Candidats dans Folks ATS

La fonctionnalité de référencement permet aux recruteurs d'associer un nom de référence interne ou externe à une candidature depuis la fiche candidat. Il est par la suite possible de produire une rapport dédié et de gérer les références à travers une saisie intelligente. 

Associer une référence à une candidature

Afin d'ajouter le nom d'une référence à une candidature, passez par Postes > Liste des postes et trouvez le poste dans lequel se trouve le candidat. Sous la colonne détails cliquez sur l'icône vert afin d'arriver à la page détails de la demande. Cliquez sur l'onglet candidats.

Attention: pour la prochaine étape assurez-vous d'être en vue liste et non en vue kanban.

Sur la ligne du candidat voulu, cliquez sur les trois points verticaux et sélectionnez information complémentaire. Cliquez sur l'icône du crayon afin de modifier les informations. Sous référence, vous devrez choisir de qui provient la référence: interne (utilisateur ou employé) ou externe. Vous pouvez également ajouter le nom de la personne à contacter ainsi que son numéro de téléphone. 

Utiliser des références externes existantes

Lorsqu'une référence externe a été créée pour un candidat, celle-ci demeure disponible pour les prochains candidats. Si vous avez un autre candidat qui a des références provenant du même endroit, il sera possible d'aller chercher la référence dans la bande déroulante au lieu de l'entrer manuellement. Cela vous permet de réutiliser facilement des références externes existantes. 
 

Générer un rapport de références

Il est possible de générer un rapport de toutes les références utilisées dans les candidatures à partir du menu de gauche en sélectionnant Statistiques > Rapports. Sous la section statistiques recrutement sélectionnez rapport des candidats avec référence interne/externe. Entrez les dates voulues pour le rapport et cliquez sur produire le rapport. 

⚠️Attention: ici les dates font référence à la date d'ajout (aussi appelé date d'envoi) du candidat à un poste.

Un fichier de type feuille de calcul sera déposé directement dans votre boîte de téléchargements. 

Un nouveau visuel est désormais disponible pour la page détails de la demande ainsi que la vue liste pour les candidats d'un poste. De nouvelles options ont également été ajoutées afin d’améliorer votre expérience sur la plateforme.

Onglet détails de la demande

Depuis le menu de gauche, cliquez sur Postes > Liste des postes, trouvez le poste qui vous intéresse, puis cliquez sur l’icône en forme d’œil vert complètement à droite, intitulée Détails. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira alors, affichant la page Détails de la demande.

Quelques précisions sur cette page:

• Les informations disponibles sont les mêmes que dans l’ancienne version, mais certaines ont été déplacées pour une meilleure lisibilité.

• L'encadré nouvelles candidatures représente tous les candidats qui n'ont pas encore été filtrés. 

  📝À noter: si l’approbation automatique est activée, cela correspond aux candidats se trouvant dans la première étape du processus. Dès qu’un candidat est déplacé vers une étape suivante, le nombre de nouvelles candidatures se met automatiquement à jour.

Onglet candidats

Par défaut, lorsque vous accédez à l’onglet Candidats pour la première fois, vous serez dirigé vers la vue Kanban (tableau organisé en colonnes).

Vous pouvez facilement basculer vers la vue Liste à l’aide des boutons situés à droite.

Qu'est-ce qui a changé?

Au-delà du nouveau visuel, plusieurs améliorations ont été apportées pour optimiser votre expérience :

✅Navigation plus fluide 
En sélectionnant la vue Liste, vous restez sur la même page, ce qui rend la navigation plus rapide et intuitive.

✅Nouvel emplacement des actions sur les candidats 
Les petites icônes qui apparaissaient sous le nom des candidats sont désormais regroupées dans le menu accessible via les trois points verticaux à l’extrême droite.

• Si un formulaire de présélection est associé au poste, une option Formulaire de présélection sera visible dans le menu à trois points. 

• Lorsqu’un candidat passe au statut Sélectionné, l’option + Création d’emploi devient accessible via le menu à trois points, remplaçant ainsi l’ancienne icône mauve dédiée à cette fonction.

✅Filtres par recruteur 
Il est désormais possible de filtrer les candidats en fonction du ou des recruteur(s) en cliquant sur les bulles contenant les photos de profil, en haut de la page. C’est également à cet endroit que vous pouvez ajouter un recruteur au poste.

✅Personnalisation de l’affichage 
Il est possible de choisir les informations à afficher grâce au bouton Visibilité des colonnes, situé au-dessus des trois points verticaux.

Formulaires de consentement

Il est désormais possible de créer des formulaires de consentement avec une durée de validité déterminée. Pour ce faire, accédez au menu de gauche, puis cliquez sur Paramètres > Configuration des modules > Consentement. Cliquez ensuite sur le bouton + vert pour créer un nouveau formulaire de consentement.

Remplissez les champs requis :

• Nom du formulaire

• Description (texte du consentement)

• Durée de validité (en années)

🔤 Important : n'oubliez pas de remplir le champ description dans l'onglet anglais afin que le texte soit disponible dans cette langue. L’affichage dépendra des préférences linguistiques du candidat. Un fois tous les champs complétés, cliquez sur valider pour enregistrer le formulaire. Vous pouvez en créer plusieurs avec des durées de validité différentes selon vos besoins.

Attribution d'un formulaire de consentement à un candidat

Une fois les formulaires créés, vous pourrez en sélectionner un lors de l’ajout d’un candidat.

⚡Note importante : la date d’expiration à renseigner ici correspond à la date limite pour que le candidat remplisse le formulaire (et non à la date d’expiration du consentement lui-même).

Consentements Candidats Expirés ⏰

L’ajout d’une date de validité aux formulaires permet d’identifier facilement les candidats dont le consentement n’est plus valide. Pour accéder à cette liste, allez dans Candidats > Consentements via le menu de gauche.

 Sous l'onglet Consentements Candidats Expirés, vous verrez tous les candidats dont le consentement est arrivé à expiration à la date du jour. Vous y trouverez également des informations complémentaires :

• Date d'approbation du consentement
• Type de formulaire attribué
• Durée de validité (en années). 

Depuis cet onglet, vous avez la possibilité de renvoyer le formulaire ou de supprimer le candidat.

Dans l'entête de l'ATS, le raccourci Ajouter un candidat + vous permet d'ajouter un candidat, soit manuellement ou via son CV. Vous avez également la possibilité d’ajouter un candidat via LinkedIn grâce au plugin de Folks ATS.

L'ajout manuel

En ajoutant un candidat manuellement, vous arriverez sur la page de création de la fiche candidat.

• Sous la section Candidat, complétez les informations requises. N’oubliez pas d’ajouter le CV de votre candidat si vous l’avez. Vous avez également la possibilité d'envoyer une Demande de consentement au candidat. Pour ce faire, sélectionnez un modèle et spécifiez une date d'expiration.
• Sous la section Contact, ajoutez le courriel et le ou les numéros de téléphone du candidat.
• Sous la section Adresse, il est important de valider avec Google Maps afin que la géolocalisation fonctionne correctement.
• Sous la section Emploi, sélectionnez la provenance et le ou les postes visés. Le champ Poste visé correspond aux postes pour lesquels le candidat est intéressant ou intéressé. Il s'agit de la liste des postes dans le volet Configuration.
• Sous la section Postes, vous pouvez ajouter le candidat à un poste ouvert en cliquant sur l'icône + située sous la colonne Ajouter dans la liste des postes.

L'ajout via le CV et via LinkedIn

Voir Introduction à l'analyseur de CV et au plugin LinkedIn de Folks ATS.

Grâce à Sendgrid, vous pouvez envoyer des courriels en masse directement depuis Folks ATS. Créez vos gabarits, personnalisez vos contenus, définissez votre base de données et décidez de l’horaire de diffusion afin de programmer votre envoi!

Connecter Sendgrid et Folks ATS

Vous devez obligatoirement avoir un compte Sendgrid afin d’utiliser le mailing de masse dans Folks ATS. Pour connecter Sendgrid et Folks ATS, complétez les étapes ci-dessous.

1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules.
2. Dans la page de configuration des modules, cliquez sur Mailing de masse.
3. Dans la page qui s'ouvre, entrez le courriel de votre compte Sendgrid ainsi que l'ID Api et la clé API. Vous trouverez ces informations dans votre compte Sendgrid.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
5. Cliquez ensuite sur Configuration pour effectuer les configurations désirées et vérifier votre nombre de crédits restants.

Créer un modèle de courriel

Pour créer un modèle de courriel, dans le menu principal, rendez-vous dans Candidats > Envoi massif > Modèle de mailing > + (Ajouter un modèle). Vous pourrez également Activer / Désactiver, Modifier et Supprimer des modèles existants.

Pour utiliser le mailing de masse, commencez par effectuer une recherche de candidat par critères grâce à la recherche avancée. Ensuite, cliquez sur le bouton Mailing de masse, sélectionnez Courriel, choisissez votre modèle, ajoutez un sujet et enregistrez.

Vous serez redirigé vers votre campagne. Lorsque vous serez prêt, cliquez sur Configurer et envoyer. Validez chaque étape puis envoyer le courriel final à tous les candidats sélectionnés.

Le mailing de masse servira également à envoyer des courriels ou formulaires à de nombreux candidats en même temps, depuis les consentements ou les postes directement depuis la demande.