés à ce département.
Cependant, les employés dont le superviseur a été modifié manuellement dans leur profil ne seront pas visés par cette modification.

Pour savoir comment réappliquer la règle automatique à un employé, consultez l’article Attribution du superviseur par défaut

Dans cette capsule, notre formatrice vous explique comment personnaliser votre profil sur la plateforme. Vous pourrez ajouter des champs personnalisés, choisir les types de champs alphanumériques, de dates ou de listes déroulantes, et même cacher des informations sensibles comme les salaires.

Assurez-vous de bien sauvegarder vos modifications et pensez à l'ordre de vos champs pour une meilleure organisation.

Il n'est pas possible de modifier les champs permanents directement dans le profil d'employé. Par contre si vous désirez que les champs soient affichés pour tous, vous devez créer un champ personnalisé à la section Employés > Liste des employés. Cliquez sur la roue dentelée afin d'arriver à la configuration du profil des employés.

La personnalisation des normes pour chaque employé est un élément clé pour aligner les objectifs individuels sur les exigences de l'entreprise. Ce guide fournit une procédure détaillée pour mettre à jour ces normes de manière efficace dans votre système de gestion.

Instructions

1. Accès à la configuration des normes

   Allez dans Compagnie > Normes et cliquez sur l'onglet employés pour accéder à la gestion des standards applicables à vos collaborateurs.

2. Passage en mode édition

   Cliquez sur Éditer pour activer la modification des normes des employés

3. Sélection de l'employé

   Trouvez l'employé concerné dans la liste présentée.

4. Configuration de la norme

   Localisez la colonne correspondant à la norme à configurer et procédez aux ajustements nécessaires.

5. Ajout de la norme

   Entrez la norme spécifique pour cet employé, en vous assurant de sa clarté et de sa mesurabilité.

✏️ Pour application globale, entrez vos valeurs sur la ligne tous les employés pour appliquer une norme à l'ensemble de votre personnel en une seule action.

6. Sauvegarde

   Cliquez sur sauvegarder pour enregistrer les modifications apportées aux normes des employés. 

7. Confirmation

   Une fenêtre de confirmation s'affichera, cliquez sur ok pour finaliser le processus.

Le calcul des accumulations de vacances

À l'intérieur de Folks, la balance des vacances d'un employé est calculée à partir de la norme annuelle de Vacances, à laquelle il faut additionner le transfert de l'année précédente et soustraire les vacances prises. Le calcul utilisé est donc : Norme + Banque précédente - Vacances prises = Balance

Utilisation anticipée de vacances accumulées

Ce calcul est optimisé pour les compagnies qui calculent leur banque de la façon prescrite dans les normes du travail (accumulation annuelle). Par contre, plusieurs compagnies permettent à leurs employés d'utiliser les vacances accumulées immédiatement. Si vous êtes dans cette situation, voici trois pistes de solution afin de contourner le problème : 

1. Mettre la quantité accumulée et permettre la norme d'aller dans le négatif. 
   
   Cette méthode demande moins de manipulation, par contre elle montre aux employés qu'ils sont en train d'utiliser les vacances anticipées. Avec cette méthode, il faut aussi s'assurer de valider si la quantité demandée dépasse ce qui est disponible (accumulé dans l'année en cours) dans le logiciel de paie.
   Cette méthode vous permet d'expliquer que la balance est ce que l'employé a accumulé l'an dernier, mais que vous permettez tout de même de prendre les vacances accumulées dans l'année en cours (vacances anticipées). Dans ce cas, nous vous recommandons de valider que l'employé a suffisamment d'heures dans ses vacances anticipées avant d'approuver la demande.
    
2. Ajuster, à intervalle nécessaire, les normes des employés qui sont visés par cette règle et ajouter le montant accumulé pendant cette période. 
   
   Par exemple : Daniel a 8 jours de vacances au premier mois de l'année et c'est le montant que je dois inscrire dans sa norme. Pendant le premier mois, Daniel accumule 1.25 jours de vacances. Je dois modifier sa norme pour ajouter le montant accumulé, c'est à dire la modifier pour 9.25 jours. 
   Évidemment, cette manière demande un travail à tous les intervalles nécessaires qui peut être plus ou moins fastidieux dépendant de la grosseur de votre entreprise.
    
3.  Mettre dans la norme, en début d'année, la quantité que les employés accumuleront durant l'année si vos employés sont sur un horaire régulier. 
   
   Cela peut leur donner la quantité qu'ils auront et gérer leurs semaines de vacances en connaissance de cause. Par contre, lors d'une demande en début d'année ou qui vide la banque de l'employé, cette façon peut demander une vérification du montant disponible si vous ne permettez pas à l'employé d'aller dans le négatif. Par exemple : Vous offrez 3 semaines de vacances par année. Au début de l'année dans laquelle l'employé accumule ces 3 semaines, il n'a aucune journée disponible. Par contre, il va accumuler ces 3 semaines au cours de l'année. Je peux mettre 15 jours dans la norme au début d'année pour gérer sa banque. Normalement, à la fin de l'année, il aura pris ses 15 jours et son solde sera de retour à 0.

Ces pistes de solution ne permettent pas d'avoir une banque exacte, par contre elles donnent la quantité disponible à l'employé et permettent d'avoir une meilleure information afin d'approuver ou non la demande.

Suivez les étapes suivantes afin de modifier les normes de maladie d'un employé:

1. Naviguez vers Compagnie > Normes > Employés dans la plateforme.
2. Cliquez sur Éditer.
3. Localisez l'employé concerné dans la liste.
4. Modifiez le nombre d'heures ou de jours dans la banque de maladie de l'employé.
5. Ajustez la norme d'absentéisme en modifiant le nombre d'heures ou de jours dans la colonne Absences pour refléter la mise à jour de la banque de maladie.
6. Sauvegardez les modifications en cliquant sur Sauvegarder en haut à droite. N'oubliez pas cette étape, sinon les modifications seront perdues.

Suivez les étapes suivantes afin de modifier les normes de vacances d'un employé:

1. Naviguez vers Compagnie > Normes > Employés dans la plateforme.
2. Cliquez sur Éditer.
3. Localisez l'employé concerné dans la liste.
4. Modifiez le nombre d'heures ou de jours dans la banque de vacances de l'employé.
5. Sauvegardez les modifications en cliquant sur Sauvegarder en haut à droite. N'oubliez pas cette étape, sinon les modifications seront perdues.

Les normes des employés dans Folks vous permettent d'établir les seuils à respecter pour vos employés.

Dans cette capsule, nous faisons un survol des actions et des options disponibles dans la page des normes des employés. Nous vous donnerons également des trucs et astuces pour la gestion de vos données et le meilleur moment pour la configuration des normes.

Suivez les explications de notre équipe pour bien comprendre le fonctionnement des normes employés et vous préparer à leur configuration.

Les actions

Pour accéder à la page des normes des employés, dans le menu principal, cliquez sur Compagnie > Normes et sélectionnez l'onglet Employés.

• Éditer et Sauvegarder - Utilisez le bouton d'édition pour activer la modification des normes des employés (voir Configurer les normes des employés). N'oubliez pas de sauvegarder votre travail lorsque vous avez terminé.
• Utilisez année précédente - Ce bouton vous permet de copier vos données de l'année antérieure dans l'année en cours.
• Imprimer - Il est possible d'imprimer ou d'exporter le contenu de la page en cliquant sur le bouton d'impression.

Les types de normes

Parmi les normes des employés, vous pouvez retrouver des banques, des objectifs et des limites. Consultez les définitions ci-dessous pour en savoir plus.

Les définitions

Absences

La norme Absences se définit comme l’objectif d’absentéisme pour cet employé. Cette norme permet d’obtenir un avertissement lorsqu’un employé égalise ou dépasse la norme afin que vous puissiez analyser son dossier et décider s’il est problématique ou non. Il est important de noter que les maladies sont incluses dans cet objectif.

Absence/maladie

La norme Absence/maladie concerne la banque d’heures ou de journées maladies que vous offrez à vos employés. Il est important de comprendre que la norme représente le solde/la banque initiale au début de votre année RH. Par la suite, la balance s’ajustera en fonction des différentes entrées faites tout au long de l’année. Les absences/maladie comptent dans l’absentéisme de cet employé et dans les taux calculés par votre Folks.

Accidents

La norme Accidents se définit comme l’objectif du nombre d’accidents ou de quasi-accidents pour cet employé. Cette norme permet d’obtenir un avertissement lorsqu’un employé égalise ou dépasse la norme afin que vous puissiez analyser son dossier et décider s’il est problématique ou non. Il est important de noter que les maladies professionnelles sont gérées dans ce module et incluses dans cet objectif.

Temps accumulé

La norme de Temps accumulé est le maximum d’heures que les employés peuvent avoir dans leur banque. Il ne s’agit pas du nombre d’heures supplémentaires faites, mais bien du nombre maximal accumulé dans la banque à un moment précis.

Heures supplémentaires à partir de

Utile si vous vous servez de la feuille de temps

La norme Heures supplémentaires est utilisée seulement lorsque la feuille de temps de base ou par projet est activée. Il s'agit de la limite entre les heures qui sont des heures régulières et celle qui vont tomber dans la section temps supplémentaire et pourront être accumulées à temps simple ou majoré ou payées à temps simple ou majoré.

Vacances

La norme Vacances concerne la banque d’heures ou de journées de vacances que vos employés accumulent. Il est important de comprendre que cette norme représente le solde/la banque initiale au début de votre année de vacances.

L’année de référence pour les vacances n’est pas nécessairement la même que l’année RH. De plus, année après année, vous allez pouvoir transférer les soldes des années précédentes afin d’ajuster ce qui a été réellement accumulé l’année précédente et conserver que l’équivalent au pourcentage d’accumulation de vacances (4% = 10 jours, 6% = 15 jours, etc.). Le total ici est la quantité en temps que vous permettez à votre employé de prendre en fonction de ce qu’il a travaillé l’année précédente. Voir la loi du travail correspondant à votre lieu d’emploi pour plus de détails.

Personnel/mobile

La norme Personnel/mobile concerne la banque d’heures ou de journées personnelles/mobiles que vous offrez à vos employés. Il est important de comprendre que cette norme représente le solde/la banque initiale au début de votre année de vacances. L’année de référence pour les journées personnelle/mobiles est la même que pour les vacances et n’est pas nécessairement la même que l’année RH.

💡Astuce: Si toutefois vos journées personnelles/mobiles se réinitialisent selon l'année RH et que vous voulez qu'elles soient calculées dans le taux d'absentéisme, vous pouvez laisser la colonne Personnel/mobile vide et les inclure dans la colonne Absence/maladie. Pour les différencier, vous pouvez faire modifier la liste des raisons d'absences.

Discipline

La norme Discipline se définit comme l’objectif du nombre d'avis disciplinaires pour cet employé. Cette norme permet d’obtenir un avertissement lorsqu’un employé égalise ou dépasse la norme afin que vous puissiez analyser son dossier et décider s’il est problématique ou non.

💡Astuce: Il est important de noter que nous suggérons d’inclure les avis verbaux dans le module de discipline (Employés > Disciplines). Ceci permet d'être inclus dans cet objectif.

Dans cette capsule, notre formateur vous explique le fonctionnement des normes organisationnelles, notamment les objectifs d'entreprise que vous pourrez suivre dans la page d'analyse détaillée du tableau de bord. Vous verrez également comment planifier vos objectifs en fonction de votre situation actuelle.

Vous pourrez ajuster ces objectifs tout au long de l'année en fonction de vos besoins.

Les actions

Pour accéder à la page des normes organisationnelles, dans le menu principal, passez par Compagnie > Normes. Par défaut vous devriez déjà être dans l'onglet organisationnelles. 

• Éditer les jours fériés - Ce bouton vous permet d'entrer les jours fériés de votre organisation (voir Paramétrer les fériés et Paramétrer le calcul des fériés pour la feuille de temps).
• Éditer et Sauvegarder - Utilisez le bouton d'édition pour activer la modification des normes organisationnelles. N'oubliez pas de sauvegarder votre travail lorsque vous avez terminé. Le total annuel est calculé selon la moyenne des cellules.
• Imprimer - Il est possible d'imprimer ou d'exporter le contenu de la page en cliquant sur le bouton d'impression.

La configuration

Si vous êtes à la fin de votre année vous pouvez indiquer les données en début d’année prochaine, car celles-ci seront plus réalistes au niveau de vos statistiques de vos KPI. N’oubliez pas que cette section, si jamais vous n’avez rien pour le moment comme donnée, ce n’est vraiment pas grave de laisser des champs vides.

Il est crucial de prendre en considération votre année RH pour définir vos objectifs.

Absences des employés

Cette norme correspond à l’objectif d’absentéisme pour vos employés. Si vous n’avez pas d’objectif d’absentéisme, nous vous suggérons de faire le calcul d’absentéisme dans votre organisation :

• Pour l’organisation au complet : Le total d’absence maladies permises pour tous les employés de votre organisation multiplié par le nombre d’employé au total dans votre organisation.
• Par site d’opération : le total d’absence maladies permises pour tous vos employés en fonction de leur site d’opération multiplié par le nombre d’employé dans le site d’opération.

Il est important de vous laisser une marge de manœuvre également, donc ajouter une donnée plus haute que le calcul que vous venez de faire.

Accidents de travail

Quel est votre objectif pour le nombre d’accidents en milieu de travail cette année? Il ne faut pas oublier que les maladies professionnelles entrent aussi dans le calcul par exemple, burnout ou fatigue.

Budget de formation

Quel est votre budget de formation cette année? Indiquez tout simplement le budget que vous avez prévu en termes de formation cette année.

Heures de formation

Quel est l’objectif en heures que vous voulez attribuer en formation cette année? Permettra finalement d’indiquer combien d’heures les employés vont passer en formation plutôt que de passer en production.

Nombre de départs

Combien pensez-vous avoir de départs dans l’année au sein de votre entreprise?

Plaintes

Si vous utilisez un système de plaintes, combien pensez-vous avoir de plaintes de clients durant l’année?

Problèmes de Discipline

Quel est l'objectif en termes de nombre de cas disciplinaires dans l'organisation cette année?

Temps accumulé

Quel est l'objectif du nombre d'heures supplémentaires dans l'organisation cette année?

Vous avez plusieurs utilisateurs à créer? Suivez les instructions suivantes afin d'y arriver rapidement.

Tout d'abord, assurez-vous que chaque profil employé contienne au moins une adresse courriel valide (personnelle ou corporative). Pour voir toutes les adresses à la fois passez par Employés > Liste des employés et ensuite Voir le sommaire. Défilez jusqu'à voir les colonnes courriel.

1. Générer les utilisateurs
   Passez par Paramètres > Utilisateurs et cliquez sur + Ajouter (générer des utilisateurs). 
   Notez, seul l'administrateur du compte a l'option d'ajouter massivement les utilisateurs.
2. Sélectionnez courriel corporatif et sélectionnez le rôle ayant le niveau d'accès le plus bas depuis la liste. Cela permet de s'assurer qu'aucun accès supplémentaire n'est octroyé par erreur pendant la création des utilisateurs. Une fois la création terminée, vous pourrez aller modifier les rôles des utilisateurs pour qui vous aimeriez élargir l'accès. 
3. Un chargement devrait s'effectuer et le nombre d'utilisateurs créé s'affichera.

👉Important: dès la création d'un utilisateur, celui-ci reçoit un courriel l'invitant à rejoindre Folks et à choisir son mot de passe. Ce courriel est valide pour 7 jours seulement. Tant que l'employé n'a pas choisi son mot de passe, son utilisateur sera inactif.

⚠️Attention: pour les utilisateurs qui disposeront d'un rôle avec plus de permissions (par exemple, gestionnaire ou superviseur), il est important d'ajouter les initiales à son utilisateur. Cela permet de savoir qui a fait des modifications/ajustements, approbations, etc. 

Suivez les étapes suivantes afin de créer un utilisateur

1. Accéder à la gestion des utilisateurs

Depuis le menu de gauche, cliquez sur Paramètres > Utilisateurs. Cette page vous permet de visualiser et de gérer tous les utilisateurs de votre système.

Pour créer un nouvel utilisateur cliquez sur + Ajouter situé en haut à droite puis Ajouter un utilisateur.

2. Lier l'utilisateur à son profil employé

Sélectionner le nom de l'employé dans la bande déroulante. Ceci est crucial pour que l'utilisateur puisse effectuer des demandes ou consulter son profil.

Important : Ne pas négliger cette étape si l'utilisateur doit accéder à ses informations personnelles.

3. Renseigner les informations de l'utilisateur

Dans cette section, vous devrez remplir les champs suivants :

Prénom

Nom

Courriel - C'est ce qui servira de nom d'utilisateur. C'est également à cette adresse que l'utilisateur recevra le lien pour choisir son mot de passe.

Initiales - celles-ci sont utilisées afin d'identifier rapidement qui a fait certaines modifications dans la plateforme

4. Assigner un rôle de sécurité

Choisissez un rôle de sécurité pour l'utilisateur à partir de la bande déroulante. Vous avez des rôles suggérés qui sont ceux déjà prédéfinis par Folks. En savoir plus sur les rôles prédéfinis.

Sinon vous avez les rôles qui ont été créés dans votre entreprise. Le rôle choisi déterminera les permissions et l'accès aux différentes sections de la plateforme.

Avertissement : Si aucun rôle n'est attribué, vous devrez configurer manuellement les permissions, une par une.

5. Restreindre l'accès de l'utilisateur

Si l'utilisateur doit être limité à ses propres informations, assurez-vous de sélectionner «Limiter les informations à celles de l'employé». Sinon, vous pouvez donner plus d'accès en sélectionnant «Visibilité de tous les employés ou par structure» et en choisissant à quels sites d'emploi et/ou départements l'utilisateur doit avoir accès.

6. Sauvegarder les informations

Une fois toutes les informations renseignées et vérifiées, cliquez sur sauvegarder pour finaliser l'ajout de l'utilisateur.

À noter: l'utilisateur recevra un courriel avec un lien pour choisir son mot de passe dès que vous cliquez sur sauvegarder. Le courriel envoyé a une validité de seulement 7 jours.

⚠️Il est important de ne pas activer manuellement l'utilisateur car cela l'empêchera de définir son mot de passe.

Dans cette capsule, notre formateur vous explique la gestion des notifications importantes à prendre en compte. Découvrez comment ajouter des utilisateurs qui doivent recevoir des courriels supplémentaires.

Par défaut, c'est le superviseur qui reçoit des notifications pour les absences, les vacances, les demandes de temps supplémentaire, etc. Il est par contre possible de recevoir des courriels pour toutes les demandes qui sont faites dans la plateforme, même si on n'est pas le superviseur. Pour accéder au module passez par Paramètres > Gestion des notifications.

Pour chaque catégorie, veuillez sélectionner le(s) utilisateur(s) depuis la bande déroulante. En plus des requêtes, il est possible de recevoir des notifications pour les modifications faites par l'employé depuis son profil en ajoutant le(s) utilisateurs(s) à la catégorie correspondante.

Modifier le début du mois de votre année de référence RH dans Folks peut avoir des implications importantes sur la gestion de vos normes et données RH. Avant d'initier ce changement, il est essentiel de comprendre tous les impacts potentiels pour garantir une transition en toute sécurité.

Impacts et conséquences du changement

Déplacement des Normes : Le changement du début du mois de l'année de référence peut entraîner le déplacement de toutes les normes de l'année actuelle, situées dans la section Compagnie > Normes sous les onglets Normes organisationnelles et Normes des employés, vers une autre année.
 

Sauvegarde des Normes : Il est fortement conseillé de copier et coller toutes les informations présentes dans les tableaux de normes vers un fichier Excel. Cette étape s'applique tant aux normes organisationnelles qu'aux normes des employés, assurant ainsi la conservation de ces données vitales.
 

Rétablissement des Normes : Après le changement, il sera nécessaire de localiser où les normes ont été déplacées et de les réintégrer dans l'année actuelle. Cette tâche vous incombe et demande une attention particulière pour rétablir les informations correctement.
 

Exportation des Demandes d'Absences et de Vacances : Pour préserver l'historique des demandes, exportez toutes les absences et vacances enregistrées depuis le début de l'utilisation de Folks. Accédez à Temps > Absences ou Vacances > Voir les sommaires. Indiquez la date de début de votre période chez Folks, puis cliquez sur Exporter.
 

Impact sur les Absences Maladie : Si des absences maladie s'étendent sur deux années différentes, le solde de ces absences pourrait être affecté par le changement de l'année de référence. Une révision manuelle de ces soldes peut être nécessaire pour garantir leur exactitude.
 

Préparation au changement

Avant de procéder à ce changement significatif, assurez-vous que toutes les données essentielles sont sauvegardées et que vous comprenez pleinement les étapes nécessaires pour réintégrer les informations correctement. Cette préparation minimisera les risques de perturbation de vos opérations RH.

Nous contacter

Une fois que vous aurez pris toutes les précautions nécessaires et serez prêt à procéder, veuillez nous contacter à l'adresse support@folkshr.com. Notre équipe se fera un plaisir de vous accompagner dans le changement de l'année de référence RH pour assurer une transition en douceur.

Avant de configurer les fériés dans la feuille de temps de vos employés, validez que les fériés ont bien été ajoutés initialement. Pour de plus amples renseignements, référez-vous à l'article Ajouter ou éditer les jours fériés.

Une fois les fériés ajoutés dans votre plateforme, il est maintenant temps de configurer ceux-ci pour la feuille de temps.

1. Accédez à la section Temps > Feuilles de temps et cliquez sur la roue d'engrenage⚙️ en haut à droite afin d'accéder à la configuration. 
2. Il est possible d'activer le calcul automatique de la règle du 1/20 tel qu'inscrit dans la loi sur les normes du travail du Québec. Dans l'onglet jours fériés, cliquez sur le bouton pour activer la règle dans la colonne 1/20 pour tous les employés ou pour les employés visés individuellement. 
   
   👉 La règle du 1/20 est calculée de la manière suivante : Le système calcule les heures travaillées durant les 4 semaines précédentes à la période de paie incluant le férié, pour un maximum de 20 jours travaillés. Le total d'heures durant les 4 semaines sera divisé par 20 jours de travail.
    
3. Il est possible de configurer un nombre d'heures personnalisées dans la colonne Personnalisé. Afin d'ajouter la même valeur de temps à l'ensemble des employés, cliquez sur la case en dessous de l'entête Personnalisé et ajoutez le nombre d'heure dans le champ apparaissant. Afin d'ajouter des valeurs de temps par employé, repérez l'employé dans la liste et ajoutez le nombre d'heure dans le champ réservé à cet effet.
4. Il est possible de ne pas calculer les fériés en cochant le bouton dans la colonne Ne pas calculer afin de ne pas entrer de valeur de temps automatiquement lorsqu'il s'agit d'une journée fériée.
5. Afin d'attribuer une province à l'employé, cochez la case à côté du menu déroulant sous la colonne province. Cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner la province de l'employé. Il est possible de cliquer sur la case en dessous de l'entête Province afin d'activer d'un seul coup la même province pour tous les employés.
   
   ⚠️Si la case n'est pas cochée, la province de résidence de l'employé (selon le profil employé) sera utilisée afin d'assigner les fériés à l'employé. 
    
6. Cliquez sur Sauvegarder.

Dans cette capsule, notre formateur vous explique comment transférer les soldes de vacances et de temps supplémentaires d'une année à l'autre. Vous verrez également comment gérer les transferts, les erreurs éventuelles et les options de sélection des employés. Assurez-vous de bien suivre les étapes pour un transfert adéquat.

Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de transfert des banques: Compagnie > Normes, onglet Transfert des banques.

Pour transférer toutes les banques, sélectionnez l'année et cliquez sur le premier bouton Transférer. 

Pour transférer une banque à la fois, sélectionnez l'année et cliquez sur le bouton de transfert pour chaque banque.