Configuration requise pour envoyer la feuille de temps Folks vers votre logiciel de paie

Folks Documentation
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  • Mise à jour

Cet article explique comment configurer les codes de paie dans Folks afin d'envoyer les feuilles de temps des employés vers votre logiciel de paie.

1 - Configuration des codes de paie par l'administrateur de compagnie

  1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de la gestion de l'exportation de la feuille de temps (Admin > Feuille de temps > Gestion de l'exportation).
    _icon.svg Attention! Seul l'administrateur de compagnie y aura accès.
  2. Si votre système de paie est Nethris ou EmployeurD et que vous saisissez vos heures à la semaine, sous Paramètres d'envoi de la feuille de temps, cochez la case Saisie à la semaine.
    Folks envoie tout de même 80 heures dans la semaine 1, nous ne séparons pas les heures dans chaque semaine. Par contre, comme les calculs de fériés sont maintenant dans Folks, cela ne devrait pas vous occasionner de problème. Si vous avez une situation particulière que vous croyez ne pas être couverte par la feuille de temps Folks, n’hésitez pas à en faire part à l’équipe technique et nous nous ferons un plaisir de répondre à votre interrogation.
  3. Sous la section Codes de paie, entrez les codes de votre logiciel de paie pour les éléments suivants.
    Élément Description
    Heures régulières Code de paie pour payer des heures travaillées au taux simple. Ces heures sont les heures travaillées avant qu’elles deviennent des heures supplémentaires.
    Temps supplémentaire (1.5) Code de paie pour payer les heures supplémentaires à payer majorées par un taux de 1.5 communément appelé Temps et demi.
    Temps supplémentaire (2.0) Code de paie pour payer les heures supplémentaires à payer majorées par un taux de 2.0 communément appelé Temps double.
    Temps supplémentaire (1.0) Code de paie pour payer les heures supplémentaires qui ne sont pas majorées. Ces heures sont généralement les heures au-delà de l’horaire normal de travail de l’employé, mais en dessous du seuil légal pour les heures supplémentaires majorées à 1.5.
    Férié Code de paie pour payer un férié en HEURES
    Férié travaillé Code de paie pour les heures travaillées pendant une journée fériée. Si vous n’avez pas de code spécifique pour ces heures, utilisez le code de paie pour les heures régulières.
    Vacances Code de paie pour payer des vacances en HEURES
    Vacances anticipées Code de paie spécifique aux vacances anticipées. Les vacances anticipées sont les vacances payées au-delà de la banque accumulée par l’employé. Certains logiciels de paie offrent, au choix du client, un code de paie spécifique pour les vacances anticipées ou l’option d’utiliser le même code de paie que les vacances accumulées. Si vous n’avez pas configuré de code de paie spécifique pour ces heures dans votre logiciel de paie, utilisez le même code de paie que Vacances.
    Absences maladie rémunérées Code de paie pour payer une ou plusieurs HEURES de congé maladie ET qui impacte la banque de l'employé dans le logiciel de paie. (Si la banque de maladie n'est pas configurée dans le logiciel de paie, mais qu'elle est suivi dans le SIRH, mettre le même code de paie que Absences rémunérées).
    Absences rémunérées

    Code de paie pour payer les absences rémunérées qui ne sont pas incluses dans la banque de maladie. EX. Congés sociaux ou autres congés payés peu importe la raison. Toute absence rémunérée qui n’affecte pas la banque de maladie et qui n’a pas d’exception (voir ci-bas) sera envoyée avec le code de paie inscrit.

    Personnel/Mobile rémunéré Code de paie pour payer une ou plusieurs HEURES à partir d’une banque de journée personnelle ou de journée mobile.
    Banque de temps accumulé Code de paie pour accumuler un nombre d’HEURES à la banque de l’employé. Les heures sont envoyées à taux simple comme elles sont déjà majorées dans Folks. Si vous ne voulez pas envoyer les heures accumulées dans votre système de paie, laissez simplement ce champ vide.
    Temps repris Code de paie pour payer des heures accumulées dans la banque de temps accumulé afin de combler pour une absence de l’employé. Elles sont payées à taux simple comme elles ont déjà été majorées. Si vous ne suivez pas les heures accumulées dans votre système de paie, laissez simplement ce champ vide ou utilisez le code de paie normalement utilisé pour payer ce type d’heures.
    Banque de temps payé Code de paie pour payer des heures accumulées dans la banque de temps sans qu’il n’y ait eu d’absence de la part de l’employé. Elles sont payées à taux simple comme elles ont déjà été majorées. Si vous ne suivez pas les heures accumulées dans votre système de paie, laissez simplement ce champ vide ou utilisez le code de paie normalement utilisé pour payer ce type d’heures.
    Compte de dépenses Code de paie pour payer le MONTANT des comptes de dépenses approuvés à l’intérieur de la période de paie.
  4. Au besoin, cliquez sur Configurer les codes d'absence pour associer des codes de paie spécifiques à des raisons d’absence. Cela crée des exceptions en fonction de la raison de l’absence. Ex. La raison Libération syndicale a souvent un code de paie particulier pour suivre ces dépenses dans le logiciel comptable.
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

2 - Envoi des feuilles de temps

Une fois la configuration terminée, vous pourrez utiliser le bouton Envoyer vers le logiciel de paie dans la feuille de temps (Gestion du temps > Feuille de temps) pour acheminer les feuilles de temps approuvées vers votre logiciel de paie.

Nous recommandons de verrouiller la période de paie afin qu’il n’y ait plus aucune modification suite aux approbations. En cas d’exception, il vous est possible de déverrouiller la feuille de temps pour en faire l’ajustement au besoin.

3 - Import des feuilles de temps

Dans Nethris ou EmployeurD

Si votre logiciel de paie est EmployeurD ou Nethris, rendez-vous dans Paie > Importer les transactions de paie puis sélectionnez le fichier que Folks vient d’envoyer. Il s’agit toujours du premier fichier de la liste déroulante. Vous pouvez toujours valider avec le nom du fichier puisque la date et l’heure précise d’envoi s’y trouve.

Procédez à l'import afin d'effectuer les validations/simulations usuelles, les ajustements habituels et les corrections au besoin, puis complétez la paie.

Dans Payworks

Si votre logiciel de paie est Payworks, rendez-vous dans Paie, Traitement, Transactions de paie > Grille - Saisie de données. Vous avez peut-être un raccourci dans la section Signets. Avant de compléter la paie, effectuez les validations/simulations usuelles, les ajustements habituels et les corrections au besoin.