Cet capsule est destinée à tous les membres de supervision, incluant chefs d'équipe, gestionnaires, superviseurs et directeurs de département. Vous découvrirez comment utiliser efficacement Folks pour optimiser la gestion quotidienne de vos employés.
La capsule couvre également les principales fonctionnalités et modules du SIRH, offrant des explications détaillées et des exemples pratiques.
1 - Page d'accueil et navigation
Lorsque vous accédez à la plateforme, vous vous trouverez sur la page d'accueil. Cette page vous offre une vue d'ensemble des activités en cours, à effectuer ou en retard dans votre équipe.
Vous avez la possibilité de naviguer entre la vue Moi (visibilité sur vos informations seulement) et la vue Tous (visibilité sur les informations de votre équipe).
Dans l’entête, vous trouverez, à votre droite, un raccourci pour faire des demandes et un menu utilisateur pour accéder à votre profil et à la gestion de votre compte (vos informations utilisateur).
- Mon profil - Permet de valider ou compléter vos informations selon les indications de votre administrateur.
- Gestion du compte - Permet de changer votre mot de passe et modifier la langue du système, au besoin (voir Comment modifier mes informations de connexion?)
La barre de navigation se trouve à votre gauche. Vous devez cliquez sur l’icône pour l’ouvrir. Les sections auxquelles vous avez accès s’afficheront. Parmi celles-ci, la section Documents contient la page Ressources documentaires, un répertoire des documents partagés par votre entreprise (guide des employés, documents d'assurances collectives, politiques, etc.)
2 - Employés
Lorsque vous cliquez sur Employés dans le menu de gauche, vous avez accès aux onglets suivants :
- Liste des employés - Vous pouvez voir cette page comme un bottin téléphonique. Cliquer sur le nom d'un employé vous redirigera vers son profil. Une barre de recherche est également disponible dans l'entête pour vous permettre de trouver rapidement n'importe quel employé actif dans Folks. Si disponible, vous pouvez vous rendre dans Compagnie > Structures d'organisation pour l'organigramme de votre entreprise.
- Comptes de dépenses - Cette page contient les comptes de dépenses en cours. Vous pourriez être responsable de leur approbation selon la configuration de votre entreprise.
- Disciplines - Ce module vous permet de conserver une trace des mesures disciplinaires à jour sur les dossiers de vos employés.
3 - Gestion du temps
La section Temps vous permet de créer des entrées d’absence, de vacances et de temps accumulé pour vos employés. Pour créer une entrée, ouvrez la page correspondante, cliquez sur + Ajouter, sélectionnez l'employé désiré et complétez les informations nécessaires.
Un calendrier est également à votre disposition afin de consulter les vacances des membres de votre équipe ou de tous les employés (selon la configuration de votre entreprise).
Si votre entreprise utilise la feuille de temps, vos employés devront la remplir dans Temps > Feuille de temps. Folks offre des options de feuilles de temps par jour et par projet.
Dans une feuille de temps standard, il suffit d'entrer le nombre d'heures travaillées pour chaque jour, ou encore pour chaque semaine.
Pour approuver la feuille de temps d'un employé, vous devez cocher la case sous la colonne Approbation à la fin de la semaine ou de la période.
4 - Traitement d'une demande
Vous pouvez approuver ou refuser les demandes de votre équipe en cliquant sur celles-ci dans la section Demandes non approuvées.
| Dans l'en-tête, le raccourci + Faire une demande permet à votre équipe de vous faire des demandes. En tant que gestionnaire, en plus des autres types de demandes, vous pourriez avoir la possibilité de faire des demandes de réquisition de personnel. |
Pour approuver une demande de vacances, par exemple, procédez comme suit.
- Cliquez sur la demande de vacances à approuver. La date située sous le nom de l'employé est la date pour laquelle la demande a été envoyée.
- Dans la page des vacances de l'employé, nous vous suggérons de modifier la demande avant de l'approuver afin de vérifier les informations.
- Sous la colonne Statut de la demande, cliquez sur le crochet vert pour approuver la demande.
Un courriel sera envoyé à l'employé afin de l'informer que sa demande a approuvée ou modifiée et approuvée.
5 - Gestion des carrières et des certificats
Dans la page de gestion des certificats (Évolution et carrière > Carrières et certificats), vous trouverez la liste des renouvellements à venir dans le même ordre que celui des rappels sur la page d'accueil (si applicable).
La page de gestion des carrières peut, quant à elle, vous permettre d'ajouter des notes d'avancement et des plans progressifs pour vos employés.
Trucs et astuces
- Lorsque vous êtes dans le menu de gauche, vous pouvez utiliser Ctrl + clic pour ouvrir un nouvel onglet.
- Pour retourner à la page d'accueil, vous pouvez cliquer sur l'icône Accueil dans le haut du menu de gauche en tout temps.