Plusieurs personnes de votre organisation utiliseront probablement Folks ATS. C’est la première personne qui a reçu un accès qui devra ajouter les autres utilisateurs, avec l'une des deux licences offertes.
- La licence Recruteur permettant d’avoir un accès complet à la plateforme
- La licence Gestionnaire avec un accès plus restreint, limité aux comptes qui lui sont attribuées (voir Utilisateur Gestionnaire - Connexion et introduction à Folks ATS)
Choisir le type de licence
Avant de donner accès à l'ATS à votre équipe, définissez le niveau d'autonomie que vous souhaitez accorder.
Pour un gestionnaire, souhaitez-vous offrir un accès en lecture seule (licence Gestionnaire) ou lui permettre de gérer ses recrutements de manière indépendante (licence Recruteur avec permissions personnalisées)? Votre réponse vous permettra d'accorder des accès adaptés à votre réalité organisationnelle.
Deux profils de gestionnaire
La licence Gestionnaire convient à un gestionnaire peu impliqué dans le processus, alors que la licence Recruteur convient à un gestionnaire activement impliqué, avec des permissions qui peuvent être ajustées selon vos besoins.
| Fonctionnalité | Licence Gestionnaire |
Gestionnaire avec licence Recruteur et permissions personnalisées |
| Accès uniquement à ses propres postes | ✅ |
✅ |
| Accès aux candidats ayant postulé sur ces postes | ✅ |
✅ |
| Consultation des CV et des lettres de présentation | ✅ |
✅ |
| Ajout de notes sur le profil d’un candidat en processus | ✅ |
✅ |
Ajout de notes sur les processus |
Non |
✅ |
| Mention d'un recruteur dans une note (via @) | ✅ |
✅ |
| Invitation par courriel à participer à une entrevue (réception d’une notification par courriel) |
✅ |
✅ |
Ouverture d'un poste pour son département |
Non |
✅ (approbation recruteur possible) |
Envoi de courriels aux candidats |
Non |
✅ |
Planification autonome des entrevues |
Non |
✅ |
Accès aux formulaires d'entrevue (notes, canevas) |
Non |
✅ |
Progression d'un candidat dans le processus (ex. : 1re → 2e entrevue) |
Non |
✅ |
Ajout de candidats dans la base de données de l'ATS |
Non |
✅ |
L'ajout d'un utilisateur (licence Recruteur)
Ce rôle convient à un recruteur ou un gestionnaire très impliqué dans le recrutement, mais peut également être attribué à un membre de la Direction, un consultant RH externe, un stagiaire ou tout autre collaborateur nécessitant un accès élargi.
- Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Utilisateurs > onglet Liste des utilisateurs.
- Pour ajouter un utilisateur, cliquez sur l'icône Ajout d'un utilisateur située en haut à droite de la liste.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations requises, soit le nom de l'utilisateur, son courriel et un mot de passe temporaire. Vous pourrez alors envoyer le mot de passe temporaire à votre collaborateur pour sa première connexion.
⚠️Attention : Prenez-le en note quelque part, car il ne sera pas enregistré pour des raisons de sécurité. Lors de sa première connexion, l'utilisateur devra changer son mot de passe. Si désiré, vous pouvez activer la connexion double facteur et le SSO pour l'utilisateur. - Vous pouvez également ajouter d'autres informations comme des permissions, un titre, une photo et des accès (Recruteur, Approbation et Voir tous les postes). Si vous créez l'utilisateur pour un gestionnaire, consultez la section Configuration recommandée pour un gestionnaire avec permissions personnalisées.
- Permissions - Elles correspondent aux groupes d'accès préalablement créés dans les rôles et permissions et servent à donner des accès différents aux utilisateurs.
- Voir tous les postes - Permet de voir tous les postes affichés dans l'ATS. Si l'option n'est pas activée, l'utilisateur ne verra aucun poste SAUF s'il a été ajouté dans l’équipe de recruteur du poste, alors il verra seulement les postes dans lesquels il est recruteur.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'utilisateur apparaîtra dans la liste.
Une fois l'utilisateur ajouté, les actions suivantes sont disponibles : Modifier, Modifier les accès, Heure d'accès (Activer / désactiver), Affichage comme (Afficher les permissions dans le profil) et Licence (Activer / désactiver).
Lorsque vous modifiez les accès d'un utilisateur et ajoutez un ou des Clients accessibles uniquement, l'option Voir tous les postes permet de voir tous les postes de ce client affichés dans l’ATS.
N'oubliez pas de transmettre les identifiants à l’utilisateur concerné afin qu’il se connecte pour la première fois et change son mot de passe.
Gestionnaire avec permissions personnalisées - configuration recommandée
Lorsque vous créez l'utilisateur, laissez le champ Permissions vide et cochez l'option Recruteur. Rendez-vous ensuite dans la page des rôles et permissions pour ajouter un groupe d'accès. Cochez les accès suivants.
- Catégorie Configuration > Utilisateurs > Accès
- Catégorie Formulaires > Formulaires d'entrevues > Voir les formulaires d'entrevues
- Catégorie Recrutement > Candidats
- Ajout de candidat
- Recherche de candidat
- Recherche CV
- Fiche candidat(e)
- Catégorie Recrutement > Postes
- Nouvelle temporaire
- Recherche de demande
- Détails de la demande
- Ajouter un candidat
- Modifier statut candidat
- Liste de mes candidats
Ajoutez ensuite ce groupe comme permission dans la fenêtre de modification de l'utilisateur.
Astuce : Testez vos accès pour vérifier que les permissions correspondent à vos besoins et ajustez-les au besoin. Pour plus d'informations, consultez Explications détaillées des permissions Folks ATS.
L'ajout d'un gestionnaire
Ce rôle convient à un gestionnaire impliqué dans le processus, mais avec un niveau d’autonomie restreint. Il n'est pas possible de lui ajouter des permissions.
- Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Utilisateurs.
- Dans la page de gestion des utilisateurs et gestionnaires, cliquez sur Liste des gestionnaires.
- Pour ajouter un gestionnaire, cliquez sur l'icône Ajout d'un gestionnaire située en haut à droite de la liste.
Attention! Le terme gestionnaire dans Folks ATS est utilisé à la fois pour décrire un utilisateur de type gestionnaire et le responsable d'un client dans le CRM (section Entreprise). Il s'agit de deux accès complètement différents (voir Créer des clients et des gestionnaires).
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, complétez les informations requises, soit le nom de l'utilisateur, son courriel et un mot de passe provisoire. Vous pourrez alors envoyer le mot de passe provisoire à votre collaborateur pour sa première connexion.
- Dans le champ Clients accessibles, vous pouvez choisir les clients pour lesquels le gestionnaire pourra voir les postes.
- Si vous souhaitez que le gestionnaire puisse créer des postes à combler, activez l'option Création de demande. Vous pouvez ajouter une approbation par un recruteur au besoin dans Configuration > Postes.
- Activez l'option Voir tous les postes si vous souhaitez que le gestionnaire voit tous les postes du ou des clients sélectionnés même s’il ne fait pas partie de l’équipe de recruteurs, ou tous les postes de tous les clients si aucun client n’est sélectionné plus haut. Si l'option Voir tous les postes n’est pas activée, le gestionnaire doit être ajouté à l’équipe de recruteurs dans le poste afin de pouvoir voir le poste en question.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Valider. L'utilisateur apparaîtra dans la liste.
Une des interactions possibles du gestionnaire sera de voir le profil, les documents et les informations complémentaires des candidats présentés dans les détails d'un poste.
Astuce : Partagez notre guide d'introduction avec vos gestionnaires pour les guider dans la plateforme.
Pour cacher les documents au gestionnaire, désactivez l'option Partage de documents par défaut dans le tableau de bord de la configuration > Système. Pour partager seulement quelques documents, activez l'option de partage dans les documents du candidat présenté (icône Documents) en cliquant sur l'icône Inverser le partage sous la colonne Actions.