Ressources documentaires

Le module ressources documentaires dans Folks permet de déposer vos documents devant être accessibles à tous les employés, tels que le manuel des employés, les documents d’assurances collectives, les politiques d'entreprises, les évènements du club social ou autres. Ce guide détaille les étapes pour configurer et utiliser le module, tant pour les administrateurs que pour les employés. 

Accès administrateur

Ajouter un document

1. Accéder à Documents > Ressources documentaires
2. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce module
3. Cliquez sur + Ajouter en haut à droite
4. Ajoutez une description et une catégorie. La catégorie peut être créée ou sélectionnée depuis la bande déroulante.
5. Décidez si cette documentation doit être visible ou non
6. Ajoutez les pièces jointes
7. Cliquez sur sauvegarder

Gérer les documents

1. Accéder à Documents > Ressources documentaires

2. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce module

   Tous les documents du module sont sur cette page. Vous pouvez filtrer par catégorie depuis la bande déroulante en haut à gauche. Vous pouvez également faire une recherche par nom de document.

Sous la colonne action, trois options sont disponibles:

• Cacher: vous permet de rendre ce document invisible pour toute l'organisation
• Modifier: vous permet d'aller modifier la description, la catégorie, d'ajouter ou supprimer des pièces jointes. Cela vous permet également de supprimer le document complètement. 
• Télécharger: vous permet de télécharger le document dans votre navigateur

Accès Employé

Les documents sont accessibles pour les employés en passant par Documents > Ressources documentaires. Il est possible de visualiser ou télécharger les documents. Aucune action de modification ou suppression n'est disponible. 

Consultation dans l'application mobile

Les documents PDF seront consultable par mobile. 

⚠️ Les entrées sous format de lien (URLs) ne sont pas actuellement supportées dans l'application mobile

Suivez les prochaines étapes afin de supprimer un document dans le module ressources documentaires:

1. Accédez à Documents > Ressources documentaires
2. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce module
3. Repérez le document dans la liste et cliquez sur Modifier (icône papier-crayon)
4. Dans le menu qui s'ouvre cliquez sur supprimer
5. Confirmez la suppression du document

⚠️Important: cette action est irréversible. Une fois supprimé le document ne sera pas récupérable.

👉 Astuce: si vous voulez plutôt cacher le document tout en le gardant présent, cliquez plutôt sur l'icône d'œil à l'étape 3. Cela rendra le document non visible pour toute l'organisation. 

Comment télécharger un document depuis le module de ressources documentaires ?

Pour télécharger un document, suivez ces étapes simples :

1. Accédez à Documents > Ressources documentaires
2. Cochez la case à côté des fichiers que vous souhaitez télécharger. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs fichiers selon vos besoins.
3. Une fois les fichiers sélectionnés, cliquez sur le télécharger. Ceux-ci seront téléchargés directement dans votre navigateur.

💡Astuce: si vous n'avez qu'un document à télécharger à la fois, cliquez simplement sur l'icône de téléchargement à côté du nom du document. 

Pour ajouter une page Web sous forme de document, suivez ces étapes simples :

1. Accéder à Documents > Ressources documentaires
2. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce module
3. Cliquez sur + Ajouter en haut à droite
4. Ajoutez une description et une catégorie. Dans la case description, saisissez le lien URL complet du site web que vous souhaitez ajouter en tant que document (par exemple : https://folksrh.com/). La catégorie peut être créée ou sélectionnée depuis la bande déroulante.
5. Décidez si ce lien doit être visible ou non
6. Ne pas ajouter de pièce jointe : Il est important de ne pas ajouter de pièce jointe, sinon le lien sera dirigé vers la pièce jointe et non vers le site web.
7. Cliquez sur sauvegarder

Voici comment sera visible le lien pour vos employés depuis le module de ressources documentaires:

Comment renommer le titre d'une catégorie dans le module de ressources documentaires?

Pour renommer le titre d'une catégorie, suivez ces étapes simples :

1. Accédez à Documents > Ressources documentaires
2. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce module
3. Depuis la bande déroulante catégorie en haut à gauche, cliquez sur les 3 points verticaux ⋮ à côté de la catégorie à renommer.
4. Cliquez sur modifier et faites les corrections nécessaires. 
5. Appuyez sur la touche Entrée de votre clavier pour confirmer les changements.

💡Astuce: cette option de modification du titre de la catégorie est également disponible lorsque vous ajoutez un nouveau document ou lorsque vous modifiez un document existant.

Pour ajouter une nouvelle version d'un document, suivez ces étapes :

1. Accédez à Documents > Ressources documentaires
2. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce module
3. Trouvez le document à modifier et cliquez sur l'icône de l'œil afin de cacher l'ancienne version du document. Cela permet de garder un historique des anciens documents sans les supprimer.
4. Cliquez sur + Ajouter en haut à droite de la page pour inclure la nouvelle version de votre document.
5. Indiquez les détails de votre nouvelle version et cliquez sur sauvegarder. 

Une fois la nouvelle version du document ajoutée, elle s'affichera dans la liste, prête à être consultée par les employés.

Pour modifier un document déjà ajouté dans les ressources documentaires, suivez ces étapes :

1. Accédez à Documents > Ressources documentaires
2. Cliquez sur la roue d'engrenage en haut à droite afin d'accéder à la configuration de ce module
3. Trouvez le document à modifier et cliquez sur modifier

Quelles sont les modifications possibles pour un document ?

Vous pouvez effectuer les modifications suivantes pour votre document :

• Modifier la description
• Changer la catégorie : sélectionnez une nouvelle catégorie pour le document en utilisant le menu déroulant approprié.
• Activer ou désactiver la visibilité : Choisissez d'afficher ou de masquer le document pour les employés en activant ou désactivant l'option afficher.
• Supprimer une pièce jointe : Si nécessaire, supprimez une pièce jointe en cliquant sur l'icône de la corbeille à côté de celle-ci.
• Ajouter un nouveau fichier : Téléversez un nouveau fichier pour remplacer l'ancien dans la section des pièces jointes. Vous pouvez également glisser-déposer le fichier directement dans l'encadré prévu à cet effet.

Pourquoi ne puis-je pas importer un fichier de plus de 25MO ?

L'importation de fichiers dépassant 25MO est bloquée dans notre système. Cette mesure de sécurité est mise en place pour protéger nos serveurs internes et assurer une performance optimale pour tous les utilisateurs.

Que faire si j'ai une vidéo de plus de 25MO que je souhaite importer ?

Pour les vidéos qui dépassent la limite de 25MO, nous recommandons de les diviser en plusieurs segments de moins de 25MO chacun. Cela vous permettra de les importer sans encombre dans notre système.

Conseils pour la division de vidéos 

Utilisez un logiciel de montage vidéo : De nombreux logiciels gratuits et payants sont disponibles pour vous aider à découper vos vidéos efficacement.

Sauvegardez chaque segment séparément : Après le découpage, assurez-vous de sauvegarder chaque partie en tant que fichier distinct pour faciliter l'importation.

Testez avant d'importer : Avant d'importer les segments dans notre système, vérifiez qu'ils fonctionnent correctement et qu'ils ne dépassent pas la limite de taille.

Voici un résumé sur les fonctionnalités disponibles dans l'onglet documents du profil employé.

Ajouter et modifier un document

À partir du profil employé, dans l'onglet Documents, cliquez sur le bouton + ajouter. Sélectionnez le document à ajouter en parcourant votre ordinateur. Une fois le premier document téléversé, les actions suivantes seront disponibles en cliquant sur les trois points verticaux (⋮) à côté du document: Déplacer vers, Télécharger, Renommer, Afficher l'aperçu et Supprimer.

Pour partager le document à l'employé, cochez simplement Oui depuis la colonne correspondante.

⚡ Notez que dans un même dossier il peut y avoir des documents partagés et non partagés à la fois. 

Créer et modifier un dossier

Par défaut, le Dossier permanent est présent et ne peut être modifié/supprimé.

Pour créer un autre dossier, cliquez sur le bouton + Ajouter de la section dossiers personnalisés. Une fois le dossier créé vous pourrez le Renommer ou le Supprimer. 

Pour les dossiers personnalisés, ceux-ci seront visibles pour l'employé même si aucun des documents à l'intérieur ne lui a été partagé. Il pourra également y ajouter lui-même des documents depuis son profil. 

Le bouton ajouté par l'employé permet de filtrer et voir uniquement les documents ajoutés par l'employé. 

Connexion de l'onglet documents avec le module de signature

Cette fonctionnalité permet aux documents signés via le module de signature électronique d’être automatiquement intégrés dans le dossier de l’employé (le signataire). Lors de l'envoi d'un document à signer par le module de signature électronique, l'option ajouter au profil sera disponible. 

Si cette case est cochée, dès que le document sera signé il sera envoyé par défaut vers le dossier Dossier permanent du profil de l’employé. Il est donc possible d'envoyer un même document à signer pour différents employés et déterminer dans le profil de quel(s) employé(s) le système créera une copie du document signé.

Tout document signé est ensuite automatiquement identifié comme signé par l'employé (dans l'onglet documents du profil de l'employé). Cette mention permet de filtrer les documents du module plus rapidement et d'identifier ceux qui comportent une signature.

⚡ Attention, cette nouvelle fonctionnalité ne permet pas d’envoyer des documents à signer depuis le profil employé. Cette action reste disponible uniquement depuis le module de signature électronique.