Créer un gabarit de signature électronique

Le module de signature électronique offre deux options d'envoi de document à signer:

• L'envoi d'un nouveau document
• L'envoi d'un document à partir d'un gabarit (décrit dans cet article)

Prérequis

Pour les gabarits, ils pourront être créés seulement si la permission a été ajoutée dans le rôle ou à l’utilisateur.

Étapes de création

1. Accédez à l'option de création de gabarit via le chemin suivant :

   • Signature électronique > Gestion des gabarits > Créer un gabarit
2. Appuyer sur "Créer un gabarit"

3. Nommer le gabarit avec un titre descriptif unique

   • Assurez-vous que le titre du gabarit est clair et distinct pour faciliter son identification ultérieure.

4. Déposer un ou plusieurs fichiers à signer

   • Téléversez les documents nécessaires dans le gabarit. Notez qu'après l'enregistrement, vous ne pourrez plus ajouter ou supprimer des documents dans ce gabarit.
     • seul les fichier de type .pdf sont supportés et d’un maximum de 40 pages au total

5. Ajouter des rôles de signataire

   • Définissez les titres des personnes devant signer le document dans le gabarit. Vous pouvez également définir l'ordre d'envoi si le paramètre "Définir l’ordre des signataires" est coché. Sinon, le document sera envoyé simultanément à tous les signataires.
   • Un maximum de 20 rôles est possible et leurs noms ne peuvent être que des chiffres (ex: 1, 2, 3)

6. Ajouter les champs pour chacun des signataires

   • Incluez les informations nécessaires pour chaque signataire, telles que nom, titre, date, signature, etc.
   • Les champs de données Folks sont accessibles par le rôle Expéditeur
     • Aouter une zone de texte
     • Aller en bas à droite pour le menu déroulant de champs disponibles
     • Choisir l'un des champs référents à l'un des rôles rôle de signataire par exemple l'adresse de l'employé: 

7. Vérifier les signataires et ajouter une personne en copie au besoin (cc)

   • Confirmez les informations des signataires, validez le titre, incluez un message expliquant le sujet ou le but du document, ajoutez des personnes en copie si nécessaire, pour être au courant des étapes du processus sans être signataire.
   • Au maximum, 5 personnes peuvent être ajoutées en copie.