Dans l’ATS, la liste des clients correspond aux clients internes de l’organisation. Pour créer ceux-ci passez par le menu principal à gauche, cliquez sur Entreprises > Liste des clients.
Définir la structure des clients internes
Avant de procéder à la création des clients internes, il est important de réfléchir à la structure qui sera utilisée. Celle-ci peut être basée, par exemple, sur :
- les départements ou services ;
- les succursales ou usines ;
- les magasins ou points de service ;
- un portefeuille de clients externes (dans le cas des agences de placement).
Le choix de cette structure a deux impacts majeurs :
- Lors de l’ouverture d’un poste, celui-ci devra obligatoirement être rattaché à un client ou site d’opération.
- Le nom du client ou site d’opération sera utilisé dans les rapports et indicateurs (KPI) générés par l’ATS.
Il est donc essentiel de définir une structure claire et cohérente dès le départ afin de faciliter la gestion des postes et l’analyse des données plus tard.
Créer un client ou site d’opération
Accédez à Entreprises > Liste des clients et cliquez sur + Ajouter un client. Veuillez renseigner les champs suivants:
- Nom du client
Indiquer le nom du client interne ou du site d’opération.
- Contact
Laisser ce champ vide.
- Téléphone
Laisser ce champ vide.
- Courriel
Laisser ce champ vide.
- Langue
Sélectionner la langue appropriée : FR ou EN.
- Provenance
Laisser ce champ vide, sauf dans le cas d’une agence de placement. Dans ce contexte, il est possible d’indiquer la source du client (ex. : LinkedIn, prospection téléphonique, site web, etc).
Section adresse
Il est requis d’ajouter au moins une adresse pour chaque client/site d’opération.
- Commencez à saisir l’adresse dans le champ prévu à cet effet.
- Sélectionnez ensuite la suggestion Google Maps qui apparaît dans le menu déroulant.
Cette action permet de remplir automatiquement l’ensemble des champs d’adresse et facilitera l’affichage des postes, puisque ceux-ci seront associés à une adresse Google Maps. - Cliquer sur Ajouter pour terminer l'enregistrement.
👉 Dans le cas d'un client ou site d’opération avec plusieurs adresses (ex. : un département Finance situé à Montréal et à Québec) :
- Dans la liste des clients, cliquez sur le crayon vert pour accéder aux détails.
- Cliquez sur le bouton « + » jaune situé à droite du champ adresse (adresse principale déjà configurée).
- Ajoutez la ou les adresses supplémentaires dans les champs prévus à cet effet. Sauvegardez.
Ajouter un gestionnaire à un client ou site d’opération
Un rappel important: si vous notez le nom d’un gestionnaire dans ce module, ce dernier n’aura pas d’accès à l’ATS, et ne recevra aucune notification. L’intérêt d’ajouter un gestionnaire dans la liste des clients, c'est tout simplement pour faciliter votre lecture des rapports qui seront générés par l’ATS: chaque embauche sera liée à un client interne, et à un gestionnaire qui gère ce département.
- Dans la liste des clients, cliquez sur le crayon vert pour accéder aux détails.
- Cliquez sur le bouton « Voir les gestionnaires » situé à droite complètement.
- Cliquez sur « Ajouter un gestionnaire au client ».
- Entrez les informations nécessaires. Sauvegardez.