Voici un résumé sur les fonctionnalités disponibles dans l'onglet documents du profil employé.
Ajouter et modifier un document
À partir du profil employé, dans l'onglet Documents, cliquez sur le bouton + ajouter. Sélectionnez le document à ajouter en parcourant votre ordinateur. Une fois le premier document téléversé, les actions suivantes seront disponibles en cliquant sur les trois points verticaux (⋮) à côté du document: Déplacer vers, Télécharger, Renommer, Afficher l'aperçu et Supprimer.
Pour partager le document à l'employé, cochez simplement Oui depuis la colonne correspondante.
⚡ Notez que dans un même dossier il peut y avoir des documents partagés et non partagés à la fois.
Créer et modifier un dossier
Par défaut, le Dossier permanent est présent et ne peut être modifié/supprimé.
Pour créer un autre dossier, cliquez sur le bouton + Ajouter de la section dossiers personnalisés. Une fois le dossier créé vous pourrez le Renommer ou le Supprimer.
Pour les dossiers personnalisés, ceux-ci seront visibles pour l'employé même si aucun des documents à l'intérieur ne lui a été partagé. Il pourra également y ajouter lui-même des documents depuis son profil.
Le bouton ajouté par l'employé permet de filtrer et voir uniquement les documents ajoutés par l'employé.
Connexion de l'onglet documents avec le module de signature
Cette fonctionnalité permet aux documents signés via le module de signature électronique d’être automatiquement intégrés dans le dossier de l’employé (le signataire). Lors de l'envoi d'un document à signer par le module de signature électronique, l'option ajouter au profil sera disponible.
Si cette case est cochée, dès que le document sera signé il sera envoyé par défaut vers le dossier Dossier permanent du profil de l’employé. Il est donc possible d'envoyer un même document à signer pour différents employés et déterminer dans le profil de quel(s) employé(s) le système créera une copie du document signé.
Tout document signé est ensuite automatiquement identifié comme signé par l'employé (dans l'onglet documents du profil de l'employé). Cette mention permet de filtrer les documents du module plus rapidement et d'identifier ceux qui comportent une signature.
⚡ Attention, cette nouvelle fonctionnalité ne permet pas d’envoyer des documents à signer depuis le profil employé. Cette action reste disponible uniquement depuis le module de signature électronique.