L'auto-onboarding est une fonctionnalité permettant de créer rapidement les profils employés. Vous pouvez collecter l'information nécessaire à l'aide d'un formulaire automatisé envoyé par courriel. Cela permet donc à l'employé de remplir ses propres informations ou de valider que celles-ci ont été entrées correctement. Par le fait même, cela accélère le processus d'intégration des nouveaux employés.
Envoi de formulaire pour un nouvel employé
- Depuis le menu de gauche, passez par Employés > Liste des employés et cliquez sur + Ajouter un employé.
- Remplissez les champs obligatoires: nom, prénom et adresse courriel personnelle.
👉 Notez que c'est à cette adresse que l'employé recevra le courriel lui permettant de remplir le formulaire. Vous pouvez également remplir d'autres champs (optionnels) comme le titre d'emploi, le numéro de téléphone, la date d'embauche, etc. - Une fois les renseignements ajoutés, cochez l'option d'envoi de formulaire à l'employé & sélectionnez les informations que celui-ci devra fournir en cochant les cases appropriées. Il est possible de demander que l'employé ajoute des documents en cochant la case correspondante.
Activez les notifications par courriel; pour vous et/ou le superviseur de l'employé.
- Cliquez sur Ajouter l'employé. L'employé recevra immédiatement un courriel contenant le formulaire à remplir avec ses informations personnelles.
👉 Notez que le lien envoyé à l'employé n'est valide que pendant 7 jours.
⚠️Si l'employé arrive sur une page d'erreur, c'est que le lien est expiré ou que celui-ci a été annulé.
Par défaut, en recevant le courriel contenant le formulaire à remplir, l'adresse courriel de l'employé sera automatiquement validée.
Champs obligatoires
Vous pouvez rendre certains champs obligatoires lors de l’envoi du formulaire à vos employés. Cela permet d’éviter l’envoi accidentel d’un formulaire incomplet.
👉Par défaut, aucun champ n’est obligatoire. Vous devez activer cette option pour chaque champ, selon vos besoins.
Cochez en premier la catégorie d'informations demandées. Vous avez ensuite l'option d'activer le bouton obligatoire pour chaque information. Faites votre sélection puis sauvegardez. Si vous cochez la case «utiliser ces choix par défaut pour mes prochaines demandes», vos paramètres sont conservés pour les prochains envois.
Pour l'employé recevant le formulaire: les champs obligatoires seront identifiés par un astérisque (*) à côté du libellé. Ces champs doivent être remplis pour passer à l’étape suivante du formulaire.
Champs personnalisés
Si vous avez des champs personnalisés dans vos profils employés, il est possible de les rendre disponibles à remplir dans le formulaire d'onboarding. Seuls les champs personnalisés concernant des informations personnelles ou non salariales peuvent être affichés et complétés dans le formulaire. Depuis la configuration du profil employé (Employés > Liste des employés, cliquez sur l'icône de roue dentelée), assurez-vous que « section du profil » soit mis à personnel et que « salaire » soit mis à non.
Envoi de formulaire pour un employé existant
Si le profil employé a déjà été créé, il est quand même possible de faire parvenir le formulaire de demande d'information à l'employé. Pour ce faire vous devez:
- Passer par Employés > Liste des employés et cliquer sur les trois points verticaux ⋮ sur la ligne de l'employé à qui vous voulez faire parvenir le formulaire.
- Cliquer sur envoyer le formulaire d'information.
- Sélectionner les informations que l'employé devra fournir en cochant les cases appropriées. Il est possible de demander que l'employé ajoute des documents en cochant la case correspondante.
- Activer les notifications par courriel; pour vous et/ou le superviseur de l'employé.
- Cliquer sur Envoyer. L'employé recevra immédiatement un courriel contenant le formulaire à remplir avec ses informations personnelles.
👉 Notez que le lien envoyé à l'employé n'est valide que pendant 7 jours.
⚠️Si l'employé arrive sur une page d'erreur, c'est que le lien est expiré ou que celui-ci a été annulé.
Effectuer le suivi des demandes
Un indicateur visuel temporaire ⏳est ajouté à droite du nom de l'employé, directement dans son profil, afin de signaler que des informations sont attendues. Cet indicateur sera également visible dans la liste générale en passant par Employés > Liste des employés.
Depuis la liste des employés, il est possible de faire parvenir à nouveau de formulaire ou d'annuler l'envoi en cliquant sur les 3 points verticaux ⋮.
L’information remplie par l'employé est automatiquement intégrée à son profil.
L'employé peut également accéder et remplir ce formulaire à partir de son téléphone mobile.