L'intégration d'un nouvel employé est une étape cruciale pour garantir son bon démarrage dans l'entreprise. Voici les étapes à suivre pour intégrer efficacement un nouvel employé dans Folks.

1. Création du profil de l'employé

1. Allez dans la section "Employé" et cliquez sur "Ajouter un employé".
2. Remplissez les informations de base : nom, prénom, date d'embauche, superviseur, et poste.
3. Sauvegardez le profil pour déclencher le processus d'accueil.

2. Déclenchement du processus d'accueil

1. Assurez-vous que le profil de l'employé est complet et à jour.
2. Déclenchez le processus d'accueil pour que les gestionnaires puissent commencer leurs tâches.
3. Personnalisez les tâches d'accueil pour inclure la validation des informations personnelles et la lecture de documents importants (contrat de travail, politiques d'entreprise, etc.).

3. Création de l'accès à la plateforme

1. Créez un utilisateur pour le nouvel employé dans la section "Utilisateurs".
2. Envoyez les informations de connexion à l'employé afin qu'il puisse accéder à ses tâches d'accueil.

4. Suivi et finalisation

1. Assurez-vous que l'employé a complété toutes les tâches d'accueil assignées.
2. Ajustez les paramètres de la feuille de temps si nécessaire (ex. : calcul des heures supplémentaires).
3. Ajoutez le nom de l'employé dans le tableau de paie.

5. Conseils supplémentaires

1. Validez l'adresse courriel personnelle de l'employé pour utiliser la signature électronique si nécessaire.
2. Utilisez le portail pour centraliser les documents importants que l'employé doit consulter.
3. Communiquez clairement les étapes du processus d'accueil à l'employé pour faciliter son intégration.

En suivant ces étapes, vous assurerez une intégration fluide et efficace pour vos nouveaux employés.

1. Accédez à la section "Employé > Page de contrôle".

2. Cliquez sur le menu déroulant "Nom, prénom" et sélectionnez l'employé concerné.

TRUCS ET ASTUCES :

N'oubliez pas de cocher "Afficher les employés inactifs" si l'employé visé par la modification n'est pas présent dans la liste.

3. À la section "Photo", cliquez sur "Choisir un fichier" pour sélectionner une image à partir de votre ordinateur.

4. Cliquez sur "Sauvegarder".

1. Accédez à la section "Employé > Page de contrôle".

2. Sélectionnez l'employé dans le menu déroulant "Nom, prénom".

3. Descendez à la section des "Informations corporatives".

4. Dans le champ "Téléphone au travail", ajoutez le numéro de cellulaire suivi du numéro au bureau.

Exemple : Cell: XXX-XXX-XXXX,​ Bur: avant le téléphone au travail.

5. Ajoutez le numéro du poste téléphonique de l'employé dans la case de l'extension téléphonique.

TRUCS ET ASTUCES :

Vous pouvez ajouter le téléphone bureau/travail en deuxième afin que l'extension téléphonique se place à la suite de celui-ci.

6. Cliquez sur "Sauvegarder".

Si vous constatez que la règle automatisée ne s'applique à un employé qui devrait être visé par celle-ci, il se peut que le superviseur de cet employé a été modifié manuellement dans le profil de l'employé.

TRUCS ET ASTUCES :

La règle automatisée provient du superviseur assigné à un département en fonction de son site d'opération dans la section "Admin > Ressources humaines > Structure d'organisation > Départements". Pour obtenir de plus amples renseignements sur comment assigner un superviseur à un département, référez-vous à l'article Modifier le superviseur d'un département.

1. Afin d'appliquer la règle automatisée à l'employé, accédez à la section "Employé > Page de contrôle".

2. Cliquez sur le menu déroulant "Nom, prénom" et sélectionnez l'employé concerné.

3. Cliquez sur le menu déroulant "Superviseur de l'employé" et sélectionnez le premier choix "Sélectionner...".

4. Cliquez sur "Sauvegarder".

TRUCS ET ASTUCES :

Suite à la sauvegarde, vous serez redirigé dans le profil de l'employé sauvegardé. Afin de valider que le superviseur s'est bien appliqué, validez l'information "Superviseur de l'employé".

Comment gérer une situation de double supervision :

Dans certains cas, vous pourriez avoir besoin que deux gestionnaires supervisent un même employé. Bien que le système ne permette pas directement de désigner deux superviseurs, il existe une astuce pour contourner cette limitation :

1. Création d'un utilisateur partagé : Il est possible de créer un utilisateur dans le système qui représente les deux gestionnaires. Mise en garde: Ce compte partagé aura accès aux mêmes informations que les deux gestionnaires individuels.

2. Répartition des responsabilités : Les deux gestionnaires peuvent se séparer les tâches d'approbation selon les besoins.

3. Gestion des notifications : seul le gestionnaire au dossier de l'employé apparaîtra dans l'organigramme comme le superviseur officiel et recevra les notifications par courriel. Cette distinction est importante pour maintenir la clarté dans la communication.

La gestion d'accès à des documents ou des notes privées

Il est possible de restreindre l'accès à des notes ou des fichiers à certains utilisateurs voir des notes ne pouvant être accessible par l'employé lui-même. Il y a deux approches, l'une consiste en les notes de profile et l'autre l'ajout de pièce jointe au profile. Les deux ont leur cas d'utilisation et leurs différences.

Note et information à accès restreint

Limiter l'accès aux pièces jointes en passant par le profil employé

Note et information à accès restreint

Si vous souhaitez protéger des informations sensibles que vous ne voulez pas que l'employé consulte, vous pouvez utiliser les notes dans le dossier de l'employé.

Limiter l'accès aux pièces jointes en passant par le profil employé

En plaçant les document dans les pièces jointes directement dans le profil de chaque employé, vous limitez l'accès aux seules personnes autorisées.

Seuls les individus auxquels vous avez accordé explicitement le droit de visualiser ces pièces jointes auront la possibilité d'y accéder.

1. Accédez à la section "Employé > Page de contrôle".

2. Cliquez sur "Éditer" et ajoutez le "Nom" et "Prénom" de votre employé.

3. Remplissez les autres champs à la section des "Informations personnelles" en fonction de ce que vous avez comme information.

4. À la section des "Informations corporatives", ajoutez le numéro de l'employé.

5. Sélectionnez le superviseur de l'employé si celui-ci fait partie d'une exception à la règle automatique de votre structure d'organisation.

TRUCS ET ASTUCES :

Ne sélectionnez pas le superviseur de l'employé si vous l'avez déjà automatisé à l'intérieur de votre structure d'organisation.

6. Remplissez les autres champs en fonction des informations que vous avez et de ce que les intégrations à votre système de paie exigent (si applicable).

7. Ajoutez des pièces jointes tel que le contrat d'embauche à la section "Pièces jointes".

8. Cliquez sur "Sauvegarder".

1. Allez dans la page Titres d'emploi en cliquant ici ou par le chemin suivant dans votre menu Navigation : Admin/Ressources humaines/Structures d'organisation/Titres d'emploi

2. Cliquez sur Ajouter 

3. Renseignez le nom du titre d'emploi obligatoirement et les autres champs nécessaires

TRUCS ET ASTUCE : Il est possible d'avoir des structures bilingues au besoin. Si vous êtes l'administrateur de votre système, allez à la page Compagnie et activer l'option Structure d'organisation bilingue pour avoir accès à cette fonction.

4. Sauvegardez. À partir de ce moment, le nouveau titre d'emploi sera disponible.

Modification du salaire dans le profil de l'employé

1. Accédez à Employé > Page de contrôle.
2. Sélectionnez l'employé dans le menu déroulant.
3. Descendez à la section des Informations corporatives.
4. Modifiez le salaire (salaire horaire ou/et salaire annuel) de l'employé. e. Cliquez sur Sauvegarder.

Rendre le changement rétroactif

1. Une fenêtre s'affiche pour indiquer la Date du changement future de salaire.
2. Cochez la case pour changer l’historique rétroactivement si nécessaire.
3. Sélectionnez une date de changement rétroactif si applicable.
4. Cliquez sur Ok, puis sur Sauvegarder de nouveau.

Confirmation et effectivité du nouveau salaire

• Le nouveau salaire s'affichera dans les informations salariales du profil de l'employé.
• Le salaire sera effectif à partir de la date de changement indiquée.

Mise en garde

En cas d'utilisation du module des formations, le système prend en compte le salaire avant la date du changement pour les entrées de formation effectuées avant cette date.

Obtention d'un rapport sur les changements de salaire

1. Accédez à Employé > Historique corporative.
2. Cliquez sur Afficher seulement l'historique du salaire.
3. Cliquez sur GO.
4. Les changements apparaîtront en orange, permettant une analyse basée sur la date et le salaire.
5. Cliquez sur Exporter pour obtenir le rapport.

1. Afin de visualiser les notes au dossier d'un employé, accédez à la section ''Employé > Profil d'employé''.

2. Le bouton "Notes au dossier" sera accessible à tous les utilisateurs.

TRUCS ET ASTUCES : 

Les notes au dossier sont confidentielles à l'employé et le bouton "Notes au dossier" ne sera pas disponible lorsque l'utilisateur regarde son propre profil.

3. À l'intérieur de la fenêtre, vous pouvez ajouter une note en insérant une date et la note. De plus, il est possible d'ajouter des pièces-jointes par note en cliquant sur l'icône "Trombone".

AVERTISSEMENT : 

Il n'est pas possible d'empêcher un utilisateur, autre qu'un employé, de ne pas avoir accès aux notes au dossier.

1. Les rappels d'anniversaire de naissance s'afficheront en fonction de la date de naissance indiquée au profil de l'employé.

2. Les rappels d'anniversaire apparaîtront dans le tableau de bord 7 jours avant la date d'anniversaire de l'employé sous la rubrique ''Prochains anniversaires''.

TRUCS ET ASTUCES :

Seul la journée et le mois seront affichés afin de conserver la confidentialité de l'âge de l'employé.

3. Le rappel s'affichera 7 jours avant la date d'anniversaire de l'employé et disparaîtra la journée suivante.

4. Le rappel s'affichera dans la section de droite de votre centre de messagerie.

1. Création du fichier pour modification

   • Accéder à 'Employé' et 'Sommaire' dans le menu de Folks pour visualiser les informations des employés.
   • Utiliser 'Exporter' pour choisir les données nécessaires : noms, numéros d'employés, salaire.
   • Remarque : Toutes les modifications se feront pour la même date pour tous les employés concernés. Il y a la possibilité de choisir une date rétroactive ou la date actuelle.

2. Modification du fichier exporté

   • Ouvrir et ajuster le fichier Excel pour une meilleure visualisation.
   • Remarque : Il est important de supprimer les lignes des employés sans changement de salaire et de s'assurer de l'unicité des numéros d'employés pour éviter toute confusion lors de l'importation.

3. Enregistrement et préparation pour importation

   • Sauvegarder le fichier en format CSV avec un point-virgule comme séparateur.
   • Remarque : Il est nécessaire de vérifier le format du fichier pour éviter les erreurs lors de l'importation dans Folks.

4. Importation des données dans Folks

   • Revenir à Folks, sélectionner 'Import export' sous 'Admin'.
   • Télécharger le fichier CSV et associer correctement les colonnes.
   • Remarque : Indiquer la date de modification des salaires est essentiel, tout comme l'ajout de notes explicatives si nécessaire.

5. Finalisation et vérification

   • Procéder à l'importation et attendre la fin du processus.
   • Remarque : Il est important d'examiner le journal d'importation pour repérer et corriger les erreurs, et de refaire l'importation après corrections si nécessaire. Confirmer les mises à jour en vérifiant quelques profils d'employés.

Pour modifier le superviseur d'un employé

1. Accédez à la section "Employé > Page de contrôle".

2. Cliquez sur le menu déroulant "Nom, prénom" et sélectionnez l'employé concerné.

3. Sélectionnez le nouveau superviseur de l'employé à l'aide du menu déroulant "Superviseur de l'employé".

4. Cliquez sur "Sauvegarder".

MISE EN GARDE :

Lorsqu'un changement est fait de cette manière, l'automatisation de la sélection du superviseur de l'employé par le département sera arrêtée. À partir du moment où vous faîtes cette manipulation, un changement de superviseur fait dans le département n'impactera pas l'employé modifié.

TRUCS ET ASTUCES :

• Si vous voulez remettre la règle automatisée du département, réfèrez-vous à l'article Appliquer la règle automatisée de l'attribution du superviseur d'un employé.
• Pour modifier le superviseur d'un département, référez- vous à l'article Attribuer/Modifier le superviseur d'un département.
• Un employé a deux superviseurs, Comment gérer une situation de double supervision?

Il est possible de modifier ses informations personnelles à partir de la page Mes informations du menu de de navigation. Voici les informations modifiables :

• Date de naissance
• Numéro d'assurance social
• Sexe
• Langue
• Adresse
• Code postal
• Numéros de téléphone
• Courriel personnel
• Contacts d'urgence

Toute modification faite à partir de la section Mes informations sera automatiquement mise à jour dans la section Informations personnelles du Profil de l'employé.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'au profil de l'employé pour lequel souhaitez apporter des modifications. Vous pouvez accéder à la page de contrôle de l'employé de trois façons :
   • En accédant à la section Employé > Page de contrôle, puis en cliquant sur le menu déroulant "Nom, prénom" afin de sélectionner l'employé concerné.
   • Par la page de sommaire des employés en cliquant sur l'icône de modification (page et crayon) de l'employé concerné.
   • Par le profil de l'employé en cliquant sur Éditer.
2. Modifiez les informations personnelles ou corporatives de l'employé. Vous pouvez également modifier sa photo.
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder au bas de la page.

Vous pouvez accéder à l'historique des modifications des informations personnelles ou corporatives de l'employé via Employés > Historique personnel ou Historique corporatif.

Comprendre l'ancienneté totale reconnue

Définition et calcul

L'ancienneté totale reconnue est une information disponible dans le profil des employés et dans le sommaire des employés à la colonne "Ancienneté". Le calcul de cette donnée suit la formule suivante :

Ancienneté + Expérience Pertinente - Ancienneté Non Reconnue = Ancienneté Totale Reconnue

Composantes clés

Ancienneté

Cette mesure indique le temps écoulé entre la date d'embauche de l'employé et la date actuelle.

Expérience pertinente

C'est un champ ajustable dans la page de contrôle de l'employé, où l'on peut saisir une valeur positive ou négative influençant l'ancienneté totale reconnue.

Ancienneté non reconnue

Cette partie représente la durée des périodes d'inactivité de l'employé, pendant lesquelles l'ancienneté n'est pas accumulée.

Facteurs d'évolution de l'ancienneté totale reconnue

L'ancienneté totale reconnue peut varier selon plusieurs éléments :

• Évolution temporelle : L'ancienneté augmente naturellement avec le temps.
• Modification de la date d'embauche : Les changements apportés à la date d'embauche enregistrée influencent le calcul de l'ancienneté.
• Ajustements de l'expérience pertinente : Ajouter ou retirer des expériences pertinentes modifie également cette valeur.

Trucs et astuces

• Il est recommandé de tenir à jour les informations sur l'expérience pertinente pour assurer une évaluation précise de l'ancienneté.
• Pour les employés ayant connu des périodes d'inactivité, il est important de documenter ces périodes en tant qu'ancienneté non reconnue afin d'éviter des erreurs de calcul.

Voici comment vous pouvez réactiver un employé inactif dans votre système :

1. Se diriger dans la section suivante : Employé > Profil des employés
2. Cliquer sur la case à cocher Afficher les employés inactifs
3. Rechercher l'employé en question
4. Cliquer sur le bouton Éditer (en haut à droite)
5. Cliquer sur le bouton Réintégrer (en dessous du champ de Date prévue de retour au travail)
6. Entrer une Date de retour pour cet employé
7. Cliquer sur Sauvegarder

1. Accédez à la section "Employé > Page de contrôle".

2. Cliquez sur le menu déroulant "Nom, prénom" et sélectionnez l'employé concerné.

3. Descendez à la section des Informations corporatives et cliquez sur "Rendre inactif".

AVERTISSEMENT : 

Désactivez un employé de cette manière n'impacte pas vos statistiques de départ et il ne sera pas possible de déclencher un processus de départ. Afin de créer un départ qui affecte ses statistiques et qui permet de déclencher un processus de départ, faîtes l'entrée dans le module de "Gestion des départs". Pour plus amples renseignements sur comment utiliser le module de "Gestion des départs", référez-vous à l'article Rendre un employé inactif par la page de contrôle des départs.

4. Une fenêtre s'affichera avec les informations nécessaires à une désactivation, renseignez les champs suivants :

• La date de fin
• Départ permanent ou mise à pied temporaire

5. S'il s'agit d'une mise à pied temporaire, remplissez les informations complémentaires :

• Le type de mise à pied
• La date prévue de retour au travail
• Calculer l'ancienneté pendant cette absence

TRUCS ET ASTUCES :

Le calcul de l'ancienneté est activé lorsque l'employé conserve son lien d'emploi lors d'une mise à pied temporaire. Il continu ainsi d'accumuler les privilèges normaux.

TRUCS ET ASTUCES :

Si vous indiquez une date dans le futur, l'employé restera actif jusqu'à ce que la date soit atteinte.

6. Cliquer sur "Sauvegarder" à l'intérieur de la fenêtre.

AVERTISSEMENT : 

Afin de compléter la sauvegarde du profil, il est nécessaire de sauvegarder de nouveau au bas de la "Page de contrôle" sans quoi vous perdrez les données entrées précédemment.

1. Accédez à la section "Employé > Page de contrôle".

2. Cliquez sur le menu déroulant "Nom, prénom" et sélectionnez l'employé à supprimer.

3. Une fenêtre s'affichera, cliquez sur "OK".