Premiers pas avec Folks ★

Présentation de Folks

Folks RH est un logiciel de gestion des ressources humaines tout-en-un qui combine simplicité, accessibilité et flexibilité pour vous donner un coup de pouce avec la gestion de vos ressources humaines.

Pour en savoir plus en tant qu'administrateur consultez l'article Administrateur - Survol de Folks

Avec plus de 30 modules et fonctionnalités, des dizaines d’intégrations et le soutien d’experts RH, Folks est la solution la plus complète pour les PME.

Dans cet article, vous trouverez un aperçu de l'interface et des fonctionnalités de la plateforme. Pour plus d'informations, téléchargez notre guide Découvrez Folks RH.

Interface

Folks est un outil de travail intuitif pour les gestionnaires et les responsables RH. Une interface conviviale, à l’image de l’équipe qui la propulse.

En vous connectant à la plateforme, vous vous trouverez dans le Centre de rappels et de notifications. Ce tableau de bord vous permet de visualiser rapidement les activités en cours, à effectuer ou en retard dans votre organisation.

L'interface se compose des éléments suivants :

Un menu de navigation situé sur la gauche de l'interface. Vous devez cliquez sur l'icône Agrandir afin de le faire apparaître. Les onglets auxquels vous avez accès s’afficheront.
Une entête où vous trouverez des raccourcis vers les différents outils et formulaires de demande (absence, vacances, temps supplémentaire, etc.)

La plateforme est disponible en français et en anglais.

Fonctionnalités clés

De l’accueil et l’intégration des employés aux évaluations de performance, en passant par la gestion des absences, atteignez vos objectifs RH et maximisez votre productivité avec la technologie de Folks.

Les fonctionnalités suivantes sont parmi nos principales, les plus utilisées et les plus appréciées.

Le 17 septembre 2024, nous étions fiers d’annoncer l’acquisition stratégique de l'ATS Glow Talents. Améliorez votre expérience candidat et votre marque employeur, attirez et embauchez les meilleurs talents avec Glow par Folks (maintenant Folks ATS).

Folks offre également des possibilités d’intégration avec des logiciels de paie, de gestion des horaires et de reconnaissance des employés afin de faciliter votre quotidien et de centraliser vos informations RH.

Découvrez les plans et fonctionnalités du logiciel Folks RH, qui couvriront l’ensemble de vos processus RH avec des modules puissants, flexibles et abordables.

Pour des informations sur la façon dont nous assurons la sécurité de vos données, visitez notre Trust Center.

Débuter avec Folks

Vous n'êtes pas encore client? Communiquez avec nous pour obtenir une démo ⇒

Assistez à la rencontre de démarrage avec notre équipe puis suivez les étapes du guide pour l'mport initial des employés dans Folks.

Consultez également nos guides d'introduction et la liste de nos vidéos de formation pour plus d'informations sur les différentes fonctionnalités de la plateforme.

Pour toute question ou assistance, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Administrateur - Survol de Folks

Folks évolue et met l'employé au centre de son écosystème.

Apprenez-en davantage sur les améliorations et changements à venir dans cet extrait de notre webinaire pour administrateurs!

Connectez-vous ici: https://next.folkshr.app/auth/login

Pour plus de détails sur les changements voir : Un nouveau Folks vous attend 🚀

00:00 - Connexion SSO et interface
01:43 - Mon profil
04:03 - Faire une demande
05:16 - Rechercher un employé et consulter son profil
08:17 - Liste des employés et navigation
15:21 - Rapports
16:45 - Module de paie à venir

Options de configuration

En tant qu'administrateur de la plateforme, vous verrez la section Paramètres où plusieurs options de configuration sont regroupées. D'autres options sont également disponibles à travers la plateforme en cliquant sur l'icône de la roue dentelée ⚙️.

Découvrez les différentes sections de Folks et ce que vous pouvez y effectuer comme configuration. Notre formation sur les modules avancés couvre certaines de ces configurations plus en détail.

Employés :
- Liste des employés : personnalisation du profil des employés (champs personnalisés)
- Profil de l'employé : paramètres de visibilité et champs personnalisés
- Comptes de dépenses : configuration des dépenses admissibles
Temps :
- Absences : afficher/masquer/ajouter des raisons d'absence
- Vacances : afficher/masquer les types de vacances
- Temps supplémentaire : afficher/masquer les types/valeurs de temps supplémentaire
- Feuilles de temps : configuration de la feuille de temps
Arrivées et départs : configuration des processus d'arrivée et de départ
Évolution et carrière : configuration des processus d'évaluation de performance
Recrutement : configuration des demandes de réquisition de personnel
Compagnie : configuration des structures d'organisation et des normes. Gestion des clés API
Documents : ajout de ressources documentaires et création de gabarits de signature électronique
Paramètres : gestion des rôles, ajout d'utilisateurs, configuration d'intégrations, et plus encore!

Formation administrateur #1

Dans cette première formation, nous explorerons les fonctionnalités essentielles de la plateforme pour vous aider à naviguer et à gérer efficacement votre environnement.

Voir aussi : Un nouveau Folks vous attend 🚀

00:00 - Options de connexion et page d'accueil
03:42 - Menu utilisateur et Mon profil
07:40 - Faire une demande
09:22 - Rechercher un employé et consulter/modifier son profil
14:13 - Menu principal
23:39 - Liste des employés
28:24 - Notes au dossier dans le profil d'un employé
30:40 - Historiques, options de configuration et suppression d'un employé
34:03 - Sommaire des employés
35:22 - Ajout d'un employé et personnalisation du profil des employés
38:28 - Comptes de dépenses
39:21 - Disciplines
42:35 - Arrivées et départs
51:37 - Ajout d'un départ
54:15 - Désactivation d'un employé (sans impact sur les statistiques)

Activités pratiques

C'est à vous de jouer!

Rendez-vous dans Compagnie > Informations pour remplir votre fiche de compagnie afin de fournir des informations essentielles sur votre organisation.
(Optionnel) Mettez vos connaissances en pratique en créant un processus d'arrivée pour un nouvel employé avec des tâches spécifiques.
Si vous souhaitez configurer l'authentification unique (SSO), consultez notre article.

Pour toute question ou problème, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Prochaine étape

Préparez-vous pour la deuxième formation, dans laquelle nous aborderons les modules de gestion du temps et de développement de carrière.

Formation administrateur #2

Dans cette deuxième formation, nous vous présenterons les modules de gestion du temps et de développement de carrière.

Voir aussi : Un nouveau Folks vous attend 🚀

00:00 - Introduction
01:42 - Absences (actions possibles, options de configuration, etc.)
12:21 - Envoi/modification d'une demande par un employé
15:57 - Approbation d'une demande
19:09 - Vacances
29:06 - Temps supplémentaire
37:37 - Feuilles de temps (options disponibles, fonctionnement, etc.)
43:50 - Calendrier
44:57 - Configuration des banques des employés
57:12 - Transfert des banques
59:04 - Certificats (ajout, assignation, etc.)
1:05:07 - Formations

Activités pratiques

Réfléchissez aux normes qui devraient être mises en place éventuellement dans Compagnie > Normes > Employés.
(Optionnel) Ajoutez une formation ou certification.

Pour toute question ou problème, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Prochaine étape

Préparez-vous pour la troisième formation, dans laquelle nous couvrirons les modules avancés de la plateforme.

Formation administrateur #3

Dans cette troisième formation, vous découvrirez les modules avancés de Folks, notamment la signature électronique et l'évaluation de performance.

Voir aussi : Un nouveau Folks vous attend 🚀

00:00 - Disciplines et accidents de travail
11:35 - Comptes de dépenses
13:37 - Réquisition de personnel
16:14 - Climat de travail
21:13 - Ressources documentaires et signature électronique
31:37 - Évaluation de performance
41:40 - Autres configurations (heures hebdomadaires, normes, etc.)
54:38 - Tableau de bord et KPI

Ressources utiles et prochaines étapes

Explorez la plateforme en créant des entrées «test» que vous pourrez supprimer par la suite.

Nouveau client? Utilisez notre checklist afin d'effectuer les configurations nécessaires pour le déploiement et vous préparer à votre rencontre de validation avec notre équipe.

Au besoin, nous pouvons également vous assister dans les différentes étapes de configuration, par exemple pour la création des utilisateurs (dernière étape).

Si vous bénéficiez de l'ATS, une rencontre de démarrage vous sera proposée afin de débuter le processus d'implantation.

Gestionnaire - Survol de Folks

Cet capsule est destinée à tous les membres de supervision, incluant chefs d'équipe, gestionnaires, superviseurs et directeurs de département. Vous découvrirez comment utiliser efficacement Folks pour optimiser la gestion quotidienne de vos employés.

La capsule couvre également les principales fonctionnalités et modules du SIRH, offrant des explications détaillées et des exemples pratiques.

1 - Page d'accueil et navigation

Lorsque vous accédez à la plateforme, vous vous trouverez sur la page d'accueil. Cette page vous offre une vue d'ensemble des activités en cours, à effectuer ou en retard dans votre équipe.

Vous avez la possibilité de naviguer entre la vue Moi (visibilité sur vos informations seulement) et la vue Tous (visibilité sur les informations de votre équipe).

Dans l’entête, vous trouverez, à votre droite, un raccourci pour faire des demandes et un menu utilisateur pour accéder à votre profil et à la gestion de votre compte (vos informations utilisateur).

Mon profil - Permet de valider ou compléter vos informations selon les indications de votre administrateur.
Gestion du compte - Permet de changer votre mot de passe et modifier la langue du système, au besoin (voir Comment modifier mes informations de connexion?)

La barre de navigation se trouve à votre gauche. Vous devez cliquez sur l’icône pour l’ouvrir. Les sections auxquelles vous avez accès s’afficheront. Parmi celles-ci, la section Documents contient la page Ressources documentaires, un répertoire des documents partagés par votre entreprise (guide des employés, documents d'assurances collectives, politiques, etc.)

2 - Employés

Lorsque vous cliquez sur Employés dans le menu de gauche, vous avez accès aux onglets suivants :

Liste des employés - Vous pouvez voir cette page comme un bottin téléphonique. Cliquer sur le nom d'un employé vous redirigera vers son profil. Une barre de recherche est également disponible dans l'entête pour vous permettre de trouver rapidement n'importe quel employé actif dans Folks. Si disponible, vous pouvez vous rendre dans Compagnie > Structures d'organisation pour l'organigramme de votre entreprise.
Comptes de dépenses - Cette page contient les comptes de dépenses en cours. Vous pourriez être responsable de leur approbation selon la configuration de votre entreprise.
Disciplines - Ce module vous permet de conserver une trace des mesures disciplinaires à jour sur les dossiers de vos employés.

3 - Gestion du temps

La section Temps vous permet de créer des entrées d’absence, de vacances et de temps accumulé pour vos employés. Pour créer une entrée, ouvrez la page correspondante, cliquez sur + Ajouter, sélectionnez l'employé désiré et complétez les informations nécessaires.

Un calendrier est également à votre disposition afin de consulter les vacances des membres de votre équipe ou de tous les employés (selon la configuration de votre entreprise).

Si votre entreprise utilise la feuille de temps, vos employés devront la remplir dans Temps > Feuille de temps. Folks offre des options de feuilles de temps par jour et par projet.

Dans une feuille de temps standard, il suffit d'entrer le nombre d'heures travaillées pour chaque jour, ou encore pour chaque semaine.

Pour approuver la feuille de temps d'un employé, vous devez cocher la case sous la colonne Approbation à la fin de la semaine ou de la période.

4 - Traitement d'une demande

Vous pouvez approuver ou refuser les demandes de votre équipe en cliquant sur celles-ci dans la section Demandes non approuvées.

Dans l'en-tête, le raccourci + Faire une demande permet à votre équipe de vous faire des demandes. En tant que gestionnaire, en plus des autres types de demandes, vous pourriez avoir la possibilité de faire des demandes de réquisition de personnel.

Pour approuver une demande de vacances, par exemple, procédez comme suit.

Cliquez sur la demande de vacances à approuver. La date située sous le nom de l'employé est la date pour laquelle la demande a été envoyée.
Dans la page des vacances de l'employé, nous vous suggérons de modifier la demande avant de l'approuver afin de vérifier les informations.
Sous la colonne Statut de la demande, cliquez sur le crochet vert pour approuver la demande.

Un courriel sera envoyé à l'employé afin de l'informer que sa demande a approuvée ou modifiée et approuvée.

5 - Gestion des carrières et des certificats

Dans la page de gestion des certificats (Évolution et carrière > Carrières et certificats), vous trouverez la liste des renouvellements à venir dans le même ordre que celui des rappels sur la page d'accueil (si applicable).

La page de gestion des carrières peut, quant à elle, vous permettre d'ajouter des notes d'avancement et des plans progressifs pour vos employés.

Trucs et astuces

Lorsque vous êtes dans le menu de gauche, vous pouvez utiliser Ctrl + clic pour ouvrir un nouvel onglet.
Pour retourner à la page d'accueil, vous pouvez cliquer sur l'icône Accueil dans le haut du menu de gauche en tout temps.

Employé - Survol de Folks

Dans cette capsule, nous vous présentons les principales fonctionnalités disponibles pour les employés. Nous vous expliquons entre autres comment effectuer une demande d'absence et consulter votre solde de congés.

Découvrez la plateforme Folks et suivez nos étapes pour commencer à l'utiliser.

1 - Page d'accueil et navigation

En accédant à la plateforme, vous vous retrouverez sur la page d’accueil où vous verrez notamment un résumé de vos banques, vos tâches et vos demandes en attente d'approbation.

Mon profil - Permet de valider ou compléter vos informations selon les indications de votre administrateur.
Gestion du compte - Permet de changer votre mot de passe et modifier la langue du système, au besoin (voir Comment modifier mes informations de connexion?)

2 - Profil employé

Dans votre profil, vous retrouverez les onglets suivants :

Informations (inclut les balances de vos banques)
Documents
Temps
Évolution et carrière

Comptes de dépenses
Sondages
Statistiques (vos indicateurs de performance)

Dans le menu de gauche, la section Employés contient la liste des employés de votre entreprise. En cliquant sur le nom d'un employé dans la liste, vous pourrez accéder à son profil. Seules les informations générales d’un employé seront visibles par ses collègues. Vous pouvez donc voir la liste des employés comme un bottin téléphonique.

Une barre de recherche est également disponible pour vous permettre de trouver rapidement n'importe quel employé actif dans Folks.

Si disponible, vous pouvez vous rendre dans Compagnie > Structures d'organisation pour l'organigramme de votre entreprise.

3 - Gestion du temps

La section Temps dans le menu de gauche vous permet de consulter vos absences, vos vacances et votre temps supplémentaire.

Un calendrier est également à votre disposition afin de consulter vos périodes d’absences, de vacances et si applicable, de temps repris. Il est possible que vous ayez une vue d’ensemble complète sur les périodes de vacances (seulement) de vos collègues, en fonction du choix fait par votre administrateur. Si c’est le cas, sachez qu’il est possible d’utiliser la recherche pour filtrer votre département ou uniquement votre calendrier personnel.

Si votre entreprise utilise la feuille de temps pour suivre vos heures de travail, vous devrez la remplir dans Temps > Feuille de temps. Folks offre des options de feuilles de temps par jour et par projet.

Dans une feuille de temps standard, il suffit d'entrer le nombre d'heures travaillées pour chaque jour, ou encore pour chaque semaine. Assurez-vous de sauvegarder vos entrées et le tour est joué!

4 - Envoi d'une demande

Vous pouvez utiliser le raccourci + Faire une demande pour envoyer une demande d'absence, par exemple, à votre gestionnaire.

Cliquez sur le raccourci et sélectionnez Absences.
Dans le formulaire de la demande, complétez les informations nécessaires. Le nombre de journées sera ajusté directement en fonction de la période sélectionnée. Il est également possible de modifier le nombre d'heures de votre absence manuellement. Si votre entreprise fonctionne en journées, c’est le même principe pour par exemple une demi-journée. Les fins de semaine apparaissent en jaune et la sélection des heures/jours doit être modifiée manuellement.
Vous pouvez imputer une demande d’absence à votre banque de maladie, selon vos besoins et les règles de votre entreprise. Cliquez sur Imputer la banque de maladie et l’information sur votre solde disponible s'affichera dans la section Heures en banque. Cette section indique le solde qui restera après l’approbation de votre demande (autrement dit, le solde après déduction des heures demandées). Si votre solde est à zéro, vous devrez soumettre une demande sans imputation à votre banque de congés maladie. Cette demande sera probablement non rémunérée (sans solde).
La Raison est un menu de navigation déroulant détaillant les critères est à votre disposition. Veuillez utiliser seulement les choix pertinents et mettre des commentaires au besoin.
Vous pouvez aussi joindre des pièces jointes à votre demande. Référez-vous au responsable du système pour plus d’informations sur les situations où vous devez en ajouter.
Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.

Il sera possible de modifier une demande qui n’a pas encore été approuvée ou simplement consulter vos demandes dans la page d’accueil ou dans la page correspondante sous le menu Temps.

Une fois envoyée, votre demande génèrera automatiquement un courriel à votre supérieur immédiat et aux autres personnes concernées afin de les notifier de votre demande. Quand votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.

Trucs et astuces

Lorsque vous êtes dans le menu de gauche, vous pouvez utiliser Ctrl + clic pour ouvrir un nouvel onglet.
Pour retourner à la page d'accueil, vous pouvez cliquer sur l'icône Accueil dans le haut du menu de gauche en tout temps.

Introduction au profil employé dans Folks

Dans Folks, les profils présentent toutes les informations relatives aux employés. Découvrez les différents onglets disponibles et ce que vous pouvez y trouver selon vos accès.

Les administrateurs peuvent accéder aux champs personnalisés de l'employé en cliquant sur l'icône . Pour consulter les historiques, il suffit de cliquer sur Voir les sommaires.

Informations

Cet onglet affiche les informations personnelles et corporatives de l'employé, ainsi que ses banques. Seules les informations générales de l'employé sont visibles par ses collègues.

Pour modifier des informations, il suffit de cliquer sur l'icône du crayon dans la section désirée (si disponible). L'employé a la possibilité de modifier ses informations personnelles et d'ajouter une photo à son profil. Le statut de l'employé peut également être modifié en fonction de son parcours ou des changements liés à son emploi.

Lors de l'ajout d'un nouvel employé, vous devez entrer ses informations de base. Vous pouvez ensuite accéder à son profil pour compléter les informations manquantes.

Si votre Folks est intégré avec un logiciel de paie, certains champs doivent être remplis afin d'assurer une transmission complète des données vers votre système de paie. Pour les connaître, survolez la ou les icônes d'avertissement.

Notes au dossier

Cet onglet permet au gestionnaire et toute autre personne autorisée d'ajouter des notes au dossier de l'employé. Pour ce faire, cliquez sur Ajouter une note au bas de la page.

L'employé ne voit pas les notes ajoutées à son dossier.

Documents (Gestion documentaire)

La fonctionnalité de gestion documentaire intégrée dans le profil permet de centraliser et d'organiser tous les documents relatifs à un employé au sein de l'organisation.

Selon vos accès, il est possible d'ajouter, partager, déplacer, télécharger, renommer, afficher et supprimer des documents. Il est également possible de créer, renommer et supprimer des dossiers.

Ajouter/gérer un document

Dans l'onglet Documents, cliquez sur le bouton d'ajout. Une fois le document téléversé, les actions suivantes sont disponibles : Déplacer vers, Télécharger, Renommer, Afficher l'aperçu et Supprimer.

Pour partager le document à l'employé, cliquez sur l'interrupteur.

Créer/gérer un dossier

Pour créer un dossier, cliquez sur le bouton + Créer à droite de la liste des documents. Une fois le dossier créé, les actions suivantes sont disponibles : Renommer et Supprimer.

Le Dossier permanent est présent par défaut et ne peut être modifié/supprimé.

Pour plus de détails sur la gestion documentaire du profil employé cliquez ici.

Temps

Cet onglet permet de consulter les absences, les vacances et le temps supplémentaire de l'employé. Il permet également de consulter sa feuille de temps.

Accueil et intégration

Cet onglet affiche la liste des tâches d’accueil et d’intégration de l’employé.

Évolution et carrière

Cet onglet permet de consulter les formations et les certificats de l’employé. Il permet également de consulter sa performance.

Compte de dépenses

Cet onglet affiche la liste des comptes de dépenses de l’employé.

Disciplines

Cet onglet permet au gestionnaire et toute autre personne autorisée à ajouter des incidents disciplinaires au dossier de l’employé.

Pour ce faire, cliquez sur le bouton + Ajouter.

Sondages

Cet onglet affiche le sondage de l’année sélectionnée.

Statistiques

Cet onglet contient des indicateurs de performance vous permettant d’observer l’évolution d'un employé par rapport aux objectifs RH définis par l’entreprise.

Accidents de travail

Cet onglet affiche la liste des accidents de travail de l’employé. Seul le gestionnaire ou un administrateur peut voir cet onglet.

Nouvel administrateur - Introduction à Folks

Vous souhaitez vous familiariser avec Folks? Vous êtes au bon endroit!

Ce guide d'introduction s'adresse à toute personne nouvellement responsable de l'administration de Folks. Il vous fournit les ressources nécessaires pour assurer la continuité du bon fonctionnement de la plateforme.

Changement d'administrateur

Si ce n'est pas déjà fait, l'administrateur actuel de votre système doit vous transférer ses accès (si possible, lui partager l'article pour changer l'administrateur de compagnie du système).

Si cette personne a déjà quitté votre organisation, notre équipe se chargera du changement d'administrateur pour vous. Une autorisation écrite de la part de votre direction est nécessaire pour que nous puissions procéder au changement. Celle-ci doit être envoyée à l'adresse support@folksrh.com

1 - Connexion à la plateforme

Si vous êtes nouveau sur Folks. Si vous utilisiez déjà Folks, passez directement à l'étape 2.

En accédant à la plateforme, cliquez sur la pastille située en haut à droite et sélectionnez Gestion du compte. Vous pourrez y changer votre mot de passe et modifier la langue du système (voir Comment modifier mes informations de connexion?).

2 - Exploration du menu Admin

Découvrez les différentes sections du menu Admin de Folks et ce que vous pouvez y effectuer comme configurations (voir les articles pour l'administrateur).

Pour consulter les informations de votre compagnie, dans le menu de gauche, cliquez sur Compagnie > Informations.

Complètement nouveau sur Folks? Consultez notre article de présentation pour un survol des principales fonctionnalités.

3 - Visionnement des sessions de formations

Lorsque vous serez prêt, informez-vous auprès de notre équipe de succès client pour visionner nos trois sessions de formation.

Nous pourrons ensuite vous assister dans les différentes tâches d'administration de la plateforme, comme par exemple la gestion des utilisateurs (voir la liste de lecture).

Afin de garantir l'efficacité des rencontres avec notre équipe, il est crucial de réunir les personnes concernées et de vous familiariser avec le contenu à l'avance. Une préparation adéquate est essentielle pour maximiser les rencontres et assurer le succès de votre projet.

Ressources utiles

Plusieurs ressources sont disponibles afin de vous permettre de devenir des experts du système et de vos données RH.

Consultez nos guides d'introduction et la liste de nos vidéos de formation pour plus d'informations sur les différentes fonctionnalités de la plateforme.

💡Astuce: Partagez nos guides d'introduction avec vos collègues en cas de besoin!

Vidéos de formation Folks

Vous aimeriez avoir accès à nos vidéos de formation?

Cet article contient toutes les vidéos de formation que nous avons montées pour vous!

Nous avons également plusieurs guides contenant des capsules vidéos :