Candidats dans Folks ATS

Dans l'entête de l'ATS, le raccourci Ajouter + vous permet d'ajouter un candidat, soit manuellement  (Ajouter un candidat) ou via son CV (Analyse IA). Vous avez également la possibilité d’ajouter un candidat via LinkedIn grâce au plugin de Folks ATS.

L'ajout manuel

En ajoutant un candidat manuellement, la fenêtre d’ajout d’un candidat s’ouvrira.

1. Entrez le prénom et le nom du candidat. Vous pouvez également entrer son courriel et son numéro de téléphone.
2. Ajoutez le CV de votre candidat si vous l’avez.
3. Indiquez si vous souhaitez être le recruteur responsable.
4. Ajoutez le candidat à un ou plusieurs postes ouverts en les sélectionnant dans la liste déroulante.
5. Une fois le candidat ajouté, cliquez sur Voir le candidat pour ouvrir sa mini-fiche et compléter ses informations. Depuis la mini-fiche, vous pouvez accéder à la fiche complète en cliquant sur son icône ou son nom.

L'ajout via le CV et via LinkedIn

Voir Introduction à l'analyseur de CV et au plugin LinkedIn de Folks ATS.

Une fiche candidat est créée de différentes manières : via l’analyseur de CV, le plugin LinkedIn, manuellement, ou encore lorsqu'un candidat postule à une offre ou est rattaché à un poste par un recruteur.

Cet espace centralisé vous permet de consulter et de gérer les informations du candidat en toute simplicité. Vous pouvez ainsi ajouter, modifier ou supprimer ses données afin de garantir un suivi optimal et une mise à jour continue de son profil.

Dans cet article, vous apprendrez tout ce qu'il y a à savoir à propos de la fiche candidat. À noter que la mini-fiche correspond à ce qui est disponible lorsque vous prévisualisez un candidat.

La recherche de candidats

Utilisez la barre de recherche dans l'entête pour rechercher un candidat par son nom. La recherche avancée est également disponible. Vous pourrez effectuer une recherche avec plusieurs critères.

Astuce : Pour avoir accès à tous les candidats de votre base de données (Total des candidats), vous pouvez simplement cliquer sur la loupe à droite du champ de recherche.

La personnalisation de la fiche d'un candidat

1. Ouvrez la fiche du candidat.
2. Cliquez sur l’icône d’engrenage (Modifier la disposition) à droite de l’écran.
3. Déplacez, supprimez ou redimensionnez les widgets.
4. Ajoutez de nouveaux widgets avec le bouton + (Ajouter widget).
5. Cliquez sur la disquette pour enregistrer vos modifications.

Icônes supplémentaires de la fiche candidat

En haut à droite, plusieurs icônes permettent d’accéder rapidement à :

Le contenu de la fiche candidat

La fiche candidat contient plusieurs sections, dont les suivantes.

Vous pouvez connecter vos comptes de messagerie professionnels (Gmail, Outlook) et votre compte LinkedIn à l'ATS afin de communiquer avec vos candidats sans quitter l'ATS.

Cette fonctionnalité n'est pas activée par défaut. Vous devez l'activer dans les permissions sous la catégorie Recrutement > Unipile (voir Gérer les rôles et les permissions dans Folks ATS).

Connection des comptes

Dans l'accueil (Accueil > widget Candidats), cliquez sur l'icône du candidat (Prévisualisation du candidat) afin de connecter les comptes désirés sous l'onglet Messagerie.

La messagerie est également accessible via la fiche candidat en cliquant sur l'icône de la messagerie en haut à droite.

Veuillez noter que Gmail et Outlook sont mutuellement exclusifs. Vous ne pouvez connecter qu'un seul des deux.

Pour connecter votre compte LinkedIn

Cliquez sur LinkedIn et entrez vos identifiants de connexion. Si vous utilisez vos identifiants Goolgle pour votre compte LinkedIn, cette méthode ne fonctionnera pas.

Vous pouvez également utiliser la méthode des cookies en procédant comme suit :

1. Connectez-vous à votre compte LinkedIn dans un nouvel onglet.
2. Ouvrez la console de développement de votre navigateur (F12 pour Chrome et Firefox, option + commande + I pour Safari), puis cliquez sur l'onglet Application ou Stockage.
3. Ouvrez le dossier des cookies et cliquez sur celui intitulé « https://www.linkedin.com ».
4. Copiez les valeurs de « li_at » dans le premier champ.
5. Si votre compte dispose d'un abonnement Recruiter ou Sales Navigator, copiez également le cookie « li_a » dans le deuxième champ.
6. Au besoin, consultez les paramètres optionnels.
7. Cliquez sur le bouton Login.

LinkedIn Message est disponible si le candidat est une connexion de 1er degré, autrement InMail est utilisé.

Pour connecter votre compte Gmail ou Outlook

Cliquez sur Gmail ou Outlook, sélectionnez votre compte et autorisez Folks ATS à accéder à votre compte Google ou Outlook. Pour la connexion avec Outlook, vous devez avoir un compte Microsoft Office 365.

Vous pouvez retirer votre compte à tout moment en cliquant sur l'icône de déconnexion en bas à gauche.

Utilisation de la messagerie

Une fois vos comptes connectés, rédigez vos messages dans la zone de droite et recevez les réponses dans la zone de gauche. Vous recevrez les notifications en temps réel dans l'entête de l'ATS.

Grâce à Sendgrid, vous pouvez envoyer des courriels en masse directement depuis Folks ATS. Créez vos gabarits, personnalisez vos contenus, définissez votre base de données et décidez de l’horaire de diffusion afin de programmer votre envoi!

Connecter Sendgrid et Folks ATS

Vous devez obligatoirement avoir un compte Sendgrid afin d’utiliser le mailing de masse dans Folks ATS. Pour connecter Sendgrid et Folks ATS, complétez les étapes ci-dessous.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules.
2. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Mailing de masse.
3. Dans la page qui s'ouvre, entrez le courriel de votre compte Sendgrid ainsi que l'ID Api et la clé API. Vous trouverez ces informations dans votre compte Sendgrid.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
5. Cliquez ensuite sur Configuration pour effectuer les configurations désirées et vérifier votre nombre de crédits restants.

Créer un modèle de courriel

Pour créer un modèle de courriel, dans le menu principal, rendez-vous dans Candidats > Envoi massif > Modèle de mailing > + (Ajouter un modèle). Vous pourrez également Activer / Désactiver, Modifier et Supprimer des modèles existants.

Pour utiliser le mailing de masse, commencez par effectuer une recherche de candidat par critères grâce à la recherche avancée. Ensuite, cliquez sur le bouton Mailing de masse, sélectionnez Courriel, choisissez votre modèle, ajoutez un sujet et enregistrez.

Vous serez redirigé vers votre campagne. Lorsque vous serez prêt, cliquez sur Configurer et envoyer. Validez chaque étape puis envoyer le courriel final à tous les candidats sélectionnés.

Le mailing de masse servira également à envoyer des courriels ou formulaires à de nombreux candidats en même temps, depuis les consentements ou les postes directement depuis la demande.

La fonctionnalité de référencement permet aux recruteurs d'associer un nom de référence interne ou externe à une candidature depuis la fiche candidat. Il est par la suite possible de produire une rapport dédié et de gérer les références à travers une saisie intelligente. 

Associer une référence à une candidature

Afin d'ajouter le nom d'une référence à une candidature, passez par Postes > Liste des postes et trouvez le poste dans lequel se trouve le candidat. Sous la colonne détails cliquez sur l'icône vert afin d'arriver à la page détails de la demande. Cliquez sur l'onglet candidats.

Attention: pour la prochaine étape assurez-vous d'être en vue liste et non en vue kanban.

Sur la ligne du candidat voulu, cliquez sur les trois points verticaux et sélectionnez information complémentaire. Cliquez sur l'icône du crayon afin de modifier les informations. Sous référence, vous devrez choisir de qui provient la référence: interne (utilisateur ou employé) ou externe. Vous pouvez également ajouter le nom de la personne à contacter ainsi que son numéro de téléphone. 

Utiliser des références externes existantes

Lorsqu'une référence externe a été créée pour un candidat, celle-ci demeure disponible pour les prochains candidats. Si vous avez un autre candidat qui a des références provenant du même endroit, il sera possible d'aller chercher la référence dans la bande déroulante au lieu de l'entrer manuellement. Cela vous permet de réutiliser facilement des références externes existantes. 
 

Générer un rapport de références

Il est possible de générer un rapport de toutes les références utilisées dans les candidatures à partir du menu de gauche en sélectionnant Statistiques > Rapports. Sous la section statistiques recrutement sélectionnez rapport des candidats avec référence interne/externe. Entrez les dates voulues pour le rapport et cliquez sur produire le rapport. 

⚠️Attention: ici les dates font référence à la date d'ajout (aussi appelé date d'envoi) du candidat à un poste.

Un fichier de type feuille de calcul sera déposé directement dans votre boîte de téléchargements. 

Un nouveau visuel est désormais disponible pour la page détails de la demande ainsi que la vue liste pour les candidats d'un poste. De nouvelles options ont également été ajoutées afin d’améliorer votre expérience sur la plateforme.

Onglet détails de la demande

Depuis le menu de gauche, cliquez sur Postes > Liste des postes, trouvez le poste qui vous intéresse, puis cliquez sur l’icône en forme d’œil vert complètement à droite, intitulée Détails. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira alors, affichant la page Détails de la demande.

Quelques précisions sur cette page:

• Les informations disponibles sont les mêmes que dans l’ancienne version, mais certaines ont été déplacées pour une meilleure lisibilité.

• L'encadré nouvelles candidatures représente tous les candidats qui n'ont pas encore été filtrés. 

  📝À noter: si l’approbation automatique est activée, cela correspond aux candidats se trouvant dans la première étape du processus. Dès qu’un candidat est déplacé vers une étape suivante, le nombre de nouvelles candidatures se met automatiquement à jour.

Onglet candidats

Par défaut, lorsque vous accédez à l’onglet Candidats pour la première fois, vous serez dirigé vers la vue Kanban (tableau organisé en colonnes).

Vous pouvez facilement basculer vers la vue Liste à l’aide des boutons situés à droite.

Qu'est-ce qui a changé?

Au-delà du nouveau visuel, plusieurs améliorations ont été apportées pour optimiser votre expérience :

✅Navigation plus fluide 
En sélectionnant la vue Liste, vous restez sur la même page, ce qui rend la navigation plus rapide et intuitive.

✅Nouvel emplacement des actions sur les candidats 
Les petites icônes qui apparaissaient sous le nom des candidats sont désormais regroupées dans le menu accessible via les trois points verticaux à l’extrême droite.

• Si un formulaire de présélection est associé au poste, une option Formulaire de présélection sera visible dans le menu à trois points. 

• Lorsqu’un candidat passe au statut Sélectionné, l’option + Création d’emploi devient accessible via le menu à trois points, remplaçant ainsi l’ancienne icône mauve dédiée à cette fonction.

✅Filtres par recruteur 
Il est désormais possible de filtrer les candidats en fonction du ou des recruteur(s) en cliquant sur les bulles contenant les photos de profil, en haut de la page. C’est également à cet endroit que vous pouvez ajouter un recruteur au poste.

✅Personnalisation de l’affichage 
Il est possible de choisir les informations à afficher grâce au bouton Visibilité des colonnes, situé au-dessus des trois points verticaux.

Formulaires de consentement

Il est désormais possible de créer des formulaires de consentement avec une durée de validité déterminée. Pour ce faire, accédez au menu de gauche, puis cliquez sur Paramètres > Configuration des modules > Consentement. Cliquez ensuite sur le bouton + vert pour créer un nouveau formulaire de consentement.

Remplissez les champs requis :

• Nom du formulaire

• Description (texte du consentement)

• Durée de validité (en années)

🔤 Important : n'oubliez pas de remplir le champ description dans l'onglet anglais afin que le texte soit disponible dans cette langue. L’affichage dépendra des préférences linguistiques du candidat. Un fois tous les champs complétés, cliquez sur valider pour enregistrer le formulaire. Vous pouvez en créer plusieurs avec des durées de validité différentes selon vos besoins.

Attribution d'un formulaire de consentement à un candidat

Une fois les formulaires créés, vous pourrez en sélectionner un lors de l’ajout d’un candidat.

⚡Note importante : la date d’expiration à renseigner ici correspond à la date limite pour que le candidat remplisse le formulaire (et non à la date d’expiration du consentement lui-même).

Consentements Candidats Expirés ⏰

L’ajout d’une date de validité aux formulaires permet d’identifier facilement les candidats dont le consentement n’est plus valide. Pour accéder à cette liste, allez dans Candidats > Consentements via le menu de gauche.

 Sous l'onglet Consentements Candidats Expirés, vous verrez tous les candidats dont le consentement est arrivé à expiration à la date du jour. Vous y trouverez également des informations complémentaires :

• Date d'approbation du consentement
• Type de formulaire attribué
• Durée de validité (en années). 

Depuis cet onglet, vous avez la possibilité de renvoyer le formulaire ou de supprimer le candidat.