Configuration de Folks ATS

Ce tutoriel s’adresse à toute personne qui souhaite configurer Folks ATS afin que son organisation puisse commencer à l'utiliser pour la gestion de ses candidatures.

Dans cette vidéo de formation, nous vous guiderons à travers les étapes de configuration de l'ATS. Suivez les conseils de notre équipe ou lisez les instructions ci-dessous.

Accès à Folks ATS depuis Folks

Il est possible modifier le lien Recrutement dans Folks par votre lien Folks ATS en l'ajoutant dans le champ Site carrière de la page de contrôle Compagnie (voir Donner les accès à l'ATS à partir du SIRH).

Étape 1 - Configurations de base

Modification du mot de passe

Une fois que vous avez ouvert une session, vous allez pouvoir changer votre mot de passe.

1. Cliquez sur votre icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Paramètres du compte.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez modifier votre mot de passe, activer la connexion double facteur et le SSO.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

Configuration du courriel et du calendrier

Cliquez sur votre icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Intégrations > Microsoft 365 et Google afin de configurer les courriels et les calendriers (voir Connecter le calendrier courriel dans Folks ATS).

1. Sous Microsoft 365 ou Google, cliquez sur Se connecter.
2. Suivez les étapes pour compléter la connexion.
3. Validez le calendrier en cliquant sur le bouton Valider située à droite de votre adresse courriel.
4. Une fois le calendrier validé, vous pourrez ajouter signature courriel (Intégrations > Signatures).

Modification du mot de passe

1. Cliquez sur votre icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Paramètres du compte.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez modifier votre mot de passe, activer la connexion double facteur et le SSO.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

Paramétrage du système

Maintenant que vous avez configurez votre courriel, votre calendrier et votre utilisateur, vous pouvez vous rendre dans le volet Paramètres de l'ATS pour configurer le système.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules.
2. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Système.
3. Dans l'onglet Informations, sous Général, entrez le nom et le fuseau horaire de votre compagnie. Vous pouvez également activer certaines options comme le partage de documents par défaut, le SSO en mode actif par défaut et l'approbation automatique des candidats web. Pour plus d'information, consultez Tutoriel de démarrage : Utiliser Folks ATS.
4. Sous Adresse, entrez l'adresse de votre compagnie.
5. Sous Logo, vous pouvez ajouter le logo de votre compagnie.
6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
7. Ensuite, dans l'onglet Recrutement, vous pouvez ajouter un courriel de recrutement à partir duquel toutes vos automatisations seront envoyées à vos candidats (exemple : info@votrecompagnie.com). Astuce : Envoyez cette adresse courriel à notre équipe afin que nous puissions la faire valider par Postmark. Une fois que nous aurons reçu votre adresse courriel, vous recevrez un courriel de Postmark pour la valider.
8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Ajout d'utilisateurs

Pour plus d'informations, consultez Ajouter des utilisateurs et des gestionnaires dans Folks ATS.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Utilisateurs.
2. Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur l'icône Ajout d'un utilisateur située en haut à droite de la liste.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations requises, soit le nom de l'utilisateur, son courriel et un mot de passe provisoire. Attention! Lors de la première connexion, l'utilisateur devra changer son mot de passe. De plus, pour des raisons de sécurité, le mot de passe ne restera pas inscrit dans Folks ATS. Nous vous recommandons donc de l'enregistrer pour pouvoir l'envoyer à l'utilisateur pour sa première connexion. Si désiré, vous pouvez activer la connexion double facteur et le SSO pour l'utilisateur.
4. Vous pouvez également ajouter d'autres informations comme des permissions, un titre et une photo, ainsi qu'activer les accès Recruteur et Voir tous les postes.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'utilisateur apparaîtra dans la liste.

Ajout de groupes d'accès

Une fois que les utilisateurs ont été ajoutés, vous pouvez créer des groupes pour contrôler les droits d'accès des utilisateurs (voir Gérer les rôles et les permissions dans Folks ATS).

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Rôles et permissions.
2. Pour ajouter un groupe, cliquez sur l'icône + (Ajouter un groupe) située en haut à droite de la liste.
3. Sélectionnez les utilisateurs à ajouter, ainsi que la ou les catégories désirées afin de choisir les accès associés.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Création et configuration des processus

Dans la configuration des modules, les prochains éléments importants à configurer sont les processus de recrutement. Lors de votre première connexion, le Processus 1 sera créé par défaut.

1. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Processus.
2. Pour ajouter un processus, cliquez sur l'icône + située en haut à droite de la liste.
3. Une fois le processus créé, les actions suivantes sont disponibles : Activer / Désactiver, Modifier, Dupliquer le processus, Gérer les étapes de processus et Supprimer.
4. Cliquez sur Gérer les étapes de processus pour effectuer la configuration.
5. Pour ajouter une étape, cliquez sur l'icône + située en haut à droite de la liste des étapes de processus. Astuce : Vous pourrez modifier l'ordre des étapes en cliquant sur les flèches ou en faisant glisser les étapes.
6. Pour activer les notifications recruteur ou candidat, cliquez sur l'icône Modifier les templates de la notification candidat pour créer le courriel qui sera envoyé, puis cliquez sur l'option Notification candidat une fois de retour dans la liste des étapes. Vous pouvez ensuite activer l'option Notification recruteur.

Création et configuration des postes

Pour plus d'informations, consultez Créer et gérer un poste dans Folks ATS.

1. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Postes.
2. Pour ajouter un poste, cliquez sur l'icône + (Ajouter un poste) située en haut à droite de la liste.
3. Dans la page qui s'ouvre, complétez les informations nécessaires. Dans la section Configuration des postes, les options des listes déroulantes peuvent être configurées dans le volet Configuration (voir Configurations relatives aux postes dans Folks ATS).
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.

Création de consentements

Pour plus d'informations, consultez Configuration des consentements dans Folks ATS.

1. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Consentement.
2. Pour ajouter un consentement, cliquez sur l'icône + (Ajouter un consentement) située en haut à droite de la liste.
3. Entrez la phrase de consentement que recevront vos candidats puis cliquez sur Valider.

Configuration des job boards

1. Dans la page de configuration des modules, faites défiler la page jusqu'à la section Market place.
2. En cliquant sur LinkedIn, par exemple, vous devrez entrer le nom de votre compte LinkedIn et son identifiant. Au besoin, vous pouvez ajouter plusieurs comptes.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. Vous pourrez ensuite afficher des postes sur LinkedIn. Astuce : Si vous souhaitez configurer LinkedIn, consultez Connecter LinkedIn et Folks ATS.

Une fois que vous avez effectué les différentes configurations de base, vous pouvez configurer les autres éléments dont vous aurez besoin pour la création de vos postes à combler (départements, diplômes, permis de travail, provenance, territoires, etc.)

Ces configurations seront importantes pour le matching et les rapports (voir Configurations relatives aux postes dans Folks ATS).

Étape 2 - Création des clients et des gestionnaires

Dans Folks ATS, un client peut représenter une succursale, un service, une concession, une usine, etc. Vous pouvez diviser votre entreprise comme vous le souhaitez. Pour chacun des clients que vous ajoutez, vous devrez au minimum ajouter un gestionnaire (voir Introduction au volet Entreprises dans Folks ATS)

1. Dans le menu principal, cliquez sur Entreprises > Liste des clients.
2. Pour ajouter un client, cliquez sur + Ajouter un client.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez les informations du client puis cliquez sur Ajouter.
4. Pour ajouter un gestionnaire, dans la liste des clients, cliquez sur l'icône Voir gestionnaires d'un client puis cliquez sur + Ajouter un gestionnaire au client.
5. Pour ajouter une activité client, dans la liste des clients, cliquez sur l'icône Activités clients d'un client puis cliquez sur + Ajouter une activité.

Astuce : Dans la liste des clients, assurez-vous que vos clients soient actifs afin de pouvoir les sélectionner lors de la création de postes. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Détails d'un client et changez le statut pour Actif. N'oubliez pas d'enregistrer votre modification. Le statut est également important pour les gestionnaires.

Étape 3 - Création et configuration de la page carrière

Pour la page carrière, deux options s'offrent à vous : la page carrière Folks ATS et la page carrière API. Les instructions ci-dessous s'appliquent à la page carrière Folks ATS.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres ­> Configuration des modules.
2. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Sites demandes publiques. Vous remarquerez qu'une page carrière a été créée pour vous. Pour modifier, supprimer ou désactiver cette page par défaut, contactez notre équipe.
3. Pour ajouter une page carrière, cliquez sur l'icône + (Ajouter un site) située en haut à droite de la liste.
4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez un nom, activez l'option Actif et ajoutez un logo.
5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
6. Dans le menu principal, cliquez ensuite sur Entreprises ­> Page carrière pour paramétrer votre page.
7. Effectuez les configurations désirées dans les différents onglets et enregistrez-les.
   Astuce : Dans l'onglet Général, assurez-vous d'activer votre page carrière.
8. Une fois que vous avez terminé la configuration, cliquez sur Page carrière ­> Thèmes pour visualiser votre page et la personnaliser.

Félicitations!🎉

Vous avez complété toutes les configurations requises de l'ATS. Passez maintenant aux configurations relatives aux postes si ce n'est pas déjà fait ou consultez notre tutoriel d'utilisation pour apprendre comment tirer le meilleur parti de Folks ATS.

La page carrière constitue une étape essentielle dans l’écosystème de diffusion des offres d'emploi. Elle est nécessaire afin de pouvoir afficher les postes sur les différents jobboards.

Notre solution de recrutement offre deux types de pages carrière qu’il est possible d’intégrer : une page carrière auto-générée dans la plateforme, ou une page carrière API.

Astuce : Si vous souhaitez publier des offres rapidement, vous pouvez démarrer avec la page carrière auto-générée et migrer ultérieurement vers une page carrière API plus personnalisée.

Page carrière Folks ATS (auto-générée)

Si vous optez pour cette option, consultez Créer une page carrière Folks ATS. Au besoin, vous pouvez créer plusieurs pages carrières.

Les URL de page carrière sont accessibles dans Entreprises > Page carrière > URL de page carrière.

Par défaut, la première URL générée dans l’ATS est en français. Si vous désirez également une version anglaise, assurez-vous de sélectionner Anglais sous le champ Langue.

Une fois les URL de redirection en main, il est possible de :

• Mettre à jour le code du site web du client
• Ajouter les liens ou boutons appropriés
• Configurer la redirection vers la ou les pages carrière fournies

Page carrière API

Assistance technique et développement personnalisé

L'intégration d'une page carrière par API exige des compétences solides en programmation et en développement web. Avant de choisir cette avenue, il est essentiel de valider le niveau d'expertise technique de votre équipe ou des prestataires avec qui vous collaborez.

Veuillez noter que l’équipe de support de Folks se limite exclusivement à assurer le bon fonctionnement et la disponibilité des points d'accès (endpoints) de l'API. Elle ne pourra en aucun cas offrir de vulgarisation technique, d'accompagnement personnalisé, ni d'interfaçage avec vos développeurs ou consultants externes

Si vous optez pour cette option, référez-vous aux ressources ci-dessous.

Documentation API : https://api.glowinthecloud.com/documentation/

Vous avez suivi nos formations? Vous êtes au bon endroit!

Cette checklist accompagne la mise en place initiale de Folks ATS. Suivez les étapes dans l'ordre : chaque section renvoie vers la documentation correspondante.

Configurations de base

Connecter Microsoft 365 ou Google

 📄  Connecter le calendrier courriel dans Folks ATS ↗ 

Cette opération permettra de connecter votre environnement Microsoft 365 ou Google à Folks ATS. Vous pourrez ainsi envoyer des courriels directement depuis la plateforme et synchroniser vos agendas pour la planification des entrevues.

Important : Si un message d’erreur apparaît à l’écran demandant des autorisations supplémentaires, veuillez contacter votre administrateur TI interne afin qu’il autorise l’accès de l’ATS à votre environnement de travail.

Bon à savoir : Toute personne ayant un accès à l’ATS (même les gestionnaires dans le cas où on ouvrirait des accès aux gestionnaires) devront également réaliser cette procédure afin d’être en mesure de recevoir les invitations aux entrevues et des notifications système.

Configurer la signature électronique

 📄  Configurer une signature courriel dans l'ATS ↗ 

Une fois le tout connecté, vous allez être en mesure d’ajouter votre signature de courriel Outlook ou Gmail afin que celle-ci apparaisse dans vos communications avec les candidats.

Dans le cas où vous souhaiteriez ajouter une image à votre signature: cliquez sur “image” dans les options de la boîte texte et dans le champs URL copiez le lien vers votre image de signature.

  Important : Il n’est pas possible ici de télécharger une image dans la mesure où ces dernières seront hébergées par Folks. Afin d’éviter d’alourdir nos serveurs seule la possibilité d’ajouter un lien URL d’image est disponible.

Gérer le mot de passe, SSO et double authentification

Si vous souhaitez changer votre mot de passe, cliquez sur l’icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Paramètres du compte. Vous pourrez modifier votre mot de passe.

Vous aurez également la possibilité d'activer la connexion double facteur et le SSO.

Ajouter des utilisateurs

Paramètres › Utilisateurs

 📄  Ajouter des utilisateurs et des gestionnaires dans Folks ATS ↗ 

Commencez par déterminer le type d'accès requis pour chaque personne.

• Utilisateurs - Les utilisateurs ont un accès complet à la plateforme ATS. Ce sont des accès qui peuvent être créés par exemple pour le personnel RH, les recruteurs, les membres de la Direction.
• Gestionnaires - Les gestionnaires ont un accès restreint en lecture seule. Ils seront en mesure de consulter les postes sur lesquels ils sont indiqués responsables, visualiser les CV des candidats s’étant positionnés sur leurs postes mais ils ne seront pas autonomes sur leurs recrutements. Les recruteurs gardent la main.

Important : Si vos gestionnaires à l’interne sont responsables des processus, dans ce cas-ci, il faudra leur créer des accès utilisateurs.

Ajouter des rôles et permissions (facultatif)

Paramètres › Rôles et permissions

 📄  Gérer les rôles et les permissions dans l'ATS de Folks ↗ 

Seules les personnes dont l’accès a été créé dans Paramètres > Utilisateurs peuvent être rattachées à un groupe de sécurité. Cette configuration permet d’adapter finement leurs accès en activant ou en restreignant certaines fonctionnalités, selon vos besoins.

Bien que facultative, cette étape peut être très utile dans des situations comme :

• Des gestionnaires également recruteurs totalement autonomes dans leurs processus de recrutement, pour lesquels on souhaite masquer certaines informations confidentielles sur les candidats.
• Des consultants RH ou chasseurs de têtes qui utilisent également l’ATS.
• Des stagiaires, pour lesquels il est nécessaire de limiter les droits d’accès.

Vous pourrez ajouter le nom du groupe de sécurité et ajouter les utilisateurs qui doivent en faire partie. Vous verrez les catégories qui vont vous permettre de cocher les accès qu’on attribue à un utilisateur.

Configurer les processus

Paramètres › Configuration des modules › Processus

 📄  Créer et configurer un processus dans Folks ATS ↗ 

Pour créer les processus il faudra se rendre dans la configuration des module. L'objectif est de référencer tous les processus de recrutement qui existent à l’interne afin de pouvoir les attacher à un poste. Par exemple, on pourrait créer un processus Standard et un processus Spécifique, Ou alors un processus Bureau et un processus Usine.

Une fois qu’on a listé les processus existants, vous pourrez utiliser le bouton orange (Gérer les étapes de processus) pour détailler les étapes de recrutement, de la réception du CV jusqu’au moment de l'embauche du candidat. Ces étapes de processus seront attribuées aux candidats (comme un statut) afin de les faire avancer dans le processus de recrutement.

Bon à savoir : En entrant sur l’interface, vous verrez qu’il y a déjà des étapes pré-configurées, vous pouvez les garder mais si celles-ci ne vous conviennent pas vous pouvez les désactiver depuis la colonne statut. Le bouton + en haut à droite de l’interface vous permettra de créer vos propres étapes personnalisées.

Configurer les postes

Paramètres › Configuration des modules › Postes

 📄  Créer et gérer un poste dans Folks ATS ↗ 

Pour créer un poste, vous devez d'abord vous rendre dans la configuration des modules afin d'ajouter un gabarit de poste. Vous pourrez rédiger l’intitulé du poste ainsi que la description associée.

Une fois cette étape terminée, vous pouvez créer un poste à combler dans Postes > Listes des postes > + Ajouter un poste. Dans l’entête, le raccourci Ajouter + vous permet également d’ajouter rapidement un poste.

Configurer les consentements Loi 25

Paramètres › Configuration des modules › Consentement

 📄  Configuration des consentements dans Folks ATS ↗ 

Dans Folks ATS, vous pouvez créer et gérer les consentements requis en vertu de la Loi 25. Pour ce faire, cliquez sur le bouton + à droite de la page, renseignez le texte du consentement et sélectionnez la durée de conservation des renseignements personnels (en années).

Important : Seul le consentement lié à la Loi 25 doit être configuré à cet endroit. Aucun autre type de consentement ne doit être ajouté (exemple : prise de références, vérification d’antécédents ne doivent pas figurer ici).

Le fonctionnement du consentement varie selon le mode de candidature.

• Lorsqu'un candidat postule en ligne, que ce soit via la page carrière ou un jobboard, son consentement à la collecte et à la conservation de ses données est recueilli automatiquement au moment de la candidature.
• Lorsqu'un candidat est ajouté manuellement dans Folks ATS (ex. : foire de l’emploi avec CV papier, candidatures référées envoyées par courriel en pièce jointe), il est obligatoire d’envoyer un courriel de consentement Loi 25 après leur création manuelle dans le système.

Configurer les clients/sites d'opération

Entreprises › Liste des clients

 📄  Introduction au volet Entreprises dans Folks ATS ↗ 

Dans Folks ATS, la liste des clients correspond aux clients internes de l’organisation.

Avant de procéder à la création des clients internes, il est important de définir la structure qui sera utilisée. Celle-ci peut être basée sur les départements ou services, les succursales ou usines, les magasins ou points de service, ou encore sur un portefeuille de clients externes dans le cas des agences de placement.

Important : Ce choix a deux impacts majeurs : tout poste devra obligatoirement être rattaché à un client / site d'opération, et le nom du client sera utilisé dans les rapports et indicateurs (KPI) générés par l'ATS.

Bon à savoir : Un gestionnaire ajouté dans la liste des clients (bouton Voir les gestionnaires) n'aura pas accès à Folks ATS et ne recevra aucune notification. Cette action sert uniquement à faciliter la lecture des rapports générés. Chaque embauche sera liée à un client interne et à un gestionnaire qui gère ce département.

Page carrière

Paramètres › Configuration des modules › Sites demandes publiques

 📄  Créer une page carrière dans l'ATS ↗ 

Avant de commencer votre page carrière, vous devez définir vos besoins (voir Choisir son type de page carrière). 

Une page carrière est déjà à votre disposition par défaut. Vous pouvez créer des pages supplémentaires dans la configuration des modules.

Astuce : Ajoutez un logo sur chaque page carrière créée.

Vous pourrez ensuite configurer chaque page dans Entreprises > Page carrière. L'URL de la page carrière se trouve dans l'onglet Configuration. Vous pouvez l'envoyer à la personne responsable de votre site Web afin qu’elle puisse faire les redirections nécessaires. 

Intégration entre l'ATS et le SIRH de Folks

 📄  Connecter l'ATS Folks au SIRH ↗ 

Félicitations!🎉 Vous pouvez maintenant prendre rendez-vous avec votre conseiller afin de valider votre parcours et faire les vérifications nécessaires.