Centre d'aide Folks

Folks RH est un logiciel de gestion des ressources humaines tout-en-un qui combine simplicité, accessibilité et flexibilité pour vous donner un coup de pouce avec la gestion de vos ressources humaines.

Avec plus de 30 modules et fonctionnalités, des dizaines d’intégrations et le soutien d’experts RH, Folks est la solution la plus complète pour les PME.

Dans cet article, vous trouverez un aperçu de l'interface et des fonctionnalités de la plateforme. Pour plus d'informations, téléchargez notre guide Découvrez Folks RH.

Pour en savoir plus en tant qu'administrateur, consultez la section Parcours administrateur.

Interface

Folks est un outil de travail intuitif pour les gestionnaires et les responsables RH. Une interface conviviale, à l’image de l’équipe qui la propulse.

En vous connectant à la plateforme, vous vous trouverez dans le Centre de rappels et de notifications. Ce tableau de bord vous permet de visualiser rapidement les activités en cours, à effectuer ou en retard dans votre organisation.

L'interface se compose des éléments suivants :

• Un menu de navigation situé sur la gauche de l'interface. Vous devez cliquez sur l'icône Agrandir afin de le faire apparaître. Les onglets auxquels vous avez accès s’afficheront.
• Une entête où vous trouverez des raccourcis vers les différents outils et formulaires de demande (absence, vacances, temps supplémentaire, etc.)

La plateforme est disponible en français et en anglais.

Fonctionnalités clés

De l’accueil et l’intégration des employés aux évaluations de performance, en passant par la gestion des absences, atteignez vos objectifs RH et maximisez votre productivité avec la technologie de Folks.

Les fonctionnalités suivantes sont parmi nos principales, les plus utilisées et les plus appréciées.

• Gestion des ressources humaines
• Gestion des dossiers employés
• Accueil et intégration
• Tableau de bord et rapports RH
• Gestion des absences
• Feuilles de temps
• Évaluation de performance
• Système de recrutement (ATS)

Folks offre également des possibilités d’intégration avec des logiciels de paie, de gestion des horaires et de reconnaissance des employés afin de faciliter votre quotidien et de centraliser vos informations RH.

Découvrez les plans et fonctionnalités du logiciel Folks RH, qui couvriront l’ensemble de vos processus RH avec des modules puissants, flexibles et abordables.

Pour des informations sur la façon dont nous assurons la sécurité de vos données, visitez notre Trust Center.

Débuter avec Folks

Vous n'êtes pas encore client? Communiquez avec nous pour obtenir une démo ⇒

Assistez à la rencontre de démarrage avec notre équipe puis suivez les étapes du guide pour l'import initial des employés dans Folks.

Consultez également nos guides d'introduction et la liste de nos vidéos de formation pour plus d'informations sur les différentes fonctionnalités de la plateforme.

• Gestionnaire - Survol de Folks
• Employé - Survol de Folks
• Vidéos de formation Folks

Pour toute question ou assistance, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Vous aimeriez avoir accès à nos tutoriels vidéo? Cet article contient ceux qui vous sont accessibles.

Pour accéder aux vidéos de formation, consultez la section Parcours administrateur.

Les tutoriels vidéo de Folks ATS sont disponibles dans la section Recrutement.

🔗Connexion

• Se connecter à son compte Folks
• Modifier ses informations de connexion

🔗Admin

• Import initial des employés dans Folks
• Mise en place de votre structure d'organisation
• Comment configurer les normes, les banques et les KPI dans Folks
• Comment configurer l'authentification unique (SSO)
• Comment ajouter un champ personnalisé au profil employé
• Comprendre le fonctionnement des normes employés
• Comprendre le fonctionnement des normes organisationnelles
• Transférer des banques

🔗Rôles et permissions

• Introduction aux permissions dans Folks
• Créer un utilisateur
• Création massive d'utilisateurs
• Détails et définitions des rôles et permissions
• Les rôles prédéfinis

🔗Accueils et départs

Visionnez nos nouveaux tutoriels vidéo sur les étapes de création d'un processus :

• Introduction au nouveau module d'accueils et départs (pour un exemple complet)
• Configurer un processus d'accueil ou de départ

🔗Autres

• Intégration d'un nouvel employé dans Folks : Les étapes clés
• Introduction à l'organigramme
• Compte de dépenses - mise en place et premiers pas
• Ajouter une discipline à un employé
• Guide de configuration et d'utilisation du Portail
• Introduction aux étapes de signature électronique
• Guide sur le sondage de climat de travail
• Comment créer une configuration pour les demandes de réquisition de personnel

🔗Temps et demandes

• Gestionnaire - Gérer les absences, les vacances et le temps supplémentaire de votre équipe
• Remplir une feuille de temps
• Approuver la feuille de temps d'un employé

🔗Évaluation de performance

• Créer un processus d'évaluation : Informations générales (étape 1/7)
• Créer un processus d'évaluation : Assignation (étape 2/7)
• Créer un processus d'évaluation : Création des formulaires d'évaluation (étape 3/7)
• Créer un processus d'évaluation : Comptabilisation des sections (étape 4/7)
• Créer un processus d'évaluation : Gestion des résultats (étape 5/7)
• Créer un processus d'évaluation : Pièces jointes et note aux évaluateurs (étape 6/7)
• Créer un processus d'évaluation : Résumé (étape 7/7)

Ces tutoriels vidéo sont également disponibles :

• La page Suivi des évaluations
• Compléter l'évaluation d'un employé
• Visualiser le résultat d'une évaluation de performance

Si vous avez des questions ou rencontrez des problèmes techniques que vous n’avez pas pu résoudre en cherchant dans notre centre d'aide, vous pouvez toujours nous contacter pour obtenir de l’aide.

Dans cet article, vous apprendrez comment contacter notre équipe de support et trouverez des conseils pour nous aider à traiter votre demande aussi rapidement et efficacement que possible.

1. Dans Folks, cliquez sur l’icône du point d'interrogation située dans le coin inférieur droit puis sélectionnez Demande d'assistance pour accéder au formulaire de demande.
2. Vous trouverez également une icône d'aide dans notre centre d'aide. Celle-ci vous permet de trouver rapidement les articles en libre-service dont vous avez besoin. Si vous ne trouvez toujours pas ce que vous cherchez, cliquez sur Contacter notre équipe > Laissez-nous un message > Demande d'assistance.
3. Saisissez les détails de votre demande. Voici quelques conseils à garder en tête pour obtenir une résolution rapidement.
   1. Fournissez des informations contextuelles : Pour quel produit voulez-vous de l'aide, Folks ou Folks ATS? Quels sont les symptômes? Vous obtenez une erreur?
   2. Partagez les étapes permettant de reproduire le problème afin que nous puissions accélérer le processus d’escalation. Précisez si le problème se produit sur d'autres ordinateurs, et s’il est constant ou sporadique.
   3. Ajoutez des captures d’écran ou des fichiers qui peuvent nous aider à voir ce que vous voyez ou essayez de réaliser.
   4. Si vous avez trouver un bogue, veuillez commencer la conversation par « Je pense avoir trouver un bogue » pour aider notre équipe.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer. Nos agents vous répondront dans les meilleurs délais.

Vous avez créé vos dossiers employés et suivi nos formations? Vous êtes au bon endroit!

La mise en place de votre Folks peut se faire rapidement, mais il se peut aussi que vous souhaitiez planifier le déploiement de la plateforme pour une utilisation optimale.

Si vous souhaitez déployer la plateforme le plus rapidement possible, suivez les étapes ci-dessous. Vous trouverez également des conseils pour créer un impact à long terme.

👔 Employés : Structure d'organisation et superviseurs

Suite à l'import de vos employés, vous devriez avoir validé leurs informations dans le sommaire (Rapports > Liste des sommaires > Sommaire des employés). Vous pouvez toujours créer des champs personnalisés et utiliser les fonctionnalités d'import/export pour importer les nouvelles informations.

L'étape suivante consiste à créer votre structure d'organisation (titres d'emploi, départements et sites d'opération). Il se peut toutefois que vous ayez déjà importé ces informations lors de l'import initial.

Si c'est le cas, rendez-vous dans les structures d'organisation pour identifier le superviseur de chaque département. Vous devrez également identifier les superviseurs de vos chefs de départements. Lisez les instructions ci-dessous pour découvrir comment faire.

💡 Vous prévoyez recruter bientôt? Pensez à automatiser le processus d'accueil et d'intégration de vos nouvelles recrues. Si des étapes impliquent la lecture ou la signature de documents, ajoutez-les aux ressources documentaires ou au module de signature électronique!

• Auto-onboarding de l'employé
• Introduction aux étapes de signature électronique
• Les étapes complètes pour configurer les processus d'accueil et d'intégration
• Guide d'utilisation du module ressources documentaires

Le processus de départ peut également être automatisé (voir Les étapes complètes pour configurer les processus de départ).

Le saviez-vous? Notre fonctionnalité de réquisition de personnel permet aux gestionnaires de solliciter de nouvelles ressources pour leurs équipes ou de demander un remplacement. Vous pouvez configurer des formulaires de demande de réquisition depuis le menu Recrutement (voir Créer une configuration pour les demandes de réquisition de personnel).

📅 Gestion du temps : Normes et banques

Pour utiliser le module de gestion du temps, vous devez ajouter vos jours fériés et établir les normes de vos employés.

La feuille de temps peut être utilisée afin de suivre les heures de travail de vos employés. Voir les instructions ci-dessous.

Le saviez-vous? Vous pouvez sélectionner des personnes spécifiques pour qu'elles reçoivent des notifications lors d'événements tels que l'envoi de certaines demandes ou la modification d'employés (voir Gérer les listes d'envoi).

🔒 Utilisateurs : Accès et permissions

Lorsque vous avez effectué toutes les configurations souhaitées, vous pouvez inviter vos employés en générant leur utilisateur. Assurez-vous d'avoir effectuer la gestion des rôles pour leur assigner les permissions adéquates et vérifiez le tout avec notre équipe.

Félicitations!🎉 Vous êtes maintenant prêt à déployer la plateforme.

👉 Autres modules à considérer

Les modules suivants peuvent être mis en place avant ou après le déploiement pour maximiser la valeur de la plateforme.

• Développement professionnel - Ajoutez les certificats des employés afin de suivre les dates d'obtention et/ou de renouvellement. L'ajout de formations permet également de suivre l'ensemble des coûts (formateur, voyage, etc.) liés aux activités de développement.
• Comptes de dépenses - En plus des demandes de congé et de temps supplémentaire, les employés peuvent faire des demandes de comptes de dépenses lorsqu'un formulaire de demande est disponible (Employés > Comptes de dépenses > icône⚙️).
• Évaluation de performance - Optimisez votre performance organisationnelle en créant des évaluations sur mesure (Évolution et carrière > Performances > icône⚙️).

Continuez de consulter notre centre d'aide pour obtenir des ressources et des informations sur l'utilisation de Folks.

Nous sommes heureux de vous avoir parmi nous!

L’option « Importation/Exportation » est une fonctionnalité pratique qui vous permet d’importer rapidement des données sur plusieurs employés en même temps.

Si vous êtes prêts à débuter avec l'utilisation de Folks et que vous aimeriez importer vos employés, continuez la lecture afin d'apprendre comment y parvenir. 

Étape 4 : Correspondance

 

Une nouvelle page s'ouvrira et vous devrez lier chaque colonne de votre fichier d’importation au champ correspondant. Après avoir établi ces correspondances, cliquez sur Importer. Si des erreurs sont détectées, elles seront signalées. Veillez alors à les corriger dans le fichier original afin de pouvoir le réimporter.

 

Voici quelques conseils pour remplir correctement la feuille de calcul :

• Le numéro d’identification/matricule est unique. Assurez-vous de ne pas attribuer des numéros déjà existants aux employés de votre fichier. Si le numéro d'identification est le même que celui d'un autre employé (déjà importé ou qui sera importé dans le même fichier), alors il faut cocher la case « Permettre l'importation de plusieurs employés ayant un numéro d'employé identique ».
• Les champs suivants doivent être les mêmes que ceux déjà existants: titre d’emploi, département et site d’opération. S’ils n’existent pas déjà dans votre environnement Folks, ils seront alors créés.
• Toutes les dates doivent être entrées sous le format aaaa-mm-jj.
• La langue doit être entrée en majuscule: Français (ne pas oublier le ç) ou Anglais
• Le type d’emploi doit correspondre à l’une des options prises en charge par le système:

- Casual Relief

- CDD temps partiel

- CDD temps plein

- CDI temps partiel

- CDI temps plein

- Congé Maternité/Parental

- Consultant Externe

- Contractuel

- Contractuel - Temps partiel

- Contractuel - Temps plein

- Étudiant

- Invalidité

- Occasionnel

- Préretraite

- Probation

- Saisonnier

- Sous-traitant

- Stagiaire

- Sur appel/Temps plein

- Surnuméraire

- Temporaire

- Temps partiel

- Temps plein

- Travailleur étranger temporaire

• Les noms des provinces doivent être écrits exactement de la même façon que dans le système. Les noms doivent être en français et commencer par une majuscule. Ex.: Québec et non quebec ou Quebec.
• Le nom du pays doit également être en français et commencer par une majuscule.
   

Pour le fichier exemple, cliquez ici.

Si vous êtes responsable de la configuration de Folks, ce guide s'adresse à vous!

Chez Folks, nous avons une philosophie : performer dans le plaisir. C’est pourquoi nous aspirons à vous offrir une expérience agréable, tant pendant la phase d’implantation de notre solution que lors de son utilisation quotidienne.

Étape 1 - Connexion à la plateforme

En accédant à la plateforme, cliquez sur la pastille située en haut à droite et sélectionnez Gestion du compte. Vous pourrez y changer votre mot de passe et modifier la langue du système (voir Comment modifier mes informations de connexion?).

Pour valider les informations de votre compagnie, dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres > Importation/Exportation.

Étape 2 - Import de vos employés dans Folks

Une fois vos informations validées, la prochaine étape consiste à importer les données de vos employés dans Folks. Suivez les instructions ci-dessous.

1. Ouvrez le fichier d'import fourni par notre équipe. Si vous n'avez pas reçu le fichier, vous pouvez le télécharger ici. Si vous n’y arrivez pas, veuillez nous contacter à l'adresse support@folksrh.com.

2. Remplissez les champs désirés pour chaque employé. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque. Si vous souhaitez ajouter des champs personnalisés dans le fichier, vous devez d'abord les créer dans Folks. Les valeurs des champs personnalisés de type liste déroulante doivent être séparés par des points-virgules (exemple : Option1;Option2).

   Colonne	Précision
   Nom de l'employé*
   Prénom de l'employé*
   Numéro d'identification / Matricule*	Le numéro d'identification doit être unique.
   Titre d'emploi	Doit être identique à Folks. Le titre d'emploi sera créé s'il n'existe pas.
   Département	Doit être identique à Folks. Le département sera créé s'il n'existe pas.
   Site d'opération	Doit être identique à Folks. Le site d'opération sera créé s'il n'existe pas.
   Syndicat	Doit être identique à Folks
   Type d'emploi	Doit être identique à Folks. Consultez la liste des types d'emploi pris en charge dans la page d'import de Folks (Admin > Import/Export > Importation des informations des employés).
   Date d'embauche*	Doit utilisé le format aaaa-mm-jj
   Date de naissance (recommandé)	Doit utilisé le format aaaa-mm-jj
   Date de reconnaissance (facultatif)	Doit utilisé le format aaaa-mm-jj
   Courriel personnel
   Courriel corporatif
   Langue	Français ou Anglais
   Sexe attribué à la naissance	M ou F
   Adresse ligne 1
   Adresse ligne 2
   Adresse ligne 3
   Ville
   Province	Le nom de la province doit être en français et commencer par une majuscule (exemple : Québec et non Quebec).
   Pays	Le nom du pays doit être en français et commencer par une majuscule (exemple : États-Unis).
   Code postal
   Téléphone
   Téléphone secondaire
   Téléphone au travail
   Extension au travail
   NAS
   1er contact en cas d'urgence
   Lien 1er contact
   Téléphone du 1er contact d'urgence
   2e contact en cas d'urgence
   Lien 2e contact
   Téléphone du 2e contact d'urgence
   Salaire horaire (recommandé)
   Salaire annuel (facultatif)

3. Enregistrez le fichier en sélectionnant le type CSV (séparateur : point-virgule) et importez-le (Paramètres > Importation/Exportation > Import des employés). Les formats .xlsx, .xls et .csv sont pris en charge.
4. Faites correspondre les colonnes de votre fichier aux bons champs et cliquez sur Importer.
5. Un rapport sera disponible après le traitement de votre fichier. Si des erreurs sont détectées, veillez à les corriger avant de réimporter le fichier.
6. Validez les informations dans le sommaire des employés (Employé > Liste des employés > Voir le sommaire).

Étape 3 - Visionnement des sessions de formation

Informez-vous auprès de notre équipe de succès client pour visionner nos trois sessions de formation:

1. Configuration et mise en place
2. Gestion des employés
3. Modules avancés

Nous pourrons ensuite vous assister dans les différentes étapes de configuration de la plateforme, comme la gestion des utilisateurs.

Une fois la configuration terminée, vous pourrez planifier votre déploiement et commencer à utiliser Folks! 🎉

💡Astuce: Lorsque le temps sera venu, partagez nos guides d'introduction avec vos collègues pour les initier à la plateforme.

• Gestionnaire - Survol de Folks
• Employé - Survol de Folks

Ressources pour la configuration

Plusieurs ressources sont disponibles afin de vous permettre de devenir des experts du système et de vos données RH.

Voici quelques ressources qui pourraient vous intéresser au début de votre processus :

• Paramétrer les jours fériés
• Comprendre le fonctionnement des normes organisationnelles
• Comprendre le fonctionnement des normes des employés
• Configuration de votre système (liste de lecture sur la structure d'organisation)
• Comment ajouter un champ personnalisé au profil employé?

Consultez la liste de nos vidéos de formation Folks pour plus d'informations sur les différentes fonctionnalités de la plateforme.

Dans cette première formation, nous explorerons les fonctionnalités essentielles de la plateforme pour vous aider à naviguer et à gérer efficacement votre environnement.

• Options de connexion et page d'accueil
• Menu utilisateur et Mon profil
• Faire une demande
• Rechercher un employé et consulter/modifier son profil
• Menu principal
• Liste des employés
• Notes au dossier dans le profil d'un employé
• Historiques, options de configuration et suppression d'un employé
• Sommaire des employés
• Ajout d'un employé et personnalisation du profil des employés
• Comptes de dépenses
• Disciplines
• Arrivées et départs
• Ajout d'un départ
• Désactivation d'un employé (sans impact sur les statistiques)

Activités pratiques

C'est à vous de jouer!

1. Rendez-vous dans Compagnie > Informations pour remplir votre fiche de compagnie afin de fournir des informations essentielles sur votre organisation.
2. (Optionnel) Mettez vos connaissances en pratique en créant un processus d'arrivée pour un nouvel employé avec des tâches spécifiques.
3. Si vous souhaitez configurer l'authentification unique (SSO), consultez notre article.

Pour toute question ou problème, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Prochaine étape

Préparez-vous pour la deuxième formation, dans laquelle nous aborderons les modules de gestion du temps et de développement de carrière.

Dans cette deuxième formation, nous vous présenterons les modules de gestion du temps et de développement de carrière.

• Introduction
• Absences (actions possibles, options de configuration, etc.)
• Envoi/modification d'une demande par un employé
• Approbation d'une demande
• Vacances
• Temps supplémentaire
• Feuilles de temps (options disponibles, fonctionnement, etc.)
• Calendrier
• Configuration des banques des employés
• Transfert des banques
• Certificats (ajout, assignation, etc.)
• Formations

Activités pratiques

1. Réfléchissez aux normes qui devraient être mises en place éventuellement dans Compagnie > Normes > Employés.
2. (Optionnel) Ajoutez une formation ou certification.

Pour toute question ou problème, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Prochaine étape

Préparez-vous pour la troisième formation, dans laquelle nous couvrirons les modules avancés de la plateforme.

Dans cette troisième formation, vous découvrirez les modules avancés de Folks, notamment la signature électronique et l'évaluation de performance.

• Disciplines et accidents de travail
• Comptes de dépenses
• Réquisition de personnel
• Climat de travail
• Ressources documentaires et signature électronique
• Évaluation de performance
• Autres configurations (heures hebdomadaires, normes, etc.)
• Tableau de bord et KPI

Ressources utiles et prochaines étapes

Explorez la plateforme en créant des entrées «test» que vous pourrez supprimer par la suite.

Nouveau client? Utilisez notre checklist afin d'effectuer les configurations nécessaires pour le déploiement et vous préparer à votre rencontre de validation avec notre équipe.

Au besoin, nous pouvons également vous assister dans les différentes étapes de configuration, par exemple pour la création des utilisateurs (dernière étape).

Si vous bénéficiez de l'ATS, une rencontre de démarrage vous sera proposée afin de débuter le processus d'implantation.

Cet capsule est destinée à tous les membres de supervision, incluant chefs d'équipe, gestionnaires, superviseurs et directeurs de département. Vous découvrirez comment utiliser efficacement Folks pour optimiser la gestion quotidienne de vos employés.

La capsule couvre également les principales fonctionnalités et modules du SIRH, offrant des explications détaillées et des exemples pratiques.

1 - Page d'accueil et navigation

Lorsque vous accédez à la plateforme, vous vous trouverez sur la page d'accueil. Cette page vous offre une vue d'ensemble des activités en cours, à effectuer ou en retard dans votre équipe.

Vous avez la possibilité de naviguer entre la vue Moi (visibilité sur vos informations seulement) et la vue Tous (visibilité sur les informations de votre équipe).

Dans l’entête, vous trouverez, à votre droite, un raccourci pour faire des demandes et un menu utilisateur pour accéder à votre profil et à la gestion de votre compte (vos informations utilisateur).

• Mon profil - Permet de valider ou compléter vos informations selon les indications de votre administrateur.
• Gestion du compte - Permet de changer votre mot de passe et modifier la langue du système, au besoin (voir Comment modifier mes informations de connexion?)

La barre de navigation se trouve à votre gauche. Vous devez cliquez sur l’icône pour l’ouvrir. Les sections auxquelles vous avez accès s’afficheront. Parmi celles-ci, la section Documents contient la page Ressources documentaires, un répertoire des documents partagés par votre entreprise (guide des employés, documents d'assurances collectives, politiques, etc.)

2 - Employés

Lorsque vous cliquez sur Employés dans le menu de gauche, vous avez accès aux onglets suivants :

• Liste des employés - Vous pouvez voir cette page comme un bottin téléphonique. Cliquer sur le nom d'un employé vous redirigera vers son profil. Une barre de recherche est également disponible dans l'entête pour vous permettre de trouver rapidement n'importe quel employé actif dans Folks. Si disponible, vous pouvez vous rendre dans Compagnie > Structures d'organisation pour l'organigramme de votre entreprise.
• Comptes de dépenses - Cette page contient les comptes de dépenses en cours. Vous pourriez être responsable de leur approbation selon la configuration de votre entreprise.
• Disciplines - Ce module vous permet de conserver une trace des mesures disciplinaires à jour sur les dossiers de vos employés.

3 - Gestion du temps

La section Temps vous permet de créer des entrées d’absence, de vacances et de temps accumulé pour vos employés. Pour créer une entrée, ouvrez la page correspondante, cliquez sur + Ajouter, sélectionnez l'employé désiré et complétez les informations nécessaires.

Un calendrier est également à votre disposition afin de consulter les vacances des membres de votre équipe ou de tous les employés (selon la configuration de votre entreprise).

Si votre entreprise utilise la feuille de temps, vos employés devront la remplir dans Temps > Feuille de temps. Folks offre des options de feuilles de temps par jour et par projet.

Dans une feuille de temps standard, il suffit d'entrer le nombre d'heures travaillées pour chaque jour, ou encore pour chaque semaine.

Pour approuver la feuille de temps d'un employé, vous devez cocher la case sous la colonne Approbation à la fin de la semaine ou de la période.

4 - Traitement d'une demande

Vous pouvez approuver ou refuser les demandes de votre équipe en cliquant sur celles-ci dans la section Demandes non approuvées.

Pour approuver une demande de vacances, par exemple, procédez comme suit.

1. Cliquez sur la demande de vacances à approuver. La date située sous le nom de l'employé est la date pour laquelle la demande a été envoyée.
2. Dans la page des vacances de l'employé, nous vous suggérons de modifier la demande avant de l'approuver afin de vérifier les informations.
3. Sous la colonne Statut de la demande, cliquez sur le crochet vert pour approuver la demande.

Un courriel sera envoyé à l'employé afin de l'informer que sa demande a approuvée ou modifiée et approuvée.

5 - Gestion des carrières et des certificats

Dans la page de gestion des certificats (Évolution et carrière > Carrières et certificats), vous trouverez la liste des renouvellements à venir dans le même ordre que celui des rappels sur la page d'accueil (si applicable).

La page de gestion des carrières peut, quant à elle, vous permettre d'ajouter des notes d'avancement et des plans progressifs pour vos employés.

Trucs et astuces

• Lorsque vous êtes dans le menu de gauche, vous pouvez utiliser Ctrl + clic pour ouvrir un nouvel onglet.
• Pour retourner à la page d'accueil, vous pouvez cliquer sur l'icône Accueil dans le haut du menu de gauche en tout temps.

Dans cette capsule, nous vous présentons les principales fonctionnalités disponibles pour les employés. Nous vous expliquons entre autres comment effectuer une demande d'absence et consulter votre solde de congés.

Découvrez la plateforme Folks et suivez nos étapes pour commencer à l'utiliser.

1 - Page d'accueil et navigation

En accédant à la plateforme, vous vous retrouverez sur la page d’accueil où vous verrez notamment un résumé de vos banques, vos tâches et vos demandes en attente d'approbation.

Dans l’entête, vous trouverez, à votre droite, un raccourci pour faire des demandes et un menu utilisateur pour accéder à votre profil et à la gestion de votre compte (vos informations utilisateur).

• Mon profil - Permet de valider ou compléter vos informations selon les indications de votre administrateur.
• Gestion du compte - Permet de changer votre mot de passe et modifier la langue du système, au besoin (voir Comment modifier mes informations de connexion?)

La barre de navigation se trouve à votre gauche. Vous devez cliquez sur l’icône pour l’ouvrir. Les sections auxquelles vous avez accès s’afficheront. Parmi celles-ci, la section Documents contient la page Ressources documentaires, un répertoire des documents partagés par votre entreprise (guide des employés, documents d'assurances collectives, politiques, etc.)

2 - Profil employé

Dans votre profil, vous retrouverez les onglets suivants :

Dans le menu de gauche, la section Employés contient la liste des employés de votre entreprise. En cliquant sur le nom d'un employé dans la liste, vous pourrez accéder à son profil. Seules les informations générales d’un employé seront visibles par ses collègues. Vous pouvez donc voir la liste des employés comme un bottin téléphonique.

Une barre de recherche est également disponible pour vous permettre de trouver rapidement n'importe quel employé actif dans Folks.

Si disponible, vous pouvez vous rendre dans Compagnie > Structures d'organisation pour l'organigramme de votre entreprise.

3 - Gestion du temps

La section Temps dans le menu de gauche vous permet de consulter vos absences, vos vacances et votre temps supplémentaire.

Un calendrier est également à votre disposition afin de consulter vos périodes d’absences, de vacances et si applicable, de temps repris. Il est possible que vous ayez une vue d’ensemble complète sur les périodes de vacances (seulement) de vos collègues, en fonction du choix fait par votre administrateur. Si c’est le cas, sachez qu’il est possible d’utiliser la recherche pour filtrer votre département ou uniquement votre calendrier personnel.

Si votre entreprise utilise la feuille de temps pour suivre vos heures de travail, vous devrez la remplir dans Temps > Feuille de temps. Folks offre des options de feuilles de temps par jour et par projet.

Dans une feuille de temps standard, il suffit d'entrer le nombre d'heures travaillées pour chaque jour, ou encore pour chaque semaine. Assurez-vous de sauvegarder vos entrées et le tour est joué!

4 - Envoi d'une demande

Vous pouvez utiliser le raccourci + Faire une demande pour envoyer une demande d'absence, par exemple, à votre gestionnaire.

1. Cliquez sur le raccourci et sélectionnez Absences.
2. Dans le formulaire de la demande, complétez les informations nécessaires. Le nombre de journées sera ajusté directement en fonction de la période sélectionnée. Il est également possible de modifier le nombre d'heures de votre absence manuellement. Si votre entreprise fonctionne en journées, c’est le même principe pour par exemple une demi-journée. Les fins de semaine apparaissent en jaune et la sélection des heures/jours doit être modifiée manuellement.
3. Vous pouvez imputer une demande d’absence à votre banque de maladie, selon vos besoins et les règles de votre entreprise. Cliquez sur Imputer la banque de maladie et l’information sur votre solde disponible s'affichera dans la section Heures en banque. Cette section indique le solde qui restera après l’approbation de votre demande (autrement dit, le solde après déduction des heures demandées). Si votre solde est à zéro, vous devrez soumettre une demande sans imputation à votre banque de congés maladie. Cette demande sera probablement non rémunérée (sans solde).
4. La Raison est un menu de navigation déroulant détaillant les critères est à votre disposition. Veuillez utiliser seulement les choix pertinents et mettre des commentaires au besoin.
5. Vous pouvez aussi joindre des pièces jointes à votre demande. Référez-vous au responsable du système pour plus d’informations sur les situations où vous devez en ajouter.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.

Il sera possible de modifier une demande qui n’a pas encore été approuvée ou simplement consulter vos demandes dans la page d’accueil ou dans la page correspondante sous le menu Temps.

Une fois envoyée, votre demande génèrera automatiquement un courriel à votre supérieur immédiat et aux autres personnes concernées afin de les notifier de votre demande. Quand votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.

Trucs et astuces

• Lorsque vous êtes dans le menu de gauche, vous pouvez utiliser Ctrl + clic pour ouvrir un nouvel onglet.
• Pour retourner à la page d'accueil, vous pouvez cliquer sur l'icône Accueil dans le haut du menu de gauche en tout temps.

Pour remplir votre première feuille de temps, rendez-vous dans le module de gestion du temps et entrez vos heures travaillées pour la période en cours.

Vos absences (A, M, ou AR) et vos vacances (V), ainsi que les jours fériés (F), apparaissent automatiquement sur la feuille de temps.

Au besoin, vous pouvez ajouter des notes et des pièces jointes. Pour les commentaires, indiquez vos initiales, car plusieurs intervenants peuvent y laisser une note. Lorsque votre feuille de temps contient une note, des lignes seront présentes sur le dossier pour l’indiquer.

Feuille de temps par jour

Cliquez dans la case de chaque journée travaillée et entrez le nombre d'heures au format décimal.

Astuce : Un quart d’heure s’écrit .25, une demie heure .5 et trois quart d’heure .75.

Si vous avez travaillé le même nombre d'heures chaque jour, vous pouvez également entrer votre nombre total d'heures dans la case de la semaine.

Feuille de temps par projet

Cliquez sur la case de la journée travaillée, choisissez le projet et la tâche, puis entrez vos heures. Répétez pour chaque projet travaillé cette journée-là.

Sauvegarde de vos heures

En sauvegardant votre feuille de temps (bouton Sauvegarder en bas à droite), si vous avez entré du temps supplémentaire, vous verrez un point d'exclamation rouge apparaître dans la colonne Temps supplémentaire.

Selon les directives de votre entreprise, vous ou votre gestionnaire devrez définir la manière dont ce temps supplémentaire sera traité (voir Demande de temps supplémentaire - feuille de temps).

Dès que votre feuille de temps sera approuvée, les initiales de la personne seront visibles dans la colonne Approuvé par. Si vous devez faire une modification, votre feuille de temps sera désapprouvée et le tout devra être traité à nouveau par votre supérieur immédiat.

Une fois la période verrouillée, vous ne pouvez plus modifier votre feuille de temps. Pour la modifier, contactez le département des ressources humaines ou la personne responsable de la paie dans votre entreprise.

Une fois que vos employés ont sauvegardé leur feuille de temps, vous pouvez les approuver en cochant la case dans la colonne Approbation. Vos initiales seront visibles dans la colonne Approuvée par. Si vous constatez qu'une case ne peut pas être cochée, cela veut dire que la feuille de temps de cet employé est vide. Vous pouvez également approuver des comptes de dépenses dans la colonne Compte de dépenses.

Si vous voyez un point d'exclamation rouge dans la colonne Temps supplémentaire, cliquez sur celui-ci pour définir la manière dont ce temps supplémentaire sera traité (voir Demande de temps supplémentaire - feuille de temps).

Lorsqu'une feuille de temps est approuvée, il est possible pour l'employé d'ajouter, de supprimer ou modifier des entrées d'heures ou des demandes. Par contre, cela désapprouvera la feuille de temps.

Pour plus d'informations sur le traitement des feuilles de temps, consultez Comment approuver la feuille de temps d'un employé. Consultez également Comment gérer les absences, les vacances et le temps supplémentaire de votre équipe.

Il est possible d'effectuer des modifications dans la section Informations personnelles de votre profil. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l'icône du crayon dans la section désirée.

• Informations générales
• Coordonnées
• Adresse du domicile
• Contact(s) d'urgence
• Autres informations pertinentes (lorsque votre entreprise a des champs personnalisés)

Vous avez également la possibilité d'ajouter une photo de profil. Il suffit de cliquer sur l’icône de l’appareil photo.

L’application mobile Folks permet à vos employés d’accéder à leurs informations personnelles, d’effectuer des demandes de congés et de temps supplémentaire, et d’être informés des approbations et refus.

Dans cet article, vous trouverez un aperçu de la nouvelle interface et des fonctionnalités de l'application mobile.

Nouvelle interface

Nous avons rafraîchi notre application mobile pour vous offrir une toute nouvelle expérience! 

• Accueil - Ayant été complètement revisitée, cette page vous permet de consulter le sommaire de vos banques et d'envoyer une demande à votre gestionnaire. En tant que gestionnaire, vous pouvez y approuver ou refuser les demandes de vos employés.
• Demandes - Envoyez une demande de congé ou de temps supplémentaire à votre gestionnaire. Tant qu'une demande n'est pas approuvée, il est possible de la modifier ou de la supprimer.
• Documents - Recherchez et téléchargez les documents partagés par votre entreprise sur votre appareil mobile.
• Répertoire - Obtenez les coordonnées de vos collègues pour les contacter rapidement.
• Profil - Accédez à votre profil et modifiez vos informations au besoin. Seules les informations personnelles et corporatives sont visibles, sans les champs personnalisés.

L’application s’affichera en anglais ou français, selon la langue définie pour votre appareil.

Fonctionnalités et avantages

Développée spécialement pour faciliter la vie de vos employés au quotidien, l'application mobile leur donnera accès aux mêmes fonctionnalités qu'auparavant :

• Accès aux informations personnelles et corporatives en tout temps
• Demandes d’absences, de vacances et de congés
• Demandes de temps supplémentaire
• Connexion SSO 

Débuter avec l'application mobile

Vous pouvez pouvez télécharger l'application depuis l'App Store ou la boutique Google Play dès maintenant.

Pour de l'information sur l'envoi et le traitement de demandes, consultez les ressources suivantes :

• Envoyer une demande de congé/temps supplémentaire
• Modifier ou supprimer une demande en attente d'approbation
• Approuver ou refuser une demande de congé/temps supplémentaire

Utilisez l’application mobile de Folks pour envoyer une demande de congé ou de temps supplémentaire à votre gestionnaire en tout temps.

Demande de congé

1. Si ce n’est pas déjà fait, téléchargez l’application Folks sur votre appareil mobile.
2. Ouvrez l’application et connectez-vous à votre compte. L’application s’affichera en anglais ou français, selon la langue définie pour votre appareil.
3. Appuyez sur le bouton + Faire une demande sous le sommaire de vos banques. Vous pouvez également appuyer sur Demandes dans le menu de navigation au bas de l'écran pour accéder au formulaire de demande.

4. Dans le formulaire de demande, sous l'onglet Congés, complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque.

   Champ	Description
   Type*	Sélectionnez le type de demande de congé. D'autres champs pourraient apparaître selon votre sélection. Par exemple, si vous envoyez une demande d'absence, vous devrez sélectionner la raison et indiquer s'il s'agit d'un congé rémunéré et si vous voulez imputer la banque de maladie.
   Inclure les jours de weekend	Activez cette option si vous souhaitez inclure des jours de weekend dans votre demande de congé.
   Départ - Fin*	Entrez la date manuellement ou affichez le calendrier.
   Détails des journées	Entrez le détail de chacun des jours demandés s'ils ne correspondent pas à une journée complète.
   Autres informations	Entrez un commentaire au besoin.

5. Si désiré, appuyez sur le bouton Ajouter un document pour inclure une pièce jointe.
6. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Envoyer la demande. Un courriel sera envoyé à votre gestionnaire afin de l'informer de votre demande.

Lorsque votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.

Demande de temps supplémentaire

1. Accédez au formulaire de demande en appuyant sur le bouton + Faire une demande sous le sommaire de vos banques ou en appuyant sur Demandes dans le menu de navigation au bas de l'écran.

2. Dans le formulaire de demande, sous l'onglet Temps supp., complétez les informations requises. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque.

   Champ	Description
   Type*	Sélectionnez le type de demande de temps supplémentaire.
   Date*	Entrez la date manuellement ou affichez le calendrier.
   Durée*	Entrez la durée.
   Valeur du temps*	Sélectionnez la valeur du temps.
   Autres informations	Entrez un commentaire au besoin.

3. Si désiré, appuyez sur le bouton Ajouter un document pour inclure une pièce jointe.
4. Lorsque vous avez terminé, appuyez sur Envoyer la demande. Un courriel sera envoyé à votre gestionnaire afin de l'informer de votre demande.

Lorsque votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.

Vous pouvez modifier ou supprimer une demande de congé ou de temps supplémentaire qui n'a pas encore été approuvée.

1. Ouvrez l’application et connectez-vous à votre compte.
2. Sous la section Mes demandes, repérez votre demande à modifier ou supprimer. Vous pouvez utiliser le filtre Congés ou Temps supp. pour trouver la demande plus facilement.
3. Appuyez sur l'icône du crayon pour apporter des modifications ou supprimer la demande.

L'application mobile de Folks facilite le traitement des demandes des employés par les gestionnaires. Voici comment approuver ou refuser une demande de congé ou de temps supplémentaire.

1. Si ce n’est pas déjà fait, téléchargez l’application Folks sur votre appareil mobile.
2. Ouvrez l’application et connectez-vous à votre compte. L’application s’affichera en anglais ou français, selon la langue définie pour votre appareil.

3. Sous le sommaire de vos banques, vous avez la possibilité de naviguer entre vos demandes et celles de vos employés, voir l'icône en haut à droite qui vous permet de naviguer entre les deux.

   

4. Sous la section Demandes des employés, repérez la demande de congé ou de temps supplémentaire à traiter. Vous pouvez utiliser le filtre Congés ou Temps supp. pour trouver la demande plus facilement.
5. Révisez les détails de la demande. Pour une demande de congé, vous verrez notamment le nom de l'employé, le type de demande, la date ou la période pour laquelle la demande a été envoyée et si la demande dépasse le solde disponible (note en rouge).
6. Appuyez sur Approuver ou Refuser. La demande disparaîtra, le statut passera de En attente à Approuvée ou Refusée. Un courriel sera envoyé à l'employé afin de l'informer de votre réponse. Si vous voulez consulter la demande il est possible de la voir sur la page web. 

Cette courte vidéo vous montre comment vous connecter à votre compte Folks.

Connexion

Visitez la page https://folkshr.app/auth/login et entrez votre adresse courriel et votre mot de passe.

Astuce : Ajoutez la page de connexion Folks à vos favoris pour un accès plus rapide.

Pour modifier votre identifiant ou votre mot de passe, consultez l'article Modifier ses informations de connexion.

Si vous n'avez pas de compte Folks

Cliquez sur le lien dans le courriel que vous aurez reçu de la part de Folks pour créer votre mot de passe afin de vous connecter. Le lien est valide pendant 7 jours. Si vous arrivez sur une page d'erreur, c'est que le lien est expiré ou qu'il a été annulé.

Si vous n'arrivez pas à vous connecter

Essayez les solutions suivantes.

• Mot de passe incorrect : Cliquez sur Mot de passe oublié? sur la page de connexion pour le réinitialiser (voir Mot de passe oublié).
• Compte verrouillé : Après plusieurs tentatives infructueuses, votre compte est temporairement verrouillé. Attendez 5 minutes, puis réessayez. Si cela ne fonctionne toujours pas, réinitialisez votre mot de passe.

Si le problème persiste, contactez votre administrateur Folks ou votre département des ressources humaines. Il pourra se référer à Un utilisateur n'arrive pas à se connecter.

Déconnexion

Pour vous déconnecter, cliquez sur votre photo de profil en haut à droite puis sélectionnez Déconnexion.

Vous serez automatiquement déconnecté si vous n'utilisez pas la plateforme pendant plus de 12h.

Lorsque vous êtes connecté à votre compte Folks, vous pouvez modifier vos informations de connexion dans la page Gestion du compte.

1. En haut à droite, cliquez sur votre photo de profil ou vos initiales.
2. Sélectionnez Gestion du compte.
3. Vous serez redirigé vers une page où vous pourrez modifier vos informations de connexion.

C'est ici que vous pouvez changer votre prénom, nom de famille ainsi que votre courriel de connexion. Vous pouvez également modifier la langue d'affichage. Cela déterminera la langue dans laquelle apparaîtra la plateforme. Seulement l'anglais et le français sont disponibles.

Modification du mot de passe

1. Saisissez votre nouveau mot de passe dans le champs mot de passe.
2. Entrez à nouveau votre mot de passe dans le champs confirmation du mot de passe. Assurez vous que les deux soient bien les mêmes. 
3. Votre mot de passe doit respecter les critères de sécurité suivants :
   • Au moins un chiffre
   • Au moins une lettre (majuscule non obligatoire)
   • Au moins un caractère spécial parmi les suivants : !@#$%^&*()+
   • Un minimum de 6 caractères
4. Cliquez sur le bouton Sauvegarder au bas de la page pour enregistrer toutes les modifications apportées à vos informations de connexion.

Au besoin, vous pouvez également utiliser l'option mot de passe oublié? sur la page de connexion pour réinitialiser votre mot de passe (voir l'article Mot de passe oublié pour plus de détails).

Activation de l'authentification à deux facteurs (2FA)

Si un administrateur a forcé l'authentification à deux facteurs, il est fortement recommandée de l'activer pour une sécurité accrue.

1. Cochez la case "Activer l'authentification à deux facteurs (2FA)" pour renforcer la sécurité de votre compte.
2. Une fois activée, un code de sécurité vous sera envoyé à votre adresse e-mail chaque fois que vous vous connecterez, en plus de votre mot de passe.
3. Cliquez sur le bouton "Sauvegarder" au bas de la page pour enregistrer toutes les modifications apportées à vos informations de connexion.

Vous aimeriez faire d'autres changements à vos informations? Consultez l'article Modifier ses informations personnelles.

Si votre compte est verrouillé après plusieurs tentatives de connexion infructueuses, attendez 5 minutes et tentez à nouveau. Si cela ne fonctionne toujours pas, vous pouvez utiliser l'option Mot de passe oublié? sur la page de connexion pour réinitialiser votre mot de passe.

Réinitialisation du mot de passe

1. Sur la page de connexion, cliquez sur le lien Mot de passe oublié?
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez l'adresse courriel liée à votre compte.
3. Cliquez sur Envoyer un nouveau mot de passe. Un courriel de réinitialisation de votre mot de passe vous sera envoyé.
4. Suivez les instructions contenues dans le courriel.

Lors de la sélection de votre nouveau mot de passe, celui-ci doit respecter les critères suivants:

• Au moins un chiffre
• Au moins une lettre (majuscule non obligatoire)
• Au moins un caractère spécial parmi les suivants : !@#$%^&*()+
• Un minimum de 6 caractères
•  

Lorsqu'un utilisateur n'arrive pas à se connecter à la plateforme plusieurs scénarios peuvent être en cause:

1. Le compte de l'utilisateur a été désactivé ou modifié par les gestionnaires des utilisateurs de votre Folks.
2. Le courriel reçu pour l'activation du compte utilisateur est expiré. Le courriel de connexion intitulé « Votre nouveau compte Folks RH » expire après 7 jours. 
3. D'autres modifications ont été apportées à l'identifiant avant la première connexion.
4. Le mot de passe entré n'est pas le bon. L'utilisateur peut cliquer sur le lien « J'ai oublié mon mot de passe » sur la page de connexion.

5. Le compte de l'utilisateur a été manuellement activé. Lors de la création d'un utilisateur il est important de ne pas l'activer manuellement. Ceci ne laisse pas l'utilisateur choisir son propre mot de passe. Tout de suite après la création, une petite vague devrait être présente devant le nom de l'utilisateur. 

   

   Ceci signifie qu'il n'a encore été activé. Lorsque l'utilisateur aura choisi son mot de passe et réussi sa première connexion, la vague disparaîtra. 

Selon la situation, les gestionnaires peuvent: 

• Corriger l'utilisateur 
• Fournir un mot de passe temporaire
• Supprimer et créer à nouveau l'utilisateur 
• Réactiver le compte 

Qu'est-ce que Folks?

Folks RH est un système de gestion des ressources humaines. Votre organisation a choisi d'utiliser Folks RH pour gérer les informations relatives aux employés.

Pourquoi cette invitation?

Cette invitation vous donne accès à Folks RH, où vous pourrez consulter et mettre à jour vos informations personnelles, gérer vos demandes de congé, et accéder à d'autres fonctionnalités liées aux ressources humaines.

Si vous avez des questions concernant Folks RH ou cette invitation, veuillez contacter votre service des ressources humaines.

Que faire si je reçois un code à usage unique non sollicité?

Recevoir des courriels avec des codes à usage unique que vous n'avez pas sollicités peut indiquer une tentative d'accès suspecte à votre compte. 

Changer votre mot de passe sans tarder pour prévenir toute tentative d'accès non autorisé. Suivez les instructions détaillées fournies dans notre guide :

Comment modifier mes informations de connexion?

Contactez notre support

Si vous avez des doutes sur la sécurité de votre compte ou si vous avez besoin d'assistance supplémentaire, notre équipe de support est prête à vous aider. Vous pouvez nous contacter via le widget Aide ou via notre formulaire de contact pour obtenir de l'assistance.

Pour accéder à vos factures, faire vos paiements et vous inscrire au paiement par carte de crédit automatisé ou par prélèvement bancaire pré-autorisé, connectez-vous au portail Chargebee/Folks. 

Vous recevrez un code différent à chaque connexion.

⚠️Attention! Une seule personne par entreprise dispose d'un accès au portail.  Si votre courriel ne fonctionne pas, c'est que vous n'êtes pas cette personne. La personne disposant d'un accès ne correspond pas nécessairement à l'administrateur de compagnie de Folks.