Paramètres Folks ATS

Assistance à la rédaction - intelligence artificielle ATS

Assistant rédactionnel IA

Intégration du module d'IA générative dédié à la production de contenus textuels. Cette fonctionnalité est ajoutée dans le but de réduire drastiquement le temps mis sur les tâches rédactionnelles. 

👉 À noter: la permission pour l'accès à l'IA doit être activée dans les groupes utilisateurs afin de pouvoir accéder à cette fonctionnalité.

Par exemple:

  • Génération de description de postes : Création d'une description structurée et professionnelle à partir de quelques critères essentiels (titre, compétences, niveau). Idéal pour démarrer rapidement une fiche de poste claire et complète. 

  • Optimisation pour les Jobboards : Transformation d'une description de poste en format « annonce marketing » attractive, afin de maximiser le taux de postulation sur les sites d'emploi externes. 

  • Messages candidats personnalisés : Génération de courriels d'approche ou de relance basés sur le profil du candidat, pour augmenter le taux de réponse tout en personnalisant l'échange à grande échelle.

Aide à la rédaction des critères d'évaluation assistée par IA

Un assistant intelligent intégré aux cartes d'évaluation est présent pour aider les recruteurs à structurer les entretiens et synthétiser la prise de notes.

  • Suggestion intelligente de critères d'évaluation : L'IA propose des questions et critères pertinents basés sur l'intitulé du poste, les compétences et la section de la carte d'évaluation, permettant d'évaluer les candidats sur des bases objectives.

  • Synthèse de rétroaction assistée : Transformation automatique des notes rapides et brouillons des évaluateurs en une rétroaction structurée et professionnelle.


 


 

Module de diversité, équité et inclusion

Le formulaire de diversité, équité et inclusion (DEI) est disponible depuis la page carrière. Cela vous permet de piloter vos engagements sociaux directement depuis le tunnel de candidature.

  • Auto-identification : les candidats peuvent renseigner des critères EDI (ancien militaire, minorités, genre, handicap, etc.) lors de l'envoi de leur postulation sur la page carrière.

  • Paramétrage client : chaque entreprise peut configurer les critères spécifiques qu'elle souhaite afficher.

  • Exploitation BI : les données recueillies sont centralisées sur la fiche candidat (via un widget dédié) et entièrement exportables dans vos outils de Business Intelligence pour un suivi statistique précis.

Activation du formulaire

Naviguez vers Entreprises > Page carrière > onglet configuration. Cliquez ensuite sur l'onglet formulaire diversité, équité et inclusion. 

  1. Cliquez sur le bouton activer le formulaire EDI

  2. Entrez le message d'introduction EDI

  3. Sélectionnez quelles questions seront activées et/ou obligatoires

  4. N'oubliez pas de sauvegarder vos modifications en cliquant sur Enregistrer

Capture d’écran 2026-02-19 183744-modified.png

Dès l'enregistrement, les questions seront disponibles immédiatement sur la page carrière.

Accès utilisateurs

L'accès aux réponses et/ou à la modification de formulaire doit être donné pour les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Naviguez vers Paramètres > Rôles & permissions et cliquez sur l'icône de crayon mauve afin de modifier un groupe. Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez Recrutement puis cochez la case pour diversité et inclusion. Vous aurez l'option de donner les droits pour visualiser, modifier et supprimer. 

  • Visualiser: permet de consulter les réponses des candidats

  • Modifier: permet d'ajouter ou supprimer des choix dans le formulaire

  • Supprimer: permet de supprimer des formulaires

N'oubliez pas de cliquer sur enregistrer afin de sauvegarder vos modifications. 

Analyse des résultats

Il est possible de visualiser l'information depuis la fiche du candidat (ou la mini-fiche depuis le poste) dans le widget diversité & inclusion.

Pour plus de détails, il est également possible de passer par Statistiques > Analyse diversité & inclusion afin d'accéder à plus d'indicateurs. L'accès à ces statistiques détaillées doit toutefois d'abord être donné pour les utilisateurs ou groupes d'utilisateurs. Pour ce faire, naviguez vers Paramètres > Rôles & permissions et cliquez sur l'icône de crayon mauve afin de modifier un groupe. Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez Intelligence d'affaires puis cochez la case pour analyse diversité & inclusion.

Configurer l'authentification unique (SSO) avec Folks ATS

L’authentification unique (SSO) permet aux utilisateurs de Folks ATS de se connecter à la plateforme à l’aide de leurs identifiants professionnels existants, simplifiant ainsi l’accès tout en renforçant la sécurité.

Activer la fonctionnalité dans Folks ATS

  1. Dans le menu de gauche, sélectionnez Paramètres > Configuration des modules.

  2. Cliquez sur le bouton Authentification unique (SSO) et cliquez sur Activer.

  3. Remplissez les champs suivants :

    • Code de compagnie : libre à vous de le choisir, en autant que ce n'est pas déjà pris.

    • Fournisseur d'authentification : Google Workspace ou Microsoft.

Configuration avec Microsoft

  1. Connectez-vous au portail Azure.

  2. Accédez à Applications d’entreprise.

  3. Cliquez sur Nouvelle application, puis sur Créer votre propre application.

  4. Nommez votre application Folks ATS et cliquez sur Créer.

  5. Une fois l’application ajoutée, configurez l’authentification unique en sélectionnant la méthode SAML, puis cliquez sur Modifier.
    👉 Pour plus d’informations, consultez la documentation SAML configuration for Microsoft Azure.

  6. Dans la première section (Configuration SAML de base), remplissez les champs suivants :

  7. Cliquez sur Sauvegarder.

  8. Dans la troisième section (Certificats SAML), téléchargez le fichier XML de métadonnées de fédération.

  9. Retournez dans Folks ATS, téléversez le fichier XML à l’endroit prévu (fournisseur d’identité), puis cliquez sur Terminer.

Configuration avec Google

  1. Accédez au portail d’administration Google.

  2. Sélectionnez Apps.

  3. Cliquez sur Web and mobile apps, puis sur Add App > Add custom SAML app.

  4. Nommez votre application Folks ATS, ajoutez une icône si souhaité, puis cliquez sur Continue.

  5. À l’écran Google IdP Information, cliquez sur Next.

  6. À l’écran Service Provider Details, saisissez les informations suivantes, puis cliquez sur Next :

  7. À l’écran Attribute Mapping, cliquez sur Add New Mapping et associez l’adresse courriel principale au champ email.

  8. Assurez-vous que le bouton Service Status est activé.

  9. Téléchargez le fichier XML de métadonnées de fédération.

  10. Retournez dans Folks ATS, téléversez le fichier XML à l’endroit prévu (fournisseur d’identité), puis cliquez sur Terminer.

Connexion des utilisateurs

Lorsqu’un utilisateur accède à la page de connexion de Folks ATS, il verra un nouveau bouton lui permettant de se connecter via l’authentification unique. Il devra entrer le code de compagnie que vous lui aurez fourni pour finaliser la connexion.

Exiger la connexion SSO 

Pour renforcer la sécurité, vous pouvez exiger l’utilisation du SSO pour l’ensemble des utilisateurs :

  • Activez simplement le bouton Exiger la connexion SSO pour tous les utilisateurs.

⚠️Lorsque cette option est activée, la connexion classique (saisie manuelle de l'adresse courriel et du mot de passe) n'est plus disponible. Il est donc important de s'assurer que tous vos utilisateurs possèdent une adresse courriel professionnelle liée à Microsoft ou Google.

Ajouter des utilisateurs et des gestionnaires dans Folks ATS

Il est fortement probable que vous soyez plusieurs à utiliser Folks ATS. C’est la personne ayant le premier accès qui devra ajouter les autres utilisateurs.

Il existe deux types de licences :

L'ajout d'un utilisateur (recruteur)

  1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Utilisateurs > onglet Liste des utilisateurs 
  2. Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur l'icône Ajout d'un utilisateur située en haut à droite de la liste.
  3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations requises, soit le nom de l'utilisateur, son courriel et un mot de passe temporaire. Vous pourrez alors envoyer le mot de passe temporaire à votre collaborateur pour sa première connexion. 
    ⚠️Attention : prenez-le en note quelque part, car il ne sera pas enregistré pour des raisons de sécurité. Lors de sa première connexion, l'utilisateur devra changer son mot de passe. Si désiré, vous pouvez activer la connexion double facteur et le SSO pour l'utilisateur.
  4. Vous pouvez également ajouter d'autres informations comme des permissions, un titre, une photo et des accès (Recruteur, Approbation et Voir tous les postes). Les permissions correspondent aux groupes d'accès préalablement créés dans Configuration > Gestion des groupes.
  5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'utilisateur apparaîtra dans la liste.

Une fois l'utilisateur ajouté, les actions suivantes sont disponibles : Modifier, Modifier les accès, Heure d'accès (Activer / désactiver), Affichage comme (Afficher les permissions dans le profil) et Licence (Activer / désactiver).

N'oubliez pas de transmettre les identifiants à l’utilisateur concerné afin qu’il se connecte pour la première fois et change son mot de passe.

 

  • Permission : pour donner des accès différents aux utilisateurs
  • Voir tous les postes coché: Pour voir tous les postes affichés dans l’ATS
  • Voir tous les postes non coché: Ne verra aucun poste SAUF si l’utilisateur a été ajouté dans > l’équipe de recruteur du poste, alors il verra seulement les postes dans lesquels il est recruteur.


 

/!/ Si l’on ajoute un ou des “Clients accessibles uniquement” depuis > Paramètres > Utilisateurs > Liste des utilisateurs > Modifier les accès : 

  • Permission : pour donner des accès différents aux utilisateurs
  • Voir tous les postes coché: Pour voir tous les postes de ce client affichés dans l’ATS

Voir tous les postes non coché: Ne verra aucun poste SAUF si l’utilisateur a été ajouté dans > l’équipe de recruteur du poste, alors il verra seulement les postes dans lesquels il est recruteur.

 

L'ajout d'un gestionnaire

  1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Utilisateurs.
  2. Dans la page de gestion des utilisateurs et gestionnaires, cliquez sur Liste des gestionnaires.
  3. Pour ajouter un gestionnaire, cliquez sur l'icône Ajout d'un gestionnaire située en haut à droite de la liste. 
    _icon.svg Attention! Le terme gestionnaire dans Folks ATS est utilisé à la fois pour décrire un utilisateur de type gestionnaire et le responsable d'un client dans le CRM (section Entreprise). Il s'agit de deux accès complètement différents (voir Créer des clients et des gestionnaires).
  4. Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations requises, soit le nom de l'utilisateur, son courriel et un mot de passe provisoire. Vous pourrez alors envoyer le mot de passe provisoire à votre collaborateur pour sa première connexion. 
    _icon.svg Attention! Retenez-le bien, car il ne sera pas enregistré pour des raisons de sécurité. Lors de sa première connexion, l'utilisateur devra changer son mot de passe. Si désiré, vous pouvez activer la connexion double facteur et le SSO pour l'utilisateur.
  5. Dans le champ Clients accessibles, vous pouvez choisir les clients pour lesquels le gestionnaire pourra voir les postes.
  6. Si vous souhaitez que le gestionnaire puisse créer des postes à combler, activez l'option Création de demande. Vous pouvez ajouter une approbation par un recruteur au besoin dans Configuration > Postes.
  7. Activez l'option Voir tous les postes si vous souhaitez que le gestionnaire voit tous les postes du ou des clients sélectionnés même s’il ne fait pas partie de l’équipe de recruteurs, ou tous les postes de tous les clients si aucun client n’est sélectionné plus haut. Si l'option Voir tous les postes n’est pas activée, le gestionnaire doit être ajouté à l’équipe de recruteurs dans le poste afin de pouvoir voir le poste en question.
  8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'utilisateur apparaîtra dans la liste.

Une des interactions possibles du gestionnaire sera de voir le profil, les documents et les informations complémentaires des candidats présentés dans les détails d'un poste.

Type_light-bulb__Size_small.svg Astuce : Partagez notre guide d'introduction avec vos gestionnaires pour les guider dans la plateforme.

Pour cacher les documents au gestionnaire, désactivez l'option Partage de documents par défaut dans le tableau de bord de la configuration > Système. Pour partager seulement quelques documents, activez l'option de partage dans les documents du candidat présenté (icône Documents) en cliquant sur l'icône Inverser le partage sous la colonne Actions.

Gérer les rôles et les permissions dans l'ATS de Folks

La page Rôles et Permissions permet de personnaliser les accès des utilisateurs sur l'ATS de Folks. Elle aide à organiser les droits en fonction des rôles de chacun. Grâce à cette fonctionnalité, vous pouvez créer des groupes, ajouter des utilisateurs et définir leurs accès aux différentes options de la plateforme.

  1. Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Rôles et permissions.
  2. Pour ajouter un groupe, cliquez sur l'icône verte + (Ajouter un groupe) située en haut à droite de la liste. Pour modifier un groupe existant, cliquez sur l'icône du crayon mauve (Modifier).
  3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sous la section Informations, vous pouvez ajouter des utilisateurs au groupe en les sélectionnant dans la liste déroulante. Vous avez également la possibilité de supprimer un utilisateur du groupe. _icon.svg Attention! Seuls les utilisateurs avec une licence Recruteur peuvent être ajoutés. De plus, les utilisateurs "gestionnaires" ne peuvent pas rejoindre un groupe, car leurs accès sont déjà restreints.
  4. Sous la section du bas, toutes les fonctionnalités disponibles sont listées sur cette page et triées par catégories. Sélectionnez une à une les catégories afin de cocher les accès que vous souhaitez donner aux utilisateurs de ce groupe. Lors de la création d’un nouveau groupe, toutes les fonctionnalités sont décochées par défaut.

Type_light-bulb__Size_small.svg Astuce : Après chaque mise à jour, revenez ici pour activer les nouvelles options si nécessaire.