Parcours administrateur

Folks évolue et met l'employé au centre de son écosystème. 

Apprenez-en davantage sur les améliorations et changements à venir dans cet extrait de notre webinaire pour administrateurs!

Connectez-vous ici: https://folkshr.app/auth/login

• 00:00 - Connexion SSO et interface
• 01:43 - Mon profil
• 04:03 - Faire une demande
• 05:16 - Rechercher un employé et consulter son profil
• 08:17 - Liste des employés et navigation
• 15:21 - Rapports
• 16:45 - Module de paie à venir

Options de configuration

En tant qu'administrateur de la plateforme, vous verrez la section Paramètres où plusieurs options de configuration sont regroupées. D'autres options sont également disponibles à travers la plateforme en cliquant sur l'icône de la roue dentelée ⚙️.

Découvrez les différentes sections de Folks et ce que vous pouvez y effectuer comme configuration. Notre formation sur les modules avancés couvre certaines de ces configurations plus en détail.

• Employés :
  • Liste des employés : personnalisation du profil des employés (champs personnalisés)
  • Profil de l'employé : paramètres de visibilité et champs personnalisés
  • Comptes de dépenses : configuration des dépenses admissibles
• Temps :
  • Absences : afficher/masquer/ajouter des raisons d'absence
  • Vacances : afficher/masquer les types de vacances
  • Temps supplémentaire : afficher/masquer les types/valeurs de temps supplémentaire
  • Feuilles de temps : configuration de la feuille de temps
• Arrivées et départs : configuration des processus d'arrivée et de départ
• Évolution et carrière : configuration des processus d'évaluation de performance
• Recrutement : configuration des demandes de réquisition de personnel
• Compagnie : configuration des structures d'organisation et des normes. Gestion des clés API
• Documents : ajout de ressources documentaires et création de gabarits de signature électronique
• Paramètres : gestion des rôles, ajout d'utilisateurs, configuration d'intégrations, et plus encore!

Vous souhaitez vous familiariser avec Folks? Vous êtes au bon endroit!

Ce guide d'introduction s'adresse à toute personne nouvellement responsable de l'administration de Folks. Il vous fournit les ressources nécessaires pour assurer la continuité du bon fonctionnement de la plateforme.

Changement d'administrateur

Si ce n'est pas déjà fait, l'administrateur actuel de votre système doit vous transférer ses accès (si possible, lui partager l'article pour changer l'administrateur de compagnie du système).

Si cette personne a déjà quitté votre organisation, notre équipe se chargera du changement d'administrateur pour vous. Une autorisation écrite de la part de votre direction est nécessaire pour que nous puissions procéder au changement. Celle-ci doit être envoyée à l'adresse support@folksrh.com

1 - Connexion à la plateforme

Si vous êtes nouveau sur Folks. Si vous utilisiez déjà Folks, passez directement à l'étape 2.

En accédant à la plateforme, cliquez sur la pastille située en haut à droite et sélectionnez Gestion du compte. Vous pourrez y changer votre mot de passe et modifier la langue du système (voir Comment modifier mes informations de connexion?).

2 - Exploration du menu Admin

Découvrez les différentes sections du menu Admin de Folks et ce que vous pouvez y effectuer comme configurations (voir les articles pour l'administrateur).

Pour consulter les informations de votre compagnie, dans le menu de gauche, cliquez sur Compagnie > Informations.

Complètement nouveau sur Folks? Consultez notre article de présentation pour un survol des principales fonctionnalités.

3 - Visionnement des sessions de formations

Lorsque vous serez prêt, informez-vous auprès de notre équipe de succès client pour visionner nos trois sessions de formation.

• Formation administrateur 1
• Formation administrateur 2
• Formation administrateur 3

Nous pourrons ensuite vous assister dans les différentes tâches d'administration de la plateforme, comme par exemple la gestion des utilisateurs (voir la liste de lecture).

Ressources utiles

Plusieurs ressources sont disponibles afin de vous permettre de devenir des experts du système et de vos données RH.

Consultez nos guides d'introduction et la liste de nos vidéos de formation pour plus d'informations sur les différentes fonctionnalités de la plateforme.

💡Astuce: Partagez nos guides d'introduction avec vos collègues en cas de besoin!

• Gestionnaire - Introduction à Folks
• Employé - Introduction à Folks
• Vidéos de formation Folks

Dans cette première formation, nous explorerons les fonctionnalités essentielles de la plateforme pour vous aider à naviguer et à gérer efficacement votre environnement.

• Options de connexion et page d'accueil
• Menu utilisateur et Mon profil
• Faire une demande
• Rechercher un employé et consulter/modifier son profil
• Menu principal
• Liste des employés
• Notes au dossier dans le profil d'un employé
• Historiques, options de configuration et suppression d'un employé
• Sommaire des employés
• Ajout d'un employé et personnalisation du profil des employés
• Comptes de dépenses
• Disciplines
• Arrivées et départs
• Ajout d'un départ
• Désactivation d'un employé (sans impact sur les statistiques)

Activités pratiques

C'est à vous de jouer!

1. Rendez-vous dans Compagnie > Informations pour remplir votre fiche de compagnie afin de fournir des informations essentielles sur votre organisation.
2. (Optionnel) Mettez vos connaissances en pratique en créant un processus d'arrivée pour un nouvel employé avec des tâches spécifiques.
3. Si vous souhaitez configurer l'authentification unique (SSO), consultez notre article.

Pour toute question ou problème, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Prochaine étape

Préparez-vous pour la deuxième formation, dans laquelle nous aborderons les modules de gestion du temps et de développement de carrière.

Dans cette deuxième formation, nous vous présenterons les modules de gestion du temps et de développement de carrière.

• Introduction
• Absences (actions possibles, options de configuration, etc.)
• Envoi/modification d'une demande par un employé
• Approbation d'une demande
• Vacances
• Temps supplémentaire
• Feuilles de temps (options disponibles, fonctionnement, etc.)
• Calendrier
• Configuration des banques des employés
• Transfert des banques
• Certificats (ajout, assignation, etc.)
• Formations

Activités pratiques

1. Réfléchissez aux normes qui devraient être mises en place éventuellement dans Compagnie > Normes > Employés.
2. (Optionnel) Ajoutez une formation ou certification.

Pour toute question ou problème, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Prochaine étape

Préparez-vous pour la troisième formation, dans laquelle nous couvrirons les modules avancés de la plateforme.

Dans cette troisième formation, vous découvrirez les modules avancés de Folks, notamment la signature électronique et l'évaluation de performance.

• Disciplines et accidents de travail
• Comptes de dépenses
• Réquisition de personnel
• Climat de travail
• Ressources documentaires et signature électronique
• Évaluation de performance
• Autres configurations (heures hebdomadaires, normes, etc.)
• Tableau de bord et KPI

Ressources utiles et prochaines étapes

Explorez la plateforme en créant des entrées «test» que vous pourrez supprimer par la suite.

Nouveau client? Utilisez notre checklist afin d'effectuer les configurations nécessaires pour le déploiement et vous préparer à votre rencontre de validation avec notre équipe.

Au besoin, nous pouvons également vous assister dans les différentes étapes de configuration, par exemple pour la création des utilisateurs (dernière étape).

Si vous bénéficiez de l'ATS, une rencontre de démarrage vous sera proposée afin de débuter le processus d'implantation.