Vous avez créé vos dossiers employés et suivi nos formations? Vous y êtes presque!
La mise en place de votre Folks peut se faire rapidement, mais il se peut aussi que vous souhaitiez planifier le déploiement de la plateforme pour une utilisation optimale.
Si vous souhaitez déployer la plateforme le plus rapidement possible, suivez les étapes ci-dessous. Vous trouverez également des conseils pour créer un impact à long terme.
👔 Employés : Structure d'organisation et superviseurs
Suite à l'import de vos employés, vous devriez avoir validé leurs informations dans le sommaire (Rapports > Liste des sommaires > Sommaire des employés). Vous pouvez toujours créer des champs personnalisés et utiliser les fonctionnalités d'import/export pour importer les nouvelles informations.
L'étape suivante consiste à créer votre structure d'organisation (titres d'emploi, départements et sites d'opération). Il se peut toutefois que vous ayez déjà importé ces informations lors de l'import initial.
Si c'est le cas, rendez-vous dans les structures d'organisation pour identifier le superviseur de chaque département. Vous devrez également identifier les superviseurs de vos chefs de départements. Lisez les instructions ci-dessous pour découvrir comment faire.
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Détail des étapes à suivre 1. Si ce n'est pas déjà fait, créez votre structure d'organisation en ajoutant les titres d'emploi, les départements et les sites d'opération désirés (voir la liste de lecture sur les structures d'organisation). Vous pourrez ensuite importer ces informations grâce aux fonctionnalités d'export/import. 2. Identifiez le superviseur de chaque département. Celui-ci apparaîtra automatiquement comme le superviseur dans le profil des employés de ce département. Vous pouvez également sélectionner manuellement une autre personne comme superviseur à partir du profil d'un employé. Pour identifier le superviseur d'un chef de département, rendez-vous dans son profil. 3. Une fois vos superviseurs ajoutés, validez votre organigramme (Compagnie > Structures d'organisation > Organigramme). Pour consulter l'organigramme en entier, il suffit de sélectionner la personne ayant le poste le plus élevé. |
💡 Vous prévoyez recruter bientôt? Pensez à automatiser le processus d'accueil et d'intégration de vos nouvelles recrues. Si des étapes impliquent la lecture ou la signature de documents, ajoutez-les aux ressources documentaires ou au module de signature électronique!
- Les étapes complètes pour configurer les processus d'accueil et d'intégration
- Introduction aux étapes de signature électronique
- Intégration d'un nouvel employé dans Folks : Les étapes clés
Le processus de départ peut également être automatisé (voir Les étapes complètes pour configurer les processus de départ).
Le saviez-vous? Notre fonctionnalité de réquisition de personnel permet aux gestionnaires de solliciter de nouvelles ressources pour leurs équipes ou de demander un remplacement. Vous pouvez configurer des formulaires de demande de réquisition depuis le menu Recrutement (voir Créer une configuration pour les demandes de réquisition de personnel).
📅 Gestion du temps : Normes et banques
Pour utiliser le module de gestion du temps, vous devez ajouter vos jours fériés et établir les normes de vos employés.
La feuille de temps peut être utilisée afin de suivre les heures de travail de vos employés. Voir les instructions ci-dessous.
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Étapes de configuration 1. Commencez par ajouter les jours fériés dans la page des normes organisationnelles (Compagnie > Normes). Il n'est pas nécessaire d'établir des normes organisationnelles pour le déploiement. Vous pourrez y revenir plus tard. 2. Mettez en place vos normes des employés et effectuez des tests pour vous assurer de leur fonctionnement. Nous vous recommandons de créer un employé test et de créer des entrées d'absence et de vacances pour cet employé. À noter que vous devrez mettre vos banques à jour en début d'année. 3. Si vous utilisez la feuille de temps, configurez-la selon son type (Temps > Feuille de temps > icône⚙️). Pour une feuille de temps standard, il suffit de configurer le calcul de vos fériés. Pour une feuille de temps par projet, il vous faudra également créer des projets. |
Le saviez-vous? Vous pouvez sélectionner des personnes spécifiques pour qu'elles reçoivent des notifications lors d'événements tels que l'envoi de certaines demandes ou la modification d'employés (voir Gérer les listes d'envoi).
🔒 Utilisateurs : Accès et permissions
Lorsque vous avez effectué toutes les configurations souhaitées, vous pouvez inviter vos employés en générant leur utilisateur. Assurez-vous d'avoir effectuer la gestion des rôles pour leur assigner les permissions adéquates et vérifiez le tout avec notre équipe.
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Configuration rôles & permissions 1. Avant d'inviter l'ensemble de votre entreprise dans Folks, révisez nos rôles prédéfinis et créez les rôles dont vous avez besoin pour déterminer les accès aux informations (Paramètres > Rôles et permissions). 2. Si vous souhaitez activer l'authentification à deux facteurs (2FA) pour vos utilisateurs, rendez-vous dans Compagnie > Informations. 3. Une rencontre peut vous être proposée pour la gestion des utilisateurs. Nous la recommandons pour les entreprises de plus de 25 employés afin de prévenir tout enjeu de sécurité. Visionnez notre liste de lecture pour vous préparer à cette rencontre. Si cela s'applique à vous, un conseiller en succès client vous aura fait parvenir une invitation. 4. Lorsque vous serez prêt, créez ou générez les utilisateurs pour vos employés (Paramètres > Utilisateurs). Un courriel d'invitation à la plateforme leur sera envoyé. 5. Partagez nos guides : Gestionnaire - Survol de Folks et Employé - Survol de Folks. |
Félicitations!🎉 Vous êtes maintenant prêt à déployer la plateforme.
👉 Autres modules à considérer
Les modules suivants peuvent être mis en place avant ou après le déploiement pour maximiser la valeur de la plateforme.
- Développement professionnel - Ajoutez les certificats des employés afin de suivre les dates d'obtention et/ou de renouvellement. L'ajout de formations permet également de suivre l'ensemble des coûts (formateur, voyage, etc.) liés aux activités de développement.
- Comptes de dépenses - En plus des demandes de congé et de temps supplémentaire, les employés peuvent faire des demandes de comptes de dépenses lorsqu'un formulaire de demande est disponible (Employés > Comptes de dépenses > icône⚙️).
- Évaluation de performance - Optimisez votre performance organisationnelle en créant des évaluations sur mesure (Évolution et carrière > Performances > icône⚙️).
Continuez de consulter notre centre d'aide pour obtenir des ressources et des informations sur l'utilisation de Folks.
Nous sommes heureux de vous avoir parmi nous!