La page Suivi des évaluations est le point d'entrée du module d'évaluation de performance. Elle réunit la liste des employés, l'état de leurs évaluations et l'accès direct à chaque formulaire.
En tant que gestionnaire, vous pouvez voir d'un coup d'œil ce qui avance, ce qui traîne et ce qui demande votre attention, sans avoir à ouvrir chaque dossier un par un.
La page Suivi des processus permet également de compléter des évaluations, mais elle n’est pas optimisée pour cet usage.
Présentation de l'interface
Dans Folks, rendez-vous dans le module d’évaluation de performance (Évolution et carrière > Performances). Vous arriverez sur la page de suivi des évaluations.
Seuls les administrateurs de compagnie et les gestionnaires ont accès à cette page.
Statistiques
Dans le haut de la page, des statistiques permettent de voir ce qui est à faire, en cours et ce qui est non terminé pour la sélection en cours. Vous pouvez les masquer au besoin.
- À faire - Les évaluations qui n’ont pas été entamées.
- En cours - Les évaluations qui ont été enregistrées sans être soumises.
- Total non terminé - Les évaluations à faire et en cours. Le nombre d’employés et la répartition par type d'évaluation sont indiqués.
Recherche et filtres
Des options de recherche et de filtre sont disponibles. La barre de recherche permet de rechercher un employé par son nom et les filtres permettent de cibler une période, un département, un site d'opération, un titre d'emploi, un statut d'emploi et un superviseur.
Astuce : En tant qu’administrateur, utilisez le filtre Superviseur pour voir où en est une équipe précise.
Le filtre de période cible les employés dont le processus d'évaluation a débuté dans l'intervalle voulu. Un raccourci Mes tâches limite la liste aux évaluations dont l'utilisateur est lui-même l'évaluateur.
Vous pouvez également personnaliser la vue afin d'épurer le tableau (icône à droite du tableau) et trier les colonnes.
Liste des employés
Dans le tableau, chaque ligne affiche un employé, son département, son site d'opération, son titre d'emploi, son superviseur et une colonne de suivi des évaluations. Si vous survolez les étiquettes À faire et En cours de la colonne Suivi des évaluations, vous verrez une liste des évaluations à compléter. Une pastille apparaît seulement si le compte est supérieur à zéro.
La liste ne contient que les employés qui ont au moins une évaluation non terminée. Un employé dont tout est terminé n'apparaît pas dans le tableau.
Évaluations d'un employé
Cliquez sur un employé pour accéder aux évaluations à compléter. Des onglets vous permettent de voir les évaluations par son superviseur, ses auto-évaluations et celles de ses pairs. Chaque onglet affiche une pastille avec le nombre d'évaluations qu'il contient. Un onglet dont le compteur est à zéro ne s'affiche pas.
Vous pouvez également afficher les évaluations terminées en cliquant sur l’interrupteur. Une barre de recherche et un filtre de période sont aussi disponibles.
Chaque évaluation se présente sous forme de carte. En haut, on retrouve le nom du processus et la date de l'occurrence, avec des étiquettes qui précisent la fréquence du processus (annuelle ou mensuelle) et le fait que l'évaluation soit comptabilisée. Le statut de l'évaluation, À faire, En cours ou Terminée, est visible à droite.
Plus bas, la carte montre l'avatar et le nom de la personne qui évalue, puis indique la prochaine occurrence du processus et le mode de partage à l'employé (automatique ou manuel). Une évaluation en partage manuel qui n'a pas encore été transmise est indiquée comme non partagée.
Le bouton principal en bas de la carte change selon le statut : Commencer l'évaluation pour une évaluation à faire, Poursuivre l'évaluation pour une évaluation déjà entamée, et la consultation pour une évaluation terminée. Le menu à trois points regroupe les actions secondaires, dont le partage et la suppression.
Pour chaque évaluation à faire, il est possible de partager le résultat avec l'employé (si le formulaire est complété), de commencer l'évaluation et de supprimer l'évaluation.
Une évaluation complétée peut être partagée avec l'employé évalué, et le partage peut être retiré de la même façon. C'est à ce moment que l'employé prend connaissance de son évaluation.
Les actions Partager à l’employé et Supprimer l’évaluation sont disponibles uniquement aux utilisateurs qui ont les droits requis.
| Action | Avec permission requise |
Sans permission |
| Voir ses propres évaluations et celles qui lui ont été partagées | ✅ |
✅ |
| Accéder au suivi d’un autre employé | ✅ |
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| Partager ou supprimer une évaluation | ✅ |
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Compléter une évaluation
En cliquant sur Commencer l'évaluation, une nouvelle page s'ouvre pour mieux visualiser les informations à compléter. La liste reste ouverte derrière, ce qui permet de travailler sur plusieurs formulaires en même temps et de passer de l'un à l'autre. La page du formulaire laisse toute la largeur au contenu, et les boutons Enregistrer et Soumettre sont visibles dans le bas.
Une fois soumise, une évaluation peut être exportée et imprimée.