Tableaux de bord et statistiques

1. Le calcul du KPI du mois en cours se fera à la dernière journée du mois à minuit.

AVERTISSEMENT : 

Une fois le KPI calculé, il n'est pas recalculé le mois suivant. Si vous avez fait une entrée rétroactive dans un mois où le KPI est déjà calculé, cette entrée n'affectera le KPI déjà calculé.

1. Les nouveaux employés s'afficheront en fonction de la date d'embauche indiquée au profil de l'employé.

2. Le rappel s'affichera 7 jours avant la date d'embauche de l'employé et disparaîtra 7 jours suivant la date d'embauche.

3. Le rappel s'affichera dans la section de droite de votre centre de messagerie.

1. Les demandes à approuver seront affichés à l'aide de codes de couleurs. Les codes de couleurs vous permettent de déterminer si la demande doit être approuvée bientôt ou non.

2. Le rouge signifie que le délai pour approuver la demande a été dépassée, c'est-à-dire que la date pour laquelle la demande a été faite est dépassée.

3. Le jaune signifie que la date pour laquelle la demande a été faite est à l'intérieur des 7 prochains jours calendrier.

4. Le vert signifie que la date pour laquelle la demande a été faite est dans plus de 7 jours calendrier.

Le Centre de notification et de rappel vous présente un résumé de plusieurs informations pertinentes et des rappels de tâche à faire. 

Un utilisateur ayant accès à voir des informations sur d'autres employés que lui-même aura la possibilité d'avoir une Vue Globale (voir les informations sur tous les employés dont il a accès) ou une Vue Moi (visibilité sur mes propres informations seulement). La vue se change en utilisant ce bouton : 

Vue Globale

La première section avec les rectangles jaunes vous présente des statistiques sur le nombre total utilisé depuis le début du mois dans chacun des modules de la gestion du temps (Absences, Vacances et Temps supplémentaires). 

La section Aujourd'hui vous présente les employés en congé, peu importe le type de congé, les employés qui débutent ou terminent leur emploi et les anniversaires de naissance ou d'embauche en date d'aujourd'hui. Il est possible de modifier la date affichée pour ces informations en sélectionnant une autre date dans le calendrier.

La section Calendrier vous présente avec les pastilles de couleur les journées ayant un ou plusieurs des éléments de la section Aujourd'hui en plus des journées fériés. En sélectionnant une journée autre qu'aujourd'hui, vous affectez ce qui est présenté dans la section Aujourd'hui.

La section Processus en cours vous présente les processus d'accueil et intégration ou de départ en cours que vous avez la possibilité de voir ou dont vous avez une ou plusieurs tâches à accomplir. Cette section est cliquable pour être redirigé vers la liste de tâches et vous montre l'avancement de ce processus. Par défaut, cette section présente les processus d'accueil et intégration, vous devez cliquer sur Départ pour visualiser les processus de départ. 

La section Demandes non approuvées vous présente toutes les demandes non approuvées dont vous avez l'accès. Cette section est cliquable pour être redirigé vers l'Analyse détaillée du module en question afin d'en faire la visualisation et l'approbation au besoin.

La section Certificats vous présente les certificats à renouveler à court terme sous 3 catégories : Certificats expirés,  et À renouveler d'ici 31 à 90 jours. Par défaut, cette section présente les Certificats expirés, pour afficher les certificats qui seront à renouveler dans les 30 prochains jours, cliquer sur 30 jours et pour ceux qui seront à renouveler dans les 31 à 90 jours, cliquer sur 90 jours. 

La section Rappels vous présente les rappels pour les tâches des Notes au dossier dans les modules d'Accidents de travail et de Relations de travail. Vous pouvez voir les tâches dues aujourd'hui, dans les 7 prochains jours ou dans les 14 prochains jours.

Vue Moi

La première section avec les rectangles jaunes vous présente des statistiques sur vos banques disponibles dans chacun des modules de la gestion du temps (Absences maladie, Vacances, Mobile/personnel et Temps supplémentaires). 

La section Aujourd'hui vous présente vos congés de la journée et vos anniversaires de naissance ou d'embauche. Il est possible de modifier la date affichée pour ces informations en sélectionnant une autre date dans le calendrier.

La section Calendrier vous présente avec les pastilles de couleur les journées ayant un ou plusieurs des éléments de la section Aujourd'hui en plus des journées fériés. En sélectionnant une journée autre qu'aujourd'hui, vous affectez ce qui est présenté dans la section Aujourd'hui.

La section Processus en cours vous présente les processus d'accueil et intégration ou de départ en cours dont vous avez une ou plusieurs tâches à accomplir. Cette section est cliquable pour être redirigé vers la liste de tâches et vous montre l'avancement de ce processus. Par défaut, cette section présente les processus d'accueil et intégration, vous devez cliquer sur Départ pour visualiser les processus de départ. 

La section Demandes non approuvées vous présente toutes vos demandes non approuvées. Cette section est cliquable pour être redirigé vers l'Analyse détaillée du module en question afin de visualiser la demande.

La section Certificats vous présente vos certificats à renouveler à court terme sous 3 catégories : Certificats expirés,  et À renouveler d'ici 31 à 90 jours. Par défaut, cette section présente les Certificats expirés, pour afficher les certificats qui seront à renouveler dans les 30 prochains jours, cliquer sur 30 jours et pour ceux qui seront à renouveler dans les 31 à 90 jours, cliquer sur 90 jours. Vous avez une visibilité sur ces éléments que si vous avez les droits d'utilisateur pour visualiser la page Gestion des certificats.

La section Rappels vous présente les rappels pour les tâches des Notes au dossier dans les modules d'Accidents de travail et de Relations de travail. Vous pouvez voir les tâches dues aujourd'hui, dans les 7 prochains jours ou dans les 14 prochains jours. Vous avez une visibilité sur ces éléments que si vous avez les droits d'utilisateur pour visualiser la page Analyse détaillée de ces modules.

Ces étapes fournissent un guide pour connecter Power BI à une API externe, obtenir un jeton d'accès, et utiliser ce jeton pour récupérer des données, telles que la liste des employés. D'autres requêtes sont possibles par contre, vous devrez vous référer à notre documentation pour les terminaisons.

• Créer un jeton d'accès (Access Token) avec Power Query dans Power BI
• Récupérer la liste des employés avec le jeton d'accès
• Notes et autres options de requêtes
• ⚠️Mise en garde

Créer un jeton d'accès (Access Token) avec Power Query dans Power BI

1. Ouvrir Power BI Desktop et accéder à l'Éditeur de requête Power Query:

   • Aller dans Fichier > Obtenir des données > Requête vide.
     
     

2. Ouvrir l'Éditeur avancé et écrire le script M pour la requête:

   • Cliquer sur Éditeur avancé.
   • Écrire le script pour faire une requête à l'URL du service d'authentification de l'API. Cette requête doit inclure le client ID et le secret client
   • (remplacer les valeurs fictives par les vraies valeurs):

     let
     url = "https://api.folkshr.app/oauth/token",
     body = "{""client_id"":""00000"", ""client_secret"":""00000"", ""grant_type"": ""client_credentials"", ""scope"": ""company:""00000"" employees:read balances:read employees:write""}",
     Source = Json.Document(Web.Contents(url, [
     Content = Text.ToBinary(body),
     Headers = [#"Content-Type"="application/json"]
     ])),
     token = Source[access_token]
     in
     token

   • Nommer cette requête, par exemple GetAccessToken.
     
     

3. Exécuter la requête pour obtenir le jeton d'accès:

   • Une fois le script écrit et exécuté, il récupère le jeton d'accès nécessaire pour les requêtes authentifiées.

Récupérer la liste des employés avec le jeton d'accès

1. Créer une nouvelle requête vide pour la liste des employés:

   • Aller de nouveau dans Fichier > Obtenir des données > Requête vide.
   • Ouvrir Éditeur avancé.

2. Écrire le script M pour la requête GET:

   • Utiliser le jeton d'accès obtenu dans la requête précédente pour faire une requête GET à l'URL de l'API qui fournit la liste des employés :

     let
     // Retrieve the access token from the "GetAccessToken" query
     accessToken = GetAccessToken,
     
     // API Endpoint URL
     apiUrl = "https://api.folkshr.app/api/v2/employees?inactive=0&per_page=50",
     
     // Headers for the GET request
     headers = [
     #"Authorization" = "Bearer " & accessToken,
     #"accept" = "application/json",
     #"X-CSRF-TOKEN" = ""
     ],
     
     // Make the GET request
     Source = Json.Document(Web.Contents(apiUrl, [Headers=headers])),
     
     // Access the 'data' list from the response
     // Adjust the path according to the structure of your API response
     employees = Source[data]
     in
     employees

   • Cette requête utilise l'en-tête Authorization avec le jeton pour accéder aux données des employés.

3. Transformer et charger les données:

   • Une fois la requête exécutée, transformer les données JSON en format tabulaire approprié pour l'analyse dans Power BI.
   • Charger les données transformées dans Power BI pour les visualisations et les rapports.

Notes

• Visiter notre documentation de référence API pour voir les points de terminaison (endpoints) disponible: https://api.folkshr.app/api/documentation 
• Envisager la mise en place d'une actualisation programmée si les données doivent être régulièrement mises à jour. Selon la quantité de données vous devrez ajuster la programmation. 

• Erreur de Référencement des Données : Lors de l'utilisation de requêtes qui se référencent entre elles dans Power BI, vous pourriez rencontrer une erreur liée à la "formule pare-feu" (Firewall). Cela se produit lorsque différentes requêtes accèdent à des sources de données distinctes, et Power BI cherche à maintenir la confidentialité entre ces sources.

  • Aller dans Fichier > Options et paramètres > Options.
  • Dans l'onglet Global , sélectionner Confidentialité.
  • Vous pouvez expérimenter en réglant le niveau de confidentialité en définissant les niveaux de confidentialité pour Ignorer les niveaux de confidentialité. Cette dernière option doit être utilisée avec prudence car elle peut avoir des implications pour la sécurité des données.

⚠️Mise en garde

Les informations et les directives fournies dans cet article sont destinées à offrir une vue d'ensemble générale et à titre indicatif seulement. Bien qu'elles visent à aider les utilisateurs dans leur démarche d'intégration et d'utilisation de Power BI avec des API externes, elles ne remplacent pas la nécessité de consulter un expert en Power BI ou un professionnel ayant une expertise spécifique dans ce domaine.

Il est possible de voir plusieurs années à l'intérieur des graphiques de statistiques. Afin de sélectionner le nombre d'années à afficher dans les tableaux, autant dans la section "Données démographiques" que dans la section "Taux et tendances", cliquez sur le menu déroulant "Années affichées".

Si vous sélectionnez plus qu'une année, les lignes des tableaux s'ajusteront en conséquence avec des couleurs différentes.

Il est possible de masquer une ou plusieurs années. Cliquez sur le ou les années à masquer à l'intérieur du tableau et cliquez dessus à nouveau pour les réafficher.

1. Cliquez sur l'icône du menu en haut à droite de la page des "Données démographiques" ou des "Taux et tendances".

2. Cochez ou décochez-le ou les diagrammes que vous voulez afficher ou masquer. Par défaut, tous les diagrammes sont affichés, donc sélectionnés.

TRUCS ET ASTUCES :

Cette sélection restera active lors de vos prochaines connexions. Vous n'aurez donc pas à sélectionner ces choix à chaque fois.

1. Il s'agit du nombre d’heures ou de jours d'absences pour le mois.

TRUCS ET ASTUCES : 

Seules les absences inscrites dans le module ''Absences'' seront comptabilisées dans la statistique.

2. Vous pouvez visualiser le total de chaque mois en plaçant votre curseur sur le mois souhaité.

1. Il s'agit du nombre de départs pour le mois, comprenant le total des départs volontaires et involontaires.

TRUCS ET ASTUCES : 

Seuls les départs inscrits dans le module ''Gestion des départs'' seront comptabilisés dans la statistique.

2. Vous pouvez visualiser le total de chaque mois en plaçant votre curseur sur le mois souhaité.

1. Il s'agit des entrées de départ involontaire faites dans le module ''Gestion des départs''.

TRUCS ET ASTUCES :

Seuls les départs n'ayant pas la case ''Départ volontaire'' cochée dans le module ''Gestion de départ'' seront comptabilisés dans la statistique.

2. Vous pouvez visualiser le total de chaque mois en plaçant votre curseur sur le mois souhaité.

1. Il s'agit des entrées de départ volontaire faites dans le module "Gestion des départs".

TRUCS ET ASTUCES : 

Seuls les départs ayant la case "Départ volontaire" cochée dans le module "Gestion de départ" seront comptabilisés dans la statistique.

2. Vous pouvez visualiser le total de chaque mois en plaçant votre curseur sur le mois souhaité.

1. Le taux d'absentéisme permet de montrer la tendance globale d'absences par mois dans votre entreprise.

2. Le calcul du taux d'absentéisme est le suivant : Le nombre d’heures d’absence divisé par le nombre d’heures travaillées lors de la période multipliée par 100.

3. Le taux d’absentéisme représente donc un pourcentage d’heures travaillées dans la période qui ont été passées en absence plutôt qu’à être productives au travail.

4. Vous pouvez visualiser le total de chaque mois en plaçant votre curseur sur le mois souhaité.

1. Les résultats du taux de gravité permettent :

• D'avoir un aperçu sur les accidents graves.
• De valider si les employés sont exposés à un risque élevé d’accident au sein de votre entreprise.

2. Le calcul du taux de gravité est le suivant : Le nombre de jours perdus dans l’année en accident divisé par le nombre d’heures travaillées dans le mois * 1000.

3. Vous pouvez visualiser le total de chaque mois en plaçant votre curseur sur le mois souhaité.

1. Le taux de rétention est lié à vos nouveaux employés.

2. Le calcul du taux de rétention est le suivant : (Nombre d'employés actifs / Nombre total d'employés actifs plus les employés inactifs embauchés depuis les 6 derniers mois) * 100.

NOTE IMPORTANTE :

Le nombres d'employés inactifs ajoutés dans le calcul est le nombre d'employés ayant 6 mois ou moins d'ancienneté dans l'entreprise et ayant quitté l'entreprise.

3. Vous pouvez visualiser le total de chaque mois en plaçant votre curseur sur le mois souhaité.

1. Les résultats du taux de temps supplémentaire permettent d’analyser le ratio d’heure supplémentaire versus le ratio d’heures régulières.

2. Le taux de temps supplémentaire est calculé de la façon suivante : Le nombre d'heures supplémentaires / le nombre d'heures régulières à faire * 1000.

3. Vous pouvez visualiser le total de chaque mois en plaçant votre curseur sur le mois souhaité.

1. Le taux d'encadrement permet d'identifier le ratio de décideur vers exécutant.

2. Le taux d’encadrement est calculé de la façon suivante : Le nombre d’employés indiqués comme superviseurs / par le nombre d’employés actifs dans l’entreprise * 100

3. Le taux d’encadrement correspond au pourcentage de superviseurs / gestionnaires dans l’entreprise par rapport au nombre d’employés.

4. Vous pouvez visualiser le total de chaque mois en plaçant votre curseur sur le mois souhaité.