La mise en place de votre structure d'organisation peut être faite manuellement ou via une importation de fichier. Nous recommandons une importation de fichier puisque cette méthode est beaucoup plus rapide lors de la configuration initiale. Voici les étapes afin de le faire via l'importation d'un fichier.
Étape 1: Exporter votre liste d'employés
Afin d'exporter les informations nécessaires à cette étape, dans votre menu à gauche, sélectionnez Employés et Liste des employés. Dans cette page, appuyez sur le bouton Voir le sommaire qui se trouve en haut à droite de la page.
Lorsque vous vous trouvez dans la page Sommaire, appuyez sur le bouton Exporter afin de faire afficher la modale d'options d'exportation. Dans cette modale, désélectionnez toutes les cases sauf celles-ci :
- Employé
- Numéro d’employé
- Numéro de compagnie
- Titre d’emploi
Une fois que vous n'avez que ces cases sélectionnées, appuyez sur Exporter. Cette action lancera le téléchargement d’un fichier CSV contenant les informations sélectionnées pour l’ensemble de vos employés. Ouvrez ce fichier et passez à l’étape suivante.
Étape 2: Modifier le fichier afin d'ajouter les structures d'organisation à créer
Dans le fichier téléchargé, vous trouverez les informations suivantes :
- 5 colonnes : Nom, Prénom, Numéro de l'employé, Numéro de compagnie et Titre d'emploi
- La colonne Titre d'emploi est vide
Lors de l’importation de ce fichier, les titres d’emploi, départements et sites d’opération qu’il contient seront créés. Vous devez donc, ajouter manuellement les colonnes Département et Site d’opération (au besoin). Si vous n’avez qu’un seul site, nous vous déconseillons d’ajouter la colonne Site d’opération. Renseignez ensuite les informations propres à chaque employé dans les colonnes Site d’opération, Département et Titre d’emploi.
⚠️Attention! Assurez-vous de ne pas faire d’erreur dans les noms des structures afin de ne pas les créer en double. Exemple : "Ventes" et "Vente" dans la colonne Département créerait deux départements différents lors de l'importation.
Étape 3: Importer le fichier
Une fois le fichier complété, il faut maintenant l'importer dans votre système. Accédez à la page Paramètres > Importation/Exportation puis, dans l’onglet Import des employés, sélectionnez l’option Importer à partir d’un fichier. Choisissez le fichier complété et appuyez sur Importer. Sur la page suivante, cochez l'option nommée Permettre l’importation de plusieurs employés ayant un numéro d’employé identique et liez les informations suivantes ensemble :
- Numéro de l’employé -> Numéro de l’employé
- Numéro de compagnie -> Numéro de compagnie
- Site d’opération -> Site d’opération
- Département -> Département
- Titre d’emploi -> Titre d’emploi
Vous n’avez pas à importer le nom et prénom de l’employé, donc laisser le menu déroulant à Ne pas importer.
Un fois configuré correctement, cliquez sur Importer pour compléter l'importation.
Étape 4: Ajouter les superviseurs à vos départements
Accédez à Compagnie > Structures d’organisation, puis à l'onglet Départements, pour lier les superviseurs aux départements. Cliquez sur l’icône papier/crayon au bout de la ligne de chaque département afin de sélectionner le superviseur pour chaque site d’opération. Notez qu'un seul superviseur peut être assigné par site d’opération dans un même département.
Une fois les superviseurs liés à vos départements, ils seront automatiquement associés aux profils de vos employés selon le site d'opération et le département correspondants.