Centre d'aide Folks

Le module de réquisition de personnel permet aux gestionnaires de solliciter de nouvelles ressources pour leurs équipes ou de demander un remplacement.

Une fois le module activé par notre équipe, un administrateur peut en faire la configuration en procédant comme suit.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'à la page de configuration des demandes de réquisition (Recrutement > réquisition de personnel).
2. Pour créer une configuration, cliquez sur l'icône de roue dentelée ⚙️ afin d'accéder à la configuration puis sur + Ajouter.
3. Dans le formulaire de configuration, commencez par donner un nom à votre configuration et choisir la langue des questionnaires, puis sélectionnez les sites d'opérations et les départements des gestionnaires auxquels la configuration sera appliquée.
   💡Astuce: par défaut, la configuration est appliquée pour tous les sites d'opération et tous les départements. Pour sélectionner des éléments manuellement, décochez la case.
4. Ajoutez ensuite les questions à développement et à choix multiples désirées. Vous pouvez ajouter des questions pour le demandeur sous la section Questionnaire et des questions avec approbateur sous la section Étapes d'approbation.
5. En ajoutant des étapes d'approbation, vous pouvez sélectionnez l'approbateur désiré ou conserver l'option Superviseur du demandeur. Cette personne sera celle qui devra répondre aux questions. Vous pouvez également spécifier si les étapes d'approbation s'appliquent pour les remplacements, les nouveaux postes ou les deux.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

Vos gestionnaires pourront faire des demandes de réquisition en cliquant sur le bouton des demandes dans l'entête de Folks (voir Envoyer une demande de réquisition de personnel).

Lorsqu'une demande est approuvée, il est facile de consulter son état d'approbation en passant par Recrutement > réquisition de personnel. 

Si vous utilisez Folks ATS, consultez Créer et gérer un poste dans Folks ATS.

Vous pouvez envoyer une demande de réquisition de personnel en procédant comme suit. 

👉 Vous devez avoir les droits requis pour soumettre une demande de réquisition.

1. Dans l'entête, cliquez sur le bouton + Faire une demande et sélectionnez Réquisition de personnel.
2. Dans la page de la demande, spécifiez s'il s'agit d'un Remplacement ou d'un Nouveau poste, puis sélectionnez le site d'opération, le département et le titre d'emploi. Si le titre d'emploi n'existe pas, cochez la case Nouveau titre d'emploi pour indiquer le nom du nouveau titre d'emploi.
3. Complétez ensuite les informations demandées selon la configuration de votre entreprise.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer la demande.

Il sera possible de modifier votre demande si elle n'a pas encore été approuvée. Vous pouvez également consulter vos demandes sur la page d’accueil ou depuis la liste des demandes de réquisition de personnel.

Une fois envoyée, votre demande générera automatiquement un courriel à votre supérieur immédiat et aux autres personnes concernées afin de les notifier de votre demande. Quand votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous mentionnant si elle a été acceptée ou refusée.

Folks ATS est un logiciel de gestion des candidatures (Applicant Tracking System) qui automatise tous les processus de recrutement lors d’une embauche au sein d’une organisation ou pour un client. 

La complémentarité de Folks ATS avec logiciel RH de Folks vous permettra de simplifier le cycle de vie complet de vos employés dès le moment où vous pensez à ouvrir un nouveau poste.

Dans cet article, vous trouverez un aperçu de l'interface et des fonctionnalités de l'ATS, ainsi qu'une démonstration vidéo. Si vous avez manqué notre webinaire introductif, vous pouvez visionner l'enregistrement ici : Le nouvel ATS de Folks : Recrutez plus intelligemment.

Présentation de l'interface

Pour accéder à la plateforme, rendez-vous sur https://folksats.app/login. 

💡Astuce: Pour faciliter l'accès à l'ATS depuis Folks, vous pouvez modifier le lien Recrutement dans Folks SIRH par votre lien Folks ATS en l'ajoutant dans le champ Site carrière de la page de contrôle Compagnie (voir Donner les accès à l'ATS à partir du SIRH).

L'interface se compose des éléments suivants :

• Le menu principal situé sur le côté gauche de l'interface qui permet de naviguer dans les différents modules de la solution.
• L'entête où vous pouvez apercevoir toutes vos notifications.

La plateforme est disponible dans plusieurs langues dont le français, l'anglais, l'espagnol, l'allemand et l'italien.

Fonctionnalités et avantages clés

Folks ATS a été conçu en pensant à la fois au recruteur et au candidat. Il offre un ensemble complet d'avantages et de fonctionnalités, y compris le tri de CV alimenté par l'IA, la planification intégrée, des outils de collaboration améliorés et des rapports en temps réel.

Avec Folks ATS, une entreprise peut, en quelques minutes et en quelques clics :

• Page carrière - Créer rapidement des pages carrières modernes, ou connecter sa page actuelle avec la solution afin d'afficher ses postes et recevoir des candidatures.
• Multi-diffusion - Afficher des offres d’emploi simultanément sur sa page carrière et sur plus de 2 000 sites de recrutement grâce au multi-diffuseur d'annonces.
• Sourcing - Importer des candidats qualifiés depuis LinkedIn et utiliser les CV trouvés sur Indeed et Jobillico pour se constituer une base de données candidats.
• ATS - Suivre le processus de recrutement en une seule solution afin de gérer les candidatures, les demandes, les affichages, les entrevues, les documents, les notes de suivi et les échanges.
• Formulaires - Créer des formulaires selon ses besoins, que ce soit pour des entrevues en interne, à envoyer à des candidats ou encore pour personnaliser des formulaires d’application en ligne pour les postes affichés.

Veuillez prendre note que le add-on LinkedIn, l'analyseur de CV et la communication par SMS avec les candidats sont des fonctionnalités premium.

Folks est Soc 2 Type 2 et la solution dispose d'un module spécifique loi 25 qui se conforme à la réglementation québécoise en matière de protection des données.

Démonstration vidéo

Dans cette capsule, vous découvrirez la plateforme Folks ATS, ses fonctionnalités clés et comment vous pourrez l'utiliser pour gérer vos recrutements de manière efficace.

Nous vous expliquerons notamment comment créer des groupes de sécurité pour contrôler les accès, naviguer dans les différents modules, gérer les postes, les candidats, et bien plus encore.

00:00 - Connexion à l'ATS

La vidéo débute par une introduction à la plateforme ATS et présente les étapes de connexion.

Pour vous connecter à votre ATS, rendez-vous sur l’URL de connexion de l’ATS, entrez votre courriel et votre mot de passe, puis cliquez sur Connexion. Vous pouvez également vous connecter avec le SSO Microsoft ou l’authentification unique SSO-SAML.

00:26 - Navigation dans l'ATS

Une fois connecté, vous verrez le menu principal à gauche, le menu Paramètres en bas, ainsi que la barre de recherche Candidats en haut pour accéder à votre base de données candidats complète.

Vous pourrez également ajouter un candidat, consulter vos notifications et modifier les paramètres de votre compte utilisateur.

00:48 - Page d'accueil

Sur votre page d’accueil, vous trouverez différents widgets personnalisables.

💡Astuce : Vous pouvez modifier la disposition des widgets, en ajouter ou en supprimer, puis enregistrer vos modifications.

01:42 - Le widget "Mes postes"

Dans l’onglet Mes postes, vous pouvez voir les postes auxquels vous avez accès, changer pour la vue Kanban, modifier les paramètres du tableau et ajouter un nouveau poste en entrant les informations requises.

02:41 - Le widget "Mes candidats"

Dans Mes candidats, vous pouvez voir les candidats en processus pour vos postes ouverts, accéder aux fiches des candidats et suivre leur statut. Vous pouvez également utiliser la vue liste ou Kanban.

03:30 - Le menu Postes

Dans le menu de gauche, vous trouverez la liste des postes ouverts. Vous pourrez traiter vos candidatures, modifier les détails de vos postes et faire vos affichages.

03:53 - Le menu Candidats

Cette section présente la recherche avancée de candidats, qui vous permet d’effectuer des recherches précises dans votre base de données.

04:23 - Le menu Entreprises

Le menu Entreprises vous permet d’accéder à la liste des clients et aux gestionnaires internes.

04:42 - La Page carrière

Cette section présente la page carrière et les options de configuration de la page carrière Folks ATS.

05:04 - Statistiques et rapports

Accédez aux statistiques, aux rapports ainsi qu’à l’analyse Diversité & Inclusion si vous utilisez ce module.

05:27 - Paramètres et Configuration

Depuis vos paramètres, vous pouvez configurer les modèles de poste, les processus de recrutement, les automatisations de courriel et les modèles de courriel ainsi que de nombreuses autres fonctionnalités.

06:09 - Intégrations

Cette section présente les intégrations disponibles, notamment avec les sites d’emploi et les outils de signature électronique.

06:35 - Gestion des utilisateurs

Créez des groupes de rôles et de permissions afin de gérer les accès des utilisateurs.

07:01 - Création de formulaires

Utilisez le générateur de formulaires pour créer des formulaires personnalisés selon vos besoins.

Débuter avec Folks ATS

Communiquez avec nous pour planifier le déploiement de Folks ATS dans votre entreprise et vous inscrire aux formations. La formation est essentielle pour assurer une configuration efficace et débloquer toutes les fonctionnalités de Folks ATS.

• Folks ATS Configuration et Introduction (1/2)
• Folks ATS Affichage et Gestion des candidatures (2/2)

Ici se retrouvent les deux tutoriels essentiels :

• Tutoriel de démarrage : Configurer Folks ATS
• Tutoriel de démarrage : Utiliser Folks ATS

Pour toute question ou assistance, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Ce tutoriel s’adresse à toute personne qui souhaite configurer Folks ATS afin que son organisation puisse commencer à l'utiliser pour la gestion de ses candidatures.

Dans cette vidéo de formation, nous vous guiderons à travers les étapes de configuration de l'ATS. Suivez les conseils de notre équipe ou lisez les instructions ci-dessous.

Accès à Folks ATS depuis Folks

Il est possible modifier le lien Recrutement dans Folks par votre lien Folks ATS en l'ajoutant dans le champ Site carrière de la page de contrôle Compagnie (voir Donner les accès à l'ATS à partir du SIRH).

Étape 1 - Configurations de base

00:00 - Modification du mot de passe

Une fois que vous avez ouvert une session, vous allez pouvoir changer votre mot de passe.

1. Cliquez sur votre icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Paramètres du compte.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez modifier votre mot de passe, activer la connexion double facteur et le SSO.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

00:58 - Configuration du courriel et du calendrier

Cliquez sur votre icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Intégrations > Microsoft 365 et Google afin de configurer les courriels et les calendriers.

1. Sous Microsoft 365 ou Google, cliquez sur Se connecter.
2. Suivez les étapes pour compléter la connexion.
3. Validez le calendrier en cliquant sur le bouton Valider située à droite de votre adresse courriel.
4. Une fois le calendrier validé, vous pourrez ajouter signature courriel (Intégrations > Signatures).

00:00 - Modification du mot de passe

1. Cliquez sur votre icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Paramètres du compte.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez modifier votre mot de passe, activer la connexion double facteur et le SSO.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

01:50 - Paramétrage du système

Maintenant que vous avez configurez votre courriel, votre calendrier et votre utilisateur, vous pouvez vous rendre dans le volet Paramètres de l'ATS pour configurer le système.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules.
2. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Système.
3. Dans l'onglet Informations, sous Général, entrez le nom et le fuseau horaire de votre compagnie. Vous pouvez également activer certaines options comme le partage de documents par défaut, le SSO en mode actif par défaut et l'approbation automatique des candidats web. Pour plus d'information, consultez Tutoriel de démarrage : Utiliser Folks ATS.
4. Sous Adresse, entrez l'adresse de votre compagnie.
5. Sous Logo, vous pouvez ajouter le logo de votre compagnie.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
7. Ensuite, dans l'onglet Recrutement, vous pouvez ajouter un courriel de recrutement à partir duquel toutes vos automatisations seront envoyées à vos candidats (exemple : info@votrecompagnie.com). Astuce : Envoyez cette adresse courriel à notre équipe afin que nous puissions la faire valider par Postmark. Une fois que nous aurons reçu votre adresse courriel, vous recevrez un courriel de Postmark pour la valider.
8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

02:38 - Ajout d'utilisateurs

Pour plus d'informations, consultez Ajouter des utilisateurs et des gestionnaires dans Folks ATS.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Utilisateurs.
2. Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur l'icône Ajout d'un utilisateur située en haut à droite de la liste.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations requises, soit le nom de l'utilisateur, son courriel et un mot de passe provisoire. Attention! Lors de la première connexion, l'utilisateur devra changer son mot de passe. De plus, pour des raisons de sécurité, le mot de passe ne restera pas inscrit dans Folks ATS. Nous vous recommandons donc de l'enregistrer pour pouvoir l'envoyer à l'utilisateur pour sa première connexion. Si désiré, vous pouvez activer la connexion double facteur et le SSO pour l'utilisateur.
4. Vous pouvez également ajouter d'autres informations comme des permissions, un titre et une photo, ainsi qu'activer les accès Recruteur et Voir tous les postes.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'utilisateur apparaîtra dans la liste.

05:47 - Ajout de groupes d'accès

Une fois que les utilisateurs ont été ajoutés, vous pouvez créer des groupes pour contrôler les droits d'accès des utilisateurs (voir Gérer les rôles et les permissions dans Folks ATS).

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Rôles et permissions.
2. Pour ajouter un groupe, cliquez sur l'icône + (Ajouter un groupe) située en haut à droite de la liste.
3. Sélectionnez les utilisateurs à ajouter, ainsi que la ou les catégories désirées afin de choisir les accès associés.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

07:47 - Création et configuration des processus

Dans la configuration des modules, les prochains éléments importants à configurer sont les processus de recrutement. Lors de votre première connexion, le Processus 1 sera créé par défaut.

1. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Processus.
2. Pour ajouter un processus, cliquez sur l'icône + située en haut à droite de la liste.
3. Une fois le processus créé, les actions suivantes sont disponibles : Activer / Désactiver, Modifier, Dupliquer le processus, Gérer les étapes de processus et Supprimer.
4. Cliquez sur Gérer les étapes de processus pour effectuer la configuration.
5. Pour ajouter une étape, cliquez sur l'icône + située en haut à droite de la liste des étapes de processus. Astuce : Vous pourrez modifier l'ordre des étapes en cliquant sur les flèches ou en faisant glisser les étapes.
6. Pour activer les notifications recruteur ou candidat, cliquez sur l'icône Modifier les templates de la notification candidat pour créer le courriel qui sera envoyé, puis cliquez sur l'option Notification candidat une fois de retour dans la liste des étapes. Vous pouvez ensuite activer l'option Notification recruteur.

12:57 - Création et configuration des postes

1. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Postes.
2. Pour ajouter un poste, cliquez sur l'icône + (Ajouter un poste) située en haut à droite de la liste.
3. Dans la page qui s'ouvre, complétez les informations nécessaires. Dans la section Configuration des postes, les options des listes déroulantes peuvent être configurées dans le volet Configuration (voir Configurations relatives aux postes dans Folks ATS).
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

15:28 - Création de consentements

Pour plus d'informations, consultez Configuration des consentements dans Folks ATS.

1. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Consentement.
2. Pour ajouter un consentement, cliquez sur l'icône + (Ajouter un consentement) située en haut à droite de la liste.
3. Entrez la phrase de consentement que recevront vos candidats puis cliquez sur Valider.

16:32 - Configuration des job boards

1. Dans la page de configuration des modules, faites défiler la page jusqu'à la section Market place.
2. En cliquant sur LinkedIn, par exemple, vous devrez entrer le nom de votre compte LinkedIn et son identifiant. Au besoin, vous pouvez ajouter plusieurs comptes.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. Vous pourrez ensuite afficher des postes sur LinkedIn. Astuce : Si vous souhaitez configurer LinkedIn, consultez Connecter LinkedIn et Folks ATS.

Une fois que vous avez effectué les différentes configurations de base, vous pouvez configurer les autres éléments dont vous aurez besoin pour la création de vos postes à combler (départements, diplômes, permis de travail, provenance, territoires, etc.)

Ces configurations seront importantes pour le matching et les rapports (voir Configurations relatives aux postes dans Folks ATS).

Étape 2 - Création des clients et des gestionnaires

Dans Folks ATS, un client peut représenter une succursale, un service, une concession, une usine, etc. Vous pouvez diviser votre entreprise comme vous le souhaitez. Pour chacun des clients que vous ajoutez, vous devrez au minimum ajouter un gestionnaire.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Entreprises > Liste des clients.
2. Pour ajouter un client, cliquez sur + Ajouter un client.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez les informations du client puis cliquez sur Ajouter.
4. Pour ajouter un gestionnaire, dans la liste des clients, cliquez sur l'icône Voir gestionnaires d'un client puis cliquez sur + Ajouter un gestionnaire au client.
5. Pour ajouter une activité client, dans la liste des clients, cliquez sur l'icône Activités clients d'un client puis cliquez sur + Ajouter une activité.

Astuce : Dans la liste des clients, assurez-vous que vos clients soient actifs afin de pouvoir les sélectionner lors de la création de postes. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Détails d'un client et changez le statut pour Actif. N'oubliez pas d'enregistrer votre modification. Le statut est également important pour les gestionnaires.

Étape 3 - Création et configuration de la page carrière

Pour la page carrière, deux options s'offrent à vous : la page carrière Folks ATS et la page carrière API. Les instructions ci-dessous s'appliquent à la page carrière Folks ATS.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres ­> Configuration des modules.
2. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Sites demandes publiques. Vous remarquerez qu'une page carrière a été créée pour vous. Pour modifier, supprimer ou désactiver cette page par défaut, contactez notre équipe.
3. Pour ajouter une page carrière, cliquez sur l'icône + (Ajouter un site) située en haut à droite de la liste.
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez un nom, activez l'option Actif et ajoutez un logo.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
6. Dans le menu principal, cliquez ensuite sur Entreprises ­> Page carrière pour paramétrer votre page.
7. Effectuez les configurations désirées dans les différents onglets et enregistrez-les.
   Astuce : Dans l'onglet Général, assurez-vous d'activer votre page carrière.
8. Une fois que vous avez terminé la configuration, cliquez sur Page carrière ­> Thèmes pour visualiser votre page et la personnaliser.

Félicitations!🎉

Vous avez complété toutes les configurations requises de l'ATS. Passez maintenant aux configurations relatives aux postes si ce n'est pas déjà fait ou consultez notre tutoriel d'utilisation pour apprendre comment tirer le meilleur parti de Folks ATS.

Ce tutoriel s’adresse à toute personne qui souhaite apprendre comment utiliser Folks ATS Standard pour optimiser son processus de recrutement. Si vous utilisez Folks ATS Premium, vous pouvez vous référer à cet article.

Dans cette vidéo de formation, nous vous guiderons à travers la création de postes à combler et leur affichage sur les sites de recrutement. Nous abordons ensuite la gestion des candidatures et l'utilisation de l'accueil pour un suivi efficace. Vous découvrirez également comment gérer la fiche candidat, organiser les entrevues et effectuer une recherche avancée pour trouver les meilleurs profils.

Étape 1 - Création des postes à combler

Lorsque vous avez ouvert une session, dans le menu principal, cliquez sur Postes > Liste des postes.

1. Dans la liste des postes, cliquez sur le bouton + Poste à combler situé en haut à droite de la liste.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, remplissez toutes les informations concernant le poste. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque rouge.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Le poste s'affichera dans la liste.

Pour voir combien de candidats se trouvent dans chaque étape de votre processus, sous la colonne Détails, cliquez sur l'icône Nombre de candidats par étape de processus d'un poste.

Vous pouvez également cliquez sur l'icône Détails d'un poste pour voir plus d'informations sur ce poste. Vous aurez la possibilité de copier la demande (le poste), d'effectuer la publication du poste et de consulter l'affichage.

Étape 2 - Affichage des postes

Avant de procéder à la publication d'un poste, il est important d'en vérifier les détails. Une fois que c'est fait, cliquez sur Publication en haut à droite des détails du poste.

1. Dans la fenêtre Publication du poste, vous pouvez, entre autres, apporter des modifications, vérifier les informations et ajouter un formulaire de présélection.
2. Sous la section Configuration web, activez l'option Site Web Actif afin d'afficher le poste sur votre page carrière.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.
4. Retournez ensuite dans la fenêtre Publication du poste pour activer la publication sur les sites de recrutement sous l'onglet Configuration des job boards. Il faudra prévoir un délai de 2 à 3 heures pour l'affichage du poste sur le ou les sites sélectionnés.

Étape 3 - Gestion des candidatures

Lorsque vous commencerez à recevoir des candidatures, vous aurez deux options pour les consulter :

• Dans les détails d'un poste en cliquant sur l'icône Candidats Web dans la section Candidats présentés
• Dans l'accueil (Accueil > Nouvelles candidatures) où vous pourrez également supprimer des candidatures

Étape 4 - Utilisation de la fiche candidat

Pour obtenir plus d'informations sur un candidat, il suffit de cliquer sur son nom afin de consulter sa fiche candidat. Dans la section du profil, vous avez la possibilité d'afficher le CV, de télécharger la fiche et de modifier le profil.

Astuce : En cliquant sur l'icône Modifier le profil située dans le haut de la section de gauche, vous pouvez sélectionner une couleur pour identifier le candidat en fonction de son potentiel. De cette façon, lorsque vous ferez une recherche avancée, vous pourrez filtrer par la couleur.

Vous avez également accès à des sections pour ajouter des commentaires, modifier des éléments, enregistrer des suivis et des rappels, et bien plus encore.

L'ajout de documents et l'envoi de courriels est possible dans haut de la fiche candidat à droite.

Étape 5 - Planification d'entrevues

Dans la fiche candidat, sous la section Entrevues, vous pouvez planifier des entrevues avec le candidat. Pour ajouter une entrevue, cliquez sur l'icône Entrevues située en haut à droite de la section.

En ajoutant l'entrevue, un courriel sera envoyé au candidat. Si vous avez indiqué que l'entrevue se déroulera en ligne, un lien Microsoft Teams ou Google Meet sera également envoyé au candidat.

Une fois l'entrevue ajoutée, il est possible de la modifier et de la supprimer. Un courriel sera alors envoyé au candidat pour l'informer du changement.

Étape 6 - Recherche de candidats

Pour rechercher des candidats, cliquez sur la loupe en haut à droite dans l'entête. Vous pouvez entrer le nom d'un candidat ou utiliser la recherche avancée pour effectuer une recherche selon différents critères.

Lorsque vous cliquez sur Rechercher, vous pouvez exporter ou enregistrer les résultats. Vous pouvez également ajouter un candidat à un poste ouvert en cliquant sur l'icône + (Ajouter à un poste) située à gauche de son nom.

Astuce : Si vous effectuez une nouvelle recherche avancée, assurez-vous d'effacer les mots-clés précédemment ajoutés en cliquant sur Recommencer au bas de la page.

Félicitations!🎉

Vous savez maintenant comment utiliser l'ATS. Dans l'accueil, vous trouverez les affichages de vos postes, vos postes ouverts, vos candidats et vos rappels à venir (configurés dans les fiches des candidats). Si vous bénéficiez de l'analyseur de CV et du plugin LinkedIn, consultez cet article.

Dans la mise en ligne du 16 janvier 2025, la navigation de Folks ATS a été repensée pour faciliter l'accès aux zones clés de la plateforme.

Au travers de cette vidéo, vous découvrirez les différents éléments de l'interface et la nouvelle navigation. Si vous avez manqué notre webinaire, vous pouvez visionner l'enregistrement ici : Présentation de la nouvelle navigation Folks ATS.

À noter que vous bénéficiez toujours des mêmes fonctionnalités.

Entête

Depuis le 17 janvier, l'entête rassemble les éléments suivants.

Certains raccourcis ont été retirés (ancienne entête ci-dessous), mais les pages vers lesquelles ils mènent sont toujours accessibles depuis le menu principal.

Recherche candidat

Vous pouvez effectuer une recherche pour trouver un candidat dans votre base de données. Une fois dans la page de recherche de candidat, la recherche avancée sera disponible.

Ajouter un candidat +

Vous pouvez utilisez ce raccourci pour ajouter un candidat, soit manuellement ou via le CV.

Notifications

Vous pouvez consultez vos notifications (messages) comme vous le faites actuellement.

Configuration du compte et déconnexion

En cliquant sur votre icône utilisateur, vous pouvez modifier votre mot de passe dans paramètres du compte, recharger les accès, mettre en place des intégrations (Microsoft 365 et Google), changer la langue du système et vous déconnecter de la plateforme.

Menu principal

Voici un survol des différentes sections auxquelles vous pourriez avoir accès :

Vous remarquerez que les widgets du tableau de bord apparaissent directement sur la page d'accueil.

Astuce : Vous pouvez toujours cliquez l'icône en haut à gauche pour réduire ou afficher le menu de principal, au besoin.

Accueil (anciennement Tableau de bord)

Une page d’accueil modulable et dynamique vous donnant rapidement accès aux informations relatives à votre travail.

Postes

Cette section regroupe les pages liées à la gestion de vos postes.

• Liste des postes (anciennement Postes)
• Affichage

Candidats

Cette section regroupe les pages liées à la gestion de vos candidats.

• Recherche de candidats
• Calendrier des entrevues
• Envoi massif (anciennement Mailing de masse)
• Employés
• Consentements

Entreprises (anciennement CRM)

Cette section regroupe les pages liées aux entreprises.

• Liste des clients
• Activités clients
• Organigramme
• Page carrière
• Envoi massif

Statistiques

Cette section regroupe les pages liées aux statistiques.

• Rapports
• Intelligence d'affaires

Folks

Nouveauté : Il s'agit d'un raccourci vers la plateforme Folks. Vous devez vous rendre dans Paramètres > Intégrations > Folks pour ajouter votre clé d'API V1.

Paramètres (anciennement Configuration)

Cette section regroupe les pages liées aux paramètres.

• Utilisateurs
• Rôles et permissions (anciennement Gestion des groupes)
• Intégrations (anciennement la section Maketplace dans le tableau de bord de la configuration)
• Générateur de formulaire
• Configuration des modules (anciennement Tableau de bord)

Connexion

Entrez votre adresse courriel et votre mot de passe pour accéder à votre ATS. Note : Vous pouvez également utiliser votre compte Microsoft pour vous connecter.

Aperçu de l'écran d'accueil

Une fois connecté, vous verrez les widgets disponibles sur votre écran d'accueil. Le menu de navigation principal se trouve sur la gauche pour vous permettre de naviguer facilement dans la plateforme.

Fonctionnalités principales

• Accueil : Offre un accès rapide à votre tableau de bord et à vos modules d'information.

• Widgets "Mes Candidats" et "Mes Postes" : Affichent les talents et les postes qui vous sont rattachés.

• Suivi en temps réel : Vous permet de voir rapidement le statut des candidats, la date des entrevues prévues et les derniers suivis effectués par les recruteurs.

Personnalisation de la vue

Vous pouvez personnaliser la disposition des widgets sur votre page à l'aide de l'icône de roue dentelée en haut à droite. Cela vous permet de :

• Modifier la disposition et déplacer les widgets selon vos besoins.

• Ajuster la taille des widgets pour mettre en évidence l'essentiel.

• Changer le mode d'affichage des postes et des candidats (vue en liste ou vue en cartes).

👉 N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications.

Interaction avec les entrées

Cliquez sur n'importe quel élément pour obtenir plus de détails. Par exemple :

• Cliquez sur le widget "Total des postes à combler" pour accéder directement à votre liste de mandats.

• Utilisez la barre de recherche intégrée aux widgets pour filtrer rapidement les informations pertinentes.

Gestion de la mise en page et des colonnes

Grâce à la roue dentelée située sur chaque widget, vous pouvez sélectionner les colonnes d'information spécifiques que vous souhaitez afficher. Cela vous permet de ne garder que les données cruciales pour votre rôle de gestionnaire.

Détails des postes et des candidats

En cliquant sur un poste dans la liste, vous accédez à des informations détaillées :

• Les conditions d'embauche, compétences requises et exigences du poste.

• Le nombre de candidats par étape du processus.

• L'équipe de recrutement (recruteurs et collaborateurs) associée au projet.

Gestion des candidats et collaboration

Révisez les profils actifs et participez directement au recrutement :

• Analyse des documents : Consultez le CV des candidats pour valider si leur profil correspond aux exigences.

• Communication directe : Utilisez la boîte de commentaires pour mentionner un recruteur avec le symbole "@". Celui-ci recevra une notification immédiate par courriel.

• Vues flexibles : Basculez entre la vue Kanban (pour voir la "shortlist" des profils retenus) et la vue Liste (pour obtenir des colonnes de suivi supplémentaires et les raisons de non-sélection).

Le 22 mai 2025, Glow devenait officiellement Folks ATS. Cette série de vidéos vous offre un survol de la plateforme, qui correspond maintenant au nouvel ATS de Folks.

Voir : Le nouvel ATS de Folks : Recrutez plus intelligemment

1. Introduction

Dans cette vidéo, nous vous faisons découvrir la nouvelle version de Folks ATS, un logiciel en mode SaaS qui facilite le recrutement. Nous vous montrons comment vous connecter, naviguer dans l'interface, et configurer les différents modules, y compris la création de postes et l'intégration avec des outils tiers.

Nous vous encourageons à poser des questions si vous en avez et à explorer les fonctionnalités pour optimiser votre processus de recrutement.

2. Module Postes

Dans cette vidéo, nous vous expliquons comment créer un poste dans notre ATS et le publier. Nous vous montrons les étapes pour sélectionner le client, le gestionnaire, et définir le titre et la description du poste. Nous abordons également l'ajout de compétences, de diplômes, et d'autres informations pertinentes.

À la fin, nous vous demandons de valider l'affichage de l'offre sur notre site carrière.

Pour en savoir plus : Créer et gérer un poste dans Folks ATS

3. Page carrière

Dans cette vidéo, nous vous présentons les deux options disponibles pour la page carrière. La première option est la page carrière Folks, entièrement configurable, où vous pouvez personnaliser le logo, les couleurs et le texte. La seconde option est la page carrière API, qui nécessite l'intervention d'une agence marketing ou de développeurs web, mais offre une personnalisation plus poussée.

Nous vous montrons également comment publier les offres d'emploi sur différentes plateformes comme Indeed et LinkedIn. Nous vous demandons de choisir l'option qui vous convient le mieux et de nous faire part de votre décision.

Pour en savoir plus : Créer une page carrière Folks ATS

4. Profil candidat

5. Ajout d'un candidat

Pour en savoir plus : Ajouter un candidat dans Folks ATS

6. Gestion des candidatures

Pour en savoir plus : Gérer les candidatures Web dans Folks ATS

7. Recherche de candidats

8. Module Statistiques

Pour en savoir plus : Introduction aux rapports et à l'intelligence d'affaire dans Folks ATS

Dans cet article, nous vous guiderons à travers les différentes configurations relatives aux postes dans Folks ATS. Ces configurations sont essentielles pour améliorer le matching et les rapports.

Lorsque vous avez ouvert une session, dans le menu principal, rendez-vous dans Paramètres > Configurations des modules.

Lorsque vous aurez un poste à combler au sein de votre organisation (ou pour un client), ce dernier devra d’abord être créé et configuré dans le volet Paramètres > Configuration des modules.

Vous pourrez ensuite créer votre poste à combler dans Postes > Listes des postes > + Ajouter un poste. Dans l’entête, le raccourci Ajouter + vous permet également d’ajouter rapidement un poste.

Dans cet article, vous apprendrez comment configurer, créer et suivre un poste dans Folks ATS.

• La configuration d'un poste
• La création d'un poste à combler
• L'affichage d'un poste
• Le suivi d'un poste

La configuration d'un poste

Pour créer un poste dans la page de configuration des modules, procédez comme suit.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules.
2. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Postes. C’est sur cette page que vous allez pouvoir cronfigurer de nouveaux postes ainsi que supprimer ou modifier des postes déjà existants.
3. Pour ajouter un poste, cliquez sur l'icône + (Ajouter un poste) située en haut à droite de la liste.
4. Dans la page qui s'ouvre, entrez un titre ainsi qu’une description pour votre poste. Ces informations apparaîtront lors de l'affichage. À noter qu’il vous sera toujours possible de les modifier plus tard.
5. Dans la section Informations générales, vous pouvez sélectionner un département, des approbateurs, des compétences, un processus et des clients. Les options des listes déroulantes peuvent être configurées dans la page de configuration des modules (voir Configurations relatives aux postes dans Folks ATS). Vous pouvez également spécifier un numéro de poste.
6. Au besoin, créez votre poste dans plusieurs langues.
7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider pour chaque traduction.

Une fois le poste ajouté, dans le tableau des postes, vous pouvez le modifier en cliquant sur l'icône du crayon mauve (Modifier). Vous pourrez ainsi ajouter les compétences recherchées.

Pour supprimer un poste, cliquez sur l'icône de la corbeille rouge (Supprimer). Veuillez noter qu'il ne sera pas possible de supprimer un poste si celui-ci est utilisé. Il vous faudra le déplacer vers un autre poste existant dans la configuration.

La création d'un poste à combler

Vous pouvez maintenant créer un poste à combler. Pour ce faire, procédez comme suit.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Postes > Listes des postes.
2. Dans la liste des postes, cliquez sur le bouton Ajouter un poste + situé en haut à droite de la liste.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations concernant le poste à combler. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque rouge.
   1. Sous la section Demandeur, vous devez sélectionner le client (département, succursale, entreprise) et le gestionnaire. Vous pouvez également sélectionner un lieu de travail et spécifier un numéro de demande.
   2. Sous la section Informations, la date d'ouverture est la date du jour par défaut mais vous pouvez la modifier. Assurez-vous également de sélectionner le titre du poste parmi les différents postes que vous avez créé depuis la configuration. Lors de la sélection, la description configurée apparaît automatiquement. Le processus et l'équipe de recruteurs doivent également être sélectionnés. L’équipe de recruteurs vous permet de sélectionner les recruteurs et les gestionnaires qui auront accès au poste. Vous pouvez également sélectionner un recruteur principal si désiré.
      Astuce : N’oubliez pas d’indiquer le nombre de postes en fonction du nombre de personnes que vous recherchez. Vous pourrez aussi choisir un titre du poste pour affichage différent du titre à l’interne (c’est celui-ci qui sera affiché sur la page carrière).
   3. Sous les sections Profil de candidat et Informations supplémentaires, vous pouvez sélectionner les informations désirées.
   4. Au besoin, ajoutez un commentaire et des pièces jointes.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Le poste s'affichera dans la liste.

Une fois le poste créé, dans la liste des postes, vous pourrez toujours le modifier en accédant à ses détails (onglet Détails en cliquant sur le poste). Vous pouvez également dupliquer le poste en cliquant sur l'icône située en haut à droite des détails du poste.

Pour supprimer un poste, changez son statut pour Annulé. Dans la liste des postes, seuls les postes ouverts sont visibles par défaut, vous pouvez toutefois filtrer par statut.

L'affichage d'un poste

Voir Publier des postes depuis Folks ATS.

Le suivi d'un poste

Une fois que vous avez créé votre poste à combler, cliquez sur celui-ci dans la liste des postes. C’est là que vous retrouverez les informations relatives à celui-ci et que vous allez recevoir vos candidatures et pouvoir ainsi suivre votre processus de recrutement.

La page du poste se présente en plusieurs parties.

Tout en haut, vous allez retrouver plusieurs informations et options. Vous pouvez notamment ajouter un recruteur, changer le statut du poste et accéder à ses paramètres. Depuis les icônes à droite, vous pouvez accéder à la recherche avancée, à l'historique des changements et aux détails des statistiques. La duplication du poste et la configuration pour les publications sont également accessibles à cet endroit.

Onglet Détails

Sous l’onglet Détails, vous retrouverez le nombre de candidats en processus, le nombre de jours depuis sa création et les sites sur lesquels votre poste est actuellement affiché. Le nombre de nouvelles candidatures sera visible si vous n’utilisez pas l’approbation automatique des candidatures web.

Vous retrouvez également les détails de la demande et les détails des campagnes de recrutement, en plus des informations sur le poste et les conditions d'embauche. Vous pouvez modifier des informations si besoin.

Pour créer vos campagnes payantes sur les jobboards, il faudra d’abord avoir configuré la pastille Campagnes de recrutement depuis la page de configuration des modules.

Onglet Candidats

Sous l'onglet Candidats, vous retrouverez l’ensemble des candidats actuellement en processus pour ce poste. Vous pouvez modifier le statut de ces candidats, visualiser leur profil et modifier leurs informations, envoyer des documents, discuter avec vos collaborateurs, envoyer des courriels et prévoir des entrevues. Pour plus d'informations, consultez Gérer les candidatures Web dans Folks ATS.

Vous pouvez sélectionner plusieurs candidats et changer leur statut, leur envoyer un formulaire ou les transférer vers un autre poste.

Depuis les icônes à droite, vous pourrez notamment contacter les candidats et envoyer des documents à vos collaborateurs.

Pour chaque candidat, vous pourrez accéder aux éléments suivants : son profil, ses documents, ses informations complémentaires, l’historique des changements et le CV. Vous pourrez également ajouter des notes en mentionnant ses collaborateurs et voir les réponses au formulaire de pré-sélection.

L'ATS vous permet de créer une page carrière afin d'afficher vos postes et recevoir des candidatures.

La création d'une page carrière Folks ATS

Pour créer votre page carrière, procédez comme suit. À savoir qu’il est possible de créer plusieurs pages carrières avec différents logos, au besoin.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres ­> Configuration des modules.
2. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Sites demandes publiques.
3. Pour ajouter une page carrière, cliquez sur l'icône + (Ajouter un site) située en haut à droite de la liste.
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez un nom, activez l'option Actif et ajoutez un logo.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

La configuration de la page carrière Folks ATS

Lorsque votre page carrière est créée, la prochaine étape consiste à la configurer.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Entreprises ­> Page carrière.
2. Sous la section Choix du site, sélectionnez un site. Par défaut, le site sélectionné est celui que vous venez de créer.
3. Dans chacun des onglets, effectuez les configurations désirées et enregistrez-les.

   1. Dans l'onglet Général, complétez les informatiques requises sur la gauche puis sélectionnez l'ordre d'affichage des postes sur la droite. Si vous activez l'option Postulation rapide, le candidat n’aura pas besoin de créer un compte afin de postuler, ce qui simplifie l’application depuis la page carrière. En activant l'option Candidature spontanée, cela permet au candidat d’envoyer sa candidature depuis la page carrière sans être attaché à un poste en particulier (un bouton apparaîtra sur votre page carrière).

      ⚠️Assurez-vous également d'activer votre page carrière.

   2. Dans l'onglet Consentement, vous devrez ajouter une phrase de consentement que les candidats devront approuver afin de pouvoir postuler. Vous devrez également ajouter votre politique de confidentialité dans le contenu de la page de consentement. Les champs doivent être remplis en français mais aussi en anglais. Choisissez la durée de validité du consentement.
   3. Dans l'onglet Social média et contact, vous pouvez ajouter votre courriel de contact, le site Web de la compagnie et les adresses de vos réseaux sociaux.
   4. Dans l'onglet Affichage liste d'emploi, activez toutes les informations que vous souhaitez voir apparaître sur votre page carrière.
   5. Dans l'onglet Formulaire d'inscription candidat, activez les champs que vous souhaitez que vos candidats remplissent (dont ceux qui seront obligatoires) au moment de postuler. À savoir que vous pourrez toujours ajouter des questions et informations à remplir depuis un formulaire de présélection (voir Introduction aux formulaires dans Folks ATS).
   6. Dans l'onglet Formulaire EDI, choisissez si vous voulez activer celui-ci. Ajoutez le texte du message d'introduction du formulaire équité, diversité et inclusion. Sélectionnez quelles questions seront activées (ou pas).
   7. Dans l'onglet Url de redirection et campagne, en activant l'url de redirection, le candidat sera directement redirigé sur votre site Web après avoir postulé depuis la page carrière.
   8. Dans l'onglet Filtration des candidatures, vous pouvez sélectionner les pays depuis lesquels vous souhaitez recevoir des candidatures.

La personnalisation de sa page carrière Folks ATS

Une fois que vous avez terminé la configuration de votre page carrière, cliquez sur Entreprises ­> Page carrière ­> Thèmes pour la visualiser et la personnaliser. Vous pourrez personnaliser votre page en modifiant les titres, les textes, les boutons, les couleurs et les images.

L'ajout de la page carrière Folks ATS à son site Web

Pour ce faire, récupérez simplement l'URL de votre page carrière et collez-la dans le bouton Carrière de votre site Web. L'URL se trouve dans Entreprises > Page carrière > URL de la page carrière.

L'ATS de Folks vous permet d'afficher des offres d’emploi simultanément sur votre page carrière et sur différents sites de recrutement grâce au multi-diffuseur d'annonces.

La connexion des jobboards

Si vous souhaitez afficher des postes sur vos sites de recrutement, vous devez les connecter à l'ATS de Folks.

• Connecter Indeed et Folks ATS
• Connecter LinkedIn et Folks ATS
• Connecter Jobillico et Folks ATS
• Connecter Hotellerie Jobs et Folks ATS
• Connecter Canada Motor Jobs et Folks ATS
• Documentation à venir pour les autres jobboards (Isarta, Jobboom et Jobma) 

La publication d'un poste

Une fois que vous aurez créé un poste à combler, vous pouvez procéder à son affichage sur votre page carrière ainsi que sur différents jobboards.

Pour ce faire, cliquez sur Hors ligne (Publications) à droite du titre de poste puis suivez les étapes ci-dessous.

Vous pouvez également afficher vos postes directement depuis les détails de la demande en cliquant sur l’icône de mégaphone (Publications) située en haut à droite de la page.

Astuce : En optimisant vos affichages, vous élargissez vos horizons et touchez davantage de personnes pouvant correspondre pour vos postes.

1. Dans la fenêtre Publication du poste, vous pouvez, entre autres, apporter des modifications, vérifier les informations et ajouter un formulaire de présélection.
2. Sous la section Configuration web, activez l'option Site Web Actif afin d'afficher le poste sur votre page carrière.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.
4. Retournez ensuite dans la fenêtre Publication du poste pour activer la publication sur les sites de recrutement dont vous avez préalablement établi la connexion sous l'onglet Configuration des jobboards. Il faudra prévoir un délai de quelques heures pour l'affichage du poste sur le ou les sites sélectionnés.

Suivez la provenance de vos candidats afin de définir les sites d’emploi vous apportant le plus de visibilité depuis l'intelligence d'affaire

Folks ATS vous permet de trier et d'organiser vos candidatures pour trouver plus rapidement et facilement le bon candidat.

Chaque candidature reçue depuis le Web est automatiquement liée au poste pour lequel le candidat a postulé. En un clic, vous pouvez valider la candidature et ajouter le candidat à votre processus.

La gestion des candidatures

Il y a plusieurs façons d’accéder aux nouvelles candidatures Web dans Folks ATS.

1. Si vous utilisez l'approbation automatique des candidats web:

• Dans l'accueil (Accueil > widget Nouvelles candidatures > Candidatures Web) où vous retrouverez tous les nouveaux candidats Web
• Dans les > Candidats présentés depuis le > Poste

2. Si vous n'utilisez pas l'approbation automatique des candidats web:

• Dans l'accueil (Accueil > widget Nouvelles candidatures > Candidatures Web) où vous retrouverez tous les nouveaux candidats Web
• Dans les détails d'un poste à combler en cliquant sur l'icône de la toile d'araignée (Candidats Web) située dans le coin supérieur droit de la section Candidats présentés (Pour automatiser cette étape, vous pouvez vous rendre dans Paramètres > Configuration des modules > Système > Informations générales > Approbation automatique des candidats web)

Depuis les candidatures Web du poste qui vous intéresse, vous aurez alors plusieurs choix d’action : Attacher à la demande, Retirer ce candidat (ATTENTION : cela supprimera définitivement ce candidat et l’empêchera de postuler de nouveau chez vous) et voir le Formulaire de pré-sélection (s’il y a lieu) ainsi que le CV.

Un candidat précédé d’un œil (Prévisualiser le candidat) signifie qu’il est déjà dans la base de données et cliquer sur son nom vous amènera dans sa fiche candidat. Un candidat précédé de la mention Nouveau est un candidat qui postule pour la première fois. En cliquant sur son nom, vous pourrez analyser son CV (fonctionnalité premium) avant de l’ajouter à la base de données, l’attacher à la demande ou le supprimer. 

De retour dans la section Candidats présentés, vous pouvez cliquer sur l’icône Envoyer des documents située dans le coin supérieur droit de la section pour envoyer les CV des candidats à vos collaborateurs. Il suffit de sélectionner les candidats désirés ainsi que leurs documents.

• Vue liste : Sous la colonne Statut, vous pouvez sélectionner l’étape du processus à laquelle vous êtes avec votre candidat. Si vous avez au préalable configuré les automatisations depuis votre processus, c’est au moment d'enregistrer le statut que les courriels seront envoyés. Sous la colonne Suivi, vous pourrez ajouter des notes sur le candidat, au besoin.
• Vue Kanban : Chaque colonne correspond à une étape du processus de recrutement sélectionné lors de la création du poste. Vous pouvez déplacer votre candidat en le glissant dans la colonne désirée. Pour ajouter des notes, cliquez sur l'icône Commentaires.

La sélection du candidat

Vous pouvez planifier des entrevues avec le candidat en accédant à sa fiche ou sa mini-fiche. Pour ajouter une entrevue, rendez-vous dans la section Entrevues.

Astuce : Un entretien bien structuré, avec des questions préparées à l’avance, permet d’évaluer tous les candidats de manière équitable. Impliquer plusieurs personnes dans le processus d’entretien peut également fournir des perspectives différentes et aider à réduire les biais personnels. De plus, les candidats peuvent rencontrer leurs futurs collègues et de se faire une idée de l’ambiance de travail.

Une fois que vous avez trouvé le bon candidat (Statut : Sélectionné), l’option Création d’emploi est disponible. Remplissez les informations demandées pour la création de l'emploi, dont la date de début et la date de fin du mandat (s’il y a lieu), puis cliquez sur Enregistrer. 

En créant l'emploi, le candidat devient un employé de votre entreprise et le statut du poste passe automatiquement à Comblé.

Si vous utilisez le SIRH de Folks, les informations suivantes seront transférées.

Vous pourrez toujours voir ou modifier l’emploi depuis Recrutement > Emplois.

Si vous utilisez la vue kanban ou que vous aimeriez en savoir plus à ce sujet, cliquez ici.

Les recruteurs peuvent visualiser les candidats d'un poste à combler sous la forme d'un tableau Kanban, où chaque colonne correspond à une étape du processus de recrutement sélectionné lors de la création du poste.

Pour accéder à la vue Kanban, rendez-vous dans les détails d'un poste (Postes > Listes des postes). Repérez le poste qui vous intéresse et à droite complètement de ce poste, cliquez sur l’icône en forme d’œil vert, intitulée Détails.
Une nouvelle page s'ouvrira. Par défaut, lorsque vous accédez à l’onglet Candidats pour la première fois, vous serez dirigé vers la vue Kanban.

À noter: sous le premier onglet (Détails), vous retrouvez les détails de la demande et les détails des campagnes de recrutement, en plus des informations sur le poste et les conditions d'embauche.

Configurer la vue Kanban

Au besoin, vous pouvez masquer les colonnes du tableau en cliquant sur les trois points verticaux à la droite de chaque statut (Réduire). Des options de recherche, de filtre (Date d'ajout et Provenances) et de tri sont également disponibles. Pour voir les candidats nouvellement ajoutés, cliquez sur Nouvelles candidatures (option seulement visible si vous n’utilisez pas l’option approbation automatique des candidatures web).

De plus, vous pouvez filtrer les candidats en fonction du ou des recruteur(s) en cliquant sur les bulles contenant les photos de profil, en haut de la page. C’est également à cet endroit que vous pouvez ajouter un recruteur au poste.

Déplacer des candidats

Vous pouvez déplacer un candidat en le glissant dans la colonne désirée. Pour déplacer plusieurs candidats à la fois, sélectionnez-les puis cliquez sur Déplacer.

Lorsque vous sélectionnez un ou plusieurs candidats, les actions suivantes sont également disponibles : Transférer vers un poste et Envoyer un formulaire. Il est également possible de comparer des candidatures lorsque plusieurs candidats sont sélectionnés.

Comparer des candidatures

Pour départager plusieurs candidats d'une même étape, par exemple après les premières entrevues, vous bénéficiez d'une vue côte à côte permettant de trancher rapidement.

Il suffit de sélectionner 2 à 20 candidats depuis la vue kanban (cases à cocher sur les cartes), puis de lancer une comparaison côte à côte où les attributs sont présentés en lignes et les candidats en colonnes.

Vous pouvez épingler un candidat comme référence, mettre en évidence les meilleures valeurs, changer l'étape d'un candidat, et ouvrir le profil ou la carte d'évaluation sans quitter la vue.

Options disponibles pour les candidats

Pour voir le profil d'un candidat (sa fiche) ou modifier ses informations, il suffit de cliquer sur le nom du candidat. Une fenêtre de Prévisualisation du candidat s'ouvrira.

Sous le nom de chaque candidat vous pourrez accéder à ses documents, ajouter des commentaires en mentionnant vos collaborateurs, planifier des entrevues, lui envoyer un courriel et voir le formulaire de pré-sélection (s'il y en a un lié au poste pour ce candidat). Vous pouvez également modifier le recruteur du candidat en cliquant sur la pastille à droite des icônes.

Lorsque vous avez trouvé le bon candidat (colonne Sélectionné), l'option Création d'emploi + est visible sous son nom. En créant l'emploi, le candidat devient un employé de votre entreprise et le statut du poste passe automatiquement à Comblé.

Ajouter un candidat

Pour ajouter un candidat au poste, cliquez sur le bouton Ajouter un candidat. À gauche du bouton, vous trouverez également une option (icône baguette magique) pour rechercher des candidats en fonction de leurs compétences et leurs atouts.

Autres options

Depuis les icônes à droite, vous pouvez rechercher des candidats (recherche avancée), voir l’historique des approbations et des changements de ce poste, dupliquer le poste et le publier. Vous pouvez également modifier le poste en cliquant sur l'icône de la roue dentée. Plusieurs autres options sont disponibles sous le bouton d'ajout : Rapport des formulaires de présélection Rapport sur les changements des statuts des candidats Envoyer les documents du candidat à un gestionnaire Historique des candidatures Contacter (les candidats) Télécharger Trier

Dans l'entête de l'ATS, le raccourci Ajouter + vous permet d'ajouter un candidat, soit manuellement  (Ajouter un candidat) ou via son CV (Analyse IA). Vous avez également la possibilité d’ajouter un candidat via LinkedIn grâce au plugin de Folks ATS.

L'ajout manuel

En ajoutant un candidat manuellement, la fenêtre d’ajout d’un candidat s’ouvrira.

1. Entrez le prénom et le nom du candidat. Vous pouvez également entrer son courriel et son numéro de téléphone.
2. Ajoutez le CV de votre candidat si vous l’avez.
3. Indiquez si vous souhaitez être le recruteur responsable.
4. Ajoutez le candidat à un ou plusieurs postes ouverts en les sélectionnant dans la liste déroulante.
5. Une fois le candidat ajouté, cliquez sur Voir le candidat pour ouvrir sa mini-fiche et compléter ses informations. Depuis la mini-fiche, vous pouvez accéder à la fiche complète en cliquant sur son icône ou son nom.

L'ajout via le CV et via LinkedIn

Voir Introduction à l'analyseur de CV et au plugin LinkedIn de Folks ATS.

Une fiche candidat est créée de différentes manières : via l’analyseur de CV, le plugin LinkedIn, manuellement, ou encore lorsqu'un candidat postule à une offre ou est rattaché à un poste par un recruteur.

Cet espace centralisé vous permet de consulter et de gérer les informations du candidat en toute simplicité. Vous pouvez ainsi ajouter, modifier ou supprimer ses données afin de garantir un suivi optimal et une mise à jour continue de son profil.

Dans cet article, vous apprendrez tout ce qu'il y a à savoir à propos de la fiche candidat. À noter que la mini-fiche correspond à ce qui est disponible lorsque vous prévisualisez un candidat.

La recherche de candidats

Utilisez la barre de recherche dans l'entête pour rechercher un candidat par son nom. La recherche avancée est également disponible. Vous pourrez effectuer une recherche avec plusieurs critères.

Astuce : Pour avoir accès à tous les candidats de votre base de données (Total des candidats), vous pouvez simplement cliquer sur la loupe à droite du champ de recherche.

La personnalisation de la fiche d'un candidat

1. Ouvrez la fiche du candidat.
2. Cliquez sur l’icône d’engrenage (Modifier la disposition) à droite de l’écran.
3. Déplacez, supprimez ou redimensionnez les widgets.
4. Ajoutez de nouveaux widgets avec le bouton + (Ajouter widget).
5. Cliquez sur la disquette pour enregistrer vos modifications.

Icônes supplémentaires de la fiche candidat

En haut à droite, plusieurs icônes permettent d’accéder rapidement à :

Le contenu de la fiche candidat

La fiche candidat contient plusieurs sections, dont les suivantes.

Vous pouvez connecter vos comptes de messagerie professionnels (Gmail, Outlook) et votre compte LinkedIn à l'ATS afin de communiquer avec vos candidats sans quitter l'ATS.

Cette fonctionnalité n'est pas activée par défaut. Vous devez l'activer dans les permissions sous la catégorie Recrutement > Unipile (voir Gérer les rôles et les permissions dans Folks ATS).

Connection des comptes

Dans l'accueil (Accueil > widget Candidats), cliquez sur l'icône du candidat (Prévisualisation du candidat) afin de connecter les comptes désirés sous l'onglet Messagerie.

La messagerie est également accessible via la fiche candidat en cliquant sur l'icône de la messagerie en haut à droite.

Veuillez noter que Gmail et Outlook sont mutuellement exclusifs. Vous ne pouvez connecter qu'un seul des deux.

Pour connecter votre compte LinkedIn

Cliquez sur LinkedIn et entrez vos identifiants de connexion. Si vous utilisez vos identifiants Goolgle pour votre compte LinkedIn, cette méthode ne fonctionnera pas.

Vous pouvez également utiliser la méthode des cookies en procédant comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte LinkedIn dans un nouvel onglet.
2. Ouvrez la console de développement de votre navigateur (F12 pour Chrome et Firefox, option + commande + I pour Safari), puis cliquez sur l'onglet Application ou Stockage.
3. Ouvrez le dossier des cookies et cliquez sur celui intitulé « https://www.linkedin.com ».
4. Copiez les valeurs de « li_at » dans le premier champ.
5. Si votre compte dispose d'un abonnement Recruiter ou Sales Navigator, copiez également le cookie « li_a » dans le deuxième champ.
6. Au besoin, consultez les paramètres optionnels.
7. Cliquez sur le bouton Login.

LinkedIn Message est disponible si le candidat est une connexion de 1er degré, autrement InMail est utilisé.

Pour connecter votre compte Gmail ou Outlook

Cliquez sur Gmail ou Outlook, sélectionnez votre compte et autorisez Folks ATS à accéder à votre compte Google ou Outlook. Pour la connexion avec Outlook, vous devez avoir un compte Microsoft Office 365.

Vous pouvez retirer votre compte à tout moment en cliquant sur l'icône de déconnexion en bas à gauche.

Utilisation de la messagerie

Une fois vos comptes connectés, rédigez vos messages dans la zone de droite et recevez les réponses dans la zone de gauche. Vous recevrez les notifications en temps réel dans l'entête de l'ATS.

Grâce à Sendgrid, vous pouvez envoyer des courriels en masse directement depuis Folks ATS. Créez vos gabarits, personnalisez vos contenus, définissez votre base de données et décidez de l’horaire de diffusion afin de programmer votre envoi!

Connecter Sendgrid et Folks ATS

Vous devez obligatoirement avoir un compte Sendgrid afin d’utiliser le mailing de masse dans Folks ATS. Pour connecter Sendgrid et Folks ATS, complétez les étapes ci-dessous.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules.
2. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Mailing de masse.
3. Dans la page qui s'ouvre, entrez le courriel de votre compte Sendgrid ainsi que l'ID Api et la clé API. Vous trouverez ces informations dans votre compte Sendgrid.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
5. Cliquez ensuite sur Configuration pour effectuer les configurations désirées et vérifier votre nombre de crédits restants.

Créer un modèle de courriel

Pour créer un modèle de courriel, dans le menu principal, rendez-vous dans Candidats > Envoi massif > Modèle de mailing > + (Ajouter un modèle). Vous pourrez également Activer / Désactiver, Modifier et Supprimer des modèles existants.

Pour utiliser le mailing de masse, commencez par effectuer une recherche de candidat par critères grâce à la recherche avancée. Ensuite, cliquez sur le bouton Mailing de masse, sélectionnez Courriel, choisissez votre modèle, ajoutez un sujet et enregistrez.

Vous serez redirigé vers votre campagne. Lorsque vous serez prêt, cliquez sur Configurer et envoyer. Validez chaque étape puis envoyer le courriel final à tous les candidats sélectionnés.

Le mailing de masse servira également à envoyer des courriels ou formulaires à de nombreux candidats en même temps, depuis les consentements ou les postes directement depuis la demande.

La fonctionnalité de référencement permet aux recruteurs d'associer un nom de référence interne ou externe à une candidature depuis la fiche candidat. Il est par la suite possible de produire une rapport dédié et de gérer les références à travers une saisie intelligente. 

Associer une référence à une candidature

Afin d'ajouter le nom d'une référence à une candidature, passez par Postes > Liste des postes et trouvez le poste dans lequel se trouve le candidat. Sous la colonne détails cliquez sur l'icône vert afin d'arriver à la page détails de la demande. Cliquez sur l'onglet candidats.

Attention: pour la prochaine étape assurez-vous d'être en vue liste et non en vue kanban.

Sur la ligne du candidat voulu, cliquez sur les trois points verticaux et sélectionnez information complémentaire. Cliquez sur l'icône du crayon afin de modifier les informations. Sous référence, vous devrez choisir de qui provient la référence: interne (utilisateur ou employé) ou externe. Vous pouvez également ajouter le nom de la personne à contacter ainsi que son numéro de téléphone. 

Utiliser des références externes existantes

Lorsqu'une référence externe a été créée pour un candidat, celle-ci demeure disponible pour les prochains candidats. Si vous avez un autre candidat qui a des références provenant du même endroit, il sera possible d'aller chercher la référence dans la bande déroulante au lieu de l'entrer manuellement. Cela vous permet de réutiliser facilement des références externes existantes. 
 

Générer un rapport de références

Il est possible de générer un rapport de toutes les références utilisées dans les candidatures à partir du menu de gauche en sélectionnant Statistiques > Rapports. Sous la section statistiques recrutement sélectionnez rapport des candidats avec référence interne/externe. Entrez les dates voulues pour le rapport et cliquez sur produire le rapport. 

⚠️Attention: ici les dates font référence à la date d'ajout (aussi appelé date d'envoi) du candidat à un poste.

Un fichier de type feuille de calcul sera déposé directement dans votre boîte de téléchargements. 

Un nouveau visuel est désormais disponible pour la page détails de la demande ainsi que la vue liste pour les candidats d'un poste. De nouvelles options ont également été ajoutées afin d’améliorer votre expérience sur la plateforme.

Onglet détails de la demande

Depuis le menu de gauche, cliquez sur Postes > Liste des postes, trouvez le poste qui vous intéresse, puis cliquez sur l’icône en forme d’œil vert complètement à droite, intitulée Détails. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira alors, affichant la page Détails de la demande.

Quelques précisions sur cette page:

• Les informations disponibles sont les mêmes que dans l’ancienne version, mais certaines ont été déplacées pour une meilleure lisibilité.

• L'encadré nouvelles candidatures représente tous les candidats qui n'ont pas encore été filtrés. 

  📝À noter: si l’approbation automatique est activée, cela correspond aux candidats se trouvant dans la première étape du processus. Dès qu’un candidat est déplacé vers une étape suivante, le nombre de nouvelles candidatures se met automatiquement à jour.

Onglet candidats

Par défaut, lorsque vous accédez à l’onglet Candidats pour la première fois, vous serez dirigé vers la vue Kanban (tableau organisé en colonnes).

Vous pouvez facilement basculer vers la vue Liste à l’aide des boutons situés à droite.

Qu'est-ce qui a changé?

Au-delà du nouveau visuel, plusieurs améliorations ont été apportées pour optimiser votre expérience :

✅Navigation plus fluide 
En sélectionnant la vue Liste, vous restez sur la même page, ce qui rend la navigation plus rapide et intuitive.

✅Nouvel emplacement des actions sur les candidats 
Les petites icônes qui apparaissaient sous le nom des candidats sont désormais regroupées dans le menu accessible via les trois points verticaux à l’extrême droite.

• Si un formulaire de présélection est associé au poste, une option Formulaire de présélection sera visible dans le menu à trois points. 

• Lorsqu’un candidat passe au statut Sélectionné, l’option + Création d’emploi devient accessible via le menu à trois points, remplaçant ainsi l’ancienne icône mauve dédiée à cette fonction.

✅Filtres par recruteur 
Il est désormais possible de filtrer les candidats en fonction du ou des recruteur(s) en cliquant sur les bulles contenant les photos de profil, en haut de la page. C’est également à cet endroit que vous pouvez ajouter un recruteur au poste.

✅Personnalisation de l’affichage 
Il est possible de choisir les informations à afficher grâce au bouton Visibilité des colonnes, situé au-dessus des trois points verticaux.

L’authentification unique (SSO) permet aux utilisateurs de Folks ATS de se connecter à la plateforme à l’aide de leurs identifiants professionnels existants, simplifiant ainsi l’accès tout en renforçant la sécurité.

Activer la fonctionnalité dans Folks ATS

1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Paramètres > Configuration des modules.

2. Cliquez sur le bouton Authentification unique (SSO) et cliquez sur Activer.

3. Remplissez les champs suivants :

   • Code de compagnie : libre à vous de le choisir, en autant que ce n'est pas déjà pris.

   • Fournisseur d'authentification : Google Workspace ou Microsoft.

Configuration avec Microsoft

1. Connectez-vous au portail Azure.

2. Accédez à Applications d’entreprise.

3. Cliquez sur Nouvelle application, puis sur Créer votre propre application.

4. Nommez votre application Folks ATS et cliquez sur Créer.

5. Une fois l’application ajoutée, configurez l’authentification unique en sélectionnant la méthode SAML, puis cliquez sur Modifier.
   👉 Pour plus d’informations, consultez la documentation SAML configuration for Microsoft Azure.

6. Dans la première section (Configuration SAML de base), remplissez les champs suivants :

   • Identificateur (ID d’entité) :
     https://folksats.app/authorization/sp/code_de_votre_compagnie 

   • URL de réponse (Assertion Consumer Service) :
     https://folksats.app/authorization/sso/respond/code_de_votre_compagnie 
     (Remplacez code_de_votre_compagnie par le nom défini préalablement dans Folks ATS sous Paramètres > Configuration des modules, bouton authentification unique SSO).

7. Cliquez sur Sauvegarder.

8. Dans la troisième section (Certificats SAML), téléchargez le fichier XML de métadonnées de fédération.

9. Retournez dans Folks ATS, téléversez le fichier XML à l’endroit prévu (fournisseur d’identité), puis cliquez sur Terminer.

Configuration avec Google

1. Accédez au portail d’administration Google.

2. Sélectionnez Apps.

3. Cliquez sur Web and mobile apps, puis sur Add App > Add custom SAML app.

4. Nommez votre application Folks ATS, ajoutez une icône si souhaité, puis cliquez sur Continue.

5. À l’écran Google IdP Information, cliquez sur Next.

6. À l’écran Service Provider Details, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Next :

   • ACS URL :
     https://folksats.app/authorization/sso/respond/code_de_votre_compagnie 

   • Entity ID :
     https://folksats.app/authorization/sso/respond/code_de_votre_compagnie 
     (Le code de compagnie correspond à celui défini dans Folks sous Paramètres > Configuration des modules, bouton authentification unique SSO).

7. À l’écran Attribute Mapping, cliquez sur Add New Mapping et associez l’adresse courriel principale au champ email.

8. Assurez-vous que le bouton Service Status est activé.

9. Téléchargez le fichier XML de métadonnées de fédération.

10. Retournez dans Folks ATS, téléversez le fichier XML à l’endroit prévu (fournisseur d’identité), puis cliquez sur Terminer.

Connexion des utilisateurs

Lorsqu’un utilisateur accède à la page de connexion de Folks ATS, il verra un nouveau bouton lui permettant de se connecter via l’authentification unique. Il devra entrer le code de compagnie que vous lui aurez fourni pour finaliser la connexion.

Exiger la connexion SSO 

Pour renforcer la sécurité, vous pouvez exiger l’utilisation du SSO pour l’ensemble des utilisateurs :

• Activez simplement le bouton Exiger la connexion SSO pour tous les utilisateurs.

⚠️Lorsque cette option est activée, la connexion classique (saisie manuelle de l'adresse courriel et du mot de passe) n'est plus disponible. Il est donc important de s'assurer que tous vos utilisateurs possèdent une adresse courriel professionnelle liée à Microsoft ou Google.

Il est fortement probable que vous soyez plusieurs à utiliser Folks ATS. C’est la personne ayant le premier accès qui devra ajouter les autres utilisateurs.

Il existe deux types de licences :

• La licence Recruteur permettant d’avoir un accès complet
• La licence Gestionnaire avec un accès plus restreint permettant de gérer uniquement les comptes qui lui sont dédiés (voir Utilisateur Gestionnaire - Connexion et introduction à Folks ATS)

L'ajout d'un utilisateur (recruteur)

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Utilisateurs > onglet Liste des utilisateurs 
2. Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur l'icône Ajout d'un utilisateur située en haut à droite de la liste.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations requises, soit le nom de l'utilisateur, son courriel et un mot de passe temporaire. Vous pourrez alors envoyer le mot de passe temporaire à votre collaborateur pour sa première connexion. 
   ⚠️Attention : prenez-le en note quelque part, car il ne sera pas enregistré pour des raisons de sécurité. Lors de sa première connexion, l'utilisateur devra changer son mot de passe. Si désiré, vous pouvez activer la connexion double facteur et le SSO pour l'utilisateur.
4. Vous pouvez également ajouter d'autres informations comme des permissions, un titre, une photo et des accès (Recruteur, Approbation et Voir tous les postes). Les permissions correspondent aux groupes d'accès préalablement créés dans Configuration > Gestion des groupes.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'utilisateur apparaîtra dans la liste.

Une fois l'utilisateur ajouté, les actions suivantes sont disponibles : Modifier, Modifier les accès, Heure d'accès (Activer / désactiver), Affichage comme (Afficher les permissions dans le profil) et Licence (Activer / désactiver).

N'oubliez pas de transmettre les identifiants à l’utilisateur concerné afin qu’il se connecte pour la première fois et change son mot de passe.

• Permission : pour donner des accès différents aux utilisateurs
• Voir tous les postes coché: Pour voir tous les postes affichés dans l’ATS
• Voir tous les postes non coché: Ne verra aucun poste SAUF si l’utilisateur a été ajouté dans > l’équipe de recruteur du poste, alors il verra seulement les postes dans lesquels il est recruteur.

/!/ Si l’on ajoute un ou des “Clients accessibles uniquement” depuis > Paramètres > Utilisateurs > Liste des utilisateurs > Modifier les accès : 

• Permission : pour donner des accès différents aux utilisateurs
• Voir tous les postes coché: Pour voir tous les postes de ce client affichés dans l’ATS

Voir tous les postes non coché: Ne verra aucun poste SAUF si l’utilisateur a été ajouté dans > l’équipe de recruteur du poste, alors il verra seulement les postes dans lesquels il est recruteur.

L'ajout d'un gestionnaire

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Utilisateurs.
2. Dans la page de gestion des utilisateurs et gestionnaires, cliquez sur Liste des gestionnaires.
3. Pour ajouter un gestionnaire, cliquez sur l'icône Ajout d'un gestionnaire située en haut à droite de la liste. 
   Attention! Le terme gestionnaire dans Folks ATS est utilisé à la fois pour décrire un utilisateur de type gestionnaire et le responsable d'un client dans le CRM (section Entreprise). Il s'agit de deux accès complètement différents (voir Créer des clients et des gestionnaires).
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations requises, soit le nom de l'utilisateur, son courriel et un mot de passe provisoire. Vous pourrez alors envoyer le mot de passe provisoire à votre collaborateur pour sa première connexion. 
   Attention! Retenez-le bien, car il ne sera pas enregistré pour des raisons de sécurité. Lors de sa première connexion, l'utilisateur devra changer son mot de passe. Si désiré, vous pouvez activer la connexion double facteur et le SSO pour l'utilisateur.
5. Dans le champ Clients accessibles, vous pouvez choisir les clients pour lesquels le gestionnaire pourra voir les postes.
6. Si vous souhaitez que le gestionnaire puisse créer des postes à combler, activez l'option Création de demande. Vous pouvez ajouter une approbation par un recruteur au besoin dans Configuration > Postes.
7. Activez l'option Voir tous les postes si vous souhaitez que le gestionnaire voit tous les postes du ou des clients sélectionnés même s’il ne fait pas partie de l’équipe de recruteurs, ou tous les postes de tous les clients si aucun client n’est sélectionné plus haut. Si l'option Voir tous les postes n’est pas activée, le gestionnaire doit être ajouté à l’équipe de recruteurs dans le poste afin de pouvoir voir le poste en question.
8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'utilisateur apparaîtra dans la liste.

Une des interactions possibles du gestionnaire sera de voir le profil, les documents et les informations complémentaires des candidats présentés dans les détails d'un poste.

Astuce : Partagez notre guide d'introduction avec vos gestionnaires pour les guider dans la plateforme.

Pour cacher les documents au gestionnaire, désactivez l'option Partage de documents par défaut dans le tableau de bord de la configuration > Système. Pour partager seulement quelques documents, activez l'option de partage dans les documents du candidat présenté (icône Documents) en cliquant sur l'icône Inverser le partage sous la colonne Actions.

La page Rôles et Permissions permet de personnaliser les accès des utilisateurs sur l'ATS de Folks. Elle aide à organiser les droits en fonction des rôles de chacun. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez créer des groupes, ajouter des utilisateurs et définir leurs accès aux différentes options de la plateforme.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Rôles et permissions.
2. Pour ajouter un groupe, cliquez sur l'icône verte + (Ajouter un groupe) située en haut à droite de la liste. Pour modifier un groupe existant, cliquez sur l'icône du crayon mauve (Modifier).
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sous la section Informations, vous pouvez ajouter des utilisateurs au groupe en les sélectionnant dans la liste déroulante. Vous avez également la possibilité de supprimer un utilisateur du groupe. Attention! Seuls les utilisateurs avec une licence Recruteur peuvent être ajoutés. De plus, les utilisateurs "gestionnaires" ne peuvent pas rejoindre un groupe, car leurs accès sont déjà restreints.
4. Sous la section du bas, toutes les fonctionnalités disponibles sont listées sur cette page et triées par catégories. Sélectionnez une à une les catégories afin de cocher les accès que vous souhaitez donner aux utilisateurs de ce groupe. Lors de la création d’un nouveau groupe, toutes les fonctionnalités sont décochées par défaut.

Astuce : Après chaque mise à jour, revenez ici pour activer les nouvelles options si nécessaire.

Catégories de permissions

L'ATS vous permet de configurer et personnaliser votre processus de recrutement. Un processus prédéfini est disponible, celui-ci ne peut pas être supprimé, mais vous pouvez le modifier ou en ajouter d’autres selon vos besoins. Lors de la création d’un poste, vous choisissez le processus à utiliser parmi ceux disponibles.

Créer un processus

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules > Processus.
2. Pour créer un processus, cliquez sur l'icône + (Ajouter un processus) située en haut à droite de la page de configuration des processus.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez un nom et une description pour votre processus. Vous pouvez également indiquer l'adresse courriel à utiliser pour les envois automatisés. L'option Actif permet de rendre votre processus visible.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Une fois le processus créé, les actions suivantes sont disponibles : Activer / Désactiver, Modifier, Dupliquer, Gérer les étapes de processus et Supprimer.

Attention! Un processus utilisé dans un poste ne peut pas être supprimé.

Gérer les étapes d'un processus

Cliquez sur l'icône orange (Gérer les étapes de processus) afin de configurer les différentes étapes. Vous pouvez :

• Ajouter, modifier et supprimer des étapes pour personnaliser votre processus.
• Activer/désactiver une étape pour qu’elle n’apparaisse plus dans votre processus.
• Changer la couleur et l’ordre des étapes pour une meilleure organisation et une meilleure lisibilité.

Attention! Les étapes préconfigurées ne peuvent pas être modifiées ou supprimées. Vous pouvez cependant les rendre inactives si elles ne vous sont pas utiles.

Astuce 1 :  L’étape Sélectionné est essentielle. Elle permet de transformer un candidat en employé et d’envoyer ses informations vers Folks SIRH (si connecté au SIRH).
Astuce 2 :  L’étape 1 de votre processus est celle attribuée par défaut à un candidat qui postule. Choisissez-la soigneusement.

Configurer les automatisations et les notifications

1. Cliquez sur le bouton orange "Modifier les templates".
2. Configurez le message automatique envoyé au candidat.
3. Utilisez les champs de fusion en glissant-déposant le nom du candidat et le titre du poste dans l’encadré.
4. Rédigez le message en français et/ou en anglais si nécessaire.
5. Sélectionnez ou désélectionnez les notifications pour le recruteur et/ou le candidat.

Automatisation des notifications

• Lorsque vous changez un candidat d’étape dans un poste, celui-ci reçoit un courriel automatique si la notification est activée et que le template de cette étape a été créé.
• La notification recruteur informe tous les recruteurs associés au poste d'un changement dans le processus d'un candidat.

Grâce à ces paramètres, vous adaptez votre processus de recrutement tout en automatisant certaines tâches.

Assistant rédactionnel IA

Intégration du module d'IA générative dédié à la production de contenus textuels. Cette fonctionnalité est ajoutée dans le but de réduire drastiquement le temps mis sur les tâches rédactionnelles. 

👉 À noter: la permission pour l'accès à l'IA doit être activée dans les groupes utilisateurs afin de pouvoir accéder à cette fonctionnalité.

Par exemple:

• Génération de description de postes : Création d'une description structurée et professionnelle à partir de quelques critères essentiels (titre, compétences, niveau). Idéal pour démarrer rapidement une fiche de poste claire et complète. 

• Optimisation pour les Jobboards : Transformation d'une description de poste en format « annonce marketing » attractive, afin de maximiser le taux de postulation sur les sites d'emploi externes. 

• Messages candidats personnalisés : Génération de courriels d'approche ou de relance basés sur le profil du candidat, pour augmenter le taux de réponse tout en personnalisant l'échange à grande échelle.

Aide à la rédaction des critères d'évaluation assistée par IA

Un assistant intelligent intégré aux cartes d'évaluation est présent pour aider les recruteurs à structurer les entretiens et synthétiser la prise de notes.

• Suggestion intelligente de critères d'évaluation : L'IA propose des questions et critères pertinents basés sur l'intitulé du poste, les compétences et la section de la carte d'évaluation, permettant d'évaluer les candidats sur des bases objectives.

• Synthèse de rétroaction assistée : Transformation automatique des notes rapides et brouillons des évaluateurs en une rétroaction structurée et professionnelle.

Le formulaire de diversité, équité et inclusion (DEI) est disponible depuis la page carrière. Cela vous permet de piloter vos engagements sociaux directement depuis le tunnel de candidature.

• Auto-identification : les candidats peuvent renseigner des critères EDI (ancien militaire, minorités, genre, handicap, etc.) lors de l'envoi de leur postulation sur la page carrière.

• Paramétrage client : chaque entreprise peut configurer les critères spécifiques qu'elle souhaite afficher.

• Exploitation BI : les données recueillies sont centralisées sur la fiche candidat (via un widget dédié) et entièrement exportables dans vos outils de Business Intelligence pour un suivi statistique précis.

Activation du formulaire

Naviguez vers Entreprises > Page carrière > onglet configuration. Cliquez ensuite sur l'onglet formulaire diversité, équité et inclusion. 

1. Cliquez sur le bouton activer le formulaire EDI

2. Entrez le message d'introduction EDI

3. Sélectionnez quelles questions seront activées et/ou obligatoires

4. N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications en cliquant sur Enregistrer

Dès l'enregistrement, les questions seront disponibles immédiatement sur la page carrière.

Accès utilisateurs

L'accès aux réponses et/ou à la modification de formulaire doit être donné pour les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Naviguez vers Paramètres > Rôles & permissions et cliquez sur l'icône de crayon mauve afin de modifier un groupe. Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez Recrutement puis cochez la case pour diversité et inclusion. Vous aurez l'option de donner les droits pour visualiser, modifier et supprimer. 

• Visualiser: permet de consulter les réponses des candidats

• Modifier: permet d'ajouter ou supprimer des choix dans le formulaire

• Supprimer: permet de supprimer des formulaires

N'oubliez pas de cliquer sur enregistrer afin de sauvegarder vos modifications. 

Analyse des résultats

Il est possible de visualiser l'information depuis la fiche du candidat (ou la mini-fiche depuis le poste) dans le widget diversité & inclusion.

Pour plus de détails, il est également possible de passer par Statistiques > Analyse diversité & inclusion afin d'accéder à plus d'indicateurs. L'accès à ces statistiques détaillées doit toutefois d'abord être donné pour les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Pour ce faire, naviguez vers Paramètres > Rôles & permissions et cliquez sur l'icône de crayon mauve afin de modifier un groupe. Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez Intelligence d'affaires puis cochez la case pour analyse diversité & inclusion.

Voici comment procéder pour connecter l’ATS au SIRH de Folks en quelques étapes simples.

Étape 1: Ajouter le lien SIRH dans l'ATS

Connectez-vous à votre ATS à l'aide de votre courriel et de votre mot de passe. Dans le menu de gauche, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules. Sur la page de configuration cliquez sur Système et dans l'encadré intitulé Lien SIRH copiez l'URL de la page de connexion au SIRH: https://next.folkshr.app/

👉 N’oubliez pas d’enregistrer vos modifications en bas de la page.

Une fois cette étape complétée, le logo de Folks apparaîtra dans le menu de gauche de votre ATS, vous permettant de basculer rapidement vers l’autre plateforme.

Étape 2: Récupérer la clé API dans le SIRH

Dans le SIRH de Folks: passez par Paramètres > Intégrations > Gestion des clés d'API. Si une clé est déjà générée, copiez-la et passez à l’étape suivante.

Si l’encadré est vide, vous devez générer une nouvelle clé API :

• Cliquez sur Générer une clé API.

• Nommez la clé ATS V2.

• Cochez les champs suivants afin de terminer la création:

  

• Copiez la clé

👉 N’oubliez pas de sauvegarder vos modifications en bas de la page si vous avez généré une nouvelle clé.

Étape 3: Intégrer la clé API dans l'ATS

Retournez dans l'ATS et cliquez sur Paramètres > Intégrations. Parmi les applications Market place, sélectionnez l'application Folks RH. 

Une fenêtre s'ouvrira: collez la clé API copiée précédemment dans le champ prévu à cet effet, puis cliquez sur Valider.

Voilà! Votre ATS est maintenant connecté à la plateforme SIRH de Folks. 

Si vous voulez connecter votre ATS avec votre compte Microsoft 365 pour l'utilisation du calendrier il est possible que l'équipe technique doive en autoriser l'accès. Si c'est le cas, partagez la procédure suivante à votre équipe technique. 

Les administrateurs Microsoft 365 peuvent être amenés à accorder le consentement aux applications tierces. Le tout est configurable dans Entra ID (anciennement Azure AD).  

Option 1 : Activer le consentement des utilisateurs pour les applications externes

1. Accédez au portail Entra et entrez vos informations de connexion
2. Accédez à Microsoft Entra ID
3. Dans le menu de gauche, accédez à Accueil > Applications d’entreprise > Sécurité > Consentement et autorisations

4. Sous Paramètres de consentement de l'utilisateur, choisissez une seule des options suivantes :
   
   - Ne pas autoriser le consentement des utilisateurs - un administrateur sera requis pour toues les applications.

   - Autoriser le consentement de l'utilisateur pour les applications provenant d'éditeurs vérifiés : les utilisateurs peuvent accorder des autorisations aux applications tierces.

   - Laisser Microsoft gérer vos paramètres de consentement.

5. Cliquez sur Enregistrer

Option 2 : Approuver manuellement les demandes d'applications externes

Si le consentement des utilisateurs est désactivé, un administrateur doit approuver les demandes :

1. Accédez au portail Entra et entrez vos informations de connexion
2. Accédez à Microsoft Entra ID
3. Dans le menu de gauche, accédez à Accueil > Applications d’entreprise > Sécurité > Consentement et autorisations
4. Accédez à Paramètres de consentement de l'administrateur
5.  Sous Demandes de consentement d’administrateur mettre oui
6. Passez en revue les autorisations demandées, puis approuvez ou refusez les demandes

Folks ATS s'intègre directement avec Indeed pour une diffusion des offres et une gestion des candidatures optimisées.

Lorsque vous activez la publication sur Indeed, vos postes sont publiés avec les questions de votre formulaire de pré-sélection intégrées au formulaire Indeed Apply.

Les mises à jour et fermetures de postes sont également synchronisées et les candidatures reçues sont directement acheminées vers l'ATS.

La publication d'un poste

Pour afficher vos postes sur Indeed, il suffit d'inscrire le nom de votre page Indeed dans le champ Nom de la compagnie lorsque vous publiez un poste.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Postes.
2. Dans la liste des postes, cliquez sur Hors ligne (Publications) à droite du titre du poste. Vous pouvez également afficher vos postes directement depuis les détails de la demande en cliquant sur l’icône de mégaphone (Publications) située en haut à droite de la page.
3. Dans la fenêtre Publication du poste, vous pouvez, entre autres, apporter des modifications, vérifier les informations et ajouter un formulaire de présélection.
4. Sous la section Informations, entrez le nom de votre page Indeed dans le champ Nom de la compagnie afin d'afficher le poste sur Indeed. Il faudra prévoir un délai de quelques heures pour l'affichage du poste.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. 

Attention! Tous les postes publiés sur la page carrière doivent être affichés sur Indeed. S’il n’y a pas le même nombre sur les deux plateformes alors Indeed ne publiera aucun des postes.

Depuis le 31 mars 2025, il n'est plus possible de publier des offres manuelles sans les commanditer (payer). Pour plus d'informations, consultez Tarification d’Indeed : Les coûts liés à la publication d’offres d’emploi.

Pour connecter LinkedIn et l'ATS Folks afin de publier vos postes sur LinkedIn, complétez les étapes ci-dessous.

1. Récupération de l'identifiant de votre entreprise sur LinkedIn

Votre identifiant est une série de 6 à 9 chiffres, qui est unique à votre entreprise. Vous pouvez le retrouver dans l'URL de la page des résultats de recherche lorsque vous cliquez sur Voir tout.

Remarque : L'identifiant est un nombre réel. Beaucoup d'entreprises ont maintenant une vanité URL (exemple : www.linkedin.com/compagnie/linkedin). Vous devez donc vous assurer de fournir l'équivalent numérique à la dernière partie de l'URL.

2. Configuration dans l'ATS Folks

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Intégrations.
2. Dans la section Market place, cliquez sur LinkedIn.
3. Dans la fenêtre de configuration qui s'ouvre, entrez le nom de votre compte LinkedIn et l'identifiant de votre entreprise sur LinkedIn. Au besoin, vous pouvez ajouter plusieurs comptes.
   
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

Une fois les informations validées, il sera possible de publier des postes sur LinkedIn (détails d'un poste à combler > Publication > Configuration des jobboards).

Vous pouvez connecter votre compte LinkedIn à l'ATS afin de communiquer avec vos candidats sans quitter l'ATS (voir Messagerie courriel et LinkedIn dans l’ATS).

Pour connecter Jobillico et l'ATS de Folks afin de publier vos postes sur Jobillico, complétez les étapes ci-dessous.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Intégrations.
2. Dans la section Market place, cliquez sur Jobillico.

3. Dans la fenêtre de configuration qui s'ouvre, entrez le même courriel et le même mot de passe que vous utilisez pour vous connecter à votre compte Jobillico. 

   

4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

Une fois les informations validées, il sera possible de publier des postes sur Jobillico (détails d'un poste à combler > Publication > Configuration des jobboards).

Dans la fenêtre Publication du poste, vous pouvez activer la publication sur Jobillico sous l'onglet Configuration des jobboards.

Pour ce faire, sélectionnez Jobillico, choisissez la compagnie et cliquez sur Publier.

Complétez ensuite les informations requises et cliquez sur Valider.

Pour connecter Docusign et l'ATS de Folks afin d'envoyer des documents à signer, complétez les deux étapes ci-dessous.

1. Configuration dans Docusign

Créez un compte développeur gratuit Docusign pour ajouter une application (voir Build a Docusign integration).

Vous devrez ajouter un nom, une clé d'intégration, une clé secrète et deux redirect URIs. Celles-ci correspondent à l'URL de rappel et l'URL de redirection que vous devrez fournir à l'étape de configuration de DocuSign dans l'ATS de Folks.

2. Configuration dans l'ATS de Folks

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Intégrations.
2. Dans la section Market place, cliquez sur Docusign.
3. Dans la fenêtre de configuration qui s'ouvre, complétez les informations requises. Il est maintenant possible de choisir l'environnement.
   • Démo - Pour effectuer des tests.
   • Production - Lorsque l'application Docusign est en mode live. Pour que l'application Docusign soit en mode live, il faut respecter certaines conditions propres à Docusign. Ces conditions peuvent être consultées dans le compte développeur Docusign.
     

     Pour résumer, dans la configuration de Docusign, vous devrez vous connecter avec l’environnement Démo pour effectuer 20 tests (20 envois de contrats) puis soumettre une demande pour passer l’application en production dans le compte développeur. Lorsque l'application sera passée en production, il faudra changer l'environnement pour Production. Vous n'aurez ainsi plus à repasser par l'environnement Démo.

4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Connexion.

Pour créer un contrat dans l'ATS, rendez-vous dans Paramètres > Configuration des modules > Contrat. Cliquez ensuite sur le bouton + (Ajouter un contrat annexe) situé en haut à droite de la liste.

Assurez-vous d’ajouter le nom du ou des responsables suivi de la signature, sinon l’envoi du contrat ne fonctionnera pas. Le nom du candidat doit également apparaître dans le contrat suivi de sa signature.

Rendez-vous ensuite dans les détails d'un emploi > Télécharger contrat. Sélectionnez le contrat à envoyer, spécifiez sa date et le ou les responsables, puis cliquez sur Envoyer pour signature.

Le ou les responsables ainsi que le candidat recevront un courriel contenant le contrat à signer. Une fois signé, le contrat sera disponible et téléchargeable depuis les documents de la fiche candidat.