Ce tutoriel s’adresse à toute personne qui souhaite configurer Glow afin que son organisation puisse commencer à l'utiliser pour la gestion de ses candidatures.
Dans cette vidéo de formation, nous vous guiderons à travers les étapes de configuration de l'ATS. Suivez les conseils de notre équipe ou lisez les instructions ci-dessous.
Étape 0 - Accès à Glow depuis Folks
Il est possible modifier le lien Recrutement dans Folks par votre lien Glow en l'ajoutant dans le champ Site carrière de la page de contrôle Compagnie (voir Donner les accès à l'ATS à partir du SIRH).
Étape 1 - Configurations de base
Une fois que vous avez ouvert une session, cliquez sur votre icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Intégrations > Microsoft 365 et Google afin de configurer les courriels et les calendriers.
2 - Configuration du courriel et du calendrier
- Sous Microsoft 365 ou Google, cliquez sur Se connecter.
- Suivez les étapes pour compléter la connexion.
- Validez le calendrier en cliquant sur le bouton Valider située à droite de votre adresse courriel.
- Une fois le calendrier validé, vous pourrez ajouter signature courriel (Intégrations > Signatures).
1 - Modification du mot de passe
- Cliquez sur votre icône utilisateur en haut à droite puis cliquez sur Paramètres du compte.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez modifier votre mot de passe, activer la connexion double facteur et le SSO.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.
01:50 - Paramétrage du système
Maintenant que vous avez configurez votre courriel, votre calendrier et votre utilisateur, vous pouvez vous rendre dans le volet Paramètres de l'ATS pour configurer le système.
- Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules.
- Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Système.
- Dans l'onglet Informations, sous Général, entrez le nom et le fuseau horaire de votre compagnie. Vous pouvez également activer certaines options comme le partage de documents par défaut, le SSO en mode actif par défaut et l'approbation automatique des candidats web. Pour plus d'information, consultez Tutoriel de démarrage : Utiliser Glow.
- Sous Adresse, entrez l'adresse de votre compagnie.
- Sous Logo, vous pouvez ajouter le logo de votre compagnie.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
- Ensuite, dans l'onglet Recrutement, vous pouvez ajouter un courriel de recrutement à partir duquel toutes vos automatisations seront envoyées à vos candidats (exemple : info@votrecompagnie.com).
Astuce : Envoyez cette adresse courriel à notre équipe afin que nous puissions la faire valider par Postmark. Une fois que nous aurons reçu votre adresse courriel, vous recevrez un courriel de Postmark pour la valider.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
3 - Ajout d'utilisateurs
Pour plus d'informations, consultez Ajouter des utilisateurs et des gestionnaires dans Glow.
- Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Utilisateurs.
- Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur l'icône Ajout d'un utilisateur située en haut à droite de la liste.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations requises, soit le nom de l'utilisateur, son courriel et un mot de passe provisoire.
Attention! Lors de la première connexion, l'utilisateur devra changer son mot de passe. De plus, pour des raisons de sécurité, le mot de passe ne restera pas inscrit dans Glow. Nous vous recommandons donc de l'enregistrer pour pouvoir l'envoyer à l'utilisateur pour sa première connexion. Si désiré, vous pouvez activer la connexion double facteur et le SSO pour l'utilisateur.
- Vous pouvez également ajouter d'autres informations comme des permissions, un titre et une photo, ainsi qu'activer les accès Recruteur et Voir tous les postes.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'utilisateur apparaîtra dans la liste.
05:47 - Ajout de groupes d'accès
Une fois que les utilisateurs ont été ajoutés, vous pouvez créer des groupes pour contrôler les droits d'accès des utilisateurs (voir Gérer les rôles et les permissions dans Glow).
- Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Rôles et permissions.
- Pour ajouter un groupe, cliquez sur l'icône + (Ajouter un groupe) située en haut à droite de la liste.
- Sélectionnez les utilisateurs à ajouter, ainsi que la ou les catégories désirées afin de choisir les accès associés.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
07:47 - Création et configuration des processus
Dans la configuration des modules, les prochains éléments importants à configurer sont les processus de recrutement. Lors de votre première connexion, le Processus 1 sera créé par défaut.
- Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Processus.
- Pour ajouter un processus, cliquez sur l'icône + située en haut à droite de la liste.
- Une fois le processus créé, les actions suivantes sont disponibles : Activer / Désactiver, Modifier, Dupliquer le processus, Gérer les étapes de processus et Supprimer.
- Cliquez sur Gérer les étapes de processus pour effectuer la configuration.
- Pour ajouter une étape, cliquez sur l'icône + située en haut à droite de la liste des étapes de processus.
- Pour activer les notifications recruteur ou candidat, cliquez sur l'icône Modifier les templates de la notification candidat pour créer le courriel qui sera envoyé, puis cliquez sur l'option Notification candidat une fois de retour dans la liste des étapes. Vous pouvez ensuite activer l'option Notification recruteur.
12:57 - Création et configuration des postes
- Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Postes.
- Pour ajouter un poste, cliquez sur l'icône + (Ajouter un poste) située en haut à droite de la liste.
- Dans la page qui s'ouvre, complétez les informations nécessaires. Dans la section Configuration des postes, les options des listes déroulantes peuvent être configurées dans le volet Configuration (voir Configurations relatives aux postes dans Glow).
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider.
15:28 - Création de consentements
Pour plus d'informations, consultez Introduction aux consentements dans Glow.
- Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Consentement.
- Pour ajouter un consentement, cliquez sur l'icône + (Ajouter un consentement) située en haut à droite de la liste.
- Entrez la phrase de consentement que recevront vos candidats puis cliquez sur Valider.
16:32 - Configuration des jobboards
- Dans la page de configuration des modules, faites défiler la page jusqu'à la section Market place.
- En cliquant sur LinkedIn, par exemple, vous devrez entrer le nom de votre compte LinkedIn et son identifiant. Au besoin, vous pouvez ajouter plusieurs comptes.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. Vous pourrez ensuite afficher des postes sur LinkedIn.
Une fois que vous avez effectué les différentes configurations de base, vous pouvez configurer les autres éléments dont vous aurez besoin pour la création de vos postes à combler (départements, diplômes, permis de travail, provenance, territoires, etc.)
Ces configurations seront importantes pour le matching et les rapports (voir Configurations relatives aux postes dans Glow).
Étape 2 - Création des clients et des gestionnaires
Dans Glow, un client peut représenter une succursale, un service, une concession, une usine, etc. Vous pouvez diviser votre entreprise comme vous le souhaitez. Pour chacun des clients que vous ajoutez, vous devrez au minimum ajouter un gestionnaire.
- Dans le menu principal, cliquez sur Entreprises > Liste des clients.
- Pour ajouter un client, cliquez sur + Ajouter un client.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez les informations du client puis cliquez sur Ajouter.
- Pour ajouter un gestionnaire, dans la liste des clients, cliquez sur l'icône Voir gestionnaires d'un client puis cliquez sur + Ajouter un gestionnaire au client.
- Pour ajouter une activité client, dans la liste des clients, cliquez sur l'icône Activités clients d'un client puis cliquez sur + Ajouter une activité.
Astuce : Dans la liste des clients, assurez-vous que vos clients soient actifs afin de pouvoir les sélectionner lors de la création de postes. Pour ce faire, cliquez sur l'icône Détails d'un client et changez le statut pour Actif. N'oubliez pas d'enregistrer votre modification. Le statut est également important pour les gestionnaires.
Étape 3 - Création et configuration de la page carrière
Pour la page carrière, deux options s'offrent à vous : la page carrière Glow et la page carrière API. Les instructions ci-dessous s'appliquent à la page carrière Glow.
- Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules.
- Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Sites demandes publiques. Vous remarquerez qu'une page carrière a été créée pour vous. Pour modifier, supprimer ou désactiver cette page par défaut, contactez notre équipe.
- Pour ajouter une page carrière, cliquez sur l'icône + (Ajouter un site) située en haut à droite de la liste.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez un nom, activez l'option Actif et ajoutez un logo.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
- Dans le menu principal, cliquez ensuite sur Entreprises > Page carrière pour paramétrer votre page.
- Effectuez les configurations désirées dans les différents onglets et enregistrez-les.
- Une fois que vous avez terminé la configuration, cliquez sur Page carrière > Thèmes pour visualiser votre page et la personnaliser.
Félicitations!🎉
Vous avez complété toutes les configurations requises de l'ATS. Passez maintenant aux configurations relatives aux postes si ce n'est pas déjà fait ou consultez notre tutoriel d'utilisation pour apprendre comment tirer le meilleur parti de Glow.