Voici les étapes à suivre lors d'un transfert de profils d'employé de Folks vers EmployeurD ou Nethris.
1. Exportation
Accédez à la page exportation des employés en passant par Paramètres > Importation/Exportation puis cliquez sur l'onglet export des employés.
Sélectionnez le code d'entreprise ou le numéro de compagnie à exporter dans le menu déroulant. Si vous voulez exporter tous les codes d'entreprise ou tous les numéros de compagnie présents dans votre système, sélectionnez exporter tous les systèmes.
Appuyez sur exporter.
Une nouvelle ligne apparaîtra en haut du tableau. Cette ligne contient le nouveau fichier que vous devez télécharger. Assurez-vous de télécharger le bon fichier en vérifiant la date et l’heure indiquées dans son nom.
2. Validation
Ouvrez le fichier & validez les informations des sections suivantes :
Section Profil Personnel
Colonne A
Cette colonne présente le mode d'envoi de l'employé.
- La valeur "M" indique que nous sommes en mode Modification. Cela ne veut pas dire qu’il y aura nécessairement des changements, mais que, puisque l’employé existe dans Folks et dans votre système de paie, c'est une "modification" aux yeux de Nethris/EmployeurD.
-
La valeur "A" indique que cette ligne créera un nouvel employé ou réactivera un employé ayant le statut terminé.
S'il s'agit d'une erreur, validez le numéro d'employé et le numéro de compagnie de cet employé.
Colonne R
Cette colonne indique la province de résidence.
L’objectif ici est de vérifier que la province est bien présente dans cette colonne. Le fichier CSV est séparé par des points-virgules. Il peut arriver qu’un “;” soit inséré par erreur en appuyant sur une touche voisine. Si un ";" se glisse par erreur, les colonnes seront décalées à partir du champ erroné. La validation se fait sur la province car cette colonne permet de repérer facilement une anomalie.
Section Profil Emploi
Colonne E
Cette colonne contient les postes. Assurez-vous:
- qu’une valeur est présente pour tous les employés
-
qu'aucun employé ne possède le poste par défaut (99999999) s’il ne devrait pas l’avoir.
Le format du code de poste par défaut est volontairement très différent de vos postes réels.
Colonne G
Cette colonne contient les titres d'emploi. Assurez-vous d'avoir une valeur pour tous les employés. Si un employé n'a pas de numéro dans cette colonne, c'est qu'il n'a probablement pas de titre d'emploi dans son profil d'employé ou le titre d'emploi qui lui est associé n'a pas de code.
Colonnes AB, AC, AD et AE
👉 Ces colonnes contiennent les informations salariales. Ces informations ne sont envoyées que lorsqu'un salaire est modifié ou qu'un employé est en mode Ajout. Si aucune information ne change pour un employé en mode Modification, ces colonnes seront vides.
La colonne AB : Nombre d'heures par paie
La colonne AC : Taux horaire
La colonne AD : Date de la dernière modification
La colonne AE : Salaire annuel
Seulement l'information de la colonne AC ou AE sera présent selon la configuration de l'employé.
Les colonnes AB et AD sont vides si le salaire envoyé a déjà été envoyé (n'est pas une modification de salaire). S'il s'agit d'un salaire qui est envoyé pour la première fois (modification de salaire), le nombre d'heures par paie et la date de modification seront toujours présents.
Un changement de salaire est envoyé seulement lorsque la date de modification est le jour du transfert ou avant. Afin de traiter les changements de salaire futur selon les paramètres de Nethris et EmployeurD, Folks retiendra ce changement et l'enverra qu'au moment opportun.
Colonne AJ
Cette colonne contient la province de paie. Assurez-vous que les valeurs présentes sont des valeurs possibles dans votre entreprise.
🔁 En cas d'erreur:
- Corrigez les dans Folks
- Recommencez l'exportation
Nous recommandons de compléter la validation dans le premier fichier, faire toutes les corrections d'erreur avant de transférer un nouveau fichier. Les validations à faire dans le nouveau fichier sont, au minimum, les erreurs que vous avez corrigées.
3. Importation dans le système de paie
Une fois le fichier validé et sans erreur : accédez à votre système de paie dans la page Importer des données d'emploi dans la section Dossier d'employé.
Dans cette page, sélectionnez le fichier envoyé dans le menu déroulant au milieu de la page. Les fichiers dans ce menu sont en ordre chronologique, c'est à dire du plus récent en haut au plus vieux en bas de liste. Vous importerez donc normalement le premier fichier dans la liste.
Si vous importez plusieurs numéros de compagnie ou tous ceux existants dans votre système de paie, aucune autre option ne doit être modifiée ou activée. Si vous voulez préciser exactement quel numéro de compagnie (un seul) vous voulez importer, vous pouvez le sélectionner dans le menu déroulant Compagnie. Cette action est à faire que si vous n'avez sélectionné qu'un seul numéro de compagnie parmi plusieurs.
Cliquez sur le bouton Importer. L'importation peut prendre environ de 30 secondes à 2 minutes au plus long.
4. Après l'importation
Consultez le journal d'importation des messages d'avertissement, d'information ou d'erreur. Analysez ces messages et corrigez dans Folks au besoin. Si vous corrigez des erreurs, faites le dans Folks pour assurer la qualité des données et refaites un transfert.
Vérification finale
Une fois les messages validés, générez le rapport modification des dossiers d'employé en format Excel.
- Filtrez par la date d'aujourd'hui
- Générez un rapport par numéro de compagnie
Validez que tous les changements apportés par l’importation sont bien ceux souhaités. Corrigez dans Folks et réimportez au besoin.