L'intégration d'un nouvel employé est une étape cruciale pour garantir son bon démarrage dans l'entreprise. Voici les étapes à suivre pour intégrer efficacement un nouvel employé dans Folks.

1. Création du profil de l'employé

1. Allez dans la section "Employé" et cliquez sur "Ajouter un employé".
2. Remplissez les informations de base : nom, prénom, date d'embauche, superviseur, et poste.
3. Sauvegardez le profil pour déclencher le processus d'accueil.

2. Déclenchement du processus d'accueil

1. Assurez-vous que le profil de l'employé est complet et à jour.
2. Déclenchez le processus d'accueil pour que les gestionnaires puissent commencer leurs tâches.
3. Personnalisez les tâches d'accueil pour inclure la validation des informations personnelles et la lecture de documents importants (contrat de travail, politiques d'entreprise, etc.).

3. Création de l'accès à la plateforme

1. Créez un utilisateur pour le nouvel employé dans la section "Utilisateurs".
2. Envoyez les informations de connexion à l'employé afin qu'il puisse accéder à ses tâches d'accueil.

4. Suivi et finalisation

1. Assurez-vous que l'employé a complété toutes les tâches d'accueil assignées.
2. Ajustez les paramètres de la feuille de temps si nécessaire (ex. : calcul des heures supplémentaires).
3. Ajoutez le nom de l'employé dans le tableau de paie.

5. Conseils supplémentaires

1. Validez l'adresse courriel personnelle de l'employé pour utiliser la signature électronique si nécessaire.
2. Utilisez le portail pour centraliser les documents importants que l'employé doit consulter.
3. Communiquez clairement les étapes du processus d'accueil à l'employé pour faciliter son intégration.

En suivant ces étapes, vous assurerez une intégration fluide et efficace pour vos nouveaux employés.

Il est possible d'ajouter des documents dans le profil d'un employé et d'y restreindre l'accès à l'employé lui-même. Il y a deux approches, l'une consiste en ajouter des notes au dossier et l'autre en l'ajout de pièce jointe au profil. 

Notes au dossier

Il est possible d'ajouter des notes au dossier de l'employé (onglet notes au dossier dans le profil employé) et d'y ajouter une pièce jointe. Cet onglet n'est jamais disponible pour l'employé lui-même. Il n'y a donc pas de permissions à donner ou enlever. Ceci élimine donc le risque de donner accès à l'employé par erreur à ses propres notes au dossier. 

Limiter l'accès aux pièces jointes en passant par le profil employé

Lors de l'ajout de pièces jointes au profil de l'employé (onglet documents dans le profil employé) , il est possible de décider si on veut partager ou non le document avec l'employé lui-même. Si vous avez besoin d'ajouter des documents que vous ne souhaitez pas que l'employé consulte, simplement vous assurer que le bouton partagé à l'employé ne soit pas activé. Pour plus d'informations concernant la gestion documentaire cliquez ici. 

Seuls les individus auxquels vous avez accordé explicitement le droit de visualiser les pièces jointes auront la possibilité d'y accéder. Cette permission s'accorde par la page d'édition des utilisateurs. 

Comment gérer une situation de double supervision :

Dans certains cas, vous pourriez avoir besoin que deux gestionnaires supervisent un même employé. Bien que le système ne permette pas directement de désigner deux superviseurs, il existe une astuce pour contourner cette limitation :

1. Création d'un utilisateur partagé : Il est possible de créer un utilisateur dans le système qui représente les deux gestionnaires. ⚠️Mise en garde: Ce compte partagé aura accès aux mêmes informations que les deux gestionnaires individuels.
2. Répartition des responsabilités : Les deux gestionnaires peuvent se séparer les tâches d'approbation selon les besoins.
3. Gestion des notifications : seul le gestionnaire au dossier de l'employé apparaîtra dans l'organigramme comme le superviseur officiel et recevra les notifications par courriel. Cette distinction est importante pour maintenir la clarté dans la communication.

Cet article explique comment créer un nouvel employé dans le système.

Remarque : Il est également possible de créer plusieurs employés à la fois par importation de données. Cette procédure se concentre sur la création manuelle d’un seul employé.

Étapes à suivre

Naviguez vers Employés > Liste des employés.

1. Ajoutez un employé
   Cliquez sur Ajouter un employé dans le coin supérieur droit de la page.

2. Remplissez les informations de base
   Dans la fenêtre modale qui s’ouvre, saisissez les informations suivantes :

   • Prénom

   • Nom

   • Informations corporatives, si elles sont déjà disponibles (sauf superviseur, voir ci-dessous)

3. Enregistrez ou poursuivez la création du profil
   Après avoir renseigné les informations de base, vous pouvez :

   • Terminer l’ajout pour revenir plus tard compléter le profil, ou

   • Poursuivre l’édition pour accéder directement au mode édition du profil.

Informations requises pour la connexion au système de paie

⚠️ Important: Si votre organisation est connectée à un système de paie, certaines informations personnelles et corporatives doivent être complétées pour permettre la synchronisation des données.

Des icônes d’avertissement s’affichent si ces champs ne sont pas remplis, passez votre souris dessus pour plus d'information.

Gestion de la structure hiérarchique

Astuce : Si vous avez déjà désigné des superviseurs de département dans votre structure organisationnelle, il n’est pas nécessaire de les attribuer manuellement à chaque employé. Le système applique automatiquement ces relations hiérarchiques. Pour plus d'information concernant l'attribution automatique du superviseur cliquez ici. 

Ajouter des documents ou d’autres informations

Une fois le profil créé, vous pouvez ajouter :

• des documents (ex. : contrats, attestations, pièces justificatives),

• ou d’autres informations complémentaires,
  directement à partir de la barre d’onglets dans le profil employé.

1. Accédez à l'onglet Titres d'emploi en passant par Compagnie > Structures d'organisation. 

2. Cliquez sur + Ajouter en haut à droite de la page.

3. Entrez le nom du titre d'emploi (obligatoire) et les autres champs nécessaires.

👉 TRUCS ET ASTUCE : Il est possible d'avoir des structures bilingues au besoin. Ceci vous permet d'entrer le nom français & anglais du même titre d'emploi. 

Si vous êtes l'administrateur de votre système, accédez à Compagnie > Informations et activez l'option Structure d'organisation bilingues pour avoir accès à cette fonction.

4. Sauvegardez. À partir de ce moment, le nouveau titre d'emploi sera disponible.

Un nouveau bouton intitulé « mon équipe » est accessible sur la page Employés  >  Liste des employés. Il est par défaut toujours actif (bouton grisé avec un crochet) mais vous pouvez le décocher à tout moment afin d'afficher les autres employés. Ce filtre vous permet de voir rapidement les employés qui sont sous votre supervision. 

⚡ À noter: le système prend le superviseur direct qui apparait dans l'onglet corporatif du profil de l'employé. 

Le filtre est uniquement disponible pour les employés qui ont un poste de superviseur. Si un employé n'est superviseur d'aucun département ou employé, cette option n'apparaîtra pas dans son menu. 

Il est également possible de filtrer les employés en ne faisant afficher que ceux qui sont à l'emploi depuis 3 mois et moins (filtre nouveaux employés). 

Et finalement, le filtre employés inactifs qui permet de visualiser les employés qui ne sont pas actifs en ce moment (qu'il s'agisse d'un départ permanent ou mise à pied temporaire). Ils apparaîtront dans la liste avec un filtre gris pâle. 

Afin de faciliter l'utilisation de notre plateforme, nous avons compilé une liste des différents types de fichiers et formats supportés. Ceci vous permettra de vérifier rapidement la compatibilité de vos documents avec notre système.

À noter que la taille maximale par fichier est de 25 Mo et qu'il n'y a pas de limite de stockage de documents.

Nous vous recommandons de consulter la liste ci-dessous afin de garantir une expérience optimale avec l'environnement Folks.

Documents: Rich Text Format (RTF), Microsoft Word, OpenDocument Text (ODT), et PDF (seules les versions PDF 1.3 et plus sont supportées).

Feuilles de calcul: Microsoft Excel et OpenDocument Spreadsheet (ODS).

Présentation: Microsoft PowerPoint et OpenDocument Presentation (ODP).

Courriels et messages: RFC 822 (Email Messages) et Outlook Message Format.

Fichier texte: Plain Text et JSON.

Images: GIF, JPEG, PNG, TIFF, WebP et HEIC.

Audio: WAV, AAC et MP3.

Découvrez comment ajouter ou modifier des photos de profil dans la plateforme.

Voici comment :

1. À partir du menu de gauche, cliquez sur Employés > Liste des employés et sélectionnez le nom de la personne pour qui vous aimeriez ajouter la photo de profil.

2. Cliquez sur l’icône de la l’appareil photo. La mention « Ajouter une photo de profil » apparaîtra.

   

3. Téléversez l’image que vous aimeriez utiliser à partir des fichiers de votre ordinateur. Recadrez si nécessaire et cliquez sur « Ajouter ». La photo de profil sera visible immédiatement. 

⭐ Notez que seulement l'administrateur du compte ainsi que les personnes ayant accès à ajouter ou modifier des pièces jointes pourront ajouter ou modifier une photo de profil pour un autre employé. 

Si un employé possède un compte utilisateur il pourra également ajouter, modifier ou supprimer sa propre photo de profil. 

💡 Lorsqu’une photo est déjà assignée au profil, vous verrez plus d’options s’afficher en cliquant sur l’icône de l’appareil photo : 
 

Afficher la photo

Remplacer la photo 

Supprimer la photo

Comment modifier le salaire d'un employé afin que le changement soit rétroactif?

Modification du salaire dans le profil de l'employé

1. Accédez à Employé > Liste des employés et sélectionnez l'employé pour qui vous voulez modifier le salaire.
2. Accédez à la section Informations sur le salaire par l'onglet Informations corporatives.
3. Modifiez le salaire (salaire horaire ou/et salaire annuel) de l'employé. Cliquez sur Enregistrer.

Rendre le changement rétroactif

1. Lors de la sauvegarde, une fenêtre s'affichera pour indiquer la Date du changement de salaire.
2. Cochez la case changer l’historique rétroactivement si nécessaire.
3. Sélectionnez une date de changement rétroactif.
4. Cliquez sur Modifier.

Confirmation et effectivité du nouveau salaire

• Confirmer que le nouveau salaire s'affiche bien dans les informations salariales du profil de l'employé.
• Le salaire & les calculs reliés seront effectifs à partir de la date de changement indiquée.

⚠️Attention: En cas d'utilisation du module des formations, le système prend en compte le salaire avant la date du changement pour les entrées de formation effectuées avant cette date.

Obtention d'un rapport sur les changements de salaire

1. Accédez à Employé > Liste des employés et sélectionnez l'employé pour qui vous voulez consulter l'historique.
2. Cliquez sur Voir les historiques et assurez-vous d'être dans l'onglet corporatif.
3. Filtrez les résultats en entrant les dates et en cochant la case Afficher seulement l'historique du salaire.
4. Cliquez sur GO.
5. Les changements apparaîtront en orange, permettant une analyse basée sur la date et le salaire.
6. Cliquez sur Exporter pour obtenir le rapport.

Emplacement

Les anniversaires sont visibles sur la page d’accueil, dans le widget Anniversaires.
Ce widget affiche à la fois les anniversaires de naissance et les anniversaires professionnels.

Fonctionnement du widget

Le widget Calendrier indique, à l’aide d’une pastille de couleur, lorsqu’un anniversaire approche.
Seuls le jour et le mois sont affichés.

Pour connaître le type d’anniversaire (naissance ou professionnel), cliquez sur la journée concernée dans le calendrier afin d’agrandir le widget Anniversaires.

Vous pouvez accéder au profil d’un employé de deux façons :

• En passant par Employés > Liste des employés, puis en cliquant sur l’employé concerné.

• En utilisant la barre de recherche pour trouver directement le profil souhaité.

Une fois dans le profil, ouvrez l’onglet Notes au dossier à partir de la barre d’onglets raccourcis.

Étapes à suivre

1. Accédez à la section Employé > Profil d’employé.

2. Le bouton Notes au dossier est disponible pour tous les utilisateurs ayant accès au profil.

3. Dans la fenêtre qui s’ouvre, vous pouvez :

   • Ajouter une note en inscrivant une date et le contenu du message.

   • Joindre un fichier en cliquant sur l’icône Trombone associée à la note.

⚠️Important :
L'employé ne voit jamais les notes au dossier de son propre profil. 

Par contre, il est possible de restreindre l’accès aux notes au dossier pour les autres utilisateurs. Dans les permissions utilisateur, s'assurer que l'option «Donner accès aux notes au dossier des employés» soit cochée. Il faut également que l'utilisateur ait accès à voir le profil de l'employé. 
 

Comment modifier le salaire de plusieurs employés en même temps?

1. Création du fichier pour modification
   • Accéder à Employés > Liste des employés et cliquez sur voir le sommaire pour visualiser les informations des employés.

   • Utiliser le bouton exporter pour sélectionner les données nécessaires : noms, numéros d'employés, salaire.

     Remarque : Toutes les modifications se feront pour la même date pour tous les employés concernés. Il y a la possibilité de choisir une date rétroactive ou la date actuelle.

2. Modification du fichier exporté

   • Ouvrir et ajuster le fichier Excel pour une meilleure visualisation.

     Remarque : Il est important de supprimer les lignes des employés sans changement de salaire et de s'assurer de l'unicité des numéros d'employés pour éviter toute confusion lors de l'importation.

3. Enregistrement et préparation pour importation

   • Sauvegarder le fichier en format CSV avec un point-virgule comme séparateur.

     Remarque : Il est important de vérifier le format du fichier pour éviter les erreurs lors de l'importation dans Folks.

4. Importation des données dans Folks
   • Revenir dans Folks et cliquer sur Paramètres > Importation/Exportation. 
   • Téléverser le fichier CSV et cliquer sur importer.

   • Associer correctement les colonnes.

     Remarque : Indiquer la date de modification des salaires est essentiel. Vous pouvez également ajouter des notes explicatives si nécessaire.

5. Finalisation et vérification

   • Procéder à l'importation et attendre la fin du processus.

     Remarque : Il est important d'examiner le journal d'importation pour repérer et corriger les erreurs, et de refaire l'importation après corrections si nécessaire. Confirmer les mises à jour en vérifiant quelques profils d'employés.

Pour modifier le superviseur d'un employé

1. Accédez à la section Employés > Liste des employés.

2. Sélectionnez l'employé à modifier.

3. Sous l'onglet corporatives, cliquez sur l'icône du crayon dans la section informations sur l'emploi afin d'accéder à la modification.

4. Choisissez le superviseur à attribuer depuis la bande déroulante. N'oubliez pas de sauvegarder avant de quitter.

MISE EN GARDE :

Une fois un superviseur assigné manuellement, il ne sera plus mis à jour automatiquement selon le département/site d'opération auxquels il appartient. À partir du moment où vous effectuez cette manipulation, un changement de superviseur fait dans le département n'impactera pas l'employé modifié.

TRUCS ET ASTUCES :

• Si vous voulez attribuer le superviseur par défaut selon les configuration des départements et sites d'opération, référez-vous à l'article attribution du superviseur par défaut.
• Pour modifier le superviseur d'un département, référez- vous à l'article attribuer/modifier le superviseur d'un département.
• Un employé a deux superviseurs, comment gérer une situation de double supervision?

Il est possible de modifier ses informations personnelles en cliquant sur votre photo de profil en haut à droite et ensuite sur Mon profil. Voici les informations modifiables :

• Date de naissance
• Sexe
• Langue
• Adresse
• Code postal
• Numéros de téléphone
• Courriel personnel
• Contacts d'urgence

Toute modification faite sera mise à jour dans la section Informations personnelles du profil de l'employé.

Cet article couvre la modification individuelle d’un profil employé.
Pour une modification massive, consultez l’article sur modifier en masse de l'information.

Étapes à suivre

1. Accédez au profil de l’employé, soit à partir de la barre de recherche, soit depuis la liste des employés accessible par le menu Employés.

2. Sélectionnez la section Informations personnelles ou Informations corporatives.

3. Cliquez sur l’icône de crayon pour activer le mode d’édition.

4. Effectuez les modifications souhaitées.

5. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

⚠️Important

Des triangles d’avertissement peuvent toujours apparaître si certaines intégrations nécessitent des informations supplémentaires. Certains champs comportent également des restrictions de modification, notamment le numéro d’assurance sociale.

👉 À noter

Les modifications apportées aux informations personnelles ou corporatives sont visibles via le bouton Historique, situé en haut à droite du profil de l’employé.

Comprendre l'ancienneté totale 

Définition et calcul

L'ancienneté totale reconnue est une information disponible dans le profil des employés et dans le sommaire des employés à la colonne Ancienneté. Le calcul de cette donnée suit la formule suivante : 

Ancienneté dans l'entreprise + Expérience reconnue - Ancienneté non comptabilisée = Ancienneté Totale

Composantes clés

Ancienneté dans l'entreprise

Cette mesure indique le temps écoulé entre la date d'embauche de l'employé et la date actuelle.

Expérience reconnue

C'est un champ ajustable dans le profil de l'employé (section corporative), où l'on peut saisir une valeur positive ou négative influençant l'ancienneté totale reconnue.

Ancienneté non comptabilisée

Cette partie représente la durée des périodes d'inactivité de l'employé, pendant lesquelles l'ancienneté n'est pas accumulée.

Facteurs d'évolution de l'ancienneté totale

L'ancienneté totale peut varier selon plusieurs éléments :

• Évolution temporelle : L'ancienneté augmente naturellement avec le temps.
• Modification de la date d'embauche : Les changements apportés à la date d'embauche enregistrée influencent le calcul de l'ancienneté.
• Ajustements de l'expérience pertinente : Ajouter ou retirer des expériences pertinentes modifie également cette valeur.

Trucs et astuces

• Il est recommandé de tenir à jour les informations sur l'expérience pertinente pour assurer une évaluation précise de l'ancienneté.
• Pour les employés ayant connu des périodes d'inactivité, il est important de documenter ces périodes en tant qu'ancienneté non reconnue afin d'éviter des erreurs de calcul.

Voici comment vous pouvez réactiver un employé qui possède le statut inactif dans votre système.

Étapes à suivre:

1. Depuis le menu de gauche, naviguer vers Employé > Liste des employés et sélectionnez l'employé à réactiver depuis la liste. 
   💡Astuce: utilisez le bouton Employés inactifs afin de faire apparaître les employés inactifs dans la liste. Ceux-ci apparaîtront avec un filtre de couleur opaque. 
2. Une fois dans le profil de l'employé, cliquez sur le statut sous son nom. Cela vous permettra d'accéder à la modification.
3. Dans la bande déroulante statut de l'employé, sélectionnez statut actif. 
4. Entrez la Date de retour officielle pour cet employé.
5. Choisissez si l'ancienneté doit être calculé pendant cette absence ou non.
6. Cliquez sur Modifier.

Comment rendre un employé inactif en passant par le profil employé?

1. Accédez à la section Employés > Liste des employés

2. Cliquez sur le nom de l'employé afin d'accéder à son profil

3. À droite de la photo de profil de l'employé, cliquez sur l'icône de crayon pour modifier le statut

4. Une fenêtre s'affichera avec les informations nécessaires à une désactivation, renseignez les champs suivants :

• Le type de départ
• La date de la période d'inactivité ; si vous indiquez une date dans le futur, l'employé restera actif jusqu'à ce que la date soit atteinte.
• La date de retour prévue (si vous la connaissez)

Choisissez également si l'ancienneté doit se calculer ou non pendant l'absence.

👉À noter: le calcul de l'ancienneté est activé lorsque l'employé conserve son lien d'emploi lors d'une mise à pied temporaire. Il continue ainsi d'accumuler les privilèges normaux.

6. Cliquez sur modifier afin de sauvegarder vos modifications.

1. Accédez à la section Employés > Liste des employés et cliquez sur le nom l'employé en question afin d'accéder à son profil.

2. Cliquez sur la roue d'engrenage⚙️en haut à droite pour accéder à la configuration du profil.

3. Cliquez sur Supprimer l'employé. Une fenêtre de confirmation s'ouvrira: cliquez sur Supprimer l'employé.