L’option « Importation/Exportation » est une fonctionnalité pratique qui vous permet d’importer rapidement des données sur plusieurs employés en même temps.
Si vous êtes prêts à débuter avec l'utilisation de Folks et que vous aimeriez importer vos employés, continuez la lecture afin d'apprendre comment y parvenir.
Étape 1 : Fichier d'import
Ouvrez le fichier d’import fourni par notre équipe. Si vous ne l’avez pas reçu, vous pouvez le télécharger ici. Le lien se trouve aussi au bas de la présente page. Si vous n’y arrivez pas, veuillez entrer en contact avec le support@folksrh.com.
Fichier exemple au format Excel
Étape 2 : Remplir le fichier
Pour chaque employé, remplissez les champs du fichier téléchargé.
*Les champs suivants sont obligatoires :
- Nom de l’employé
- Prénom de l’employé
- Numéro d’identification/matricule
- Date d’embauche
Après avoir rempli toutes les cases pour vos employés, assurez-vous d’enregistrer le fichier sur votre ordinateur. Pour assurer une importation réussie, choisissez un des formats suivants : .xlsx, .xls ou .csv.
Voyez la fin du document pour plus de conseils sur comment bien remplir votre fichier d'import.
Étape 3 : Import
Dans votre compte, sélectionnez Paramètres et ensuite Importation/Exportation (ou cliquez ici pour y accéder plus rapidement). Choisissez le fichier que vous avez précédemment enregistré en parcourant les dossiers de votre ordinateur. Enfin, appuyez sur « Importer » pour terminer l’opération.
Étape 4 : Correspondance
Une nouvelle page s'ouvrira et vous devrez lier chaque colonne de votre fichier d’importation au champ correspondant. Après avoir établi ces correspondances, cliquez sur Importer. Si des erreurs sont détectées, elles seront signalées. Veillez alors à les corriger dans le fichier original afin de pouvoir le réimporter.
Étape 5 : Vérification finale
Une fois l’importation terminée, assurez-vous que tous vos employés ont été correctement ajoutés à votre environnement Folks, en naviguant à l'endroit suivant :
Liste des employés > Voir le sommaire
- Vérifiez que le nombre d’employés importés correspond à votre fichier.
- Confirmez que les informations (nom, prénom, matricule, dates) sont exactes.
- En cas d’erreur ou d’oubli, vous pouvez relancer un nouvel import ou corriger manuellement les fiches employé.
Pour toute anomalie persistante, contactez support@folksrh.com.
Voici quelques conseils pour remplir correctement la feuille de calcul :
- Le numéro d’identification/matricule est unique. Assurez-vous de ne pas attribuer des numéros déjà existants aux employés de votre fichier. Si le numéro d'identification est le même que celui d'un autre employé (déjà importé ou qui sera importé dans le même fichier), alors il faut cocher la case « Permettre l'importation de plusieurs employés ayant un numéro d'employé identique ».
- Les champs suivants doivent être les mêmes que ceux déjà existants: titre d’emploi, département et site d’opération. S’ils n’existent pas déjà dans votre environnement Folks, ils seront alors créés.
- Toutes les dates doivent être entrées sous le format aaaa-mm-jj.
- La langue doit être entrée en majuscule: Français (ne pas oublier le ç) ou Anglais
- Le type d’emploi doit correspondre à l’une des options prises en charge par le système:
- Casual Relief
- CDD temps partiel
- CDD temps plein
- CDI temps partiel
- CDI temps plein
- Congé Maternité/Parental
- Consultant Externe
- Contractuel
- Contractuel - Temps partiel
- Contractuel - Temps plein
- Étudiant
- Invalidité
- Occasionnel
- Préretraite
- Probation
- Saisonnier
- Sous-traitant
- Stagiaire
- Sur appel/Temps plein
- Surnuméraire
- Temporaire
- Temps partiel
- Temps plein
- Travailleur étranger temporaire
- Les noms des provinces doivent être écrits exactement de la même façon que dans le système. Les noms doivent être en français et commencer par une majuscule. Ex.: Québec et non quebec ou Quebec.
- Le nom du pays doit également être en français et commencer par une majuscule.
Pour le fichier exemple, cliquez ici.