1. Activation du sondage
L'activation du sondage nécessite une intervention au niveau des paramètres de rôles des utilisateurs. Au début du trimestre désigné, il convient d'activer l'accès au sondage pour les employés ciblés.
Pour plusieurs personnes visées par un même rôle: Paramètres > Rôles et permissions
Par utilisateur individuellement : Paramètres > Utilisateurs
Dans les permissions, sous Employés - Profils des employés, cocher la case sondages.
2. Directives
Une communication précise et neutre est primordiale pour encourager la participation tout en garantissant l'objectivité des réponses. Les employés doivent être informés :
- De l'objectif et de l'importance du sondage
- Du fait que le sondage doit être complété durant le trimestre actuel, en précisant l'année concernée
- Du délai imparti, idéalement compris entre 3 et 7 jours, pour soumettre leurs réponses
- De la nature anonyme et confidentielle du sondage
Les employés accèdent au sondage en passant directement par leur profil sous l'onglet sondages.
3. Conclusion du sondage
Il est crucial de désactiver l'accès au sondage une fois le délai expiré pour éviter les participations multiples qui pourraient altérer les résultats. L'analyse du nombre de réponses permettra de déterminer le moment opportun pour procéder à cette désactivation.
4. Traitement des données
Les données recueillies doivent être analysées avec rigueur pour en extraire des insights pertinents. Les sondages étant anonymes et irréversibles, une attention particulière doit être portée à la gestion de ces informations.
Pour accéder aux résultats du sondage, passez par Rapports > Liste des sommaires > Employés > Sommaires du climat de travail. Vous pouvez filtrer les données en changeant l'année et/ou le trimestre. Il est également possible d'imprimer ou importer les résultats.
Interprétation des données:
Rouge : toutes les moyennes entre 0 et 1.99
Orange : toutes les moyennes entre 2 et 2.74
Jaune : toutes les moyennes entre 2.75 et 3.49
Vert : toutes les moyennes entre 3.5 et 4
5. Limitations et information importante
Impossibilité de supprimer les sondages : Les réponses une fois soumises sont définitives et ne peuvent être effacées. Pour effectuer des tests, il est recommandé d'utiliser une période antérieure, idéalement une année passée, afin d'éviter toute interférence avec les données actuelles.
Anonymat : La confidentialité des réponses est assurée, ce qui préserve l'intégrité des données mais limite les possibilités de suivi personnalisé.
Solution de contournement : Si votre organisation comprend moins de quatre départements, vous pouvez assigner un trimestre spécifique à chaque groupe pour faciliter l'analyse des résultats.