L'ATS vous permet de configurer et personnaliser votre processus de recrutement. Un processus prédéfini est disponible, celui-ci ne peut pas être supprimé, mais vous pouvez le modifier ou en ajouter d’autres selon vos besoins. Lors de la création d’un poste, vous choisissez le processus à utiliser parmi ceux disponibles.
Créer un processus
- Dans le menu principal, cliquez sur Paramètres > Configuration des modules > Processus.
- Pour créer un processus, cliquez sur l'icône + (Ajouter un processus) située en haut à droite de la page de configuration des processus.
- Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez un nom et une description pour votre processus. Vous pouvez également indiquer l'adresse courriel à utiliser pour les envois automatisés. L'option Actif permet de rendre votre processus visible.
- Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.
Une fois le processus créé, les actions suivantes sont disponibles : Activer / Désactiver, Modifier, Dupliquer, Gérer les étapes de processus et Supprimer.
Attention! Un processus utilisé dans un poste ne peut pas être supprimé.
Gérer les étapes d'un processus
Cliquez sur l'icône orange (Gérer les étapes de processus) afin de configurer les différentes étapes. Vous pouvez :
- Ajouter, modifier et supprimer des étapes pour personnaliser votre processus.
- Activer/désactiver une étape pour qu’elle n’apparaisse plus dans votre processus.
- Changer la couleur et l’ordre des étapes pour une meilleure organisation et une meilleure lisibilité.
Attention! Les étapes préconfigurées ne peuvent pas être modifiées ou supprimées. Vous pouvez cependant les rendre inactives si elles ne vous sont pas utiles.
Astuce 1 : L’étape Sélectionné est essentielle. Elle permet de transformer un candidat en employé et d’envoyer ses informations vers Folks SIRH (si connecté au SIRH).
Astuce 2 : L’étape 1 de votre processus est celle attribuée par défaut à un candidat qui postule. Choisissez-la soigneusement.
Configurer les automatisations et les notifications
- Cliquez sur le bouton orange "Modifier les templates".
- Configurez le message automatique envoyé au candidat.
- Utilisez les champs de fusion en glissant-déposant le nom du candidat et le titre du poste dans l’encadré.
- Rédigez le message en français et/ou en anglais si nécessaire.
- Sélectionnez ou désélectionnez les notifications pour le recruteur et/ou le candidat.
Automatisation des notifications
- Lorsque vous changez un candidat d’étape dans un poste, celui-ci reçoit un courriel automatique si la notification est activée et que le template de cette étape a été créé.
- La notification recruteur informe tous les recruteurs associés au poste d'un changement dans le processus d'un candidat.
Grâce à ces paramètres, vous adaptez votre processus de recrutement tout en automatisant certaines tâches.