Cette capsule explique comment envoyer un document pour signature. Suivez les étapes ci-dessous pour assurer une configuration correcte et une gestion efficace des signatures électroniques.
Veuillez noter que la signature électronique est une fonctionnalité du plan Performance.
La plateforme apparaîtra différemment dans votre compte par rapport à ce qui est montré dans la vidéo. Cependant, la fonctionnalité reste la même.
Accéder au module de signature électronique
Une fois le module activé par notre équipe, celui-ci est accessible depuis le menu principal en passant par Documents > Signature électronique.
Envoyer un document pour signature
Désignez des signataires, envoyer des documents pour signature à vos employés, et suivez leurs statuts en quelques clics dans la page de suivi des documents.
👉 Assurez-vous préalablement que les adresses courriel de vos employés soient validées dans leurs profils pour qu'ils puissent recevoir les demandes de signature. Pour ce faire, rendez-vous dans Employés > Profil de l'employé. Nous vous recommandons d'avertir les employés concernés qu'ils recevront un courriel de la part de Folks les invitant à valider leur courriel.
- Rendez-vous dans la page Suivi des documents (Documents > Signature électronique).
- Cliquez sur Envoyer un document en haut à droite.
- Choisir le type d'envoi et le type de document si nécessaire.
- Choisissez le ou les employés à qui envoyer le document. Seuls les employés qui disposent d'une adresse courriel valide dans le système peuvent recevoir des documents à signer.
- Si l'employé possède deux adresses courriel valides, sélectionnez l'adresse courriel à laquelle envoyer la demande (corporative ou personnelle). Si toutefois l'employé n'apparaît pas dans la liste c'est qu'aucune adresse courriel n'a été validée dans son profil employé. Pour apprendre comment valider une adresse courriel référez vous à cet article: Valider l'adresse courriel d'un ou plusieurs employés.
- Cliquez sur Étape suivante. Selon le type d'envoi (voir l'article sur signature unique vs envoi de masse), il se peut que cette étape soit omise.
- Cliquez sur Envoyer pour signature.
Le ou les signataires recevront automatiquement un courriel les informant qu’un document attend leur signature. Ils pourront y accéder et le consulter en quelques clics et seront redirigés vers notre partenaire Dropbox Sign pour un processus de signature électronique rapide et sécurisé.
Lorsque tous les signataires auront signé le document, le statut passera à Signé. Vous pourrez par la suite télécharger le document dûment signé.