Import initial des employés dans Folks

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  • Mise à jour

Si vous êtes responsable de la configuration de Folks, ce guide s'adresse à vous!

Chez Folks, nous avons une philosophie : performer dans le plaisir. C’est pourquoi nous aspirons à vous offrir une expérience agréable, tant pendant la phase d’implantation de notre solution que lors de son utilisation quotidienne.

Dans ce guide, vous apprendrez comment débuter votre processus d'implantation et trouver les ressources nécessaires pour configurer la plateforme.

Veuillez prendre note que ce guide s'applique aux comptes sans intégration avec un logiciel de paie. Si votre Folks est intégré avec un logiciel de paie, consultez Guide de configuration et d'import à partir du système de paie pour voir comment effectuer l'import inital des employés à partir d'un système de paie.

Étape 0 - Rencontre de démarrage avec l'équipe de Folks

Après la rencontre de démarrage, vous recevrez vos accès et serez prêt à passer à l'étape 1.

Étape 1 - Connexion à la plateforme

En accédant à la plateforme, cliquez sur la pastille située au bas du menu de gauche et sélectionnez Mes informations. Vous pourrez y changer votre mot de passe et modifier la langue du système (voir Comment modifier mes informations de connexion?).

Pour valider les informations de votre compagnie, dans le menu de gauche, cliquez sur Admin > Compagnie > Page de contrôle.

Étape 2 - Import de vos employés dans Folks

Une fois vos informations validées, la prochaine étape consiste à importer les données de vos employés dans Folks. Suivez nos conseils ou lisez les instructions ci-dessous.

Il peut être l'occasion pour vous de réfléchir à votre structure d'organisation, soit vos titres d'emploi, vos départements et vos sites d'opération. Si vous créez ces éléments avant l'import de vos employés, assurez-vous que les valeurs soient identiques dans votre fichier d'import.

La plateforme peut apparaître différemment dans votre compte par rapport à ce qui est montré dans la vidéo. Cependant, la fonctionnalité d'import reste la même.

  1. Ouvrez le fichier d'import fourni par notre équipe. Si vous n'avez pas reçu le fichier, vous pouvez en faire la demande à support@folksrh.com
  2. Remplissez les champs désirés. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque. Si vous souhaitez ajouter des champs personnalisés dans le fichier, vous devez d'abord les créer dans Folks. Les valeurs des champs personnalisés de type liste déroulante doivent être séparés par des points-virgules (exemple : Option1;Option2).
    Colonne Précision
    Nom de l'employé*  
    Prénom de l'employé*  
    Numéro d'identification / Matricule* Le numéro d'identification doit être unique.
    Titre d'emploi Doit être identique à Folks. Le titre d'emploi sera créé s'il n'existe pas.
    Département Doit être identique à Folks. Le département sera créé s'il n'existe pas.
    Site d'opération Doit être identique à Folks. Le site d'opération sera créé s'il n'existe pas.
    Syndicat Doit être identique à Folks
    Type d'emploi Doit être identique à Folks. Consultez la liste des types d'emploi pris en charge dans la page d'import de Folks (Admin > Import/Export > Importation des informations des employés).
    Date d'embauche* Doit utilisé le format aaaa-mm-jj
    Date de naissance (recommandé) Doit utilisé le format aaaa-mm-jj
    Date de reconnaissance (facultatif) Doit utilisé le format aaaa-mm-jj
    Courriel personnel  
    Courriel corporatif  
    Langue Français ou Anglais
    Sexe attribué à la naissance M ou F
    Adresse ligne 1  
    Adresse ligne 2  
    Adresse ligne 3  
    Ville  
    Province Le nom de la province doit être en français et commencer par une majuscule (exemple : Québec et non Quebec).
    Pays Le nom du pays doit être en français et commencer par une majuscule (exemple : États-Unis).
    Code postal  
    Téléphone  
    Téléphone secondaire  
    Téléphone au travail  
    Extension au travail  
    NAS  
    1er contact en cas d'urgence  
    Lien 1er contact  
    Téléphone du 1er contact d'urgence  
    2e contact en cas d'urgence  
    Lien 2e contact  
    Téléphone du 2e contact d'urgence  
    Salaire horaire (recommandé)  
    Salaire annuel (facultatif)  
  3. Enregistrez le fichier en sélectionnant le type CSV (séparateur : point-virgule) et importez-le (Admin > Import/Export > Importation des informations des employés). Les formats .xlsx, .xls et .csv sont pris en charge.
  4. Faites correspondre les colonnes de votre fichier aux bons champs et cliquez sur Importer.
  5. Un rapport sera disponible après le traitement de votre fichier. Si des erreurs sont détectées, veillez à les corriger avant de réimporter le fichier.
  6. Validez les informations dans le sommaire des employés (Employé > Sommaire).

Étape 3 - Visionnement des sessions de formation

Informez-vous auprès de notre équipe de succès client pour visionner nos trois sessions de formation.

  1. Configuration et mise en place
  2. Gestion des employés
  3. Gestion du temps, Développement des employés et Gestion des ressources humaines

Nous pourrons ensuite vous assister dans les différentes étapes de configuration de la plateforme, comme par exemple la gestion des utilisateurs.

Afin de garantir l'efficacité des rencontres avec notre équipe, il est crucial de réunir les personnes concernées et de vous familiariser avec le contenu à l'avance. Une préparation adéquate est essentielle pour maximiser les rencontres et assurer le succès de votre projet.

Une fois la configuration terminée, vous pourrez planifier votre déploiement et commencer à utiliser Folks! 🎉

Type_light-bulb__Size_small.svg Astuce : Lorsque le temps sera venu, partagez nos guides d'introduction avec vos collègues pour les initier à la plateforme.

Ressources pour la configuration

Plusieurs ressources sont disponibles afin de vous permettre de devenir des experts du système et de vos données RH.

Voici quelques ressources qui pourraient vous intéresser au début de votre processus :

Consultez la liste de nos vidéos de formation Folks pour plus d'informations sur les différentes fonctionnalités de la plateforme.