Parcours administrateur

Administrateur - Survol de Folks

Folks évolue et met l'employé au centre de son écosystème.

Apprenez-en davantage sur les améliorations et changements à venir dans cet extrait de notre webinaire pour administrateurs!

Connectez-vous ici: https://folkshr.app/auth/login

00:00 - Connexion SSO et interface
01:43 - Mon profil
04:03 - Faire une demande
05:16 - Rechercher un employé et consulter son profil
08:17 - Liste des employés et navigation
15:21 - Rapports
16:45 - Module de paie à venir

Options de configuration

En tant qu'administrateur de la plateforme, vous verrez la section Paramètres où plusieurs options de configuration sont regroupées. D'autres options sont également disponibles à travers la plateforme en cliquant sur l'icône de la roue dentelée ⚙️.

Découvrez les différentes sections de Folks et ce que vous pouvez y effectuer comme configuration. Notre formation sur les modules avancés couvre certaines de ces configurations plus en détail.

Employés :
- Liste des employés : personnalisation du profil des employés (champs personnalisés)
- Profil de l'employé : paramètres de visibilité et champs personnalisés
- Comptes de dépenses : configuration des dépenses admissibles
Temps :
- Absences : afficher/masquer/ajouter des raisons d'absence
- Vacances : afficher/masquer les types de vacances
- Temps supplémentaire : afficher/masquer les types/valeurs de temps supplémentaire
- Feuilles de temps : configuration de la feuille de temps
Arrivées et départs : configuration des processus d'arrivée et de départ
Évolution et carrière : configuration des processus d'évaluation de performance
Recrutement : configuration des demandes de réquisition de personnel
Compagnie : configuration des structures d'organisation et des normes. Gestion des clés API
Documents : ajout de ressources documentaires et création de gabarits de signature électronique
Paramètres : gestion des rôles, ajout d'utilisateurs, configuration d'intégrations, et plus encore!

Nouvel administrateur - Introduction à Folks

Vous souhaitez vous familiariser avec Folks? Vous êtes au bon endroit!

Ce guide d'introduction s'adresse à toute personne nouvellement responsable de l'administration de Folks. Il vous fournit les ressources nécessaires pour assurer la continuité du bon fonctionnement de la plateforme.

Changement d'administrateur

Si ce n'est pas déjà fait, l'administrateur actuel de votre système doit vous transférer ses accès (si possible, lui partager l'article pour changer l'administrateur de compagnie du système).

Si cette personne a déjà quitté votre organisation, notre équipe se chargera du changement d'administrateur pour vous. Une autorisation écrite de la part de votre direction est nécessaire pour que nous puissions procéder au changement. Celle-ci doit être envoyée à l'adresse support@folksrh.com

1 - Connexion à la plateforme

Si vous êtes nouveau sur Folks. Si vous utilisiez déjà Folks, passez directement à l'étape 2.

En accédant à la plateforme, cliquez sur la pastille située en haut à droite et sélectionnez Gestion du compte. Vous pourrez y changer votre mot de passe et modifier la langue du système (voir Comment modifier mes informations de connexion?).

2 - Exploration du menu Admin

Découvrez les différentes sections du menu Admin de Folks et ce que vous pouvez y effectuer comme configurations (voir les articles pour l'administrateur).

Pour consulter les informations de votre compagnie, dans le menu de gauche, cliquez sur Compagnie > Informations.

Complètement nouveau sur Folks? Consultez notre article de présentation pour un survol des principales fonctionnalités.

3 - Visionnement des sessions de formations

Lorsque vous serez prêt, informez-vous auprès de notre équipe de succès client pour visionner nos trois sessions de formation.

Nous pourrons ensuite vous assister dans les différentes tâches d'administration de la plateforme, comme par exemple la gestion des utilisateurs (voir la liste de lecture).

Afin de garantir l'efficacité des rencontres avec notre équipe, il est crucial de réunir les personnes concernées et de vous familiariser avec le contenu à l'avance. Une préparation adéquate est essentielle pour maximiser les rencontres et assurer le succès de votre projet.

Ressources utiles

Plusieurs ressources sont disponibles afin de vous permettre de devenir des experts du système et de vos données RH.

Consultez nos guides d'introduction et la liste de nos vidéos de formation pour plus d'informations sur les différentes fonctionnalités de la plateforme.

💡Astuce: Partagez nos guides d'introduction avec vos collègues en cas de besoin!

Formation administrateur #1

Dans cette première formation, nous explorerons les fonctionnalités essentielles de la plateforme pour vous aider à naviguer et à gérer efficacement votre environnement.

Options de connexion et page d'accueil
Menu utilisateur et Mon profil
Faire une demande
Rechercher un employé et consulter/modifier son profil
Menu principal
Liste des employés
Notes au dossier dans le profil d'un employé
Historiques, options de configuration et suppression d'un employé
Sommaire des employés
Ajout d'un employé et personnalisation du profil des employés
Comptes de dépenses
Disciplines
Arrivées et départs
Ajout d'un départ
Désactivation d'un employé (sans impact sur les statistiques)

Activités pratiques

C'est à vous de jouer!

Rendez-vous dans Compagnie > Informations pour remplir votre fiche de compagnie afin de fournir des informations essentielles sur votre organisation.
(Optionnel) Mettez vos connaissances en pratique en créant un processus d'arrivée pour un nouvel employé avec des tâches spécifiques.
Si vous souhaitez configurer l'authentification unique (SSO), consultez notre article.

Pour toute question ou problème, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Prochaine étape

Préparez-vous pour la deuxième formation, dans laquelle nous aborderons les modules de gestion du temps et de développement de carrière.

Formation administrateur #2

Dans cette deuxième formation, nous vous présenterons les modules de gestion du temps et de développement de carrière.

Introduction
Absences (actions possibles, options de configuration, etc.)
Envoi/modification d'une demande par un employé
Approbation d'une demande
Vacances
Temps supplémentaire
Feuilles de temps (options disponibles, fonctionnement, etc.)
Calendrier
Configuration des banques des employés
Transfert des banques
Certificats (ajout, assignation, etc.)
Formations

Activités pratiques

Réfléchissez aux normes qui devraient être mises en place éventuellement dans Compagnie > Normes > Employés.
(Optionnel) Ajoutez une formation ou certification.

Pour toute question ou problème, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Prochaine étape

Préparez-vous pour la troisième formation, dans laquelle nous couvrirons les modules avancés de la plateforme.

Formation administrateur #3

Dans cette troisième formation, vous découvrirez les modules avancés de Folks, notamment la signature électronique et l'évaluation de performance.

Disciplines et accidents de travail
Comptes de dépenses
Réquisition de personnel
Climat de travail
Ressources documentaires et signature électronique
Évaluation de performance
Autres configurations (heures hebdomadaires, normes, etc.)
Tableau de bord et KPI

Ressources utiles et prochaines étapes

Explorez la plateforme en créant des entrées «test» que vous pourrez supprimer par la suite.

Nouveau client? Utilisez notre checklist afin d'effectuer les configurations nécessaires pour le déploiement et vous préparer à votre rencontre de validation avec notre équipe.

Au besoin, nous pouvons également vous assister dans les différentes étapes de configuration, par exemple pour la création des utilisateurs (dernière étape).

Si vous bénéficiez de l'ATS, une rencontre de démarrage vous sera proposée afin de débuter le processus d'implantation.

Checklist de configuration pour le déploiement de Folks

Vous avez créé vos dossiers employés et suivi nos formations? Vous êtes au bon endroit!

La mise en place de votre Folks peut se faire rapidement, mais il se peut aussi que vous souhaitiez planifier le déploiement de la plateforme pour une utilisation optimale.

Si vous souhaitez déployer la plateforme le plus rapidement possible, suivez les étapes ci-dessous. Vous trouverez également des conseils pour créer un impact à long terme.

👔 Employés : Structure d'organisation et superviseurs

Suite à l'import de vos employés, vous devriez avoir validé leurs informations dans le sommaire (Rapports > Liste des sommaires > Sommaire des employés). Vous pouvez toujours créer des champs personnalisés et utiliser les fonctionnalités d'import/export pour importer les nouvelles informations.

L'étape suivante consiste à créer votre structure d'organisation (titres d'emploi, départements et sites d'opération). Il se peut toutefois que vous ayez déjà importé ces informations lors de l'import initial.

Si c'est le cas, rendez-vous dans les structures d'organisation pour identifier le superviseur de chaque département. Vous devrez également identifier les superviseurs de vos chefs de départements. Lisez les instructions ci-dessous pour découvrir comment faire.

Détail des étapes à suivre

1. Si ce n'est pas déjà fait, créez votre structure d'organisation en ajoutant les titres d'emploi, les départements et les sites d'opération désirés (voir la liste de lecture sur les structures d'organisation). Vous pourrez ensuite importer ces informations grâce aux fonctionnalités d'export/import.

2. Identifiez le superviseur de chaque département. Celui-ci apparaîtra automatiquement comme le superviseur dans le profil des employés de ce département. Vous pouvez également sélectionner manuellement une autre personne comme superviseur à partir du profil d'un employé. Pour identifier le superviseur d'un chef de département, rendez-vous dans son profil.

3. Une fois vos superviseurs ajoutés, validez votre organigramme (Compagnie > Structures d'organisation > Organigramme). Pour consulter l'organigramme en entier, il suffit de sélectionner la personne ayant le poste le plus élevé.

💡 Vous prévoyez recruter bientôt? Pensez à automatiser le processus d'accueil et d'intégration de vos nouvelles recrues. Si des étapes impliquent la lecture ou la signature de documents, ajoutez-les aux ressources documentaires ou au module de signature électronique!

Le processus de départ peut également être automatisé (voir Les étapes complètes pour configurer les processus de départ).

Le saviez-vous? Notre fonctionnalité de réquisition de personnel permet aux gestionnaires de solliciter de nouvelles ressources pour leurs équipes ou de demander un remplacement. Vous pouvez configurer des formulaires de demande de réquisition depuis le menu Recrutement (voir Créer une configuration pour les demandes de réquisition de personnel).

📅 Gestion du temps : Normes et banques

Pour utiliser le module de gestion du temps, vous devez ajouter vos jours fériés et établir les normes de vos employés.

La feuille de temps peut être utilisée afin de suivre les heures de travail de vos employés. Voir les instructions ci-dessous.

Étapes de configuration

1. Commencez par ajouter les jours fériés dans la page des normes organisationnelles (Compagnie > Normes). Il n'est pas nécessaire d'établir des normes organisationnelles pour le déploiement. Vous pourrez y revenir plus tard.

2. Mettez en place vos normes des employés et effectuez des tests pour vous assurer de leur fonctionnement. Nous vous recommandons de créer un employé test et de créer des entrées d'absence et de vacances pour cet employé. À noter que vous devrez mettre vos banques à jour en début d'année.

3. Si vous utilisez la feuille de temps, configurez-la selon son type (Temps > Feuille de temps > icône⚙️). Pour une feuille de temps standard, il suffit de configurer le calcul de vos fériés. Pour une feuille de temps par projet, il vous faudra également créer des projets. Si vous permettez le temps supplémentaire, consultez nos articles.

Le saviez-vous? Vous pouvez sélectionner des personnes spécifiques pour qu'elles reçoivent des notifications lors d'événements tels que l'envoi de certaines demandes ou la modification d'employés (voir Gérer les listes d'envoi).

🔒 Utilisateurs : Accès et permissions

Lorsque vous avez effectué toutes les configurations souhaitées, vous pouvez inviter vos employés en générant leur utilisateur. Assurez-vous d'avoir effectuer la gestion des rôles pour leur assigner les permissions adéquates et vérifiez le tout avec notre équipe.

Configuration rôles & permissions

1. Avant d'inviter l'ensemble de votre entreprise dans Folks, révisez nos rôles prédéfinis et créez les rôles dont vous avez besoin pour déterminer les accès aux informations (Paramètres > Rôles et permissions).

2. Si vous souhaitez activer l'authentification à deux facteurs (2FA) pour vos utilisateurs, rendez-vous dans Compagnie > Informations.

3. Une rencontre peut vous être proposée pour la gestion des utilisateurs. Nous la recommandons pour les entreprises de plus de 25 employés afin de prévenir tout enjeu de sécurité. Visionnez notre liste de lecture pour vous préparer à cette rencontre. Si cela s'applique à vous, un conseiller en succès client vous aura fait parvenir une invitation.

4. Lorsque vous serez prêt, créez ou générez les utilisateurs pour vos employés (Paramètres > Utilisateurs). Un courriel d'invitation à la plateforme leur sera envoyé.

5. Partagez nos guides : Gestionnaire - Survol de Folks et Employé - Survol de Folks.

Félicitations!🎉 Vous êtes maintenant prêt à déployer la plateforme.

👉 Autres modules à considérer

Les modules suivants peuvent être mis en place avant ou après le déploiement pour maximiser la valeur de la plateforme.

Développement professionnel - Ajoutez les certificats des employés afin de suivre les dates d'obtention et/ou de renouvellement. L'ajout de formations permet également de suivre l'ensemble des coûts (formateur, voyage, etc.) liés aux activités de développement.
Comptes de dépenses - En plus des demandes de congé et de temps supplémentaire, les employés peuvent faire des demandes de comptes de dépenses lorsqu'un formulaire de demande est disponible (Employés > Comptes de dépenses > icône⚙️).
Évaluation de performance - Optimisez votre performance organisationnelle en créant des évaluations sur mesure (Évolution et carrière > Performances > icône⚙️).

Continuez de consulter notre centre d'aide pour obtenir des ressources et des informations sur l'utilisation de Folks.

Nous sommes heureux de vous avoir parmi nous!