Dans cette capsule, nous vous présentons les principales fonctionnalités disponibles pour les employés. Nous vous expliquons entre autres comment effectuer une demande d'absence et consulter votre solde de congés.
Découvrez la plateforme Folks et suivez nos étapes pour commencer à l'utiliser.
1 - Page d'accueil et navigation
En accédant à la plateforme, vous vous retrouverez sur la page d’accueil où vous verrez notamment un résumé de vos banques, vos tâches et vos demandes en attente d'approbation.
Dans l’entête, vous trouverez, à votre droite, un raccourci pour faire des demandes et un menu utilisateur pour accéder à votre profil et à la gestion de votre compte (vos informations utilisateur).
- Mon profil - Permet de valider ou compléter vos informations selon les indications de votre administrateur.
- Gestion du compte - Permet de changer votre mot de passe et modifier la langue du système, au besoin (voir Comment modifier mes informations de connexion?)
La barre de navigation se trouve à votre gauche. Vous devez cliquez sur l’icône pour l’ouvrir. Les sections auxquelles vous avez accès s’afficheront. Parmi celles-ci, la section Documents contient la page Ressources documentaires, un répertoire des documents partagés par votre entreprise (guide des employés, documents d'assurances collectives, politiques, etc.)
2 - Profil employé
Dans votre profil, vous retrouverez les onglets suivants :
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Dans le menu de gauche, la section Employés contient la liste des employés de votre entreprise. En cliquant sur le nom d'un employé dans la liste, vous pourrez accéder à son profil. Seules les informations générales d’un employé seront visibles par ses collègues. Vous pouvez donc voir la liste des employés comme un bottin téléphonique.
Une barre de recherche est également disponible pour vous permettre de trouver rapidement n'importe quel employé actif dans Folks.
Si disponible, vous pouvez vous rendre dans Compagnie > Structures d'organisation pour l'organigramme de votre entreprise.
3 - Gestion du temps
La section Temps dans le menu de gauche vous permet de consulter vos absences, vos vacances et votre temps supplémentaire.
Un calendrier est également à votre disposition afin de consulter vos périodes d’absences, de vacances et si applicable, de temps repris. Il est possible que vous ayez une vue d’ensemble complète sur les périodes de vacances (seulement) de vos collègues, en fonction du choix fait par votre administrateur. Si c’est le cas, sachez qu’il est possible d’utiliser la recherche pour filtrer votre département ou uniquement votre calendrier personnel.
Si votre entreprise utilise la feuille de temps pour suivre vos heures de travail, vous devrez la remplir dans Temps > Feuille de temps. Folks offre des options de feuilles de temps par jour et par projet.
Dans une feuille de temps standard, il suffit d'entrer le nombre d'heures travaillées pour chaque jour, ou encore pour chaque semaine. Assurez-vous de sauvegarder vos entrées et le tour est joué!
4 - Envoi d'une demande
Vous pouvez utiliser le raccourci + Faire une demande pour envoyer une demande d'absence, par exemple, à votre gestionnaire.
- Cliquez sur le raccourci et sélectionnez Absences.
- Dans le formulaire de la demande, complétez les informations nécessaires. Le nombre de journées sera ajusté directement en fonction de la période sélectionnée. Il est également possible de modifier le nombre d'heures de votre absence manuellement. Si votre entreprise fonctionne en journées, c’est le même principe pour par exemple une demi-journée. Les fins de semaine apparaissent en jaune et la sélection des heures/jours doit être modifiée manuellement.
- Vous pouvez imputer une demande d’absence à votre banque de maladie, selon vos besoins et les règles de votre entreprise. Cliquez sur Imputer la banque de maladie et l’information sur votre solde disponible s'affichera dans la section Heures en banque. Cette section indique le solde qui restera après l’approbation de votre demande (autrement dit, le solde après déduction des heures demandées). Si votre solde est à zéro, vous devrez soumettre une demande sans imputation à votre banque de congés maladie. Cette demande sera probablement non rémunérée (sans solde).
- La Raison est un menu de navigation déroulant détaillant les critères est à votre disposition. Veuillez utiliser seulement les choix pertinents et mettre des commentaires au besoin.
- Vous pouvez aussi joindre des pièces jointes à votre demande. Référez-vous au responsable du système pour plus d’informations sur les situations où vous devez en ajouter.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.
Il sera possible de modifier une demande qui n’a pas encore été approuvée ou simplement consulter vos demandes dans la page d’accueil ou dans la page correspondante sous le menu Temps.
Une fois envoyée, votre demande génèrera automatiquement un courriel à votre supérieur immédiat et aux autres personnes concernées afin de les notifier de votre demande. Quand votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.
Trucs et astuces
- Lorsque vous êtes dans le menu de gauche, vous pouvez utiliser Ctrl + clic pour ouvrir un nouvel onglet.
- Pour retourner à la page d'accueil, vous pouvez cliquer sur l'icône Accueil dans le haut du menu de gauche en tout temps.