Cet article explique comment créer des gabarits de signature électronique dans Folks et comment envoyer un document pour signature. Suivez les étapes ci-dessous pour assurer une configuration correcte et une gestion efficace des signatures électroniques.
Accéder au module de signature électronique
- Accédez au module de signature électronique, situé dans le menu de gauche
Créer un gabarit de signature
- Cliquez sur "Créer un gabarit".
- Nommez votre gabarit (par exemple, "Code d'éthique").
- Sélectionnez le document à faire signer.
- Si vous avez plusieurs documents à faire signer ensemble, ajoutez-les tous à ce stade.
- Ajoutez des rôles de signataires :
- Employé
- Superviseur
- Directeur (ou autres rôles pertinents)
- Définissez l'ordre de signature en faisant glisser les rôles.
- Placez les champs de signature, d'initiales et de date aux endroits appropriés sur le document.
- Cliquez sur "Suivant".
- Ajoutez des personnes en copie conforme (CC) si nécessaire (par exemple, les ressources humaines).
- Rédigez un message optionnel pour les signataires.
- Enregistrez le modèle.
Envoi d'un document pour signature
- Allez dans "Suivi des documents".
- Cliquez sur "Demande de signature".
- Sélectionnez votre gabarit de signature.
- Choisissez les employés concernés et attribuez-leur leurs rôles respectifs.
- Sélectionnez l'adresse e-mail à laquelle envoyer la demande (professionnelle ou personnelle).
- Cliquez sur "Envoyer pour signature".
Note: Assurez-vous que les adresses e-mail de vos employés sont validées dans leurs profils pour qu'ils puissent recevoir les demandes de signature.