Parcours gestionnaire et employé

Cet capsule est destinée à tous les membres de supervision, incluant chefs d'équipe, gestionnaires, superviseurs et directeurs de département. Vous découvrirez comment utiliser efficacement Folks pour optimiser la gestion quotidienne de vos employés.

La capsule couvre également les principales fonctionnalités et modules du SIRH, offrant des explications détaillées et des exemples pratiques.

1 - Page d'accueil et navigation

Lorsque vous accédez à la plateforme, vous vous trouverez sur la page d'accueil. Cette page vous offre une vue d'ensemble des activités en cours, à effectuer ou en retard dans votre équipe.

Vous avez la possibilité de naviguer entre la vue Moi (visibilité sur vos informations seulement) et la vue Tous (visibilité sur les informations de votre équipe).

Dans l’entête, vous trouverez, à votre droite, un raccourci pour faire des demandes et un menu utilisateur pour accéder à votre profil et à la gestion de votre compte (vos informations utilisateur).

• Mon profil - Permet de valider ou compléter vos informations selon les indications de votre administrateur.
• Gestion du compte - Permet de changer votre mot de passe et modifier la langue du système, au besoin (voir Comment modifier mes informations de connexion?)

La barre de navigation se trouve à votre gauche. Vous devez cliquez sur l’icône pour l’ouvrir. Les sections auxquelles vous avez accès s’afficheront. Parmi celles-ci, la section Documents contient la page Ressources documentaires, un répertoire des documents partagés par votre entreprise (guide des employés, documents d'assurances collectives, politiques, etc.)

2 - Employés

Lorsque vous cliquez sur Employés dans le menu de gauche, vous avez accès aux onglets suivants :

• Liste des employés - Vous pouvez voir cette page comme un bottin téléphonique. Cliquer sur le nom d'un employé vous redirigera vers son profil. Une barre de recherche est également disponible dans l'entête pour vous permettre de trouver rapidement n'importe quel employé actif dans Folks. Si disponible, vous pouvez vous rendre dans Compagnie > Structures d'organisation pour l'organigramme de votre entreprise.
• Comptes de dépenses - Cette page contient les comptes de dépenses en cours. Vous pourriez être responsable de leur approbation selon la configuration de votre entreprise.
• Disciplines - Ce module vous permet de conserver une trace des mesures disciplinaires à jour sur les dossiers de vos employés.

3 - Gestion du temps

La section Temps vous permet de créer des entrées d’absence, de vacances et de temps accumulé pour vos employés. Pour créer une entrée, ouvrez la page correspondante, cliquez sur + Ajouter, sélectionnez l'employé désiré et complétez les informations nécessaires.

Un calendrier est également à votre disposition afin de consulter les vacances des membres de votre équipe ou de tous les employés (selon la configuration de votre entreprise).

Si votre entreprise utilise la feuille de temps, vos employés devront la remplir dans Temps > Feuille de temps. Folks offre des options de feuilles de temps par jour et par projet.

Dans une feuille de temps standard, il suffit d'entrer le nombre d'heures travaillées pour chaque jour, ou encore pour chaque semaine.

Pour approuver la feuille de temps d'un employé, vous devez cocher la case sous la colonne Approbation à la fin de la semaine ou de la période.

4 - Traitement d'une demande

Vous pouvez approuver ou refuser les demandes de votre équipe en cliquant sur celles-ci dans la section Demandes non approuvées.

Pour approuver une demande de vacances, par exemple, procédez comme suit.

1. Cliquez sur la demande de vacances à approuver. La date située sous le nom de l'employé est la date pour laquelle la demande a été envoyée.
2. Dans la page des vacances de l'employé, nous vous suggérons de modifier la demande avant de l'approuver afin de vérifier les informations.
3. Sous la colonne Statut de la demande, cliquez sur le crochet vert pour approuver la demande.

Un courriel sera envoyé à l'employé afin de l'informer que sa demande a approuvée ou modifiée et approuvée.

5 - Gestion des carrières et des certificats

Dans la page de gestion des certificats (Évolution et carrière > Carrières et certificats), vous trouverez la liste des renouvellements à venir dans le même ordre que celui des rappels sur la page d'accueil (si applicable).

La page de gestion des carrières peut, quant à elle, vous permettre d'ajouter des notes d'avancement et des plans progressifs pour vos employés.

Trucs et astuces

• Lorsque vous êtes dans le menu de gauche, vous pouvez utiliser Ctrl + clic pour ouvrir un nouvel onglet.
• Pour retourner à la page d'accueil, vous pouvez cliquer sur l'icône Accueil dans le haut du menu de gauche en tout temps.

Dans cette capsule, nous vous présentons les principales fonctionnalités disponibles pour les employés. Nous vous expliquons entre autres comment effectuer une demande d'absence et consulter votre solde de congés.

Découvrez la plateforme Folks et suivez nos étapes pour commencer à l'utiliser.

1 - Page d'accueil et navigation

En accédant à la plateforme, vous vous retrouverez sur la page d’accueil où vous verrez notamment un résumé de vos banques, vos tâches et vos demandes en attente d'approbation.

Dans l’entête, vous trouverez, à votre droite, un raccourci pour faire des demandes et un menu utilisateur pour accéder à votre profil et à la gestion de votre compte (vos informations utilisateur).

• Mon profil - Permet de valider ou compléter vos informations selon les indications de votre administrateur.
• Gestion du compte - Permet de changer votre mot de passe et modifier la langue du système, au besoin (voir Comment modifier mes informations de connexion?)

La barre de navigation se trouve à votre gauche. Vous devez cliquez sur l’icône pour l’ouvrir. Les sections auxquelles vous avez accès s’afficheront. Parmi celles-ci, la section Documents contient la page Ressources documentaires, un répertoire des documents partagés par votre entreprise (guide des employés, documents d'assurances collectives, politiques, etc.)

2 - Profil employé

Dans votre profil, vous retrouverez les onglets suivants :

Dans le menu de gauche, la section Employés contient la liste des employés de votre entreprise. En cliquant sur le nom d'un employé dans la liste, vous pourrez accéder à son profil. Seules les informations générales d’un employé seront visibles par ses collègues. Vous pouvez donc voir la liste des employés comme un bottin téléphonique.

Une barre de recherche est également disponible pour vous permettre de trouver rapidement n'importe quel employé actif dans Folks.

Si disponible, vous pouvez vous rendre dans Compagnie > Structures d'organisation pour l'organigramme de votre entreprise.

3 - Gestion du temps

La section Temps dans le menu de gauche vous permet de consulter vos absences, vos vacances et votre temps supplémentaire.

Un calendrier est également à votre disposition afin de consulter vos périodes d’absences, de vacances et si applicable, de temps repris. Il est possible que vous ayez une vue d’ensemble complète sur les périodes de vacances (seulement) de vos collègues, en fonction du choix fait par votre administrateur. Si c’est le cas, sachez qu’il est possible d’utiliser la recherche pour filtrer votre département ou uniquement votre calendrier personnel.

Si votre entreprise utilise la feuille de temps pour suivre vos heures de travail, vous devrez la remplir dans Temps > Feuille de temps. Folks offre des options de feuilles de temps par jour et par projet.

Dans une feuille de temps standard, il suffit d'entrer le nombre d'heures travaillées pour chaque jour, ou encore pour chaque semaine. Assurez-vous de sauvegarder vos entrées et le tour est joué!

4 - Envoi d'une demande

Vous pouvez utiliser le raccourci + Faire une demande pour envoyer une demande d'absence, par exemple, à votre gestionnaire.

1. Cliquez sur le raccourci et sélectionnez Absences.
2. Dans le formulaire de la demande, complétez les informations nécessaires. Le nombre de journées sera ajusté directement en fonction de la période sélectionnée. Il est également possible de modifier le nombre d'heures de votre absence manuellement. Si votre entreprise fonctionne en journées, c’est le même principe pour par exemple une demi-journée. Les fins de semaine apparaissent en jaune et la sélection des heures/jours doit être modifiée manuellement.
3. Vous pouvez imputer une demande d’absence à votre banque de maladie, selon vos besoins et les règles de votre entreprise. Cliquez sur Imputer la banque de maladie et l’information sur votre solde disponible s'affichera dans la section Heures en banque. Cette section indique le solde qui restera après l’approbation de votre demande (autrement dit, le solde après déduction des heures demandées). Si votre solde est à zéro, vous devrez soumettre une demande sans imputation à votre banque de congés maladie. Cette demande sera probablement non rémunérée (sans solde).
4. La Raison est un menu de navigation déroulant détaillant les critères est à votre disposition. Veuillez utiliser seulement les choix pertinents et mettre des commentaires au besoin.
5. Vous pouvez aussi joindre des pièces jointes à votre demande. Référez-vous au responsable du système pour plus d’informations sur les situations où vous devez en ajouter.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter.

Il sera possible de modifier une demande qui n’a pas encore été approuvée ou simplement consulter vos demandes dans la page d’accueil ou dans la page correspondante sous le menu Temps.

Une fois envoyée, votre demande génèrera automatiquement un courriel à votre supérieur immédiat et aux autres personnes concernées afin de les notifier de votre demande. Quand votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.

Trucs et astuces

• Lorsque vous êtes dans le menu de gauche, vous pouvez utiliser Ctrl + clic pour ouvrir un nouvel onglet.
• Pour retourner à la page d'accueil, vous pouvez cliquer sur l'icône Accueil dans le haut du menu de gauche en tout temps.

Pour remplir votre première feuille de temps, rendez-vous dans le module de gestion du temps et entrez vos heures travaillées pour la période en cours.

Vos absences (A, M, ou AR) et vos vacances (V), ainsi que les jours fériés (F), apparaissent automatiquement sur la feuille de temps.

Au besoin, vous pouvez ajouter des notes et des pièces jointes. Pour les commentaires, indiquez vos initiales, car plusieurs intervenants peuvent y laisser une note. Lorsque votre feuille de temps contient une note, des lignes seront présentes sur le dossier pour l’indiquer.

Feuille de temps par jour

Cliquez dans la case de chaque journée travaillée et entrez le nombre d'heures au format décimal.

Astuce : Un quart d’heure s’écrit .25, une demie heure .5 et trois quart d’heure .75.

Si vous avez travaillé le même nombre d'heures chaque jour, vous pouvez également entrer votre nombre total d'heures dans la case de la semaine.

Feuille de temps par projet

Cliquez sur la case de la journée travaillée, choisissez le projet et la tâche, puis entrez vos heures. Répétez pour chaque projet travaillé cette journée-là.

Sauvegarde de vos heures

En sauvegardant votre feuille de temps (bouton Sauvegarder en bas à droite), si vous avez entré du temps supplémentaire, vous verrez un point d'exclamation rouge apparaître dans la colonne Temps supplémentaire.

Selon les directives de votre entreprise, vous ou votre gestionnaire devrez définir la manière dont ce temps supplémentaire sera traité (voir Demande de temps supplémentaire - feuille de temps).

Dès que votre feuille de temps sera approuvée, les initiales de la personne seront visibles dans la colonne Approuvé par. Si vous devez faire une modification, votre feuille de temps sera désapprouvée et le tout devra être traité à nouveau par votre supérieur immédiat.

Une fois la période verrouillée, vous ne pouvez plus modifier votre feuille de temps. Pour la modifier, contactez le département des ressources humaines ou la personne responsable de la paie dans votre entreprise.

Une fois que vos employés ont sauvegardé leur feuille de temps, vous pouvez les approuver en cochant la case dans la colonne Approbation. Vos initiales seront visibles dans la colonne Approuvée par. Si vous constatez qu'une case ne peut pas être cochée, cela veut dire que la feuille de temps de cet employé est vide. Vous pouvez également approuver des comptes de dépenses dans la colonne Compte de dépenses.

Si vous voyez un point d'exclamation rouge dans la colonne Temps supplémentaire, cliquez sur celui-ci pour définir la manière dont ce temps supplémentaire sera traité (voir Demande de temps supplémentaire - feuille de temps).

Lorsqu'une feuille de temps est approuvée, il est possible pour l'employé d'ajouter, de supprimer ou modifier des entrées d'heures ou des demandes. Par contre, cela désapprouvera la feuille de temps.

Pour plus d'informations sur le traitement des feuilles de temps, consultez Comment approuver la feuille de temps d'un employé. Consultez également Comment gérer les absences, les vacances et le temps supplémentaire de votre équipe.

Il est possible d'effectuer des modifications dans la section Informations personnelles de votre profil. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur l'icône du crayon dans la section désirée.

• Informations générales
• Coordonnées
• Adresse du domicile
• Contact(s) d'urgence
• Autres informations pertinentes (lorsque votre entreprise a des champs personnalisés)

Vous avez également la possibilité d'ajouter une photo de profil. Il suffit de cliquer sur l’icône de l’appareil photo.