Centre d'aide Folks

Le module d'évaluation de performance permet de créer des évaluations de rendement sur mesure et d’incorporer les meilleures pratiques de collaboration et de communication entre les employés et les gestionnaires.

L’évaluation 360 est amenée à un tout autre niveau grâce à nos fonctionnalités sans limites. Évaluation par les gestionnaires, les pairs ou même autoévaluation : vous pouvez choisir qui sera impliqué dans chacun des processus d'évaluation.

Dans cet article, vous découvrirez principalement les fonctionnalités du module d'évaluation.

Glossaire des termes

Ces termes vous aideront à mieux comprendre l'évaluation de performance.

• Évaluation de performance : Activité sous forme de questionnaire visant à évaluer la contribution des employés.
• Processus d'évaluation de performance : Ensemble de configurations définissant une évaluation de performance.
• Évaluateur : Employé chargé de l'évaluation d'autres employés. Ne représente pas nécessairement un superviseur.
• Évalué : Employé faisant l'objet d'une évaluation.
• Superviseur : Employé qui assure la supervision d'autres employés. Dans Folks, il s'agit de la personne identifiée comme le Superviseur de l'employé dans le profil d'un employé.

Fonctionnalités et avantages

Que ce soit pour vos évaluations annuelles ou évaluations régulières, Folks RH est votre meilleur allié pour une gestion de la performance efficace.

Le module d'évaluation offre un grand nombre de fonctionnalités et de personnalisations.

Processus d'évaluation de performance

Créez vos questionnaires en choisissant les critères, questions, réponses et systèmes de comptabilisations adaptés à votre réalité en vous rendant dans Évolution et carrière > Performances.

• Les étapes pour créer un processus d'évaluation
  • Créer un processus d'évaluation : Informations générales (étape 1/7)
  • Créer un processus d'évaluation : Assignation (étape 2/7)
  • Créer un processus d'évaluation : Création des formulaires d'évaluation (étape 3/7)
  • Créer un processus d'évaluation : Comptabilisation des sections (étape 4/7)
  • Créer un processus d'évaluation : Gestion des résultats (étape 5/7)
  • Créer un processus d'évaluation : Pièces jointes et note aux évaluateurs (étape 6/7)
  • Créer un processus d'évaluation : Résumé (étape 7/7)

Autres articles relatifs aux processus :

• Création d'un processus contenant une évaluation de probation
• Créer une évaluation bilingue
• Évaluation de performance à la date d'embauche
• Assigner le processus à une ou plusieurs combinaisons de structures d'organisation
• Gestion des sections
• Types d'énoncés
• Types de réponses
• Évaluation à résultat quantitatif
• Évaluation à résultats qualitatifs
• Terminer la création d'un processus d'évaluation ou enregistrer en tant que brouillon
• Modifier un processus d'évaluation de performance

Suivi des processus

Complétez vos évaluations et effectuez le suivi des processus qui vous sont assignés ( Évolution et carrière > Performances).

• Suivi des processus d'évaluation en cours par évaluateur
• Ajouter/supprimer un employé dans un processus d'évaluation en cours
• Modifier un évaluateur dans un processus en cours
• Compléter une évaluation de performance
• Compléter une évaluation de performance assigné à un autre utilisateur
  • Comment donner le droit à un utilisateur de compléter une évaluation de performance assigné à un autre utilisateur
• Complétion d'une évaluation de performance passée
• Modification des résultats d'une évaluation de performance
• Partager les résultats d'une occurrence passée de l'évaluation à l'employé
• Partager le résultat de la dernière occurrence de l'évaluation à l'employé
• Visualiser le résultat d'une évaluation de performance

Sommaire des résultats

Accédez aux résultats des évaluations et profitez de nos indicateurs de performance pour une analyse claire des objectifs organisationnels et de la productivité des employés (Évolution et carrière > Performances onglet Résultats).

• Comment générer la note finale annuelle des évaluations de performance
• Les résultats possibles dans la note finale
• Trier les notes finales
• Sommaire - Utilisation des filtres
• Sommaire - Visualisation des résultats d'évaluation de performance
• Sommaire - Légende des résultats

Ressources utiles

• Évaluation du rendement des employés : le guide ultime
• Exemple d'évaluation du rendement

Voici les étapes à suivre pour créer un processus d'évaluation de performance complet.

1. Dans Folks, rendez-vous dans Évolution & Carrières > Performances. Une liste contenant l'ensemble des processus d'évaluation de performance actifs de l'organisation apparaîtra.
2. Cliquez sur la roue d'engrenage pour accéder à la configuration. Cliquez ensuite sur le bouton + Créer un processus situé dans le coin supérieur droit de la page.
3. Complétez l'ensemble des étapes. Pour connaître les détails de chacune des étapes, consultez les articles suivants : 
   ⚠️Attention: Certains champs sont obligatoires, ces champs sont marqués d'un astérisque (*). Le bouton permettant de passer à la prochaine étape sera inactif si ces champs ne sont pas complétés. En tout temps, il est possible de retourner dans une étape complétée en utilisant les flèches de navigation situées au bas de la page ou en cliquant directement sur l'étape désirée dans le composant de suivi du processus situé à gauche de la page.
   • Remplir la section Informations générales
   • Remplir la section Assignation
   • Remplir la section Questionnaires d'évaluation
   • Remplir la section Comptabilisation
   • Remplir la section Résultats partagés à l'employé
   • Remplir la section Pièces jointes et note aux évaluateurs
4. Révisez votre processus à la Section Résumé.
5. Cliquez sur Terminer la création du processus dans la dernière étape (voir Terminer la création d'un processus d'évaluation ou enregistrer en tant que brouillon).

👉 Note importante: l'utilisateur de l'employé doit être bien lié au profil employé correspondant. Si ce n'est pas le cas, il risque d'y avoir des enjeux de déclenchement.

Lorsque vous débutez la création d'un processus d'évaluation, la première étape consiste à compléter les informations générales. Pour un aperçu des différentes étapes de création d'un processus, consultez Créer un processus d'évaluation de performance complet.

Suivez nos instructions ci-dessous.

Nom

Donnez un nom à votre processus d'évaluation.

Un processus d'évaluation se définit comme plusieurs étapes d'évaluation ayant le même type ou les mêmes dates que les autres étapes de ce processus. Il vise une catégorie d'employés en sélectionnant les combinaisons de structures organisationnelles des employés visés. Plusieurs processus peuvent être créer pour la même catégorie d'employés.

💡Astuce: Utiliser la fréquence, les types d'évaluateurs ou encore l'assignation aux structures afin de donner un nom significatif à votre processus et ainsi de pouvoir le retrouver rapidement (exemple : Évaluation mensuelle - Marketing ou Évaluation annuelle par les pairs - Marketing).

Type d'évaluateurs

Sélectionnez un ou plusieurs évaluateurs qui participeront au processus (minimum 1).

• Superviseur - Permet aux superviseurs d'évaluer leurs employés.
• Pairs - Permet aux employés de s'évaluer entre eux. Vous pouvez considérer comme des pairs les employés ayant le même superviseur ou encore considérer tous les employés assignés au processus.
• Employé (Autoévaluation) - Permet aux employés de s'autoévaluer.

⚠️Les employés n'ayant pas de superviseur défini dans leur profil ne seront pas considérés dans l'évaluation du gestionnaire ou dans l'évaluation par les pairs.

Langues

Ajoutez les langues appropriées pour permettre la complétion des formulaires par vos employés (minimum 1). Par défaut, le système aura choisi la langue de l'utilisateur.

Vous pouvez sélectionner une autre langue dans le menu déroulant Langues de complétion ou en enlever en cliquant sur le X de l'étiquette de la langue en question.

Si vous sélectionnez un processus bilingue, n'oubliez pas de remplir les traductions de chacun des énoncés et de leurs réponses possibles. Si vous oubliez une traduction, le système vous empêchera de sauvegarder et mettra en valeur le ou les champs oubliés.

Type d'évaluation

• Évaluation régulière - Le processus sera renouvelé annuellement.
• Évaluation de probation - Il s'agit d'une évaluation unique qui se déclenchera X mois après la date d'embauche.

Fréquence et récurrence

Si vous avez sélectionné Évaluation régulière, choisissez la fréquence d'occurrence des évaluations.

• Fréquence sur un an: permet de sélectionner une récurrence de complétion régulière entre :
  • Annuelle
  • Bi-annuelle (Semestrielle)
  • Trimestrielle
  • Mensuelle
  • Il est également possible de sélectionner la date actuelle (à partir du lendemain) comme date de déclenchement.

💡Astuce:  L'option Fréquence sur un an est utile lorsque l'évaluation en question doit être faite à fréquence régulière tout au long de l'année sans exception. La fréquence débute la première journée de votre année de référence RH (l'option d'ajuster l'année à la date d'embauche de l'employé est prévue dans les prochaines mises à jour du module).

• Quantité par année: permet de sélectionner plusieurs dates d'évaluation différentes.

En sélectionnant cette option, vous aurez la possibilité d'indiquer le nombre d'évaluations nécessaires pour ce processus et de leur assigner des dates. Ces dates sont les dates de début du processus et le moment où les évaluateurs recevront la notification que l'évaluation est à faire. Ces dates devront être resélectionnées à chaque année pour remettre les dates exactes qui s'appliquent à la nouvelle année.

Les champs se réorganiseront automatiquement en ordre chronologique. Il est normal que les champs de date changent d'emplacement si vous ne les entrez pas en ordre.

👉 Prochaine étape : Assignation

Cliquez sur la flèche afin de passer à la section Assignation (voir Créer un processus d'évaluation : Assignation).

💡Astuce: À tout moment, cliquez sur le disque de sauvegarde situé dans le coin supérieur droit et le processus sera sauvegardé en statut Brouillon.

Une fois la section Informations générales terminée, vous arrivez à la section Assignation. Cette section sert à déterminer quels employés seront visés par le processus.

Suivez nos instructions ci-dessous.

Deux options sont disponibles :

• Assigner le processus à l'ensemble de l'organisation - Sélectionnez cette option afin d'assigner le processus à tous les employés de l'entreprise sans exception.
• Assigner à une structure définie dans l'organisation - Sélectionnez cette option afin de choisir la ou les combinaisons de sites d'opération, de départements et/ou de titres d'emploi contenant les employés visés par le processus d'évaluation. Pour plus d'informations sur l'association à une structure définie, consultez Assigner le processus à une ou plusieurs combinaisons de structures d'organisation.

👉 Prochaine étape : Création des formulaires d'évaluation

Cliquez sur la flèche afin de passer à la section Création des formulaires d'évaluation (voir Créer un processus d'évaluation : Création des formulaires d'évaluation).

La section Création des formulaires d'évaluation vous permet de créer les questionnaires d'évaluation pour chaque type d'évaluateur. Chaque questionnaire peut contenir plusieurs sections qui elles contiennent plusieurs énoncés du même type.

Suivez nos instructions ci-dessous.

Type d'énoncé

Sélectionnez le type d'énoncé contenu dans la section. Vous devez choisir parmi les deux types suivants :

• Question/Critère - Permet d'inscrire un court critère d'évaluation de l'employé.
• Objectif - Permet de déterminer un objectif à atteindre pour l'employé. L'écriture de l'objectif peut être déléguée au superviseur de l'employé, et l'objectif pourra être reconduit lors de la complétion de l'évaluation.

Vous pouvez ajouter autant d'énoncés que vous le voulez dans chaque section, par contre un seul type d'énoncé peut se retrouver dans une section. Si vous voulez ajouter des énoncés d'un type différent, vous devez créer une nouvelle section pour ces énoncés.

Pour en savoir plus sur les différents types d'énoncés, consultez Type d'énoncés.

Type de réponse

Sélectionnez le type de réponses correspondant à vos besoins Il y a trois types de réponses possibles. Un seul type de réponses peut être associé à une section.

• Choix de réponse
• Échelle linéaire
• Réponse courte

Pour en savoir plus sur la différence entre les différents types de réponses ainsi que leurs paramètres respectifs, consultez Type de réponses.

Si vous voulez ajouter des réponses d'un type différent, vous devez créer une nouvelle section pour les énoncés à types de réponses différentes.

Ajouter une section

Pour ajouter une section, cliquez sur le bouton Ajouter une section situé dans le bas de la page. Pour plus d'informations sur les paramètres des section, consultez Gestion des sections.

👉 Prochaine étape : Comptabilisation des sections

La flèche située au bas de la page vous amènera à la création du formulaire du prochain évaluateur ou à la section Comptabilisation des sections si vous avez complété tous les évaluateurs (voir Créer un processus d'évaluation : Comptabilisation des sections).

Suivez nos instructions ci-dessous afin de savoir comment attribuer une note à chaque section.

Attribuer un résultat au processus

L'activation de cette option permet d'associer des résultats aux différentes étapes au processus. Chaque étape aura l'option d'attribuer ou non un résultat selon le type sélectionné à la prochaine étape. La désactivation de cette option permet un processus sans notation.

Type de résultats

Si vous avez activé l'option Attribuer un résultat au processus, vous devrez sélectionner le type de résultat désiré.

• Résultat quantitatif (Pourcentage) : Cette évaluation permet à l'évaluateur de mettre une note en pourcentage aux critères à évaluer. Pour plus d'informations, consultez Évaluation à résultats quantitatifs.
• Résultat qualitatif (Code de couleur) : Cette évaluation permet à l'évaluateur de mettre une couleur aux critères à évaluer. Pour plus d'informations, consultez Évaluation à résultats qualitatifs.

Attribuer uniquement une note globale au processus d'évaluation

Cette option permet à l'évaluateur de donner une note unique et globale. Lorsque cette option est activée, les étapes de comptabilisation par évaluateur ne sont plus disponibles, car seule une note pour le processus en entier pourra être mise.

Comptabilisation par évaluateur

Au lieu d'attribuer uniquement une note globale au processus d'évaluation, vous pouvez sélectionner le type de note pour chacun des évaluateurs du processus.

• Évaluation par le superviseur
• Évaluation par les pairs
• Évaluation par l'employé (autoévaluation)

L'option Attribuer une note globale à l'évaluation permet l'attribution d'une note unique et globale à l'ensemble de l'évaluation de cet évaluateur.

L'option Attribuer une note par section permet l'attribution de note à chacune des sections activées, permettant d'exclure certaines sections du résultat total. Le résultat total de l'évaluation est une moyenne du résultat donné aux sections activées.

Comptabilisation par section

Si vous avez activé l'option Attribuer une note par section, sélectionnez les sections pour lesquelles vous désirez que l'attribution de note soit disponible. Le résultat de chacune des sections où cette option est activée sera comptabilisé dans le résultat global sous forme de moyenne.

Il est possible de configurer la pondération des sections des évaluations quantitatives pour le calcul de la note finale.

La pondération vous permet de donner un poids plus ou moins important à une section dans le calcul de la note finale d’un employé. Par exemple, si vous avez une section «Savoir être» et que vous souhaitez que cette section compte davantage dans le calcul de la note finale, attribuez une valeur supérieure à cette section.

La pondération des sections sera visible dans le résumé du formulaire d'évaluation et les informations de pondération seront affichées dans les résultats de l'évaluation.

👉 Prochaine étape : Gestion des résultats

Cliquez sur la flèche afin de passer à la section Gestion des résultats (voir Gestion des résultats).

Voici comment accéder au suivi des processus d'évaluation en cours:

1. Accédez au module d'évaluation de performance en passant par Évolution & carrière > Performances. Vous arriverez sur la page de suivi des processus d'évaluation en cours. 
2. Pour plus de détails sur un processus en particulier, cliquez sur l'icône de chevron à gauche du nom du processus. 
3. Une liste détaillée apparaîtra en dessous vous permettant de voir:
   - Quel employé est visé par ce processus ;
   - Qui doit remplir l'évaluation (l'employé, les pairs, le superviseur) ;
   - Le statut ;
   - Si les résultats doivent être partagés ou non.

Trois statuts peuvent être assignés à un processus:

• À faire : L'évaluation n'a pas été débutée et doit être complétée
• En cours : L'évaluation a été débutée, mais elle n'est pas terminée
• Terminé : L'évaluation est complétée 

Il est possible de faire une recherche en filtrant par nom d'employé ou nom de processus en cliquant sur rechercher en haut à gauche. 

Vous pouvez ajouter et supprimer un employé dans un processus d'évaluation de performance En cours. Pour accéder au module d'évaluation de performance, vous devez au moins avoir un rôle de gestionnaire/superviseur.

Ajouter un employé dans un processus en cours

1. Dans Folks, naviguez jusqu'au module d'évaluation de performance Évolution & carrière > Performances.
2. Dans le suivi des processus, cliquez sur l'ellipseà droite du processus désiré puis sélectionnez Ajouter un employé à l'évaluation.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, entrez le nom de l'employé que vous souhaitez ajouter.
   ⚠️L'ajout d'un employé au processus l'inclura seulement dans l'évaluation du superviseur ainsi que dans l'autoévaluation, si applicable.
4. Cliquez sur Enregistrer les modifications. Un message de confirmation apparaîtra vous informant que cette occurrence sera la seule affectée par ce changement, sauf si les structures organisationnelles ont été modifiées dans le système. Dans ce cas, l'information sera automatiquement prise en compte lors de la prochaine occurrence.
5. Pour confirmer l'ajout, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Supprimer un employé dans un processus en cours

1. Dans le tableau de suivi des processus, cliquez sur l'icône de chevron situé à gauche du nom du processus désiré. La liste d'employés assignés au processus apparaîtra en dessous.
2. Cliquez sur l'ellipsesur la ligne de l'employé que vous souhaitez retirer puis sélectionnez Supprimer l'évaluation. Un message de confirmation apparaîtra vous informant que cette action supprimera toutes les évaluations pour lesquelles cet employé est évalué.
3. Pour confirmer la suppression, cliquez sur Supprimer l'évaluation.

Si vous devez changer l'évaluateur pour un ou tous les employés dont il est chargé d'évaluer, vous pouvez le faire en procédant comme suit. Le changement sera immédiatement appliqué dans les évaluations à compléter.

Changer l'évaluateur d'un employé

1. Dans le tableau de suivi des processus (Évolution & carrière > Performances), cliquez sur l'ellipsesur la ligne de l'employé en question puis sélectionnez Changer d'évaluateur.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sous Évaluation par le superviseur, cliquez sur Modifier pour changer l'évaluateur.  Veuillez prendre note qu'il est uniquement possible de changer l'évaluateur pour l'évaluation par le superviseur. 
   
3. Lorsque vous avez sélectionné le nouvel évaluateur, cliquez sur Enregistrer les modifications. Un message de confirmation apparaîtra. Pour confirmer le changement, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Modifier l'évaluateur pour tous les employés ayant cet évaluateur

1. Dans le tableau de suivi des processus, cliquez sur l'ellipsedu processus en cours désiré puis sélectionnez Changer d'évaluateur.
2. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sous Évaluation par le superviseur, cliquez sur Modifier pour changer l'évaluateur.  Veuillez prendre note qu'il est uniquement possible de changer l'évaluateur pour l'évaluation par le superviseur. 
3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer les modifications. Un message de confirmation apparaîtra vous information que cette évaluation sera la seule affectée par ce changement, sauf si le superviseur a été modifié dans le système. Dans ce cas, l'information sera automatiquement prise en compte lors de la prochaine évaluation.
4. Pour confirmer le changement, cliquez sur Enregistrer les modifications.

Si vous avez reçu un courriel vous informant qu'une ou plusieurs évaluations de performance vous ont été attribuées, procédez comme suit pour la compléter.

1. Dans Folks, naviguez jusqu'au module d'évaluation de performance (Évolution et carrières > Performances).
2. Sous Évaluations à compléter, vous trouverez l'ensemble des évaluations que vous avez à compléter. Cliquez sur le nom de la personne à évaluer dans la section appropriée.
   • Vos employés à évaluer (visible pour les gestionnaires seulement) - Les évaluations des employés sous votre supervision (voir Compléter l'évaluation d'un employé).
   • Vos pairs à évaluer - Les évaluations des collègues qui vous ont été assignées.
   • Vos autoévaluation à effectuer - Les auto-évaluations que vous devez compléter.
3. Dans la fenêtre qui s'ouvre, remplissez le formulaire d'évaluation.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer si vous souhaitez compléter l'évaluation plus tard ou sur Soumettre pour la compléter immédiatement.

Compléter l'évaluation d'un employé

Dans cette vidéo, nous vous présentons la façon dont un gestionnaire peut évaluer ses employés dans Folks. Vous apprendrez comment évaluer vos employés, consulter les critères d'évaluation, ajouter des commentaires et des objectifs, et enregistrer ou soumettre les évaluations.

Suivez nos instructions pour mener à bien ce processus essentiel de gestion des ressources humaines.

Dans le formulaire d'évaluation de l'employé, vous trouverez les éléments suivants :

• Coffre à outils de l'évaluateur
• Note générale (si demandée)
• Évaluation par le superviseur
• Objectif(s) établi(s) par le superviseur
• Commentaire de l'évaluateur
• Pièces jointes

Le formulaire sera valide uniquement après sa finalisation par l'évaluateur, soit après qu'il ait cliqué sur le bouton Soumettre. Le formulaire sera alors transformé en résultat qui pourra être consulté en cliquant sur l'ellipsede l'employé.

Afin de compléter une évaluation de performance assignée à un autre utilisateur, vous devez premièrement avoir le droit d'utilisateur approprié. Afin de savoir comment assigner ce droit d'utilisateur, référez-vous à l'article Comment donner le droit à un utilisateur de compléter une évaluation de performance assigné à un autre utilisateur.

Afin de sélectionner l'évaluation à compléter, vous devez vous rendre à Évolution & carrière > Performances. Dans la section Suivi des processus, appuyez sur le chevron à gauche afin d'ouvrir le processus dans lequel l'évaluation à remplir se trouve. Repérez l'employé à évaluer et appuyer sur le bouton À faire de l'évaluation à compléter. 

À l'intérieur de la modale, cliquez sur le bouton jaune Compléter l'évaluation. Vous pourrez remplir l'évaluation, la sauvegarder et la soumettre lorsque vous aurez terminé.

Cette fonction, tout comme les autres modules de Folks, est basée sur les structures organisationnelles assignées (visibles) à l'utilisateur. Afin que l'utilisateur puisse remplir l'évaluation d'un employé qu'il ne supervise pas, vous devez lui assigner le droit d'utilisateur Compléter l'évaluation à la place de l'évaluateur désigné. Ce droit se situe dans la section Évaluation de performance en bas de page Options accessibles dans les permissions de l'utilisateur.

Vous pouvez ajouter ce nouveau droit à l'intérieur des Rôles de sécurité déjà existant ou en modifiant un utilisateur existant.

Afin de générer les notes finales, vous devez accéder à la page Évolution & carrière > Performances et cliquer sur l'onglet résultats. Sélectionnez l'année à calculer depuis la bande déroulante. Cliquez ensuite sur le bouton générer les notes finales. 

Lorsque vous appuyez sur Générer les notes finales, un processus débutera en arrière plan calculant toutes les notes finales de vos employés. Ce processus peut prendre quelques minutes et vous avez la possibilité de demander un courriel de notification de la complétion du calcul. 

⚠️Attention: lorsqu'un calcul est en cours, il n'est pas possible de recommencer le calcul. Il faut attendre la fin du processus et le démarrer à nouveau.

Les résultats de la note finale sont présentés selon les trois possibilités suivantes :

Le calcul derrière l'assignation de la note finale est le suivant : 

• Pour une évaluation Qualitative :
  Dans les évaluations qui ont été faites au cours l'année : Étoile vaut 1, Vert vaut 0.5 et Rouge vaut 0.
  Nous faisons la moyenne des résultats et nous assignons le résultat selon le barème suivant : 
  0 à 0.49 = Rouge
  0.5 à 0.89 = Vert
  0.9 à 1 = Étoile
   
• Pour une évaluation Quantitative :
  Dans les évaluations qui ont été faites au cours de l'année, nous convertissons les pourcentages en trois catégories : 
  0 à 59.99% = Rouge (0)
  60% à 89.99% = Vert (0.5)
  90% à 100% = Étoile (1)
  Par la suite, nous calculons la note finale avec la moyenne des résultats d'évaluation convertis selon le barème suivant : 
  0 à 0.49 = Rouge
  0.5 à 0.89 = Vert
  0.9 à 1 = Étoile

Il est possible de trier les notes finales par employé. Ce tri permet de voir en ordre de la meilleure note à la moins bonne ou l'inverse. 

Premièrement, les notes finales doivent être générées. Pour de plus amples renseignements sur la génération des notes finales, consultez l'article Comment générer la note finale annuelle des évaluations de performance.

Ensuite, vous devez cliquer sur l'entête de la note finale pour obtenir un tri en ordre décroissant et cliquer une deuxième fois pour l'obtenir en ordre croissant. 

Les employés ayant la même note finale (icône identique) seront classés en ordre selon la moyenne calculé pour attribuer la note. Pour de plus amples renseignements sur le calcul des notes finales, lisez l'article Les résultats possibles dans la Note finale.

Explication du tableau présentant les résultats

Les résultats des occurrences d'évaluation sont représentés de plusieurs façons.

1 - Selon leur type

• Qualitatif : Représenté par un cercle ou une étoile

• Quantitatif : Représenté par une note en pourcentage

• Non comptabilisé : Représenté par un carré bleu

2 - Selon l'état de l'évaluation

Planifiée

Il s'agit d'une occurrence future, c'est-à-dire non déclenchée.

• Qualitatif : Représenté par une forme gris pâle

• Quantitatif : Représenté par le symbole « % » également gris pâle

Complétée

Il s'agit d'une occurrence dont l'évaluation a été complétée.

• Qualitatif : Représenté par une forme de couleur

• Quantitatif : Représenté par une note en pourcentage

Non complétée

Il s'agit d'une occurrence en cours ou passée dont l'évaluation n'a pas été complétée.

• Qualitatif : Représenté par une forme de contour gris

• Quantitatif : Représenté par les symboles « -% »

3 - Résultat non partagé à l'employé

Lorsque le résultat n'est pas partagé à l'employé, le résultat est affiché en gris foncé toujours selon le type.

Le module de développement de carrière vous permet de documenter les certificats et les coûts de formation des employés et de recevoir des rappels automatisés pour les renouvellements, si applicable.

Une page de gestion des carrières vous permet également de voir les certificats de tous les employés, incluant les formations requises ainsi que les objectifs et le plan de carrière définis lors de l'association des certificats aux employés.

Fonctionnalités et avantages

Carrières et certificats

Créez des certificats afin de suivre les dates d'obtention et/ou de renouvellement pour chaque employé.

Vous pourrez ensuite voir les certificats à renouveler dans les 30 ou 90 prochains jours sur la page d'accueil. Les certificats expirés seront également visibles sur la page d'accueil.

Un employé peut également accéder à la liste de ses certificats afin de l'imprimer ou de l'exporter.

Formations

Créez des formations pour un ou plusieurs employés en saisissant toutes les informations qui vous permettront de calculer les coûts de formation et de conserver la documentation reçue (factures, documents, preuves d’assistance, etc.)

Un employé peut également envoyer une demande de formation pour approbation à son gestionnaire.

Lors d'un ajout ou d'une demande d'une formation, vous pourrez sélectionner le certificat associé ou créer une formation sans certificat.

Vous pouvez ajouter les certificats pour lesquels vous souhaitez garder une trace dans Folks, comme les permis de travail ou les cours de secourisme, et les associer aux employés concernés.

Vous pouvez également utiliser les certificats pour créer une tâche avec renouvellement, par exemple la validation des antécédents.

Ajouter un certificat

1. Dans Folks, naviguez jusqu'au formulaire de création d'un certificat en passant par Évolution et Carrière > Carrières et certificats. Assurez-vous d'être dans l'onglet certificat et cliquez sur le bouton + Ajouter. 

2. Sur cette nouvelle page, cliquez sur ajouter un nouveau certificat (juste en dessous des certificats existants). Dans le formulaire de création du certificat, complétez les informations nécessaires. Les champs obligatoires sont marqués par un astérisque. Les autres champs permettent de remplir et standardiser les informations dans les certificats et les formations.

   Champ certificat	Description
   Certificat*	Entrez le nom du certificat.
   Renouvellement*	Spécifiez la fréquence (jours, mois ou années) de renouvellement du certificat ou cochez la case Aucun renouvellement. Vous pourriez vouloir garder la trace d'un certificat qui ne nécessite pas de renouvellement.
   Champs formation
   Catégorie de la formation	Ajoutez une catégorie pour référence (exemples : Sécurité, Conformité).
   Heures requises	Entrez le nombre d'heures requises pour obtenir le certificat.
   Admissibilité	L’admissibilité est l’admissibilité ou non à la loi du 1% ou une autre loi selon votre province. Folks RH vous permettra de sortir des rapports détaillés sur les formations admissibles et non-admissibles à cette loi.
   Formateur interne ou externe?	Si un formateur est externe, vous pourrez renseigner le nom du formateur ainsi que la compagnie fournissant le certificat, si vous faites affaires toujours avec la même compagnie ou le même formateur.
   Coût du formateur	Le coût du formateur est le total de la facture qu’a coûté le formateur, toutes dépenses admissibles incluses.

3. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder au bas de la page. Le certificat sera disponible pour être associé à tous les employés (voir Associer un certificat à un employé).

Pour modifier ou supprimer un certificat, il suffit de cliquer sur l'icône de papier-crayon afin d'accéder à la modification pour chaque certificat.

Calculer les coûts liés au certificat

Un certificat permet de suivre la date d'obtention et/ou de renouvellement et de spécifier le coût du formateur. Vous pouvez calculer tous les coûts liés à un certificat en ajoutant une formation (vous devrez sélectionner le certificat associé).

Dans la page de création des certificats (Évolution et carrière > Carrières et certificats, + Ajouter), sélectionnez l'employé dans la bande déroulante puis cochez les certificats que vous voulez associer à cet employé.

• Pour ajouter un certificat dans le dossier d'un employé, vous devez cocher la case du certificat et insérer une date d'obtention. Si le gabarit de ce certificat a un délai de renouvellement, la date de renouvellement sera automatiquement ajustée lorsque vous cliquerez en dehors du champ de date d’obtention. Si le certificat n'a pas de renouvellement, il ne sera pas possible de mettre une date car la mention aucun renouvellement sera présente.
• Si vous ne connaissez pas la date de renouvellement (ou ne voulez pas en mettre), entrez simplement la date d'obtention et effacez la date de renouvellement.
• Vous pouvez également simplement cocher le certificat et ne pas ajouter de date afin de spécifier que l’employé doit avoir le certificat mais que vous ne savez pas quand il le fera. Il est également possible de mettre une date de renouvellement seulement.

💡Astuce: Vous pouvez sélectionner la date en cliquant sur le calendrier. La date de renouvellement peut être modifiée si le délai de renouvellement ne reflète pas la date désirée.

Lors de l'association d'un certificat à un employé, les sections de droite vous permettent d'ajouter des formations requises, définir des objectifs de carrière et un plan de carrière.

Vous pouvez également joindre un fichier comme un certificat ou un plan de carrière. Nous vous recommandons toutefois d'ajouter le plan de carrière dans la page de gestion des carrières et le certificat dans la formation ou le profil de l'employé afin de regrouper vos pièces jointes.

Page de gestion des certificats

La page de gestion des certificats (Évolution & carrière > Carrières et certificats) vous permet de voir tous les certificats des employés, quand ils ont été obtenus ainsi que quand ils doivent être renouvelés. Elle permet également d’avoir une vue d’ensemble de tous les employés nécessitant des certifications.

Vous pouvez utilisez les fonctions de recherche pour filtrer la liste ou cliquer sur le nom des colonnes pour les trier. Pour afficher les employés inactifs, cochez la case au dessus du tableau.

• En triant ce tableau selon la date de renouvellement, une partie de votre plan de formation apparaît. Elle permet donc de faire une planification des formations à donner pour chacun des employés requérant un certificat.
• On peut aussi faire une recherche selon le nom d’un certificat, le département, site d'opération, titre d'emploi et superviseur afin de voir l’ensemble des employés qui ont reçu ce certificat.

En tant qu'employé, vous pourriez avoir accès à votre liste de certificats. Voici les actions possibles dans la page.

• Exporter
• Afficher/masquer

Pour accéder aux pièces jointes des certificats, rendez-vous dans les dossiers d'employés ou dans le module de formation.

Page de gestion des carrières

La page des carrières (Évolution & carrière > Carrières et certificats, onglet carrières) fournit un aperçu des certificats pour tous les employés. Au besoin, vous pouvez rapidement y ajouter les certificats comme pièces jointes pour chaque employé, mais nous vous recommandons de les ajouter directement dans les dossiers employés.

Pour afficher les employés inactifs, cochez la case au dessus du tableau.

Cette page permet d’avoir une vue globale sur l’ensemble de vos employés entre autres sur leurs aspirations futures dans la compagnie, quel est leur plan pour atteindre cette aspiration et quelles formations et certifications ils devront obtenir afin d’atteindre cet objectif. 

• En passant le curseur sur la case des certifications requises, le nom de chaque certificat requis pour atteindre l’objectif apparaît. 
• En passant le curseur sur la case des certificats obtenus, on voit chaque certificat obtenu et à quelle date il devra être renouvelé. 
• Dans la colonne Formations requises se retrouvent les formations à faire par l’employé dans le but d’atteindre son objectif de carrière. Il peut s'agir de formations académiques ou professionnelles.
• Dans la colonne Objectifs de carrière, se trouve le but à atteindre par l’employé dans les prochaines années. 
• Dans la colonne Plan de carrière, se trouvent les étapes à accomplir pour que l'employé atteigne ses objectifs de carrière. 
• L’icône de trombone vous permet d'ajouter ou de consulter les pièces jointes liées à la gestion des carrières.

Voici les actions possibles dans la page.

• Imprimer
• Exporter
• Afficher/masquer

Vous pouvez envoyer une demande de formation en procédant comme suit:

1. Dans l'entête, cliquez sur l'icône + Faire une demande et sélectionnez Formation.

2. Dans la page de la demande, complétez les informations nécessaires. Référez-vous au responsable du système pour connaître les renseignements à mettre dans ce formulaire.

   Champ	Description
   Titre de la formation	Vous avez l'option de sélectionner un certificat ou de créer une formation si celle-ci ne mène pas à un certificat. Sélectionnez un certificat si la formation que vous voulez suivre mène à une certification dont votre entreprise suit le renouvellement. Cliquez sur Créer une formation pour entrer le titre de la formation lorsqu'il s'agit d'une formation sans certification.
   Catégorie de la formation	Entrez la catégorie de la formation.
   Numéro d'identification	Entrez le numéro d'identification. Laissez ce champ libre si vous n'avez pas cette information.
   Admissibilité	Spécifiez si vous êtes admissible ou non. Laissez ce champ libre si vous n'avez pas cette information.
   Date de début et date de fin	Entrez la date de début et la date de fin manuellement ou affichez le calendrier. Vous pouvez également utiliser le bouton Ajouter une plage de date pour ajouter des séries de dates non consécutives.
   Heures requises	Entrez le nombre d'heures de formation.
   Formateur interne ou externe	Spécifiez s'il s'agit d'un formateur interne ou externe. Si vous sélectionner un formateur externe, d'autres champs seront requis.
   Formateur	Entrez le nom du formateur.
   Coût du formateur	Entrez le coût du formateur. Laissez ce champ libre si c'est un formateur interne.
   Coût du voyage	Entrez le coût du voyage. Laissez ce champ à 0 si cette information n'est pas encore disponible.
   Autres coûts	Entrez tout autre coût pour la formation.

3. Si désiré, vous pouvez ajouter des commentaires et joindre des pièces jointes à votre demande. Référez-vous aux besoins de votre organisation.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder.

Il sera possible de modifier votre demande si elle n'a pas encore été approuvée ou simplement consulter vos demandes depuis la page d’accueil.

Une fois envoyée, votre demande enverra automatiquement un courriel à votre supérieur immédiat et aux autres personnes concernées afin de les notifier de votre demande. Lorsque votre demande sera traitée, vous recevrez un courriel vous indiquant si elle a été acceptée ou refusée.

Vous pouvez ajouter les différentes formations qu’ont suivi les employés, qu’elles soient liées à un certificat ou non, afin d'en calculer tous les coûts.

1. Naviguez jusqu'au formulaire de création d'une formation en passant par Évolution et carrière > Formation. Cliquez sur le bouton + Ajouter. 

2. Dans le formulaire de création de la formation, complétez les informations nécessaires en vous assurant de sélectionner le ou les employés dans la liste d’employés située sur la droite. Si vous ne connaissez pas certaines informations, vous pourrez toujours y revenir plus tard.

   💡Astuce: Pour sélectionner plusieurs employés, maintenez la touche Ctrl enfoncée.

   Champ	Description
   Titre de la formation	Sélectionnez le certificat associé ou entrez le titre de la formation. Si une formation est liée à un certificat, certaines informations entrées au préalable à la création du certificat seront ajoutées automatiquement lorsque le certificat sera sélectionné dans la liste de certificats disponibles. Vous pouvez modifier ces informations au besoin, par exemple pour ajuster les coûts selon le nombre d'employés sélectionnés.
   Catégorie de la formation	Ajoutez une catégorie pour référence afin de pouvoir générer des rapports (exemples : SST, Accueil, Conformité, Autre).
   Numéro d'identification	Optionnel, mais utile pour obtenir des rapports par formation. Les formations deviennent plus faciles à identifier et retrouver avec un tri.
   Admissibilité	L’admissibilité est l’admissibilité ou non à la loi du 1%. Folks RH vous permettra de sortir des rapports détaillés sur les formations admissibles et non admissibles à cette loi. Cette option n’est disponible que pour les entreprises ayant la province de Québec dans leur dossier d’entreprise.
   Département	Sert à filtrer les employés dans la liste des employés à droite. Attention! Vous ne pouvez pas sélectionner un employé dans un département, changer de département et en sélectionner un 2e. La sélection des employés s’annule en changeant de département.
   Date de début et date de fin	Quelle était la période dans laquelle la formation a été donnée? Si plusieurs jours non subséquents, vous pouvez ajouter d’autres plages de dates en cliquant sur le bouton Ajouter une plage de dates. La dernière date de fin sera celle qui sera prise comme date de l’obtention du certificat, si la formation est liée avec un certificat.
   Heures requises	Quel est la durée de la formation en heures. Ceci sert à calculer le coût du salaire du formateur et des employés participants.
   Formateur interne ou externe?	Si un formateur est externe, vous pourrez renseigner le nom du formateur ainsi que la compagnie fournissant le certificat, si vous faites affaires toujours avec la même compagnie ou le même formateur.
   Coût du formateur	Coût divisé (15h à 20$ = 300$ divisé par le nombre de participants (ex : 3) = 100$/personne). Autres coûts du formateur (ex : repas fourni, préparation, équipement).
   Coût du voyage	Les frais additionnels que vous avez dépensés pour le déplacement et l'hébergement des employés participant à la formation. Les coûts inscrits ici seront divisés entre l’ensemble des employés qui étaient présents à la formation (exemple: 100$ / 10 participants = 10$/participant).
   Autres coûts	Cette section contient les frais additionnels qui ont été déboursés pour employé. Si les coûts inscrits ici sont des montants individuels associés à chaque employé, vous pourrez renseigner le coût supplémentaire dans ces champs. Si vous voulez des coûts globaux séparés également pour tous les employés plutôt que des coûts spécifiques à chacun des employés, vous pouvez cliquer sur le bouton Autres coûts globaux qui fera afficher un seul champ pour tous les participants.

3. Si désiré, vous pouvez ajouter des commentaires et des pièces jointes à la formation. Ces éléments seront appliqués à l'ensemble des employés sélectionnés. Les pièces jointes sont particulièrement utiles si la formation est admissible à la Loi du 1%, puisque vous pouvez conserver ici l’ensemble des documents qui prouvent la formation, comme le plan de cours, la feuille de présence, etc.
4. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Sauvegarder. La prochaine date de renouvellement sera mise à jour pour le certificat sélectionné (si applicable). Si vous avez le salaire horaire inscrit dans le profil, l'information apparaîtra dans la liste des formations. Le coût total sera également calculé.

Pour modifier ou supprimer une formation, il suffit de cliquer sur l'icône de modification dans la liste des formations. Lorsque vous modifiez une entrée ou que vous ajoutez une pièce jointe, les changements sont appliqués pour tous les employés sélectionnés.