Comment gérer une accumulation mensuelle des vacances?

Le calcul des accumulations de vacances

À l'intérieur de Folks, la balance des vacances d'un employé est calculée à partir de la norme annuelle "Vacances" à laquelle il faut additionner le transfert de l'année précédente et soustraire les vacances prises . Le calcul utilisé est : Norme + Banque précédente - Vacances prises = Balance

Les options pour l'utilisation anticipée de vacances accumulées

Ce calcul est optimisé pour les compagnies qui calculent leur banque de la façon prescrite dans les normes du travail (accumulation annuelle). Par contre, plusieurs compagnies permettent à leurs employés d'utiliser les vacances accumulées immédiatement. Si vous êtes dans cette situation, voici 3 pistes de solution afin de contourner le problème : 

1. Mettre la quantité accumulée et permettre la norme d'aller dans le négatif.
   
   Cette méthode demande moins de manipulation, par contre elle montre aux employés qu'ils sont en train d'utiliser les vacances anticipées. Avec cette méthode, il faut aussi s'assurer de valider si la quantité demandée dépasse ce qui est disponible (accumulé dans l'année en cours) dans le logiciel de paie.
   Cette méthode vous permet d'expliquer que la balance est ce que l'employé a accumulé l'an dernier, mais que vous permettez tout de même de prendre les vacances accumulées dans l'année en cours (vacances anticipées). Dans ce cas, nous vous recommandons de valider que l'employé a suffisamment de dollars dans ses vacances anticipées avant d'approuver la demande.
   
   
2. Ajuster, à intervalle nécessaire, les normes des employés qui sont visés par cette règle et ajouter le montant accumulé pendant cette période.
   
   Par exemple : Daniel a 8 jours de vacances au premier mois de l'année et c'est le montant que je dois inscrire dans sa norme. Pendant le premier mois, Daniel accumule 1.25 jours de vacances. Je dois modifier sa norme pour ajouter le montant accumulé, c'est à dire la modifier pour 9.25 jours. 
   Évidemment, cette manière demande un travail à tous les intervalles nécessaires qui peut être plus ou moins fastidieux dépendant de la grosseur de votre entreprise.
   
   
3.  Mettre dans la norme, en début d'année, la quantité que les employés accumuleront durant l'année si vos employés sont sur un horaire régulier.
   
   Cela peut leur donner la quantité qu'ils auront et gérer leurs semaines de vacances en connaissance de cause. Par contre, lors d'une demande en début d'année ou qui vide la banque de l'employé, cette façon peut demander une vérification du montant disponible si vous ne permettez pas à l'employé d'aller dans le négatif. Par exemple : Vous offrez 3 semaines de vacances par année. Au début de l'année dans laquelle l'employé accumule ces 3 semaines, il n'a aucune journée disponible. Par contre, il va accumuler ces 3 semaines au cours de l'année. Je peux mettre 15 jours dans la norme au début d'année pour gérer sa banque. Normalement, à la fin de l'année, il aura pris ses 15 jours et son solde sera de retour à 0.

Ces pistes de solution ne permettent pas d'avoir une banque exacte, par contre elles donnent la quantité disponible à l'employé et permettent d'avoir une meilleure information afin d'approuver ou non la demande.