Suivi des processus

Voici comment accéder au suivi des processus d'évaluation en cours:

1. Accédez au module d'évaluation de performance en passant par Évolution & carrière > Performances. Vous arriverez sur la page de suivi des processus d'évaluation en cours. 
2. Pour plus de détails sur un processus en particulier, cliquez sur l'icône de chevron à gauche du nom du processus. 
3. Une liste détaillée apparaîtra en dessous vous permettant de voir:
   - Quel employé est visé par ce processus ;
   - Qui doit remplir l'évaluation (l'employé, les pairs, le superviseur) ;
   - Le statut ;
   - Si les résultats doivent être partagés ou non.

Trois statuts peuvent être assignés à un processus:

• À faire : L'évaluation n'a pas été débutée et doit être complétée
• En cours : L'évaluation a été débutée, mais elle n'est pas terminée
• Terminé : L'évaluation est complétée 

Il est possible de faire une recherche en filtrant par nom d'employé ou nom de processus en cliquant sur rechercher en haut à gauche. 

Vous pouvez ajouter et supprimer un employé dans un processus d'évaluation de performance En cours. Pour accéder au module d'évaluation de performance, vous devez au moins avoir un rôle de gestionnaire/superviseur.

Ajouter un employé dans un processus en cours

1. Dans Folks, naviguez jusqu'au module d'évaluation de performance Évolution & carrière > Performances.
2. Dans le suivi des processus, cliquez sur l'ellipseà droite du processus désiré puis sélectionnez Ajouter un employé à l'évaluation.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez le nom de l'employé que vous souhaitez ajouter.
   ⚠️L'ajout d'un employé au processus l'inclura seulement dans l'évaluation du superviseur ainsi que dans l'autoévaluation, si applicable.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications. Un message de confirmation apparaîtra vous informant que cette occurrence sera la seule affectée par ce changement, sauf si les structures organisationnelles ont été modifiées dans le système. Dans ce cas, l'information sera automatiquement prise en compte lors de la prochaine occurrence.
5. Pour confirmer l'ajout, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Supprimer un employé dans un processus en cours

1. Dans le tableau de suivi des processus, cliquez sur l'icône de chevron situé à gauche du nom du processus désiré. La liste d'employés assignés au processus apparaîtra en dessous.
2. Cliquez sur l'ellipsesur la ligne de l'employé que vous souhaitez retirer puis sélectionnez Supprimer l'évaluation. Un message de confirmation apparaîtra vous informant que cette action supprimera toutes les évaluations pour lesquelles cet employé est évalué.
3. Pour confirmer la suppression, cliquez sur Supprimer l'évaluation.

Si vous devez changer l'évaluateur pour un ou tous les employés dont il est chargé d'évaluer, vous pouvez le faire en procédant comme suit. Le changement sera immédiatement appliqué dans les évaluations à compléter.

Changer l'évaluateur d'un employé

1. Dans le tableau de suivi des processus (Évolution & carrière > Performances), cliquez sur l'ellipsesur la ligne de l'employé en question puis sélectionnez Changer d'évaluateur.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sous Évaluation par le superviseur, cliquez sur Modifier pour changer l'évaluateur.  Veuillez prendre note qu'il est uniquement possible de changer l'évaluateur pour l'évaluation par le superviseur. 
   
3. Lorsque vous avez sélectionné le nouvel évaluateur, cliquez sur Enregistrer les modifications. Un message de confirmation apparaîtra. Pour confirmer le changement, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Modifier l'évaluateur pour tous les employés ayant cet évaluateur

1. Dans le tableau de suivi des processus, cliquez sur l'ellipsedu processus en cours désiré puis sélectionnez Changer d'évaluateur.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sous Évaluation par le superviseur, cliquez sur Modifier pour changer l'évaluateur.  Veuillez prendre note qu'il est uniquement possible de changer l'évaluateur pour l'évaluation par le superviseur. 
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications. Un message de confirmation apparaîtra vous information que cette évaluation sera la seule affectée par ce changement, sauf si le superviseur a été modifié dans le système. Dans ce cas, l'information sera automatiquement prise en compte lors de la prochaine évaluation.
4. Pour confirmer le changement, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Si vous avez reçu un courriel vous informant qu'une ou plusieurs évaluations de performance vous ont été attribuées, procédez comme suit pour la compléter.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'au module d'évaluation de performance (Évolution et carrières > Performances).
2. Sous Évaluations à compléter, vous trouverez l'ensemble des évaluations que vous avez à compléter. Cliquez sur le nom de la personne à évaluer dans la section appropriée.
   • Vos employés à évaluer (visible pour les gestionnaires seulement) - Les évaluations des employés sous votre supervision (voir Compléter l'évaluation d'un employé).
   • Vos pairs à évaluer - Les évaluations des collègues qui vous ont été assignées.
   • Vos autoévaluation à effectuer - Les auto-évaluations que vous devez compléter.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, remplissez le formulaire d'évaluation.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer si vous souhaitez compléter l'évaluation plus tard ou sur Soumettre pour la compléter immédiatement.

Compléter l'évaluation d'un employé

Dans cette vidéo, nous vous présentons la façon dont un gestionnaire peut évaluer ses employés dans Folks. Vous apprendrez comment évaluer vos employés, consulter les critères d'évaluation, ajouter des commentaires et des objectifs, et enregistrer ou soumettre les évaluations.

Suivez nos instructions pour mener à bien ce processus essentiel de gestion des ressources humaines.

Dans le formulaire d'évaluation de l'employé, vous trouverez les éléments suivants :

• Coffre à outils de l'évaluateur
• Note générale (si demandée)
• Évaluation par le superviseur
• Objectif(s) établi(s) par le superviseur
• Commentaire de l'évaluateur
• Pièces jointes

Le formulaire sera valide uniquement après sa finalisation par l'évaluateur, soit après qu'il ait cliqué sur le bouton Soumettre. Le formulaire sera alors transformé en résultat qui pourra être consulté en cliquant sur l'ellipsede l'employé.

Afin de compléter une évaluation de performance assignée à un autre utilisateur, vous devez premièrement avoir le droit d'utilisateur approprié. Afin de savoir comment assigner ce droit d'utilisateur, référez-vous à l'article Comment donner le droit à un utilisateur de compléter une évaluation de performance assigné à un autre utilisateur.

Afin de sélectionner l'évaluation à compléter, vous devez vous rendre à Évolution & carrière > Performances. Dans la section Suivi des processus, appuyez sur le chevron à gauche afin d'ouvrir le processus dans lequel l'évaluation à remplir se trouve. Repérez l'employé à évaluer et appuyer sur le bouton À faire de l'évaluation à compléter. 

À l'intérieur de la modale, cliquez sur le bouton jaune Compléter l'évaluation. Vous pourrez remplir l'évaluation, la sauvegarder et la soumettre lorsque vous aurez terminé.

Cette fonction, tout comme les autres modules de Folks, est basée sur les structures organisationnelles assignées (visibles) à l'utilisateur. Afin que l'utilisateur puisse remplir l'évaluation d'un employé qu'il ne supervise pas, vous devez lui assigner le droit d'utilisateur Compléter l'évaluation à la place de l'évaluateur désigné. Ce droit se situe dans la section Évaluation de performance en bas de page Options accessibles dans les permissions de l'utilisateur.

Vous pouvez ajouter ce nouveau droit à l'intérieur des Rôles de sécurité déjà existant ou en modifiant un utilisateur existant.

Dans Folks, il est possible de compléter une évaluation de performance même si la date de l'occurrence est passée. 

Pour ce faire, accédez à la page de suivi des processus en passant par Évolution & carrières > Performances. Dans la section évaluations à compléter, sélectionnez l'option passées. 

Les occurrences passées non complétées devraient s'afficher pour chacun des processus. Sélectionnez l'évaluation à compléter. Un formulaire s'affichera. Complétez l'évaluation et cliquez sur Soumettre. Confirmez l'action dans la fenêtre prévue à cet effet. 

1. Accédez à la page Suivi des processus :

Évolution & carrière ➝ Performances 

2. Cliquez sur l'icône de chevron située à gauche du nom du processus à modifier.

Une liste contenant les employés évalués s'affichera.

3. Affichez le résultat de l'employé à modifier :

• Cliquez sur les trois points verticaux ⋮ à droite complètement de l'évaluation à modifier
• Cliquez sur Afficher les résultats

4. Cliquez sur accéder à l'évaluation

5. Cliquez sur l'icône de papier-crayon afin d'accéder au mode édition.

6. Effectuez les modifications et cliquez sur Enregistrer une fois terminé. 

Accédez à la page de suivi des processus en passant par Évolution & carrières > Performances. Cliquez sur l'icône de chevron située à gauche du nom du processus que vous voulez partager. 

Une liste contenant les employés évalués s'affichera. À l'extrémité droite de la ligne correspondant à l'employé à qui vous voulez partager les résultats, activez l'interrupteur pour résultats partagés. Une fenêtre s'affichera contenant une liste de toutes les occurrences passées du processus pour cet employé. Cliquez sur le bouton Partager les résultats avec l'employé afin de rendre le résultat visible pour l'employé.

⚠️Attention: Afin de pouvoir partager le résultat au moment désiré, assurez-vous que le Type de partage soit configuré sur À l'action de partage (manuel) dans la section Gestion des résultats lors de la création/modification du processus. 

💡Astuce: En tout temps, il est possible de masquer un résultat partagé. Il suffit de cliquer à nouveau sur l'interrupteur pour résultats partagés et confirmez l'action dans la fenêtre affichée. Le résultat sera automatiquement masqué pour l'employé visé.

Accédez à la page de suivi des processus en passant par Évolution & carrières > Performances. Cliquez sur l'icône de chevron située à gauche du nom du processus que vous voulez partager.

Une liste contenant les employés évalués s'affichera. À l'extrémité droite de la ligne correspondant à l'employé à qui vous voulez partager les résultats, activez l'interrupteur pour résultats partagés. Une fenêtre s'affichera. Cliquez sur le bouton Partager ses résultats avec l'employé afin de rendre le résultat visible pour l'employé.

⚠️Attention: Afin de pouvoir partager le résultat au moment désiré, assurez-vous que le Type de partage soit configuré sur À l'action de partage (manuel) dans la section Gestion des résultats lors de la création/modification du processus. 

Voici comment procéder afin de consulter une évaluation de performance terminée.

Accédez à la page de suivi des processus en passant par Évolution & carrières > Performances. Cliquez sur le deuxième onglet intitulé Résultats.

Vous pouvez accéder aux résultats de toutes les évaluations passées. Il est possible de sélectionner l'année RH à visualiser ou de faire une recherche par nom d'employé ou par nom de processus. Il est également possible de filtrer les données en cliquant sur l'icône d'entonnoir. Pour plus de détails sur comment filtrer les données consultez l'article Utilisation des filtres.