Téléverser plusieurs documents dans un gabarit permet d'envoyer une seule demande de signature, économisant du temps et simplifiant la collecte des signatures, notamment pour des processus tels que l'intégration de nouveaux employés au sein de l'entreprise, ce qui peut nécessiter la signature de plusieurs documents en même temps.
Le module de signature électronique offre deux options de type de document à signer:
- L'envoi d'un nouveau document
- L'envoi d'un document à partir d'un gabarit (décrit dans cet article)
Prérequis
Pour les gabarits, ceux-ci pourront être créés seulement si la permission de signature électronique a été ajoutée dans le rôle ou à l’utilisateur.
Étapes de création
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Accédez à l'option de création de gabarit via le chemin suivant :
- Passez par Documents > Signature électronique. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite pour accéder à la configuration.
- Cliquez sur Créer un gabarit.
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Nommer le gabarit avec un titre descriptif unique
- Nommez votre gabarit (par exemple, Code d'éthique) et téléversez le document à faire signer. Si vous avez plusieurs documents à faire signer ensemble, ajoutez-les tous à cette étape. Notez qu'après l'enregistrement, vous ne pourrez plus ajouter ou supprimer des documents dans ce gabarit.
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Ajouter des rôles de signataire
- Définissez les titres des personnes devant signer le document dans le gabarit. Vous pouvez également définir l'ordre d'envoi si le paramètre Définir l’ordre des signataires est coché. Sinon, le document sera envoyé simultanément à tous les signataires. ⚠️En passant à l'étape suivante, les rôles ne pourront plus être modifiés, même après la création du gabarit.
- Un maximum de 10 rôles est possible et leurs noms ne peuvent pas contenir que des chiffres (ex: 1, 2, 3)
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Ajouter les champs pour chacun des signataires
- Incluez les informations nécessaires pour chaque signataire, telles que nom, titre, date, signature, etc.
- Les champs de données Folks sont accessibles par le rôle Expéditeur
- Aouter une zone de texte
- Aller en bas à droite pour le menu déroulant de champs disponibles
- Choisir l'un des champs référents à l'un des rôles rôle de signataire par exemple l'adresse de l'employé:
- Aouter une zone de texte
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Vérifier les signataires et ajouter une personne en copie au besoin (cc)
- Confirmez les informations des signataires, validez le titre, incluez un message expliquant le sujet ou le but du document, ajoutez des personnes en copie si nécessaire, pour être au courant des étapes du processus sans être signataire.
- Au maximum, 5 personnes peuvent être ajoutées en copie.
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Enregistrer le modèle.
Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur enregistrer le modèle. Une fois le gabarit enregistré, il ne sera plus possible d'ajouter de nouveaux documents dans ce gabarit ni de supprimer ceux qui y sont déjà inclus.
Vous pouvez modifier, rendre inactif et supprimer le gabarit en cliquant sur l'ellipse ⋮.