Vous trouverez dans cette page les étapes à suivre pour réaliser l’importation initiale de vos employés dans Folks depuis Nethris ou EmployeurD.
Elle s’adresse à vous si vous souhaitez accomplir votre premier import sans mettre en place l’intégration complète entre Folks et votre logiciel de paie.
1. Activation des utilisateur de services
Si vous n'avez jamais eu d'intégration avec votre système de paie, il faudra activer une fonctionnalité pour vous permettre de créer l'utilisateur nécessaire : Activer les utilisateurs de services. Seul votre Administrateur/propriétaire du logiciel de paie pourra effectuer cette action.
Afin d'activer cette option, l'Administrateur de votre logiciel de paie doit aller dans la section :
Configuration > Options d'entreprise
Au bas de la page, vous trouverez une section intitulée utilisateurs de services. Il faut s'assurer que l'option activer les utilisateurs de service est bien activée.
2. Création de l’utilisateur de services
Dans la section Gestion des utilisateurs > Ajouter un utilisateur, il faut créer un utilisateur de type utilisateur de services. Ici aussi, seul l'administrateur de votre logiciel de paie pourra créer ce type d'utilisateur.
L'application associée à l'utilisateur sera Folks. Nous recommandons un code utilisateur ressemblant à FOLKSRH afin de retrouver cet utilisateur facilement au besoin. L'utilisateur doit évidemment être actif et en français. Après avoir complété l’ensemble des informations requises, cliquez sur le bouton suivant.
La deuxième étape de la création de l'utilisateur est la gestion des accès de celui-ci Nous recommandons de donner seulement accès aux numéros de compagnie qui seront dans Folks. Cependant, pour des raisons de simplicité et afin d’éviter d’éventuelles erreurs, nous recommandons d’accorder l’accès à l’ensemble des structures administratives. Nous recommandons également de cocher les options “maîtres” lorsque vous voulez activer toutes les structures ou toutes les compagnies.
Une fois créé, nous recommandons de copier-coller le mot de passe temporaire fourni. Vous en aurez besoin pour la prochaine étape à l'intérieur de Folks. Sachez que même si le mot de passe est qualifié de "temporaire", vous n'aurez pas à le modifier plus tard.
3. Configuration des paramètres de connexion à Nethris ou EmployeurD
Lorsque vous avez les informations de l'utilisateur de service dédié à Folks, il faut connecter Folks à votre logiciel de paie.
Dans Folks, accédez à la page Paramètres > Intégration > Configuration de Nethris (même si vous avez EmployeurD, la page se nomme ainsi), cliquez sur ajouter un compte et entrez les informations suivantes :
- Code d’entreprise
- Nom de l’utilisateur de services
- Mot de passe de l’utilisateur de services
Numéros de compagnie à importer
Le numéro de compagnie doit avoir 8 chiffres, normalement avec 2 ou 3 zéros comme préfixe.
Une fois complété, nous vous invitons à tester la connexion avec le bouton vert tester la connexion. Vous pouvez la tester avant ou après avoir sauvegarder. Lorsque vous recevez une notification de succès, vous êtes prêt à passer à l'étape suivante. Si vous recevez une erreur, validez les informations entrées dans les champs de cette page.
Si l'erreur persiste, contactez notre support, il nous fera plaisir de vous aider.
4. Importation des profils d'employé
Maintenant que la connexion fonctionne, vous êtes prêts à importer vos Profils d'employé dans Folks.
Accédez à la page Paramètres > Importation/Exportation et dans l'onglet Importation sélectionnez l’option importer depuis le logiciel de paie. Dans cette page, sélectionnez le numéro de compagnie à importer ou importer tous les systèmes si vous voulez importer toutes les compagnies de votre système de paie. Appuyez sur importer pour importer les employés des numéros de compagnies sélectionnés.
Si vous utilisez la fonction importer les employés inactifs, les employés actifs et les employés inactifs seront importés. Les employés terminés n'apparaîtront pas dans votre Folks. Les employés inactifs importés auront la même date de fin que dans votre logiciel de paie et seront évidemment inactifs dans votre Folks.
Voici la liste des données importées lors du processus d''importation initiale de Nethris ou EmployeurD :
PERSONNELLES
Informations générales
- Prénom
- Nom
- Date de naissance
- Sexe à la naissance
- Langues parlées
- No d'assurance social
Coordonnées
- No de téléphone
- No de téléphone secondaire
Adresse du domicile
- Adresse ligne 1
- Pays
- Province/État
- Ville
- Code postal
CORPORATIVES
Informations sur l'emploi
- No d'employé
- Date d'embauche
- Date de retour
- Type d'emploi
Coordonnées corporatives
- No de téléphone au travail et poste
- Adresse courriel corporative
RÉMUNÉRATION
Informations sur le salaire
- Salaire
- Fréquence (horaire / par paie)
- Nombre d'heures par paie
- Salaire annuel
Informations pour la paie > Information Nethris/EmployeurD
- Système de paie
- No de compagnie
Coordonnées
- Adresse courriel personnel
Contact(s) d'urgence
- Contact 1
- Contact 2
CORPORATIVES
Autres informations pertinentes
- Postes Nethris/EmployeurD
RÉMUNÉRATION
Informations pour la paie > Informations bancaires
- No de transit (ou no de succursale)
- No d'institution
- No de compte (ou folio)
Informations pour la paie > Informations Nethris/EmployeurD
- Province d'embauche