Deux modalités d'envoi sont disponibles à l'intérieur du module de signature électronique; le document à signature unique ainsi que le document pour envoi de masse. Continuez la lecture pour voir quelle option vous convient le mieux.
Document à signature unique
Plusieurs personnes signent le même document. L'envoi est possible à partir d'un document téléversé ou d'un gabarit.
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Depuis un document
La sélection des signataires se fait individuellement par la barre de recherche. Il n'y a pas de limite pour la quantité de signataires que l'on peut sélectionner.
Pour chaque signataire, il faut placer les champs désirés au bon endroit sur le document. -
Depuis un gabarit
L’utilisation d’un gabarit permet d’automatiser le processus, sans avoir à placer manuellement les champs de signature, puisque ceux-ci ont déjà été définis lors de la configuration du gabarit. N'importe quel gabarit peut être utilisé pour ce mode. Il peut y avoir 10 signataires maximum.
La sélection des signataires se fait individuellement par la barre de recherche. Si l'employé n'a aucune adresse de validée (ni professionnelle ni personnelle) il ne sera pas visible dans la barre de recherche.
Lorsque les signataires ont été sélectionnés, un rôle doit leur être attribué selon ceux configurés dans le gabarit. Un seul signataire par rôle.
Qu'il s'agisse d'un envoi par document ou par gabarit, si l'employé possède deux adresses courriel validées (personnel et corporatif), on doit choisir à laquelle le document sera envoyé. Si seulement une des deux adresses est validée, celle-ci sera utilisée par défaut.
Il est également possible de décider si le document doit être ajouté au profil du signataire, une fois le document signé. Si vous ne sélectionnez pas cette option, il est toujours possible de leur faire parvenir plus tard.
Document pour envoi de masse
Envoi d'un seul document à plusieurs destinataires. Chaque signataire obtient sa propre copie signée (signature indépendante).
Conditions:
- L'envoi est uniquement possible à partir d'un gabarit.
Le gabarit doit contenir un seul rôle de signataire. Donc, seulement les gabarits à un rôle seront affichés dans la barre de recherche.
Au moins l'une des deux adresses courriel doit avoir été validée (personnelle ou corporative) pour que l'employé apparaisse dans la barre de recherche.
Différentes options de destinataires sont possibles. Une recherche est nécessaire afin de sélectionner un individu, un groupe (site d'opération, département ou titre d'emploi) ou même l'organisation au complet (chercher par nom d'entreprise). Il est possible de sélectionner plusieurs individus et groupes à la fois. Si un groupe est sélectionné, tous ceux qui en font partie recevront le document pour signature. Il n'est pas possible d'enlever manuellement des membres du groupe. Si une personne faisant partie d'un des groupes n'a aucune adresse courriel de validée, un message d'avertissement apparaîtra et le signataire ne recevra tout simplement pas le document à signer:
« Certains employés de ce groupe ne possèdent aucune adresse courriel validée. Ils ne pourront pas recevoir le document. »
👉 Si un individu est sélectionné à la fois individuellement et via un groupe, il ne recevra qu’une seule demande de signature du document.
Pour ce type d'envoi, l'option d'ajout au profil n'est pas à sélectionner. Le document signé est automatiquement envoyé dans la section documents du profil employé.
Comme tous les champs ont été définis lors de la configuration du gabarit, aucun placement de champ n'est requis ici.
Suivi des documents
Après l'envoi, il est possible de faire le suivi des documents envoyés et de voir rapidement pour chaque document:
- Le type d'envoi: unique ou de masse
- Le statut: envoyé, en cours, signé, décliné, annulé ou erreur
- Le suivi: le nombre de signatures jusqu'à maintenant
En cliquant sur l'ellipse pour un document sélectionné, différentes options sont disponibles selon le statut comme télécharger, supprimer, envoyer à nouveau, etc.
En cliquant sur le nombre de signatures collectées (colonne suivi), il est possible d'accéder à la liste des signataires. Celle-ci donne plus de détails afin de voir exactement qui a ou non signé le document ainsi que la date de signature, le cas échéant.