En plus de la création de dossier individuel par profil employé, il est possible de créer des dossiers communs à tous les employés.
Création de dossiers génériques
Passez par Employés > Liste des employés et cliquez sur la roue dentelée afin d'accéder au module de configuration. Sous le deuxième onglet (gestion des dossiers), il est possible de créer un nouveau dossier, ainsi que de renommer ou supprimer les dossiers génériques existants. La création de dossier s'appliquera à tous les employés. Ce dossier sera également présent par défaut dans le profil des nouvelles embauches.
Cela vous permet d'éviter la configuration manuelle répétitive par employé, et d'uniformiser la gestion documentaire pour tous les employés.
Suppression de dossiers génériques
Pour supprimer un dossier, passez par Employés > Liste des employés et cliquez sur la roue dentelée. Sous l'onglet gestion des dossiers, vous verrez tous les dossiers génériques existants. À la droite du dossier à supprimer cliquez sur les trois points verticaux ⋮ et sélectionnez supprimer. Le dossier sera supprimé pour tous les employés. Les documents qu'il contient seront automatiquement déplacés dans le dossier permanent de chaque employé.
⚠️Attention: cette manipulation est irréversible.
👉 À noter: les dossiers génériques ne sont pas modifiables depuis le profil employé.
Pour la gestion des dossiers par profil employé (gestion individuelle) voir Gestion documentaire dans le profil employé.
Qui a accès à la gestion des dossiers génériques?
Tous les utilisateurs ayant comme permission la personnalisation du profil employé.