Bienvenue dans Folks ATS

Folks ATS est un logiciel de gestion des candidatures (Applicant Tracking System) qui automatise tous les processus de recrutement lors d’une embauche au sein d’une organisation ou pour un client. 

La complémentarité de Folks ATS avec logiciel RH de Folks vous permettra de simplifier le cycle de vie complet de vos employés dès le moment où vous pensez à ouvrir un nouveau poste.

Dans cet article, vous trouverez un aperçu de l'interface et des fonctionnalités de l'ATS, ainsi qu'une démonstration vidéo. Si vous avez manqué notre webinaire introductif, vous pouvez visionner l'enregistrement ici : Le nouvel ATS de Folks : Recrutez plus intelligemment.

Présentation de l'interface

Pour accéder à la plateforme, rendez-vous sur https://folksats.app/login. 

💡Astuce: Pour faciliter l'accès à l'ATS depuis Folks, vous pouvez modifier le lien Recrutement dans Folks SIRH par votre lien Folks ATS en l'ajoutant dans le champ Site carrière de la page de contrôle Compagnie (voir Donner les accès à l'ATS à partir du SIRH).

L'interface se compose des éléments suivants :

• Le menu principal situé sur le côté gauche de l'interface qui permet de naviguer dans les différents modules de la solution. Astuce : Vous pouvez toujours cliquez l'icône en haut à gauche pour réduire ou afficher le menu de principal, au besoin.
• L'entête où vous pouvez effectuer une recherche, ajouter un candidat ou un poste et apercevoir toutes vos notifications (messages). En cliquant sur votre icône utilisateur, vous pouvez modifier votre mot de passe dans paramètres du compte, recharger les accès, mettre en place des intégrations (Microsoft 365 et Google), changer la langue du système et vous déconnecter de la plateforme.

La plateforme est disponible dans plusieurs langues dont le français, l'anglais, l'espagnol, l'allemand et l'italien.

Fonctionnalités et avantages clés

Folks ATS a été conçu en pensant à la fois au recruteur et au candidat. Il offre un ensemble complet d'avantages et de fonctionnalités, y compris le tri de CV alimenté par l'IA, la planification intégrée, des outils de collaboration améliorés et des rapports en temps réel.

Avec Folks ATS, une entreprise peut, en quelques minutes et en quelques clics :

• Page carrière - Créer rapidement des pages carrières modernes, ou connecter sa page actuelle avec la solution afin d'afficher ses postes et recevoir des candidatures.
• Multi-diffusion - Afficher des offres d’emploi simultanément sur sa page carrière et sur plus de 2 000 sites de recrutement grâce au multi-diffuseur d'annonces.
• Sourcing - Importer des candidats qualifiés depuis LinkedIn et utiliser les CV trouvés sur Indeed et Jobillico pour se constituer une base de données candidats.
• ATS - Suivre le processus de recrutement en une seule solution afin de gérer les candidatures, les demandes, les affichages, les entrevues, les documents, les notes de suivi et les échanges.
• Formulaires - Créer des formulaires selon ses besoins, que ce soit pour des entrevues en interne, à envoyer à des candidats ou encore pour personnaliser des formulaires d’application en ligne pour les postes affichés.

Veuillez prendre note que le add-on LinkedIn, l'analyseur de CV et la communication par SMS avec les candidats sont des fonctionnalités premium.

Folks est Soc 2 Type 2 et la solution dispose d'un module spécifique loi 25 qui se conforme à la réglementation québécoise en matière de protection des données.

Débuter avec Folks ATS

Communiquez avec nous pour planifier le déploiement de Folks ATS dans votre entreprise et vous inscrire aux formations. La formation est essentielle pour assurer une configuration efficace et débloquer toutes les fonctionnalités de Folks ATS.

• Folks ATS Configuration et Introduction (1/2)
• Folks ATS Affichage et Gestion des candidatures (2/2)

Ici se retrouvent les deux tutoriels essentiels :

• Tutoriel de démarrage : Configurer Folks ATS
• Tutoriel de démarrage : Utiliser Folks ATS

Pour toute question ou assistance, n'hésitez pas à nous contacter à l'adresse support@folkshr.com.

Dans cet article, nous vous accompagnons dans l'utilisation de l'analyse IA de CV et du plugin LinkedIn. Nous commencerons par explorer les fonctionnalités de l'analyse IA pour évaluer et sélectionner les candidatures les plus pertinentes. Ensuite, nous vous montrerons comment intégrer le plugin LinkedIn pour enrichir votre sourcing et identifier les talents directement sur la plateforme.

Veuillez noter que l'analyse IA et le plugin LinkedIn sont des fonctionnalités premium.

L'ajout de candidats via l'analyseur de CV

Intégrer les CV reçus dans l’analyseur vous permet d’extraire rapidement les informations et créer ainsi les fiches de vos candidats.

Lorsque vous vous connectez à votre compte, cliquez sur Ajouter + en haut à droite puis cliquez sur Analyse IA.

1. Dans la fenêtre qui s'ouvre, déposez le ou les CV désirés. Vous pouvez déposer jusqu’à 20 fichiers à la fois. Les formats .pdf, .doc et .docx sont pris en charge.
2. Cliquez ensuite sur Analyser avec l’IA. Vous pouvez effectuer d’autres tâches en attendant l’analyse.
3. Une fois l’analyse terminée, pour chaque candidat, vous verrez que certaines informations ont été remplies pour vous et qu’un résumé a été généré. Cliquez sur Agrandir pour découvrir les sections. Si vous souhaitez que les informations détectées n’apparaissent pas dans la fiche du candidat, cliquez sur l'icône Supprimer. Le CV est également disponible à droite du nom du candidat (icône Voir le fichier).
   • Coordonnées - Consultez les coordonnées du candidat.
   • Commentaire - Cliquez sur ajouter un commentaire.
   • Nouveauté : Postes recommandés - Les postes ouverts les plus pertinents vous sont proposés pour le candidat. Vous pouvez ajouter le candidat à un poste en cliquant sur Assigner. Veuillez noter que Les suggestions s'appuient sur les requis renseignés dans le poste et l'IA peut se tromper.
   • Postes - Vous pouvez également ajouter le candidat à un poste ouvert en cliquant sur Assigner.
   • Compétences - Vous pouvez consulter les compétences détectées et en supprimer au besoin.
   • Expériences - Vous pouvez consulter les expériences détectées.
   • Formation - Vous pouvez consulter les formations détectées et en supprimer au besoin.
   • Langues - Vous pouvez consulter les langues détectées et en supprimer au besoin.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter le candidat à droite de son nom. La fiche du candidat sera créée et le candidat sera ajouté au(x) poste(s). Vous pouvez également supprimer une analyse en cliquant sur l’icône de la corbeille. Si vous avez ajouté le candidat, la suppression de l’analyse supprimera également le candidat de la base de données.

L'ajout de candidats via LinkedIn

Utilisez votre réseau social professionnel LinkedIn afin d’importer de nouveaux profils directement dans l’ATS. L’import est limité à 100 candidats par jour. Le plugin LinkedIn de Folks ATS utilise Unipile afin de permettre aux recruteurs d’importer des candidats directement depuis LinkedIn en un simple clic.

1. Rendez-vous sur la boutique en ligne Chrome Web Store pour ajouter le plugin à Google Chrome. Vous pouvez également ajouter le plugin sur Edge.💡Astuce : Nous vous recommandons de l'épingler pour y accéder plus facilement.
2. Dans LinkedIn, accédez au profil d'un candidat qui vous intéresse et ouvrez le plugin en cliquant sur l'icône Folks ATS dans la barre d'outils de Chrome.
3. Une fois que vous serez connecté à Folks ATS, liez votre compte LinkedIn si ce n’est pas déjà fait. Vous devrez entrer le code OTP qui vous aura été envoyé par courriel.
4. Lorsque vous serez connecté, le plugin passera au travers du profil du candidat et remplira les informations automatiquement. Le candidat est reconnu grâce à son URL LinkedIn, son courriel, son prénom et son nom. À noter que LinkedIn limite l'affichage de l'adresse courriel aux relations de 1er niveau.
   • Si le candidat existe dans Folks, il sera possible de modifier et de mettre à jour ses informations (Mettre à jour le candidat). Vous pourrez ajouter/retirer des compétences, voir ses processus en cours et l’historique de ses postes, l’assigner à un poste et ajouter une note.
   • Si le candidat n’existe pas dans Folks, vous pourrez l’ajouter pour créer la fiche du candidat dans la base de données (Ajouter le candidat). Vous pourrez également modifier ses informations, sélectionner une demande de consentement, assigner le candidat à un poste et ajouter une note.

Au besoin, vous pouvez recapturer un profil en cliquant sur l’icône des trois points dans le cas où un profil aurait changé depuis la première capture (nouveau degré de relation, courriel devenu visible, nouveau poste). Cela consommera une import LinkedIn sur le plafond du jour.

Dans l’ATS, la liste des clients correspond aux clients internes de l’organisation. Pour créer ceux-ci passez par le menu principal à gauche, cliquez sur Entreprises > Liste des clients.

Définir la structure des clients internes

Avant de procéder à la création des clients internes, il est important de réfléchir à la structure qui sera utilisée. Celle-ci peut être basée, par exemple, sur :

• les départements ou services ;
• les succursales ou usines ;
• les magasins ou points de service ;
• un portefeuille de clients externes (dans le cas des agences de placement). 

Le choix de cette structure a deux impacts majeurs :

1. Lors de l’ouverture d’un poste, celui-ci devra obligatoirement être rattaché à un client ou site d’opération.
2. Le nom du client ou site d’opération sera utilisé dans les rapports et indicateurs (KPI) générés par l’ATS. 

Il est donc essentiel de définir une structure claire et cohérente dès le départ afin de faciliter la gestion des postes et l’analyse des données plus tard.

Créer un client ou site d’opération 

Accédez à Entreprises > Liste des clients et cliquez sur + Ajouter un client. Veuillez renseigner les champs suivants:

• Nom du client
  Indiquer le nom du client interne ou du site d’opération.
   
• Contact
  Laisser ce champ vide.
   
• Téléphone
  Laisser ce champ vide.
   
• Courriel
  Laisser ce champ vide.
   
• Langue
  Sélectionner la langue appropriée : FR ou EN.
   
• Provenance
  Laisser ce champ vide, sauf dans le cas d’une agence de placement. Dans ce contexte, il est possible d’indiquer la source du client (ex. : LinkedIn, prospection téléphonique, site web, etc). 

Section adresse

Il est requis d’ajouter au moins une adresse pour chaque client/site d’opération.

• Commencez à saisir l’adresse dans le champ prévu à cet effet.
• Sélectionnez ensuite la suggestion Google Maps qui apparaît dans le menu déroulant.
  Cette action permet de remplir automatiquement l’ensemble des champs d’adresse et facilitera l’affichage des postes, puisque ceux-ci seront associés à une adresse Google Maps.
• Cliquer sur Ajouter pour terminer l'enregistrement.

👉 Dans le cas d'un client ou site d’opération avec plusieurs adresses (ex. : un département Finance situé à Montréal et à Québec) :

1. Dans la liste des clients, cliquez sur le crayon vert pour accéder aux détails.
2. Cliquez sur le bouton « + » jaune situé à droite du champ adresse (adresse principale déjà configurée).
3. Ajoutez la ou les adresses supplémentaires dans les champs prévus à cet effet. Sauvegardez.

Ajouter un gestionnaire à un client ou site d’opération

Un rappel important: si vous notez le nom d’un gestionnaire dans ce module, ce dernier n’aura pas d’accès à l’ATS, et ne recevra aucune notification. L’intérêt d’ajouter un gestionnaire dans la liste des clients, c'est tout simplement pour faciliter votre lecture des rapports qui seront générés par l’ATS: chaque embauche sera liée à un client interne, et à un gestionnaire qui gère ce département. 

1. Dans la liste des clients, cliquez sur le crayon vert pour accéder aux détails.
2. Cliquez sur le bouton « Voir les gestionnaires » situé à droite complètement.
   
3. Cliquez sur « Ajouter un gestionnaire au client ». 
4. Entrez les informations nécessaires. Sauvegardez.
    

Dans cette vidéo, nous allons explorer les différents types de rapports et d'outils d'intelligence d'affaires disponibles dans Folks ATS, essentiels pour optimiser votre prise de décision. Nous examinerons ensemble les rapports de performance, d'analyse de candidatures, et les tableaux de bord personnalisés.

Apprenez à tirer parti de ces outils pour mieux comprendre les tendances de recrutement et améliorer l'efficacité de votre équipe.

La plateforme apparaîtra différemment dans votre compte par rapport à ce qui est montré dans la vidéo. Cependant, les fonctionnalités restent les mêmes.

La production de rapports

Dans le menu principal, rendez-vous dans Statistiques > Rapports. Vous y trouverez tous les rapports de recrutement à votre disposition concernant les postes, l'administration, les statistiques de recrutement, les employés et les emplois. Pour une liste plus détaillée des types de rapports voir l'article les rapports dans Folks ATS.     

Pour produire un rapport, cliquez sur celui de votre choix afin de compléter les informations requises, puis cliquez sur Produire le rapport.

Le rapport sera disponible au format Excel dans vos téléchargements.

Le suivi des statistiques

Dans le menu principal, rendez-vous ensuite dans Statistiques > Intelligence d'affaires pour suivre différentes statistiques. Il suffit de choisir une période dans le haut de la page.

Il est possible de modifier la disposition et la taille des widgets en cliquant sur l'icône de la roue dentelée située dans le coin supérieur droit de la page. En cliquant sur la roue, il sera également possible d'ajouter (icône +) et de supprimer des widgets (icône x).

👉 Assurez-vous d'enregistrer votre mise en page en cliquant sur l'icône d'enregistrement située dans le coin supérieur droit de la page.

Voir la liste exhaustive suivante des rapports qui peuvent être extraits depuis votre ATS. 

Postes

• Statut des demandes : Donne une vue d’ensemble des postes ouverts, incluant leur statut, les candidatures par étape et les informations d’affichage.
• Ajout de CV : Indique le nombre de candidats ajoutés dans l’ATS par jour et l’utilisateur ayant effectué l’ajout.
• Rapport détaillé des candidatures : Présente le détail de toutes les candidatures par poste avec les informations complètes des candidats.
• Rapport détaillé des candidatures web : Présente le détail des candidatures provenant exclusivement des sources web.
• Temps du processus d’embauche : Mesure le nombre de jours nécessaires pour compléter le processus d’embauche pour chaque poste.
• Pourcentage de postes par région : Présente la répartition et le pourcentage des postes ouverts par région.
• Provenance des candidats sélectionnés : Identifie les sources d’où proviennent les candidats embauchés.
• Affichage des jobboards : Récapitule les affichages effectués sur les différentes plateformes d’emploi.
• Candidats par étape de processus : Présente la répartition des candidats sélectionnés selon les étapes du processus.
• Délais de recrutement : Délais entre la création du poste et l’embauche d’un candidat
• Délais d’acceptation de la demande d’emploi : Mesure le délai entre la création d’un poste et son approbation.

Administration

• Emplois actifs : Présente la liste de tous les emplois actuellement actifs dans le système.
• Demandes de sécurité : Présente l’ensemble des demandes de sécurité associées aux employés et aux emplois.

Statistiques de recrutement

• Entrevues : Donne une vue globale du nombre total d’entrevues réalisées par les recruteurs sur une période donnée.
• Entrevues détaillées : Fournit le détail de chaque entrevue réalisée avec les informations liées au poste et au candidat.
• Entrevues clients : Rapport lié aux entrevues clients pour les agences
• Entrevues hebdomadaires : Présente le nombre d’entrevues réalisées par semaine.
• Entrevues versus candidats sélectionnés : Compare le nombre d’entrevues au nombre de candidats sélectionnés
• Sommaire performance recruteur : Analyse la performance globale des recruteurs, principalement pertinente dans un contexte d’agence.
• Placement permanent – recruteur : Présente les placements permanents réalisés par chaque recruteur.
• Entrevues gagnées par recruteur : Mesure le nombre d’entrevues ayant mené à un succès/ une embauche par recruteur.
• Sommaire performance client : Fournit un aperçu de la performance globale par client (nombre de postes ouverts, nombre de CV reçus et d’embauches
• Candidats avec références internes / externes : Identifie les candidats provenant de références internes ou externes.

Employés

• Employés mensuels : Indique le nombre total d’employés actifs par mois.
• Variation des employés : Analyse l’évolution des effectifs sur une période donnée.
• Employés mensuels par jour : Présente le nombre d’employés actifs jour par jour pour un mois donné.
• Employés commençant : Liste les employés ayant débuté leur emploi sur une période donnée.
• Employés terminant : Liste les employés ayant quitté l’organisation sur une période donnée.

Emplois

• Mandats gagnés par recruteur : Présente le nombre de mandats remportés par chaque recruteur.
• Total des heures et montants : Récapitule le total des heures travaillées et les montants associés pour les agences 

 Ventes (Agences)

• Rapport placement permanent : Présente le détail des placements permanents réalisés pour chaque client.
• Rapport placement permanent annuel par client : Récapitule, par client, l’ensemble des placements permanents réalisés sur une année.
• Rapport activités clients : Donne une vue d’ensemble des activités effectuées pour chaque client.
• Carnet de commandes au placement permanent : Présente les mandats de placement permanent en cours et à venir.
• Rapport placement permanent annuel par recruteur : Analyse les placements permanents réalisés par chaque recruteur sur une année.
• Nouveaux clients actifs : Identifie les clients récemment devenus actifs.
• Rapport sommaire des prospects : Fournit un aperçu global des prospects
  
   
  
   

Dans cette vidéo, nous vous présentons les différents types de formulaires disponibles dans Folks ATS, essentiels pour optimiser votre processus de recrutement. Nous explorerons ensemble le formulaire de fiche candidat, les formulaires d’entrevues, de postes, de présélection, ainsi que les formulaires d'informations et de consentement.

Suivez nos étapes pour maîtriser ces outils et améliorer l’efficacité de votre équipe dans la gestion des candidatures.

La création de formulaires

Depuis le menu principal, rendez-vous dans Paramètres > Générateur de formulaires. Vous arriverez dans la liste de tous les formulaires actuellement créés (si vous en avez déjà créés). Pour créer un formulaire, procédez comme suit.

1. Cliquez sur Créer un nouveau formulaire en haut à droite de la liste.
2. Faites défiler la page pour sélectionner le type de formulaire (Fiche candidat, Entrevue, Poste ou Présélection), puis entrez un nom et une description.
3. Utilisez ensuite les options situées sur la droite pour construire votre formulaire. Il suffit de glisser les différents éléments désirés dans la section blanche.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer.

Après la création d'un formulaire, les actions suivantes sont disponibles : Activer / Désactiver, Modifier, Dupliquer, Afficher et Supprimer.

À noter que la colonne Identifiant contient l'identifiant attribué par Folks ATS au formulaire.

Vous pouvez créer autant de formulaires que vous le souhaitez et les personnaliser selon les informations que vous souhaitez obtenir.

Les types de formulaires

Définissez des formulaires que vous pourrez envoyer à vos candidats, pour vos entrevues ou encore des formulaires personnalisés lors de l’application en ligne.

Exemples d'utilisation

Formulaire de fiche candidat

Lorsque vous avez créé un formulaire de fiche candidat, depuis la fiche d'un candidat > section Formulaires candidat, cliquez sur l'icône Formulaire candidat afin de lui envoyer.

1. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez un recruteur participant et le formulaire de fiche candidat préalablement créé.
2. Spécifiez ensuite une date d'expiration, puis entrez l'objet et le message du courriel.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer. La demande s'affichera dans la section du bas.

Dans l'historique, vous verrez la date d'envoi de la demande, la date à laquelle le candidat a rempli le formulaire (Date de soumission) et le statut de la demande. Lorsque le candidat remplira le formulaire, le statut passera de En attente à Soumis. Si le candidat ne remplit pas le formulaire et que la date d'expiration est dépassée, le statut passera à Expiré.

Vous aurez également la possibilité de modifier et de supprimer la demande.

Formulaire d'entrevue

1. Depuis la fiche d'un candidat > section Entrevues, cliquez sur l'icône Entrevues pour envoyer une invitation.
2. Pour ajouter un formulaire d'entrevue à l'invitation, sélectionnez-le dans la liste déroulante.
3. Complétez les informations requises puis cliquez sur Ajouter.

Vous verrez le formulaire d'entrevue en retournant dans la section Entrevues de la fiche du candidat. Au moment de l'entrevue, vous pourrez cliquer sur l'icône du formulaire afin de répondre aux questions. Vous pourrez également télécharger le formulaire.

Formulaire de poste

1. Dans la fenêtre de création d'un poste à combler (Recrutement > Postes > + Poste à combler), sous la section Informations, vous pouvez sélectionner un formulaire de poste dans le champ Formulaire info suppl.
2. Terminez de compléter les informations nécessaires et cliquez sur Enregistrer.

Vous retrouverez le formulaire dans les détails du poste à combler (colonne Détails > icône Détails). Sous la section Détails de la demande, cliquez sur l'icône Formulaire située à droite du Titre du poste.

Formulaire de présélection

1. Dans la fenêtre de publication d'un poste (détails d'une demande > Publication), sous la section Informations, vous pouvez sélectionner un formulaire de présélection dans la liste déroulante.
2. Terminez de compléter les informations nécessaires et cliquez sur Valider. Le formulaire apparaîtra dans le poste et devra être rempli par les postulants.

Dans les détails du poste à combler, sous la section Candidats présentés > icône Candidats Web, vous pourrez retrouver le formulaire pour les candidats qui l'ont rempli en cliquant sur l'icône Formulaire de pré-sélection sous la colonne Action.

Formulaire d'informations

1. Depuis la fiche d'un candidat > section Formulaires d'information, cliquez sur l'icône Formulaires d'information.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez les informations que vous souhaitez recueillir.
3. Spécifiez ensuite une date d'expiration, puis entrez l'objet et le message du courriel.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Ajouter pour envoyer la demande au candidat. La demande s'affichera dans la section du bas.

Lorsque le candidat remplira le formulaire, le statut passera à Soumis. Si le candidat ne remplit pas le formulaire et que la date d'expiration est dépassée, le statut passera à Expiré.

Vous retrouvez les réponses du candidat dans la section Informations complémentaires de sa fiche.

Formulaire de consentement

1. Depuis la fiche d'un candidat > section Formulaires de consentement, cliquez sur l'icône Formulaires de consentement.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le modèle de consentement préalablement créé dans la page de configuration des modules (voir Configuration des consentements dans Folks ATS).
3. Spécifiez ensuite une date d'expiration, puis entrez l'objet et le message du courriel.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Envoyer. La demande s'affichera dans la section du bas.

Lorsque le candidat remplira le formulaire, si la demande est approuvée, le statut passera à Approuvé. Si la date d'expiration est dépassée, le statut passera à Expiré.

Si le candidat approuve le consentement, vous verrez également une mention dans son profil.