Évolutions de l’export Folks vers Nethris et EmployeurD

Ce qui change

• Les informations bancaires (transit, numéro de compte, institution) sont maintenant exportées à chaque transfert de Folks vers Nethris ou EmployeurD.
• Dès qu’une information bancaire est modifiée dans le dossier employé dans Folks, cette modification est automatiquement transmise au système de paie.

Comportement en cas d’absence d’informations bancaires

• Pour un employé en ajout sans informations bancaires, Folks continue d’envoyer le mode de paiement chèque (comportement inchangé).
• Pour un employé en modification sans aucune information bancaire, aucune donnée bancaire n’est envoyée dans le fichier d’export.

Impact pour vous

• Réduction des mises à jour bancaires manuelles dans le système de paie.
• Diminution du risque d’erreurs lié à la double saisie ou à l’oubli de mise à jour.

Ce qui change

• Lorsqu’un employé est réactivé dans Folks, la date de réembauche (date de retour) saisie dans Folks est désormais automatiquement transmise à Nethris ou Employeur D.
• La mise à jour de la date de réembauche dans le système de paie n’a plus à être faite manuellement (lorsqu’une date de retour est présente dans Folks).

Impact pour vous

• Alignement automatique des dates de retour entre Folks et le système de paie.
• Diminution des oublis et incohérences lors des réactivations d’employés.

Ce qui change côté Nethris / Employeur D

• La longueur maximale autorisée pour les champs Adresse et Ville dans le module d’importation est passée de 25 caractères à 30 caractères.

Impact sur vos données exportées depuis Folks

• Moins de besoins de raccourcir manuellement les libellés (ex. Boul. au lieu de Boulevard, App. au lieu de Appartement).
• Davantage d’adresses et de noms de ville plus longs (ex. Saint-Augustin-de-Desmaures) peuvent désormais être importés sans modification.
• Les valeurs qui dépasseraient toujours 30 caractères doivent néanmoins être ajustées pour respecter la limite côté Nethris / Employeur D.

Suppression de la question de confirmation d’import

• La question Oui / Non du type « L’importation s’est-elle bien déroulée dans votre système de paie ? » est retirée du processus.
• Vous n’avez plus à revenir confirmer si les changements de salaire envoyés ont été importés pour déterminer l’état « déjà envoyé ».

Nouvelle validation automatique avec Nethris / Employeur D

• Lors de la génération du fichier d’export des salaires, Folks effectue un appel direct à Nethris ou Employeur D afin de :
  • déterminer quels employés doivent être en mode modification ;
  • identifier les employés à ajouter ou à réactiver.
• Deux validations supplémentaires sont appliquées automatiquement entre Folks et le système de paie :
  • Nombre d’heures par période de paie ;
  • Taux horaire ou salaire annuel, selon la configuration de l’employé.

Logique d’envoi des données salariales

• Si le nombre d’heures par paie et le taux horaire ou salaire annuel sont identiques dans Folks et dans le système de paie :
  • les colonnes de salaire du fichier d’export restent vides pour cet employé ;
  • aucune modification salariale n’est envoyée.
• Si une différence est détectée (heures par paie ou salaire) :
  • les informations salariales sont envoyées dans le fichier ;
  • la date d’effet du changement est transmise, comme auparavant lors d’une modification de salaire.
• Pour un employé en ajout, les informations salariales sont toujours envoyées, car elles sont obligatoires.

Impact pour vous

• La liste des employés présentés en modification de salaire correspond uniquement à ceux ayant un changement réel entre Folks et le système de paie.
• Le risque d’erreur ou de confusion lié à l’ancienne question Oui / Non est éliminé.

Ce qui change

• Il est maintenant possible d'importer des changements de salaire pour une date future dans Nethris et EmployeurD. Cette fonctionnalité était déjà disponible manuellement, mais elle et maintenant automatisée (Folks transmets les changements de salaire avec les autres informations de la plateforme). 
• Folks gère ces changements pour ne les envoyer qu’à la date d’effet.

Comportement de Folks

• Un changement de salaire saisi dans Folks avec une date future :
  • n’est pas exporté tant que la date d’effet n’est pas atteinte ;
  • est retenu dans Folks jusqu’à cette date.
• À la date effective du changement :
  • Folks envoie le salaire en mode modification vers Nethris ou Employeur D ;
  • la date réelle d’effectivité est transmise avec le changement ;
  • le nouveau salaire est appliqué dans la période de paie correspondant à cette date.

Impact pour vous

• Possibilité de planifier les hausses salariales à l’avance directement dans Folks.
• Assurance que les changements seront appliqués à la bonne date dans le système de paie, sans suivi manuel.