Compagnie et paramètres du compte

Voici comment procéder afin de faire un changement d'administrateur dans votre système Folks. À noter que seul l'utilisateur ayant le rôle Administrateur de compagnie peut effectuer cette modification.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de contrôle de compagnie: Compagnie > Informations.
2. Dans le champs personne ressource, changez le nom afin d'y mettre la nouvelle personne qui aura le rôle d'administrateur de compagnie. Sauvegardez. 
   👉 Il est important de changer le nom en premier et de sauvegarder, car une fois que vous changez l'administrateur vous n'aurez plus accès à faire de modifications.
3. Cliquez sur le bouton Change Admin.
4. Sélectionnez le nom d'utilisateur du nouvel administrateur dans la liste déroulante et cliquez sur OK.
   Le nom et prénom apparaissent également entre parenthèses au cas où vous ne reconnaissez pas le courriel de l'utilisateur. 
5. Après avoir appuyé sur OK, vous pourrez modifier les accès de l'ancien administrateur de compagnie selon les besoins et permissions attribuées.

1. Accédez à l'onglet Titres d'emploi en passant par Compagnie > Structures d'organisation. 

2. Cliquez sur + Ajouter en haut à droite de la page.

3. Entrez le nom du titre d'emploi (obligatoire) et les autres champs nécessaires.

👉 TRUCS ET ASTUCE : Il est possible d'avoir des structures bilingues au besoin. Ceci vous permet d'entrer le nom français & anglais du même titre d'emploi. 

Si vous êtes l'administrateur de votre système, accédez à Compagnie > Informations et activez l'option Structure d'organisation bilingues pour avoir accès à cette fonction.

4. Sauvegardez. À partir de ce moment, le nouveau titre d'emploi sera disponible.

Il est possible de modifier le superviseur pour l’ensemble des employés d’un département grâce à une règle automatique définie dans la structure organisationnelle de votre entreprise.

Étapes à suivre

1. Accédez à Compagnie > Structure d’organisation > Départements.

2. Repérez le département dans la liste et cliquez sur le bouton de modification (icône du papier crayon).

3. Une fenêtre apparaîtra. Sélectionnez le superviseur à l’aide du menu déroulant Superviseur de l’employé, ou Superviseur de [nom du site d’opération] si plusieurs sites sont configurés.

4. Cliquez sur Sauvegarder.

Important

La modification s’appliquera à tous les employés rattachés à ce département.
Cependant, les employés dont le superviseur a été modifié manuellement dans leur profil ne seront pas visés par cette modification.

Pour savoir comment réappliquer la règle automatique à un employé, consultez l’article Attribution du superviseur par défaut

Dans cette capsule, notre formateur vous explique le fonctionnement des normes organisationnelles, notamment les objectifs d'entreprise que vous pourrez suivre dans la page d'analyse détaillée du tableau de bord. Vous verrez également comment planifier vos objectifs en fonction de votre situation actuelle.

Vous pourrez ajuster ces objectifs tout au long de l'année en fonction de vos besoins.

Les actions

Pour accéder à la page des normes organisationnelles, dans le menu principal, passez par Compagnie > Normes. Par défaut vous devriez déjà être dans l'onglet organisationnelles. 

• Éditer les jours fériés - Ce bouton vous permet d'entrer les jours fériés de votre organisation (voir Paramétrer les fériés et Paramétrer le calcul des fériés pour la feuille de temps).
• Éditer et Sauvegarder - Utilisez le bouton d'édition pour activer la modification des normes organisationnelles. N'oubliez pas de sauvegarder votre travail lorsque vous avez terminé. Le total annuel est calculé selon la moyenne des cellules.
• Imprimer - Il est possible d'imprimer ou d'exporter le contenu de la page en cliquant sur le bouton d'impression.

La configuration

Si vous êtes à la fin de votre année vous pouvez indiquer les données en début d’année prochaine, car celles-ci seront plus réalistes au niveau de vos statistiques de vos KPI. N’oubliez pas que cette section, si jamais vous n’avez rien pour le moment comme donnée, ce n’est vraiment pas grave de laisser des champs vides.

Il est crucial de prendre en considération votre année RH pour définir vos objectifs.

Absences des employés

Cette norme correspond à l’objectif d’absentéisme pour vos employés. Si vous n’avez pas d’objectif d’absentéisme, nous vous suggérons de faire le calcul d’absentéisme dans votre organisation :

• Pour l’organisation au complet : Le total d’absence maladies permises pour tous les employés de votre organisation multiplié par le nombre d’employé au total dans votre organisation.
• Par site d’opération : le total d’absence maladies permises pour tous vos employés en fonction de leur site d’opération multiplié par le nombre d’employé dans le site d’opération.

Il est important de vous laisser une marge de manœuvre également, donc ajouter une donnée plus haute que le calcul que vous venez de faire.

Accidents de travail

Quel est votre objectif pour le nombre d’accidents en milieu de travail cette année? Il ne faut pas oublier que les maladies professionnelles entrent aussi dans le calcul par exemple, burnout ou fatigue.

Budget de formation

Quel est votre budget de formation cette année? Indiquez tout simplement le budget que vous avez prévu en termes de formation cette année.

Heures de formation

Quel est l’objectif en heures que vous voulez attribuer en formation cette année? Permettra finalement d’indiquer combien d’heures les employés vont passer en formation plutôt que de passer en production.

Nombre de départs

Combien pensez-vous avoir de départs dans l’année au sein de votre entreprise?

Plaintes

Si vous utilisez un système de plaintes, combien pensez-vous avoir de plaintes de clients durant l’année?

Problèmes de Discipline

Quel est l'objectif en termes de nombre de cas disciplinaires dans l'organisation cette année?

Temps accumulé

Quel est l'objectif du nombre d'heures supplémentaires dans l'organisation cette année?

Les normes des employés dans Folks vous permettent d'établir les seuils à respecter pour vos employés.

Dans cette capsule, nous faisons un survol des actions et des options disponibles dans la page des normes des employés. Nous vous donnerons également des trucs et astuces pour la gestion de vos données et le meilleur moment pour la configuration des normes.

Suivez les explications de notre équipe pour bien comprendre le fonctionnement des normes employés et vous préparer à leur configuration.

Les actions

Pour accéder à la page des normes des employés, dans le menu principal, cliquez sur Compagnie > Normes et sélectionnez l'onglet Employés.

• Éditer et Sauvegarder - Utilisez le bouton d'édition pour activer la modification des normes des employés (voir Configurer les normes des employés). N'oubliez pas de sauvegarder votre travail lorsque vous avez terminé.
• Utilisez année précédente - Ce bouton vous permet de copier vos données de l'année antérieure dans l'année en cours.
• Imprimer - Il est possible d'imprimer ou d'exporter le contenu de la page en cliquant sur le bouton d'impression.

Les types de normes

Parmi les normes des employés, vous pouvez retrouver des banques, des objectifs et des limites. Consultez les définitions ci-dessous pour en savoir plus.

Les définitions

Absences

La norme Absences se définit comme l’objectif d’absentéisme pour cet employé. Cette norme permet d’obtenir un avertissement lorsqu’un employé égalise ou dépasse la norme afin que vous puissiez analyser son dossier et décider s’il est problématique ou non. Il est important de noter que les maladies sont incluses dans cet objectif.

Absence/maladie

La norme Absence/maladie concerne la banque d’heures ou de journées maladies que vous offrez à vos employés. Il est important de comprendre que la norme représente le solde/la banque initiale au début de votre année RH. Par la suite, la balance s’ajustera en fonction des différentes entrées faites tout au long de l’année. Les absences/maladie comptent dans l’absentéisme de cet employé et dans les taux calculés par votre Folks.

Accidents

La norme Accidents se définit comme l’objectif du nombre d’accidents ou de quasi-accidents pour cet employé. Cette norme permet d’obtenir un avertissement lorsqu’un employé égalise ou dépasse la norme afin que vous puissiez analyser son dossier et décider s’il est problématique ou non. Il est important de noter que les maladies professionnelles sont gérées dans ce module et incluses dans cet objectif.

Temps accumulé

La norme de Temps accumulé est le maximum d’heures que les employés peuvent avoir dans leur banque. Il ne s’agit pas du nombre d’heures supplémentaires faites, mais bien du nombre maximal accumulé dans la banque à un moment précis.

Heures supplémentaires à partir de

Utile si vous vous servez de la feuille de temps

La norme Heures supplémentaires est utilisée seulement lorsque la feuille de temps de base ou par projet est activée. Il s'agit de la limite entre les heures qui sont des heures régulières et celle qui vont tomber dans la section temps supplémentaire et pourront être accumulées à temps simple ou majoré ou payées à temps simple ou majoré.

Vacances

La norme Vacances concerne la banque d’heures ou de journées de vacances que vos employés accumulent. Il est important de comprendre que cette norme représente le solde/la banque initiale au début de votre année de vacances.

L’année de référence pour les vacances n’est pas nécessairement la même que l’année RH. De plus, année après année, vous allez pouvoir transférer les soldes des années précédentes afin d’ajuster ce qui a été réellement accumulé l’année précédente et conserver que l’équivalent au pourcentage d’accumulation de vacances (4% = 10 jours, 6% = 15 jours, etc.). Le total ici est la quantité en temps que vous permettez à votre employé de prendre en fonction de ce qu’il a travaillé l’année précédente. Voir la loi du travail correspondant à votre lieu d’emploi pour plus de détails.

Personnel/mobile

La norme Personnel/mobile concerne la banque d’heures ou de journées personnelles/mobiles que vous offrez à vos employés. Il est important de comprendre que cette norme représente le solde/la banque initiale au début de votre année de vacances. L’année de référence pour les journées personnelle/mobiles est la même que pour les vacances et n’est pas nécessairement la même que l’année RH.

💡Astuce: Si toutefois vos journées personnelles/mobiles se réinitialisent selon l'année RH et que vous voulez qu'elles soient calculées dans le taux d'absentéisme, vous pouvez laisser la colonne Personnel/mobile vide et les inclure dans la colonne Absence/maladie. Pour les différencier, vous pouvez faire modifier la liste des raisons d'absences.

Discipline

La norme Discipline se définit comme l’objectif du nombre d'avis disciplinaires pour cet employé. Cette norme permet d’obtenir un avertissement lorsqu’un employé égalise ou dépasse la norme afin que vous puissiez analyser son dossier et décider s’il est problématique ou non.

💡Astuce: Il est important de noter que nous suggérons d’inclure les avis verbaux dans le module de discipline (Employés > Disciplines). Ceci permet d'être inclus dans cet objectif.

La personnalisation des normes pour chaque employé est un élément clé pour aligner les objectifs individuels sur les exigences de l'entreprise. Ce guide fournit une procédure détaillée pour mettre à jour ces normes de manière efficace dans votre système de gestion.

Instructions

1. Accès à la configuration des normes

   Allez dans Compagnie > Normes et cliquez sur l'onglet employés pour accéder à la gestion des standards applicables à vos collaborateurs.

2. Passage en mode édition

   Cliquez sur Éditer pour activer la modification des normes des employés

3. Sélection de l'employé

   Trouvez l'employé concerné dans la liste présentée.

4. Configuration de la norme

   Localisez la colonne correspondant à la norme à configurer et procédez aux ajustements nécessaires.

5. Ajout de la norme

   Entrez la norme spécifique pour cet employé, en vous assurant de sa clarté et de sa mesurabilité.

✏️ Pour application globale, entrez vos valeurs sur la ligne tous les employés pour appliquer une norme à l'ensemble de votre personnel en une seule action.

6. Sauvegarde

   Cliquez sur sauvegarder pour enregistrer les modifications apportées aux normes des employés. 

7. Confirmation

   Une fenêtre de confirmation s'affichera, cliquez sur ok pour finaliser le processus.

Suivez les étapes suivantes afin de modifier les normes de vacances d'un employé:

1. Naviguez vers Compagnie > Normes > Employés dans la plateforme.
2. Cliquez sur Éditer.
3. Localisez l'employé concerné dans la liste.
4. Modifiez le nombre d'heures ou de jours dans la banque de vacances de l'employé.
5. Sauvegardez les modifications en cliquant sur Sauvegarder en haut à droite. N'oubliez pas cette étape, sinon les modifications seront perdues.

Afin de pouvoir effectuer l'accumulation mensuelle de vacances pour vos employés, vous devez vous assurer que votre système est paramétré ainsi. Si les options montrées dans cet article ne sont pas disponibles, contactez le support technique ou votre chargé de compte afin d'ajuster vos paramètres.

Une fois que le paramètre est activé dans votre compte, à l'intérieur des normes des employés, vous aurez maintenant une nouvelle colonne intitulée Accumulation mensuelle. Cette nouvelle norme vous permettra d'ajouter le montant de vacances à accumuler à chaque employé à tous les mois. Ce champ est modifiable à tout moment afin d'ajuster l'accumulation d'un employé à l'augmentation de son taux d'accumulation ou pour gérer une situation particulière.

Vous pourrez aussi observer qu'il y a maintenant une 2e norme concernant les vacances nommé Vacances accumulées. Cette norme représente le montant accumulé depuis le début de l'année par votre employé. 

C'est dans cette norme que le montant d'Accumulation mensuelle sera ajouté à chaque dernier jour du mois à minuit. Ce champ est modifiable afin d'ajouter une banque initiale à un employé ou pour ajuster le total si les accumulations mensuelles n'étaient pas celles prévues.

Les vacances ainsi accumulées seront visibles lors d'une demande, d'une entrée, dans les indicateurs de performance (KPI) du profil de l'employé et dans le sommaire des vacances.

Le calcul des accumulations de vacances

À l'intérieur de Folks, la balance des vacances d'un employé est calculée à partir de la norme annuelle de Vacances, à laquelle il faut additionner le transfert de l'année précédente et soustraire les vacances prises. Le calcul utilisé est donc : Norme + Banque précédente - Vacances prises = Balance

Utilisation anticipée de vacances accumulées

Ce calcul est optimisé pour les compagnies qui calculent leur banque de la façon prescrite dans les normes du travail (accumulation annuelle). Par contre, plusieurs compagnies permettent à leurs employés d'utiliser les vacances accumulées immédiatement. Si vous êtes dans cette situation, voici trois pistes de solution afin de contourner le problème : 

1. Mettre la quantité accumulée et permettre la norme d'aller dans le négatif. 
   
   Cette méthode demande moins de manipulation, par contre elle montre aux employés qu'ils sont en train d'utiliser les vacances anticipées. Avec cette méthode, il faut aussi s'assurer de valider si la quantité demandée dépasse ce qui est disponible (accumulé dans l'année en cours) dans le logiciel de paie.
   Cette méthode vous permet d'expliquer que la balance est ce que l'employé a accumulé l'an dernier, mais que vous permettez tout de même de prendre les vacances accumulées dans l'année en cours (vacances anticipées). Dans ce cas, nous vous recommandons de valider que l'employé a suffisamment d'heures dans ses vacances anticipées avant d'approuver la demande.
    
2. Ajuster, à intervalle nécessaire, les normes des employés qui sont visés par cette règle et ajouter le montant accumulé pendant cette période. 
   
   Par exemple : Daniel a 8 jours de vacances au premier mois de l'année et c'est le montant que je dois inscrire dans sa norme. Pendant le premier mois, Daniel accumule 1.25 jours de vacances. Je dois modifier sa norme pour ajouter le montant accumulé, c'est à dire la modifier pour 9.25 jours. 
   Évidemment, cette manière demande un travail à tous les intervalles nécessaires qui peut être plus ou moins fastidieux dépendant de la grosseur de votre entreprise.
    
3.  Mettre dans la norme, en début d'année, la quantité que les employés accumuleront durant l'année si vos employés sont sur un horaire régulier. 
   
   Cela peut leur donner la quantité qu'ils auront et gérer leurs semaines de vacances en connaissance de cause. Par contre, lors d'une demande en début d'année ou qui vide la banque de l'employé, cette façon peut demander une vérification du montant disponible si vous ne permettez pas à l'employé d'aller dans le négatif. Par exemple : Vous offrez 3 semaines de vacances par année. Au début de l'année dans laquelle l'employé accumule ces 3 semaines, il n'a aucune journée disponible. Par contre, il va accumuler ces 3 semaines au cours de l'année. Je peux mettre 15 jours dans la norme au début d'année pour gérer sa banque. Normalement, à la fin de l'année, il aura pris ses 15 jours et son solde sera de retour à 0.

Ces pistes de solution ne permettent pas d'avoir une banque exacte, par contre elles donnent la quantité disponible à l'employé et permettent d'avoir une meilleure information afin d'approuver ou non la demande.

Suivez les étapes suivantes afin de modifier les normes de maladie d'un employé:

1. Naviguez vers Compagnie > Normes > Employés dans la plateforme.
2. Cliquez sur Éditer.
3. Localisez l'employé concerné dans la liste.
4. Modifiez le nombre d'heures ou de jours dans la banque de maladie de l'employé.
5. Ajustez la norme d'absentéisme en modifiant le nombre d'heures ou de jours dans la colonne Absences pour refléter la mise à jour de la banque de maladie.
6. Sauvegardez les modifications en cliquant sur Sauvegarder en haut à droite. N'oubliez pas cette étape, sinon les modifications seront perdues.

Modifier le début du mois de votre année de référence RH dans Folks peut avoir des implications importantes sur la gestion de vos normes et données RH. Avant d'initier ce changement, il est essentiel de comprendre tous les impacts potentiels pour garantir une transition en toute sécurité.

Impacts et conséquences du changement

Déplacement des Normes : Le changement du début du mois de l'année de référence peut entraîner le déplacement de toutes les normes de l'année actuelle, situées dans la section Compagnie > Normes sous les onglets Normes organisationnelles et Normes des employés, vers une autre année.
 

Sauvegarde des Normes : Il est fortement conseillé de copier et coller toutes les informations présentes dans les tableaux de normes vers un fichier Excel. Cette étape s'applique tant aux normes organisationnelles qu'aux normes des employés, assurant ainsi la conservation de ces données vitales.
 

Rétablissement des Normes : Après le changement, il sera nécessaire de localiser où les normes ont été déplacées et de les réintégrer dans l'année actuelle. Cette tâche vous incombe et demande une attention particulière pour rétablir les informations correctement.
 

Exportation des Demandes d'Absences et de Vacances : Pour préserver l'historique des demandes, exportez toutes les absences et vacances enregistrées depuis le début de l'utilisation de Folks. Accédez à Temps > Absences ou Vacances > Voir les sommaires. Indiquez la date de début de votre période chez Folks, puis cliquez sur Exporter.
 

Impact sur les Absences Maladie : Si des absences maladie s'étendent sur deux années différentes, le solde de ces absences pourrait être affecté par le changement de l'année de référence. Une révision manuelle de ces soldes peut être nécessaire pour garantir leur exactitude.
 

Préparation au changement

Avant de procéder à ce changement significatif, assurez-vous que toutes les données essentielles sont sauvegardées et que vous comprenez pleinement les étapes nécessaires pour réintégrer les informations correctement. Cette préparation minimisera les risques de perturbation de vos opérations RH.

Nous contacter

Une fois que vous aurez pris toutes les précautions nécessaires et serez prêt à procéder, veuillez nous contacter à l'adresse support@folkshr.com. Notre équipe se fera un plaisir de vous accompagner dans le changement de l'année de référence RH pour assurer une transition en douceur.

Dans cette capsule, notre formateur vous explique comment transférer les soldes de vacances et de temps supplémentaires d'une année à l'autre. Vous verrez également comment gérer les transferts, les erreurs éventuelles et les options de sélection des employés. Assurez-vous de bien suivre les étapes pour un transfert adéquat.

Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de transfert des banques: Compagnie > Normes, onglet Transfert des banques.

Pour transférer toutes les banques, sélectionnez l'année et cliquez sur le premier bouton Transférer. 

Pour transférer une banque à la fois, sélectionnez l'année et cliquez sur le bouton de transfert pour chaque banque. 

La page Jours fériés permet aux administrateurs de définir les jours non travaillés pour leur entreprise.

Cet article explique comment ajouter et associer les jours fériés à la province de chaque employé pour que les feuilles de temps des employés reflètent les bons congés.

Les jours fériés apparaissent également dans le module de demande d'absence, de vacances, de temps accumulé et dans le calendrier de chaque employé, en fonction de la province de résidence indiquée dans son profil.

Ajouter des jours fériés

Configurez les jours fériés applicables à votre entreprise afin de refléter les obligations légales propres à chaque région où travaillent vos employés. Il peut s’agir de jours fériés légaux ou de congés propres à votre entreprise.

La permission Compagnie > Normes > Jours fériés est requise.

Notez que les jours fériés doivent être recréés manuellement à chaque nouvelle année RH afin d'assurer un calcul correct des indemnités. De plus, certains jours fériés ne tombent pas à la même date d'une année à l'autre. Assurez-vous d’effectuer la modification au début de chaque nouvelle année.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page des jours fériés (Compagnie > Normes > Jours fériés).
2. Sélectionnez l’année RH désirée et cliquez sur + Ajouter.
3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, entrez le nom du jour férié. Vous pouvez ajouter une traduction en cliquant sur l’icône (Ajouter une traduction) afin que le nom du jour férié s'affiche dans la langue du profil de l'employé.
   
4. Entrez ensuite la date et sélectionnez les régions auxquelles le jour férié s'applique (provinces canadiennes, états américains ou pays).
5. Cliquez sur Ajouter.

Il est possible de modifier et de supprimer un jour férié existant en cliquant sur l’icône des trois points (Plus d’options). Les jours fériés dont la date est antérieure ou égale à la date de fin de la dernière période de paie verrouillée ne peuvent pas être modifiés (icône cadenas).

Configurer le calcul des jours fériés

La configuration du calcul des jours fériés s’effectue dans la feuille de temps en cliquant sur la roue d’engrenage > Jours fériés.

Vous pouvez activer le calcul automatique de la règle du 1/20 telle qu'inscrite dans la Loi sur les normes du travail du Québec, configurer un nombre d'heures personnalisé ou ne pas calculer les fériés (voir Paramétrer le calcul des fériés pour la feuille de temps).

Avant de configurer les fériés dans la feuille de temps de vos employés, validez que les fériés ont bien été ajoutés initialement. Pour de plus amples renseignements, référez-vous à l'article Ajouter ou éditer les jours fériés.

Une fois les fériés ajoutés dans votre plateforme, il est maintenant temps de configurer ceux-ci pour la feuille de temps.

1. Accédez à la section Temps > Feuilles de temps et cliquez sur la roue d'engrenage⚙️ en haut à droite afin d'accéder à la configuration. 
2. Il est possible d'activer le calcul automatique de la règle du 1/20 tel qu'inscrit dans la loi sur les normes du travail du Québec. Dans l'onglet jours fériés, cliquez sur le bouton pour activer la règle dans la colonne 1/20 pour tous les employés ou pour les employés visés individuellement. 
   
   👉 La règle du 1/20 est calculée de la manière suivante : Le système calcule les heures travaillées durant les 4 semaines précédentes à la période de paie incluant le férié, pour un maximum de 20 jours travaillés. Le total d'heures durant les 4 semaines sera divisé par 20 jours de travail.
    
3. Il est possible de configurer un nombre d'heures personnalisées dans la colonne Personnalisé. Afin d'ajouter la même valeur de temps à l'ensemble des employés, cliquez sur la case en dessous de l'entête Personnalisé et ajoutez le nombre d'heure dans le champ apparaissant. Afin d'ajouter des valeurs de temps par employé, repérez l'employé dans la liste et ajoutez le nombre d'heure dans le champ réservé à cet effet.
4. Il est possible de ne pas calculer les fériés en cochant le bouton dans la colonne Ne pas calculer afin de ne pas entrer de valeur de temps automatiquement lorsqu'il s'agit d'une journée fériée.
5. Afin d'attribuer une province à l'employé, cochez la case à côté du menu déroulant sous la colonne province. Cliquez sur le menu déroulant pour sélectionner la province de l'employé. Il est possible de cliquer sur la case en dessous de l'entête Province afin d'activer d'un seul coup la même province pour tous les employés.
   
   ⚠️Si la case n'est pas cochée, la province de résidence de l'employé (selon le profil employé) sera utilisée afin d'assigner les fériés à l'employé. 
    
6. Cliquez sur Sauvegarder.

L’authentification unique (SSO) permet aux utilisateurs de Folks de se connecter à la plateforme à l’aide de leurs identifiants professionnels existants, simplifiant ainsi l’accès tout en renforçant la sécurité.

Activer la fonctionnalité dans Folks

1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Paramètres > Sécurité.

2. Assurez vous d'être dans l’onglet Authentification unique (SSO) et cliquez sur Activer.

3. Remplissez les champs suivants :

   • Code de compagnie : libre à vous de le choisir, en autant que ce n'est pas déjà pris.

   • Fournisseur d'identité : Google Workspace ou Microsoft.

Configuration avec Microsoft

1. Connectez-vous au portail Azure.

2. Accédez à Applications d’entreprise.

3. Cliquez sur Nouvelle application, puis sur Créer votre propre application.

4. Nommez votre application Folks et cliquez sur Créer.

5. Une fois l’application ajoutée, configurez l’authentification unique en sélectionnant la méthode SAML, puis cliquez sur Modifier.
   👉 Pour plus d’informations, consultez la documentation SAML configuration for Microsoft Azure.

6. Dans la première section (Configuration SAML de base), remplissez les champs suivants :

   • Identificateur (ID d’entité) :
     https://api.folkshr.app/auth/sp/code_de_votre_compagnie

   • URL de réponse (Assertion Consumer Service) :
     https://api.folkshr.app/api/v2/authorization/sso/respond/code_de_votre_compagnie
     (Remplacez code_de_votre_compagnie par le nom défini préalablement dans Folks sous Paramètres > Sécurité.)

7. Cliquez sur Sauvegarder.

8. Dans la troisième section (Certificats SAML), téléchargez le fichier XML de métadonnées de fédération.

9. Retournez dans Folks, téléversez le fichier XML à l’endroit prévu (fournisseur d’identité), puis cliquez sur Terminer.

Configuration avec Google

1. Accédez au portail d’administration Google.

2. Sélectionnez Apps.

3. Cliquez sur Web and mobile apps, puis sur Add App > Add custom SAML app.

4. Nommez votre application Folks, ajoutez une icône si souhaité, puis cliquez sur Continue.

5. À l’écran Google IdP Information, cliquez sur Next.

6. À l’écran Service Provider Details, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Next :

   • ACS URL :
     https://api.folkshr.app/api/v2/authorization/sso/respond/code_de_votre_compagnie

   • Entity ID :
     https://api.folkshr.app/auth/sp/code_de_votre_compagnie
     (Le code de compagnie correspond à celui défini dans Folks sous Paramètres > Sécurité.)

7. À l’écran Attribute Mapping, cliquez sur Add New Mapping et associez l’adresse courriel principale au champ email.

8. Assurez-vous que le bouton Service Status est activé.

9. Téléchargez le fichier XML de métadonnées de fédération.

10. Retournez dans Folks, téléversez le fichier XML à l’endroit prévu (fournisseur d’identité), puis cliquez sur Terminer.

Connexion des utilisateurs

Lorsqu’un utilisateur accède à la page de connexion de Folks, il verra un nouveau bouton lui permettant de se connecter via l’authentification unique. Il devra entrer le code de compagnie que vous lui aurez fourni pour finaliser la connexion.

Exiger la connexion SSO 

Pour renforcer la sécurité, vous pouvez exiger l’utilisation du SSO pour l’ensemble des utilisateurs :

• Activez simplement le bouton Exiger la connexion SSO pour tous les utilisateurs.

⚠️Lorsque cette option est activée, la connexion classique (saisie manuelle de l'adresse courriel et du mot de passe) n'est plus disponible. Il est donc important de s'assurer que tous vos utilisateurs possèdent une adresse courriel professionnelle liée à Microsoft ou Google.

L’authentification à deux facteurs (2FA) ajoute une couche de sécurité supplémentaire lors de la connexion. En plus du mot de passe, un code de validation est exigé afin de confirmer l’identité de l’utilisateur.

🔒Activation de l'authentification à deux facteurs

Voici comment faire pour activer la fonction Authentification 2FA à l'ensemble de vos employés :

1. Accéder à la section Paramètres >Sécurité.
2. Activez le bouton Exiger l'authentification à deux facteurs pour tous les utilisateurs.

🔓Désactivation de l'authentification à deux facteurs

Pour désactiver cette fonction pour un seul utilisateur:

1. Rendez-vous dans Paramètres > Utilisateurs.

2. Cliquez sur l’icône papier-crayon pour modifier l’utilisateur concerné.

3. Dans la section Informations de l’utilisateur, assurez vous que la case Authentification à deux facteurs soit décochée.

4. Enregistrez les modifications.

⚠️Attention! Si vous ne forcez pas la fonction à tous les employés via le module de sécurité, ceux-ci seront en mesure d'activer ou de désactiver la fonction via le module Gestion du compte en cliquant sur leur photo de profil en haut à droite.

La page Gestion des notifications permet à un administrateur de choisir qui reçoit par courriel les demandes faites dans Folks, en plus des superviseurs. Elle permet aussi d’être averti des changements apportés aux profils des employés.

Par défaut, seuls les superviseurs reçoivent les courriels liés aux demandes (absences, vacances, temps supplémentaire). Cette page est utile pour les personnes qui ne supervisent personne mais veulent être averties, par exemple aux RH, à la comptabilité ou à la paie.

Pour accéder au module, passez par Paramètres > Gestion des notifications.

Pour chaque catégorie, veuillez sélectionner le(s) utilisateur(s) depuis la bande déroulante. En plus des requêtes, il est possible de recevoir des notifications pour les modifications faites par l'employé depuis son profil en ajoutant le(s) utilisateur(s) à la catégorie correspondante.