Créer et gérer un poste dans Folks ATS

Lorsque vous aurez un poste à combler au sein de votre organisation (ou pour un client), ce dernier devra d’abord être créé et configuré dans le volet Paramètres > Configuration des modules.

Vous pourrez ensuite créer votre poste à combler dans Postes > Listes des postes > + Ajouter un poste. Dans l’entête, le raccourci Ajouter + vous permet également d’ajouter rapidement un poste.

Dans cet article, vous apprendrez comment configurer, créer et suivre un poste dans Folks ATS.

• La configuration d'un poste
• La création d'un poste à combler
• L'affichage d'un poste
• Le suivi d'un poste

La configuration d'un poste

Pour créer un poste dans la page de configuration des modules, procédez comme suit.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules.
2. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Postes. C’est sur cette page que vous allez pouvoir cronfigurer de nouveaux postes ainsi que supprimer ou modifier des postes déjà existants.
3. Pour ajouter un poste, cliquez sur l'icône + (Ajouter un poste) située en haut à droite de la liste.
4. Dans la page qui s'ouvre, entrez un titre ainsi qu’une description pour votre poste. Ces informations apparaîtront lors de l'affichage. À noter qu’il vous sera toujours possible de les modifier plus tard.
5. Dans la section Informations générales, vous pouvez sélectionner un département, des approbateurs, des compétences, un processus et des clients. Les options des listes déroulantes peuvent être configurées dans la page de configuration des modules (voir Configurations relatives aux postes dans Folks ATS). Vous pouvez également spécifier un numéro de poste.
6. Au besoin, créez votre poste dans plusieurs langues.
7. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider pour chaque traduction.

Une fois le poste ajouté, dans le tableau des postes, vous pouvez le modifier en cliquant sur l'icône du crayon mauve (Modifier). Vous pourrez ainsi ajouter les compétences recherchées.

Pour supprimer un poste, cliquez sur l'icône de la corbeille rouge (Supprimer). Veuillez noter qu'il ne sera pas possible de supprimer un poste si celui-ci est utilisé. Il vous faudra le déplacer vers un autre poste existant dans la configuration.

La création d'un poste à combler

Vous pouvez maintenant créer un poste à combler. Pour ce faire, procédez comme suit.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Postes > Listes des postes.
2. Dans la liste des postes, cliquez sur le bouton Ajouter un poste + situé en haut à droite de la liste.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations concernant le poste à combler. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque rouge.
   1. Sous la section Demandeur, vous devez sélectionner le client (département, succursale, entreprise) et le gestionnaire. Vous pouvez également sélectionner un lieu de travail et spécifier un numéro de demande.
   2. Sous la section Informations, la date d'ouverture est la date du jour par défaut mais vous pouvez la modifier. Assurez-vous également de sélectionner le titre du poste parmi les différents postes que vous avez créé depuis la configuration. Lors de la sélection, la description configurée apparaît automatiquement. Le processus et l'équipe de recruteurs doivent également être sélectionnés. L’équipe de recruteurs vous permet de sélectionner les recruteurs et les gestionnaires qui auront accès au poste. Vous pouvez également sélectionner un recruteur principal si désiré.
      Astuce : N’oubliez pas d’indiquer le nombre de postes en fonction du nombre de personnes que vous recherchez. Vous pourrez aussi choisir un titre du poste pour affichage différent du titre à l’interne (c’est celui-ci qui sera affiché sur la page carrière).
   3. Sous les sections Profil de candidat et Informations supplémentaires, vous pouvez sélectionner les informations désirées.
   4. Au besoin, ajoutez un commentaire et des pièces jointes.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer. Le poste s'affichera dans la liste.

Une fois le poste créé, dans la liste des postes, vous pourrez toujours le modifier en accédant à ses détails (onglet Détails en cliquant sur le poste). Vous pouvez également dupliquer le poste en cliquant sur l'icône située en haut à droite des détails du poste.

Pour supprimer un poste, changez son statut pour Annulé. Dans la liste des postes, seuls les postes ouverts sont visibles par défaut, vous pouvez toutefois filtrer par statut.

L'affichage d'un poste

Voir Publier des postes depuis Folks ATS.

Le suivi d'un poste

Une fois que vous avez créé votre poste à combler, cliquez sur celui-ci dans la liste des postes. C’est là que vous retrouverez les informations relatives à celui-ci et que vous allez recevoir vos candidatures et pouvoir ainsi suivre votre processus de recrutement.

La page du poste se présente en plusieurs parties.

Tout en haut, vous allez retrouver plusieurs informations et options. Vous pouvez notamment ajouter un recruteur, changer le statut du poste et accéder à ses paramètres. Depuis les icônes à droite, vous pouvez accéder à la recherche avancée, à l'historique des changements et aux détails des statistiques. La duplication du poste et la configuration pour les publications sont également accessibles à cet endroit.

Onglet Détails

Sous l’onglet Détails, vous retrouverez le nombre de candidats en processus, le nombre de jours depuis sa création et les sites sur lesquels votre poste est actuellement affiché. Le nombre de nouvelles candidatures sera visible si vous n’utilisez pas l’approbation automatique des candidatures web.

Vous retrouvez également les détails de la demande et les détails des campagnes de recrutement, en plus des informations sur le poste et les conditions d'embauche. Vous pouvez modifier des informations si besoin.

Pour créer vos campagnes payantes sur les jobboards, il faudra d’abord avoir configuré la pastille Campagnes de recrutement depuis la page de configuration des modules.

Onglet Candidats

Sous l'onglet Candidats, vous retrouverez l’ensemble des candidats actuellement en processus pour ce poste. Vous pouvez modifier le statut de ces candidats, visualiser leur profil et modifier leurs informations, envoyer des documents, discuter avec vos collaborateurs, envoyer des courriels et prévoir des entrevues. Pour plus d'informations, consultez Gérer les candidatures Web dans Folks ATS.

Vous pouvez sélectionner plusieurs candidats et changer leur statut, leur envoyer un formulaire ou les transférer vers un autre poste.

Depuis les icônes à droite, vous pourrez notamment contacter les candidats et envoyer des documents à vos collaborateurs.

Pour chaque candidat, vous pourrez accéder aux éléments suivants : son profil, ses documents, ses informations complémentaires, l’historique des changements et le CV. Vous pourrez également ajouter des notes en mentionnant ses collaborateurs et voir les réponses au formulaire de pré-sélection.