Signature électronique

Cette capsule explique comment envoyer un document pour signature. Suivez les étapes ci-dessous pour assurer une configuration correcte et une gestion efficace des signatures électroniques.

Veuillez noter que la signature électronique est une fonctionnalité du plan Performance.

La plateforme apparaîtra différemment dans votre compte par rapport à ce qui est montré dans la vidéo. Cependant, la fonctionnalité reste la même.

Accéder au module de signature électronique

Une fois le module activé par notre équipe, celui-ci est accessible depuis le menu principal en passant par Documents > Signature électronique.

Envoyer un document pour signature

Désignez des signataires, envoyer des documents pour signature à vos employés, et suivez leurs statuts en quelques clics dans la page de suivi des documents.

👉 Assurez-vous préalablement que les adresses courriel de vos employés soient validées dans leurs profils pour qu'ils puissent recevoir les demandes de signature. Pour ce faire, rendez-vous dans Employés > Profil de l'employé. Nous vous recommandons d'avertir les employés concernés qu'ils recevront un courriel de la part de Folks les invitant à valider leur courriel.

1. Rendez-vous dans la page Suivi des documents (Documents > Signature électronique).
2. Cliquez sur Envoyer un document en haut à droite.
3. Choisir le type d'envoi et le type de document si nécessaire. 
4. Choisissez le ou les employés à qui envoyer le document. Seuls les employés qui disposent d'une adresse courriel valide dans le système peuvent recevoir des documents à signer.
5. Si l'employé possède deux adresses courriel valides, sélectionnez l'adresse courriel à laquelle envoyer la demande (corporative ou personnelle). Si toutefois l'employé n'apparaît pas dans la liste c'est qu'aucune adresse courriel n'a été validée dans son profil employé. Pour apprendre comment valider une adresse courriel référez vous à cet article: Valider l'adresse courriel d'un ou plusieurs employés.
6. Cliquez sur Étape suivante. Selon le type d'envoi (voir l'article sur signature unique vs envoi de masse), il se peut que cette étape soit omise. 
7. Cliquez sur Envoyer pour signature.

Le ou les signataires recevront automatiquement un courriel les informant qu’un document attend leur signature. Ils pourront y accéder et le consulter en quelques clics et seront redirigés vers notre partenaire Dropbox Sign pour un processus de signature électronique rapide et sécurisé.

Lorsque tous les signataires auront signé le document, le statut passera à Signé. Vous pourrez par la suite télécharger le document dûment signé.

Comment annuler l'envoi d'un document?

1. Lorsque vous êtes sur la page de suivi des documents envoyés pour signature, cliquez sur l'ellipse ⋮ à droite du document et cliquez sur annuler.
2. Un menu contextuel s'ouvrira afin de confirmer l'action. Cliquez sur annuler la demande de signature.
   

⚠️Le ou les signataires ne seront pas avisés de l'annulation du document à signer. Si le courriel est déjà entré dans leur boîte courriel, celui-ci y restera. Par contre, en tentant d'ouvrir le lien, ils verront que celui-ci n'est plus disponible. 

Téléverser plusieurs documents dans un gabarit permet d'envoyer une seule demande de signature, économisant du temps et simplifiant la collecte des signatures, notamment pour des processus tels que l'intégration de nouveaux employés au sein de l'entreprise, ce qui peut nécessiter la signature de plusieurs documents en même temps.

Le module de signature électronique offre deux options de type de document à signer:

• L'envoi d'un nouveau document
• L'envoi d'un document à partir d'un gabarit (décrit dans cet article)

Prérequis

Pour les gabarits, ceux-ci pourront être créés seulement si la permission de signature électronique a été ajoutée dans le rôle ou à l’utilisateur.

Étapes de création

1. Accédez à l'option de création de gabarit via le chemin suivant :
   • Passez par Documents > Signature électronique. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite pour accéder à la configuration. 
   • Cliquez sur Créer un gabarit.
2. Nommer le gabarit avec un titre descriptif unique
   • Nommez votre gabarit (par exemple, Code d'éthique) et téléversez le document à faire signer. Si vous avez plusieurs documents à faire signer ensemble, ajoutez-les tous à cette étape.  Notez qu'après l'enregistrement, vous ne pourrez plus ajouter ou supprimer des documents dans ce gabarit.
3. Ajouter des rôles de signataire
   • Définissez les titres des personnes devant signer le document dans le gabarit. Vous pouvez également définir l'ordre d'envoi si le paramètre Définir l’ordre des signataires est coché. Sinon, le document sera envoyé simultanément à tous les signataires. ⚠️En passant à l'étape suivante, les rôles ne pourront plus être modifiés, même après la création du gabarit.
   • Un maximum de 10 rôles est possible et leurs noms ne peuvent pas contenir que des chiffres (ex: 1, 2, 3)
4. Ajouter les champs pour chacun des signataires
   • Incluez les informations nécessaires pour chaque signataire, telles que nom, titre, date, signature, etc.
   • Les champs de données Folks sont accessibles par le rôle Expéditeur
     • Aouter une zone de texte
     • Aller en bas à droite pour le menu déroulant de champs disponibles
     • Choisir l'un des champs référents à l'un des rôles rôle de signataire par exemple l'adresse de l'employé: 
5. Vérifier les signataires et ajouter une personne en copie au besoin (cc)
   • Confirmez les informations des signataires, validez le titre, incluez un message expliquant le sujet ou le but du document, ajoutez des personnes en copie si nécessaire, pour être au courant des étapes du processus sans être signataire.
   • Au maximum, 5 personnes peuvent être ajoutées en copie.
6. Enregistrer le modèle. 
   Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur enregistrer le modèle. Une fois le gabarit enregistré, il ne sera plus possible d'ajouter de nouveaux documents dans ce gabarit ni de supprimer ceux qui y sont déjà inclus.

Vous pouvez modifier, rendre inactif et supprimer le gabarit en cliquant sur l'ellipse ⋮.

Deux modalités d'envoi sont disponibles à l'intérieur du module de signature électronique; le document à signature unique ainsi que le document pour envoi de masse. Continuez la lecture pour voir quelle option vous convient le mieux. 

Document à signature unique

Plusieurs personnes signent le même document. L'envoi est possible à partir d'un document téléversé ou d'un gabarit.

• Depuis un document
  
  La sélection des signataires se fait individuellement par la barre de recherche. Il n'y a pas de limite pour la quantité de signataires que l'on peut sélectionner. 
  Pour chaque signataire, il faut placer les champs désirés au bon endroit sur le document.

   

• Depuis un gabarit

  L’utilisation d’un gabarit permet d’automatiser le processus, sans avoir à placer manuellement les champs de signature, puisque ceux-ci ont déjà été définis lors de la configuration du gabarit. N'importe quel gabarit peut être utilisé pour ce mode. Il peut y avoir 10 signataires maximum. 
  La sélection des signataires se fait individuellement par la barre de recherche. Si l'employé n'a aucune adresse de validée (ni professionnelle ni personnelle) il ne sera pas visible dans la barre de recherche.
  Lorsque les signataires ont été sélectionnés, un rôle doit leur être attribué selon ceux configurés dans le gabarit. Un seul signataire par rôle. 
   

Qu'il s'agisse d'un envoi par document ou par gabarit, si l'employé possède deux adresses courriel validées (personnel et corporatif), on doit choisir à laquelle le document sera envoyé. Si seulement une des deux adresses est validée, celle-ci sera utilisée par défaut. 

Il est également possible de décider si le document doit être ajouté au profil du signataire, une fois le document signé. Si vous ne sélectionnez pas cette option, il est toujours possible de leur faire parvenir plus tard. 

Document pour envoi de masse

Envoi d'un seul document à plusieurs destinataires. Chaque signataire obtient sa propre copie signée (signature indépendante). 

Conditions: 

• L'envoi est uniquement possible à partir d'un gabarit.

• Le gabarit doit contenir un seul rôle de signataire.  Donc, seulement les gabarits à un rôle seront affichés dans la barre de recherche. 

• Au moins l'une des deux adresses courriel doit avoir été validée (personnelle ou corporative) pour que l'employé apparaisse dans la barre de recherche. 

Différentes options de destinataires sont possibles. Une recherche est nécessaire afin de sélectionner un individu, un groupe (site d'opération, département ou titre d'emploi) ou même l'organisation au complet (chercher par nom d'entreprise). Il est possible de sélectionner plusieurs individus et groupes à la fois. Si un groupe est sélectionné, tous ceux qui en font partie recevront le document pour signature. Il n'est pas possible d'enlever manuellement des membres du groupe. Si une personne faisant partie d'un des groupes n'a aucune adresse courriel de validée, un message d'avertissement apparaîtra et le signataire ne recevra tout simplement pas le document à signer:

« Certains employés de ce groupe ne possèdent aucune adresse courriel validée. Ils ne pourront pas recevoir le document. »

👉 Si un individu est sélectionné à la fois individuellement et via un groupe, il ne recevra qu’une seule demande de signature du document. 

Pour ce type d'envoi, l'option d'ajout au profil n'est pas à sélectionner. Le document signé est automatiquement envoyé dans la section documents du profil employé. 

Comme tous les champs ont été définis lors de la configuration du gabarit, aucun placement de champ n'est requis ici.

Suivi des documents

Après l'envoi, il est possible de faire le suivi des documents envoyés et de voir rapidement pour chaque document:

• Le type d'envoi: unique ou de masse
• Le statut: envoyé, en cours, signé, décliné, annulé ou erreur
• Le suivi: le nombre de signatures jusqu'à maintenant

En cliquant sur l'ellipse pour un document sélectionné, différentes options sont disponibles selon le statut comme télécharger, supprimer, envoyer à nouveau, etc. 

En cliquant sur le nombre de signatures collectées (colonne suivi), il est possible d'accéder à la liste des signataires. Celle-ci donne plus de détails afin de voir exactement qui a ou non signé le document ainsi que la date de signature, le cas échéant. 

Pour renvoyer un lien de signature pour un document précédemment envoyé

1. Depuis le module de signature électronique (Documents > Signature électronique) cliquez sur les trois points verticaux  ⋮ au bout de la ligne correspondant au document que vous désirez envoyer de nouveau.
2. Cliquez sur Envoyer de nouveau
   Le document sera envoyé à nouveau à tous les signataires n’ayant pas déjà signé le document.

Comment envoyer un document à signer à des employés?

1. Accédez au module de Signature électronique
   Le module se trouve dans la barre de navigation à gauche de votre écran sous Documents > Signature électronique. 
2. Cliquez sur le bouton Envoyer un document en haut à droite de la page
   Une fenêtre s’ouvrira vous permettant de choisir le type de document et les signataires.
3. Choisissez le type d'envoi
   Deux options sont disponibles: envoi à signature unique ou envoi de masse.
   Pour connaître la différence entre les deux, consultez l'article ici: signature unique vs envoi de masse. 
4. Cliquez sur Étape suivante
   Seulement une fois que le type d'envoi ainsi que les signataires sont ajoutés, vous pourrez passer à l'étape suivante. Selon le type d'envoi, il se peut que d'autres étapes soient ajoutées.
5. Lorsque complété, une fenêtre de confirmation s'ouvrira avec la mention envoi réussi. 

⚠️Attention: Si vous obtenez un message d’erreur ou que le document possède le statut erreur, consultez l'article Quoi faire lorsqu’une erreur est détectée lors de l’envoi d’un document ?

Il est possible de filtrer les données de la liste de signature électronique afin de trouver rapidement le document que vous cherchez. 

1. Cliquez sur l’icône de filtre 
En passant par Documents > Signature électronique, vous arriverez sur la page de suivi des signatures. En cliquant sur l'icône de filtre à droite de la barre de recherche, un menu latéral apparaîtra à l’écran pour vous montrer les filtres de recherche possibles.

2. Sélectionnez les filtres dont vous avez besoin

Vous pouvez :
• Faire afficher ou non les employés inactifs.
• Sélectionner un ou plusieurs sites d’opération, départements et/ou titres d’emploi.
• Sélectionner le type de document
• Retirer (ou ajouter) des statuts

💡Astuce: si vous sélectionnez deux éléments dans un des champs, le système affichera les employés qui ont un ou l’autre en combinaison avec les autres champs filtrés que vous avez sélectionnés.

3. Cliquez sur Appliquer
Le menu se fermera et les filtres seront appliqués. Un chiffre apparaîtra à droite de l’icône de filtre, mentionnant la quantité de filtres appliqués à votre recherche. Si vous fermez la fenêtre sans cliquer sur le bouton Appliquer, les filtres ne s’appliqueront pas.

💡Astuce: un champ de sélection correspond à un filtre. Un choix multiple dans un seul champ de sélection affichera donc également une quantité de filtres de 1.

Afin de réinitialiser la vue par défaut

1. Cliquez sur Réinitialiser la vue par défaut qui se trouve au bas du menu latéral de filtres. Tous les éléments retourneront à leur état initial

ou

2. Cliquez sur le X situé à côté de la quantité de filtres appliqués. Tous les éléments retourneront à leur état initial.

Afin de bien comprendre à quelle étape du processus est rendu votre document de signature électronique, il est important de connaître les différents statuts possibles. Continuez la lecture afin de prendre connaissance des différentes particularités. 

Envoyé

La demande a été envoyée, mais aucune signature n'a encore été recueillie. 
👉 Si des signatures sont toujours manquantes à 3 et 7 jours suivant l'envoi du document, un rappel sera envoyé à la même adresse courriel.

En cours

Au moins une signature a été recueillie, mais toutes les signatures requises ne sont pas encore complétées. Le document pourra être téléchargé lorsque tous les signataires auront signé. 
Si un document possède le statut envoyé ou en cours, il est possible de le faire parvenir à nouveau aux personnes n'ayant pas encore signé en sélectionnant envoyer de nouveau. Jusqu'à cette étape, la demande peut également être annulée. 

Signé

Toutes les signatures requises ont été recueillies et le document est maintenant complet.

Si le document possède ce statut, il vous sera possible de télécharger ou supprimer le document en cliquant sur l'ellipse ⋮. S'il s'agit d'un document du type signature unique, vous aurez également l'option «ajouter au profil du signataire» qui s'affichera. Cette option ne s'affiche pas s'il s'agit d'un document du type envoi de masse puisqu'il s'ajoute automatiquement au profil de l'employé lors de la signature. 

Une fois signé, vous pouvez également supprimer le document.

⚠️Prenez note que cette action est irréversible. 

Décliné

Un ou plusieurs signataires ont décliné la signature du document. Un courriel sera transmis au signataire et à l'expéditeur lors de la déclinaison du document. Pour envoyer à nouveau un document possédant le statut décliné, vous devez en créer un nouveau et recommencer. 

Annulé

L'envoi du document a été annulé par un utilisateur. Le ou les signataires ne seront pas avisés de l'annulation du document à signer. En tentant d'ouvrir le lien, ils verront que celui-ci n'est plus disponible. 

Erreur

Une erreur s'est produite, empêchant la demande d'être traitée correctement. 

Dans le cas d'une erreur, un des 2 scénarios suivants est probablement survenu : 

La taille du document est supérieure à 25 Mo.
Ou
Le document contient plus de 40 pages. 

 

Si aucun de ces scénarios correspond à votre situation, supprimez le document erroné et tentez de l’envoyer de nouveau. Si cela ne fonctionne toujours pas, contactez notre support.

Vous avez reçu un courriel vous indiquant que vous avez un document à signer? Voir les prochaines étapes pour savoir comment procéder. 

1. Dans le courriel reçu, cliquez sur Lire et signer. 
   Une page de votre navigateur web s’ouvrira dans laquelle vous pourrez visualiser le document.
2. Cliquez sur Continuer en haut à droite de la page
   Complétez les champs requis: 
   • Cliquez sur les champs textes pour les remplir manuellement.
   • Cliquez sur les champs de signatures pour signer le document. Une fenêtre s’ouvrira dans laquelle vous pourrez choisir le type de signature que vous voulez utiliser.

💡Astuce: passez rapidement d’un champ à l’autre en cliquant sur le bouton Prochain champ obligatoire en haut à droite du formulaire.

Si vous avez plus d’un champ à remplir dans le document, un message indicatif sera affiché en haut à gauche du formulaire pour préciser le nombre de champs obligatoires que vous devez remplir. Lorsque vous aurez ajouté les informations dans le ou les champs obligatoires, un message de confirmation vert s’affichera en haut de l’écran.

3. Lorsque tout est rempli, cliquez sur Continuer dans le bandeau situé dans le haut de la page.
4. Cliquez sur J'accepte afin de transmettre votre signature. 
   Un courriel de confirmation sera envoyé au signataire dans lequel il sera possible de télécharger le document.
   Un courriel de confirmation sera envoyé à l’expéditeur pour le notifier que le processus a été complété.

👉 S'il y a plusieurs signataires dans le document, les courriels de confirmation seront envoyés lorsque tous les signataires auront signé le document.

Comment supprimer un ou plusieurs documents?

Supprimer un document individuel

Accédez à la page de signatures électroniques en passant par Documents > Signature électronique. Repérez le document à supprimer:

1. Cliquez sur les 3 points verticaux ⋮ pour accéder aux actions possibles. 
2. Cliquez sur Supprimer.

Supprimer plusieurs documents à la fois

Il est possible d'exporter plusieurs documents à la fois en cochant la case à la gauche du titre du document. Sélectionnez les documents à supprimer et cliquez ensuite sur la corbeille . Une fenêtre s’ouvrira dans laquelle vous devez confirmer la suppression des documents. Les documents seront supprimés de la liste.

⚠️Attention: dans tous les cas, l’action de suppression est irréversible. 

👉 Il n'est pas possible de supprimer un document avec le statut Envoyé. Afin de supprimer un document Envoyé, vous devez annuler l'envoi en premier et répéter les étapes ci-dessus. Pour de plus amples renseignements sur comment annuler un document déjà envoyé, consultez Annuler l'envoi d'un document.

Comment télécharger les documents une fois qu'ils sont signés?

Téléchargement d'un document individuel

Accédez à la page de signatures électroniques en passant par Documents > Signature électronique. Repérez le document à télécharger:

1. Cliquez sur les 3 points verticaux ⋮ pour accéder aux actions possibles. 
2. Cliquez sur Télécharger.

⚠️Attention: Seul un document signé peut être téléchargé. Les statuts Envoyé ou En cours (pour les documents à multiple signature) ne peuvent donc pas être téléchargés.

Export de plusieurs documents à la fois

Il est possible d'exporter plusieurs documents à la fois en cochant la case à la gauche du titre du document. Seuls les documents possédant le statut Signé peuvent être cochés. Lorsque tous les documents sont sélectionnés, exportez en utilisant le bouton de téléchargement

Étapes à suivre

1. Accédez au profil de l'employé en passant par Employés > Liste des employés.  
   Sélectionnez l’employé dont vous devez valider le courriel. Les informations de l'employé s'afficheront à l'écran, repérez le courriel que vous devez valider.

⚠️Si l'adresse courriel voulue (Courriel personnel ou Courriel corporatif) n’est pas renseignée dans le dossier de l'employé, cliquez sur l'icône du crayon dans la catégorie correspondante (infos personnelles ou corporatives) et ajoutez l'information. N'oubliez pas de sauvegarder.

Signature électronique: si le Courriel personnel et le Courriel corporatif sont validés pour un employé, par défaut, Folks utilisera le Courriel corporatif. Lors de la sélection des signataires, si un employé n'apparaît pas, c'est qu'aucun courriel n'est validé dans son dossier. Validez un de ses courriels et il apparaîtra. 

2. Appuyez sur le bouton Valider le courriel en dessous du courriel à valider.
   Un courriel de validation sera envoyé à cette adresse. L’employé doit cliquer sur le bouton de confirmation dans le courriel. Une page contenant un message de confirmation s’ouvrira.
3. Dans le Profil de l’employé et le Sommaire des employés, un crochet s’affichera à côté du champ de l’adresse courriel validée.

👉 Si l’employé ne reçoit pas le courriel de validation, vérifiez avec lui que l’adresse à son dossier est correcte et que le courriel de validation ne se trouve pas dans les indésirables.

Afin de valider TOUS les courriels corporatifs ou personnels d'un coup, accédez au Sommaire des employés et appuyez sur Valider les courriels dans l'entête de la colonne du type de courriel à valider et le système complétera les étapes ci-haut, pour tous les courriels non validés d'un coup.